SOSYAL BİLİMLERDE PROJE YÖNETİMİ

Proje; amaç ve hedefleri, girdileri, çıktıları, kaynakları, bütçesi, personeli, paydaşları ve süresi belirlenmiş olan kapsamlı bir süreçtir. Bu proje bileşenlerinin tamamının birbiriyle olan ilişkisi doğru şekilde belirlenmeli ve her birini yönetmek ve izlemek için gerekli planlama yapılmalıdır. Doğru cevap C’dir.

Proje yönetiminde kapsamın tanımlanması ve tüm projenin bu kapsam dâhilinde yürütülmesi büyük önem taşır. Projenin tanımlanması, kapsam yönetiminin başlıca amacıdır. Kapsam tanımına; ürünler, çıktılar, çıktıların kabul/kalite kriterleri, görevler, kısıtlılıklar ve diğer konular dahil edilebilir. Kapsamın tanımlanması sayesinde proje çerçevesinde nelerin ele alınacağı veya hangi işlerin yapılması gerektiği belirlenmiş, bunların proje süresince yerine getirilmesi güvence altına alınmış olur. Doğru cevap B’dir.

Maliyet tahminlemesinin yapılmasında kullanılan farklı yaklaşımlar vardır. Analog tahmin, parametrik tahmin, faaliyet bazlı tahmin, aşağıdan yukarıya tahminleme, rezerv analizi, 3-nokta tahmini bunlar arasında sayılabilir. Doğru cevap D’dir.

Proje ekibine dahil edilecek kişileri doğru şekilde belirleyebilmek için; • Projenin kapsamında yer alan görevleri yerine getirebilecek insan kaynağının temel özellikleri ve yetkinlikleri belirlenmelidir. • İhtiyaç duyulan bilgi, beceri ve yetkinliklere sahip kişilere görev verilmelidir. İhtiyaç olmadığı hâlde aynı beceri ve yetkinliğe sahip birden fazla kişinin proje ekibine dahil edilmesi bazen faydadan çok zarara neden olabilir. Bu nedenle insan kaynağının niteliği kadar niceliği de önemlidir. • Projede yer alan faaliyetler ve görevler çerçevesinde tanımlanmış sorumlulukları yerine getirebilecek ve iş yüklerini taşıyabilecek kişiler seçilmelidir. • Birbiriyle uyum içinde çalışabilecek takım arkadaşları tercih edilmelidir. Doğru cevap C’dir.

Risk yönetiminin temel aşamaları; risklerin tanımlanması, risklerin değerlendirilmesi, risk analizi, risk azaltma ve risklerin izlenmesidir. Doğru cevap E’dir.

Paydaş yönetiminin yapılabilmesi için ihtiyaç duyulan temel adımlar şunlardır: 1. Paydaşları belirle 2. Paydaşları önceliklendir 3. Paydaşlarla iletişim kur 4. Paydaş matrisi hazırla 5. Paydaş ilişkilerini yönet. Doğru cevap E’dir.

Proje yönetiminde kullanılan yaklaşımlar genel olarak 5 temel kategoride incelenebilmektedir: • Geleneksel Yaklaşımlar • Çevik Yaklaşımlar • Değişim Yönetimi Yaklaşımları • Süreç Bazlı Yaklaşımlar • Diğer Yaklaşımlar. Doğru cevap B’dir.

Bir projedeki tüm gerekli girdilerin projeye dahil edilmesi ve projenin tamamlanması için en uygun zaman cetvelinin oluşturulmasına yönelik bir yaklaşımdır. Kritik yol, proje faaliyetlerine yönelik zaman çizelgelerinin oluşturulmasını sağlamak amacıyla kaynakların nasıl kullanılacağını ortaya koyar. Doğru cevap C’dir.

Scrum ve Kanban çevik yaklaşım kapsamında en sık kullanılan proje yönetim metodolojileri arasında yer almaktadır. Scrum’da taahhüt, cesaret, odak, açıklık ve saygı olmak üzere 5 temel değer yer alır. Doğru cevap D’dir.

Bir PERT şemasının oluşturulmasındaki başlıca aşamalar aşağıdaki gibidir: 1. Faaliyetleri belirle 2. Faaliyetleri sırala 3. Faaliyet sürelerini tahmin et 4. Kritik yolu belirle 5. Gözden geçir.  Doğru cevap A’dır.

2. bölümdeki 26. sayfada yer alan Şekil 2.1 incelenerek proje yönetim süreçleri detaylı bir şekide görülebilir. Pazarlama yönetimi bu süreçlerden biri değildir.

Projeler karmaşıktır. Yönetilmesi gereken çok fazla bileşeni vardır. Bu noktada, proje sürecini birbirine bağlı halkalardan oluşan kocaman bir zincir gibi düşünmek yanlış olmayacaktır. Aşamaların ve iş paketlerinin de bir kapsamı, proje amacıyla uyumlu hedefleri, bütçesi, kaynakları, yönetilmesi gereken riskleri ve çıktıları bulunmaktadır. Tüm bunları birbiriyle olan ilişkileri ve birbirleri üzerindeki etkilerini düşünerek yönetebilmek oldukça zorlu bir görevdir. Bu zor görevi başaramamak, yani projedeki farklı eleman ve süreçleri koordine edememek, projenin başarısız olmasına neden olur. Örneğin belirli bir aşamada temin edilmesi gereken bir ekipmanın zamanında satın alınamaması zaman yönetimini, bütçeyi, paydaş ilişkilerini, çıktıların kalitesini nasıl etkileyecektir? Bu aksaklık, diğer hangi aşamalar üzerinde olumsuzluklara neden olacaktır? Projenin hangi çalışanları bu ekipmana ihtiyaç duymaktadır? Bu ekipman olmadan başka hangi yöntemlerle gerekli işi tamamlamak mümkün olabilecektir? Diğer hangi aşamaları veya eylemleri farklı şekilde yürüterek ortaya çıkan bu durumun projeye etkisi minimize edilebilir? Tüm bunları ilişkisel olarak ele almak ve projenin tamamı üzerindeki etkilerini değerlendirmek başarılı bir proje yönetimi için gereklidir. Örnekte de görüldüğü gibi her bir unsurun birbiriyle olan ilişkisi sürekli göz önünde tutulmalıdır. Bu çerçevede, projedeki farklı unsurlar arasında koordinasyonu sağlama işine entegrasyon yönetimi denmektedir. Başka bir tanıma göre entegrasyon yönetimi, projenin farklı parçaları arasında uyum sağlanmasına yönelik faaliyetler bütünüdür

Zaman yönetimiyle ilgili başlıca aşamalar aşağıdaki gibi özetlenebilir:

1. Zaman yönetiminin nasıl yapılacağını planla.

2. Kullanılacak çizelge ve araçlara karar ver.

3. Zaman yönetiminde görev alacak kişileri belirle.

4. Kontrollerin hangi sıklıkla yapılacağını kararlaştır.

5. İşlerin zaman yönetimine uygun yürümesini sağlayacak önlemleri belirle.

6. Proje kapsamındaki faaliyet ve görevleri tanımla ve sırala.

7. Proje kaynaklarını belirle.

8. İşlerle ilgili süreleri belirle.

9. Çizelgeleri oluştur ve izle.

Her proje için paydaşların kapsamı ve rolleri farklılık gösterebilmektedir. Bu çerçevede, paydaş yönetimi kapsamında yapılacak temel işlerden biri proje paydaşlarının, süreçlerdeki paydaş rollerinin ve paydaşların projeden nasıl etkileneceğinin belirlenmesidir. Paydaş analizleriyle paydaşlarla süreç boyunca kurulacak iletişim ve ilişkinin niteliği de belirlenir. Örneğin bazı paydaşlarla birlikte çalışılırken bazı paydaşların proje kapsamında bilgilendirilmesi yeterlidir. Şekil 2.4’te paydaş yönetiminin yapılabilmesi için ihtiyaç duyulan temel adımlar özetlenmiştir.

Proje yönetiminde kullanılan yaklaşımlar genel olarak 5 temel kategoride incelenebilmektedir (Şekil 2.5):

• Geleneksel Yaklaşımlar

• Çevik Yaklaşımlar

• Değişim Yönetimi Yaklaşımları

• Süreç Bazlı Yaklaşımlar

• Diğer Yaklaşımlar

Farklı proje yönetim yaklaşımlarının farklı stratejileri, ilkeleri, süreçleri ve uygulama yöntemleri vardır. Bu stratejiler proje süresince işlerin hangi şekilde yapılması gerektiğini belirler. Şekil 2.5’te proje yönetim yaklaşımları ve bu yaklaşımlar kapsamında kullanılan metodolojilere bazı örnekler verilmiştir.

Kritik yol yöntemi 1950’li yıllarda geliştirilmiştir. Bir projedeki tüm gerekli girdilerin projeye dahil edilmesi ve projenin tamamlanması için en uygun zaman cetvelinin oluşturulmasına yönelik bir yaklaşımdır. Kritik yol, proje faaliyetlerine yönelik zaman çizelgelerinin oluşturulmasını sağlamak amacıyla kaynakların nasıl kullanılacağını ortaya koyar. Bu yönteme bağlı olarak oluşturulacak proje modelindeki girdiler; zaman, görevlerle ilgili bağımlılıklar, kilometre taşları veya teslim edilecek çıktılar ve müşteriler ya da karar vericiler tarafından belirlenmiş olan kati iş bitiş süreleridir. Kısacası kritik yol yöntemine bağlı bir model oluşturabilmek için, projede tamamlanması gerekli tüm görevler, görevler arasındaki bağımlılıklar ve her bir faaliyetin tamamlanması için ihtiyaç duyulan süre belirlenmelidir.

Scrum ve Kanban çevik yaklaşım kapsamında en sık kullanılan proje yönetim metodolojileri arasında yer almaktadır. Scrum’da taahhüt, cesaret, odak, açıklık ve saygı olmak üzere 5 temel değer yer alır. Detaylı adımlar yerine basit ama son derece önemli bazı kurallar ortaya koyarak esnek bir yönetim yapılmasını sağlar. Küçük gruplara ayrılarak iş listeleri hazırlanır. Bu grupların iş listesine yeni işler dahil edilmez; büyük bir değişiklik söz konusu olacaksa yeni bir grup oluşturularak süreç yeniden başlatılır. Süreç sırasında oluşan aksaklıklar açık bir şekilde paylaşılır, çözümlenir ve sürekli iyileştirme yapılması sağlanır.

PERT şemalarında daireler ve kareler kullanılır. Bunlar projedeki olayları veya kilometre taşlarını temsil ederler ve vektörlerle birbirlerine bağlanırlar. Vektörlerin yönü, işlerin akış yönünü ve projenin tamamlanması için izlenecek sıralamayı gösterir. Kesikli çizgiler ise boş geçişlerdir. Bir PERT şemasının oluşturulmasındaki başlıca aşamalar aşağıdaki gibidir:

1. Faaliyetleri belirle

2. Faaliyetleri sırala

3. Faaliyet sürelerini tahmin et

4. Kritik yolu belirle

5. Gözden geçir

Standart bir gantt şemasında; gerçekleştirilecek işler/görevler, işlerin gerçekleştirileceği zaman aralığı/süre, önemli tarihler, kilometre taşlarına ait bilgiler yer alır. Daha gelişmiş ve çoğunlukla yazılımlarla oluşturulan gantt şemalarında ise bunlara ek olarak kullanılan kaynaklar, işlerin ilerleme durumu, bütçe vb. de gösterilir. Özellikle yazılımlar vasıtasıyla oluşturulan gantt şemaları, internet veya yerel ağlar üzerinden tüm proje ekibiyle paylaşılabilmekte ve proje sürecinde yapılacak işlerin, başlangıç ve bitiş tarihlerinin, işlerin yerine getirilmesinden sorumlu personelin, kullanılacak kaynakların, önemli kontrol ve karar aşamalarının, kilometre taşlarının, yapılan çalışmaların ilerleme durumunun izlenebilmesine olanak verir.

Akış şemaları, temel kalite yönetim araçlarından biridir. Proje yöneticilerin de sıklıkla başvurduğu araçlar arasında yer almaktadır. Yapılacak işlerin, başlangıç ve bitiş noktaları arasındaki akışını, hangi sorumlular veya ekipler boyunca ilerlemesi gerektiğini görsel ve ilişkisel olarak ifade etmek amacıyla akış şemaları kullanılır. Yapılacak işlerin sıralamasını görmek ve kontrol fonksiyonunun daha kolay yerine getirilmesini sağlamakta akış şemaları son derece faydalıdır. İlk akış şeması genellikle projenin planlanması aşamasında tüm projenin akışını resmetmek üzere oluşturulur. Bu tarz bir akış şeması, projenin başlangıç ve bitiş noktaları arasındaki temel işlemleri, sorumluları, kontrol noktalarını ve çıktı/girdileri göstermek açısından son derece faydalıdır.