Proje Aşamaları ve Projede Risk Yönetimi

Bir proje beş aşamadan meydana gelir. Bunlar,

• Projenin Başlatılması
• Projenin Planlanması
• Projenin Yürütülmesi
• Projenin İzlenmesi ve Kontrolü
• Projenin Kapatılması

Proje­nin yürütülmesi aşamasında, proje planında belirtilen bütün görevleri yerine getirmek için gerekli kaynaklar ve proje ekibi ile birlikte çalı­şılır. Ayrıca proje yöneticisi, proje planındaki temel çerçeveye bağlı kalarak ürün veya hizmeti geliştirmek için faaliyetlerin gerçekleştirilmesini ve denetlemeleri sağlar.

Proje sözleşmesi (proje başlatma belgesi), projenin başlatılması aşamasında oluşturulur.

Proje pla­nı, projenin planlanması aşamasında oluştu­rulmaktadır.

Proje sürecindeki beş temel aşama göz önüne alındığında, projenin yürü­tülmesi aşaması en çok zaman ve kay­nak gereksinimine sahip olan aşamadır.

Proje sürecindeki beş temel aşama göz önüne alındığında, projenin yürü­tülmesi aşaması en çok zaman ve kay­nak gereksinimine sahip olan aşamadır.

Projenin yürütülmesi aşamasında, paydaşlara/müşteriye sunulacak ürün veya hizmet fiziksel olarak oluşturulur. Ayrıca, bu aşamada oluşturulan ürün veya hizmet, kabul için sunulabilecek vaziyettedir.

Proje yöneticisi, ilgili paydaşların taleplerini karşıladığından emin olmak için her türlü faaliyeti, kaynakları, harcamaları yakından ta­kip eder ve gerekli denetlemeleri sağlar. Projenin yürütülmesi aşamasında pro­jenin planlandığı gibi ilerlemesini sağla­mak için, yönetimsel bir dizi faaliyetler gerçekleştirir.

Projenin yürütülmesi aşaması ile projenin izlenmesi ve kontrolü aşaması, operasyonel anlamda en yakın iki aşamadır.

Ekibin denetlenmesi, üst düzey yöneticiler ile proje ekibi arasında iletişim sağlanması ve müşterilerin beklentilerine cevap verilebilmesi için proje yöneticisi­nin çoklu görev becerisine sahip olması gereklidir.

1. Etkili & Üretken Ekipler Gelistirilir.
2. Isin Büyük Kısmı Yapılır.
3. Proje Amacına Baglı Kalınır.
4. Ürünler & Hizmetler Üretilir & Olusturulur.
5. Kaynaklar Tedarik Edilir.

Projenin yürütülmesi aşaması için 10 strateji vardır. Bunlardan ilki sonucu dü­şünmektir.

Projenin kavramsal düzeyden uygulama düzeyine geçişinde sorunların temel sebebi, açıkça tanımlanmamış hedefler ve amaçtır.

İkinci strateji, tüm proje çalışanlarının fikir birliğine varmış ol­masıdır. Proje yöneticileri, amaçlarını ve hedefle­diklerini proje ekibine açık ve net bir şekilde ak­tarmalıdır. Proje yöneticisinin paydaşlar ve ekiple anlaşmazlığı, projeye olumsuz yansıyacaktır.

Üçün­cü strateji, proje yöneticilerinin projeye uygun ye­tenek kümelerinin birleşimi olmasıdır. İşletmeden teknik konulara kadar çoklu görev becerisine sa­hip proje yöneticileri, projenin başarısına olumlu katkı sağlamaktadır. Proje yöneticisi kadar proje ekibi de projenin başarılı şekilde yürütülmesi için önemlidir. Proje ekibinin, proje amacına uygun kişilerden kurulu olması gereklidir. Proje süresince sorumluluk üst seviyede olmalı ve tüm faaliyetler dikkatlice izlenmelidir. Bunu sağlamak için toplan­tılar düzenlenmelidir. Toplantılar; insan yönetimi, işlem takibi ve ilgili bilgilerin paydaşlar, sponsorlar ve tüm ekip üyelerine aktarımı konularında katkı sağlamaktadır. Ayrıca iletişim ağı geniş, açık ve net olmalıdır.

Projenin yürütülmesi aşamasında beklenmedik riskler ve sorunlar ortaya çıkabilir. Bu gibi durum­larda, her projenin kendine özgü olduğu hatır­lanmalı ve değişime açık olunmalıdır. Değişikliğe uyum sağlama becerisi, sorunlara uygun cevapların üretilmesini desteklemektedir.

Bir diğer önemli strateji, proje yö­neticisinin, ekibi ile iletişimi iyileştirmesi ve proje ekibinden geri bildirimler sağlamasıdır. Proje yö­neticisi, ekibin kolektif bilgisinden faydalanmalı ve eksik noktaların tamamlanması için ekipten gelen fikirleri dikkate almalıdır.

Proje ekibinin motivasyonunu yüksek tutmak için küçük kazanımlar ve başarılardan sonra kutlamalar gerçekleştirmek ve ekibi övmek gerekir. Böylece yoğun çalışma gerektiren bu süreçte, moral seviyesi yüksek tutulmuş olur. Projenin başarısı için, takım ruhunun oluşturulması gereklidir. Projenin yürütülmesi aşa­masında “ben” yerine “biz” algısı yaratılmalıdır. Bu algı, projeye olumlu yansıyacaktır.

Bunun için karşılaşılan sorunların kontrol edilemeye­cek seviyeye gelmesine izin verilmemelidir. Projede başarısızlıklar mutlaka olacaktır ancak başarısızlıklar deneyime ve alınan derslere dönüştürülmelidir.

Proje yürütme planı, projenin başlatılması aşamasında hazırlanan iş gerekçesi ve proje kapsamına uygun şekilde yapılmalıdır.