Proje Örnekleri ve Proje Aşamaları

Proje yaşam döngüsünün 4 temel adımı aşağıdaki gibidir:

• Projenin başlatılması
• Projenin planlanması
• Projenin yürütülmesi
• Projenin kapatılması

Projenin başlatılması aşaması, diğer aşamalara kıyasla gerektirdiği mesai açısından nispe­ten daha kısa sayılabilir. Buna rağmen, projenin önem taşıyan ilk adımları bu aşamada belirlenir. Projenin başlatılması aşamasında; proje yöneticisi, ekip ve paydaşlar belirlenir, proje sözleşmesi hazırlanır ve proje resmileştirilir, projenin riskleri ve kısıtları ortaya konulur. Bunlara ek olarak projenin bütçesi, harcama planı ve iş takvimi oluşturulur.

Projenin başlatılması aşamasını takiben planlama çalışmaları başlar. Bu aşamada, başlangıçta belirlenen projeye dair ekip, paydaş, iş takvimi, bütçe vb. tüm konular detaylı bir şekilde ele alınır ve planlanır. Plan­lama işlemleri sayesinde, projenin başarılı ve sorunsuz bir şekilde ilerlemesi sağlanmış olur.

Projenin yürütülmesi aşaması, projenin ger­çekleştirildiği faaliyetleri kapsamaktadır. Bu süreçte proje yöneticisi, proje ekibinin çalışmalarını takip eder, projenin ilerleyişini izler ve kontrol eder. Oluşan riskleri ve sorunları çözüme ulaştırır ve gerekli yönlendirmeleri sağlar. Ayrıca, ilgili paydaşların katılımıyla beklenti­lere cevap verilir.

Projenin kapatılması aşaması, diğer üç aşamaya oran­la daha kolaydır fakat önem derecesi yüksektir. Bu aşamada, proje boyunca yapılan çalışmalar belgelenir ve proje çıktıları oluşturulur. Projeye dair son kontrollerin ardından, sonuç belgeler ve çıktılar paydaşlara iletilir. Projeden sağlanan çıkarımlar ortaya konulur ve proje resmî olarak bitirilir.

Bir projeyi başlatmak için izlenmesi gereken adımlar aşağıdaki gibidir:

• İş gerekçesi: Projenin neden önemli olduğunun ve nasıl başarılı olacağının açıklanması. Fizibilite çalışması: Projenin gerekçesinin ve başarılı olup olmayacağının araştırılması.
• Proje başlatma belgesi: Projenin nasıl yapılandırılacağının ve yürütüleceğinin belirlenmesi.
• Ekip:  Projeyi yürütmek için doğru yeteneğe ve deneyime sahip kişilerin bulunması.
• Proje ofisi: Proje ekibinin ve proje yöneticisinin çalışacağı yerin belirlenmesi.
• İzleme ve kontrol: Proje başlatma aşamasının kontrol edilmesi ve tüm proje boyunca gerekli kontrollerin yapılmasının sağlanması.

Projenin başlatılması aşamasında ilk adım iş gerekçesinin hazırlanmasıdır. İş gerekçesinin içeriği şunlardan oluşmaktadır:

• Ön söz
• İçindekiler listesi
• Özet (projenin ve sonuçlarının neler olduğu ve projenin yapılma nedenini açıklamalı)
• Giriş (işle ilgili gereklilikler, projenin kapsamı ve bütçe konularını açıklamalı)
• Tahminlere dayalı analizler (fayda, maliyetler ve riskleri tanımlamalı)
• Sonuçlar (sonraki aşamaları açıklamalı)
• Ekler

Fizibilite çalışması, iş gerekçesinin onaylanmasının ardından gerçekleştirilen aşamadır. Fizibilite çalışmasında potansiyel çözümler belgelenir ve başarılı bir projeyi tamamlamak için gerekli fırsatlar araştırılır. Projenin geliştirilmesini sağlayan fırsat veya projeyle ilgili soruna dair çözüm önerileri fizibilite raporunda yer alır. Tüm çözüm önerileri fizibilite kapsamında ele alınmak­tadır. Risk ve sorun tahminleri ile çözüme dönük öneriler de yine fizibilite çalışması dâhilindedir.

Fizibilite çalışmasını takiben projenin başlatıl­ması aşamasında proje yöneticisinin önemli görev­lerinden bir diğeri projeyle ilgili temel bilgileri kul­lanarak bir proje başlatma belgesini oluşturmaktır. Proje beratı veya sözleşmesi olarak da bilinen proje başlatma belgesi, projenin başlatıldığını bildiren ilk resmi belgedir. Bu belgede, projeye ait tüm bilgiler bu­lunmaktadır. Projenin amacına ulaşması için ihtiyaç duyulan gereklilikleri, kısıt­ları ve planlanan çıktıları içermektedir. Proje başlatma belgesi, ayrıca proje yö­neticisinin proje ekibini beyan ettiği ve bu ekibin sorumluluğunu üstüne aldığı­na dair resmî değer taşımaktadır. Bunla­ra ek olarak basit bir iş takvimi ve görev tanımları, proje başlatma belgesinde bu­lunmalıdır. Bu dokü­man aşağıdaki gibi bilgiler içerir:

• Projenin amacı, vizyonu ve misyonu
• Ölçülebilir hedefler ve başarı kriterleri
• Ayrıntılı proje tanımı, koşulları ve riskleri
• Proje destekçisinin adı ve yetkisi
• İlgili paydaşlar
• Hedef kitle, pazar durumu ve müşteri bek­lentileri

Proje ekibi, tüm projelerde kilit role sahiptir. Projeyi gerçekleştirecek kişilerin gö­rev tanımlarının yapılması ve sorumluluklarının belirlenmesi gereklidir. Proje ekibini oluşturan her üyenin görev tanımı net bir biçimde açıklanmalı­dır. Proje çalışanlarının her biri için görev dağılımı ve pozisyonlar arasındaki ilişkiler ağı oluşturulma­lıdır. Organizasyon şemasının oluşturulması, pro­jedeki işleyişe fayda sağlamaktadır. Her pozisyon için gerekli beceri ve tecrübeler listelenmeli ve bu liste doğrultusunda pozisyonlar için uygun kişiler atanmalıdır. Ayrıca çalışma koşulları, bütçe, per­formans ile ilgili konular da bu aşamada tanımlan­malıdır. Projenin başlatılması aşamasında projeye bir proje yöneticisi de atanır.

Proje başlatma belgesinin onaylanmasının ardından kurulan proje ofisi, proje yöneticisi ve proje eki­binin proje boyunca kullanacağı fiziksel mekânı tarif etmektedir. Her türlü teknik donanım ve iletişim altyapısı proje ofisin­de bulunmalıdır. Yeterli ve uygun altyapı­ya sahip, doğru araç ve ekipmanların yer aldığı bir proje ofisi belirlenmelidir. Proje ofisi, projeye yeterli destek ve hizmeti sağ­layan bir yapıda olmalıdır.

Projenin başlatılması için atılması gereken son adım ise projenin bir kez daha bütüncül şekilde ele alınarak izleme ve kontrol işlemlerinin yapıl­masıdır. İzleme ve kontrol faaliyetleri projenin her aşamasında olması gereken önemli bir işlemdir. Projenin başlatılması aşamasından itibaren kontrol işlemleri gerçekleştirilmeye başlamalıdır. Projenin başarısı için kritik öneme sahip olan başlatma aşa­masında yapılacak izleme ve kontrol faaliyetleri, projenin gelecekte başarılı olmasını sağlamak için önemli bir unsurdur. İzleme ve kontrol sonrası, projenin başlatılması için tüm gerekliliklerin sağ­landığından emin olunabilir. Projenin her aşama­sında yapılan kontroller, projenin doğru bir şekilde ilerlemesini garanti altına almaktadır.

Bir projenin başlatılmasına neden olan farklı etkenler bulunmaktadır. Örneğin, proje belirli bir problemi çözmek amacıyla hazırlanabilir. Bir başka projede yatırımcılardan gelen bir öneri veya kullanıcı talepleri projeye dönüşebilir. Bunların dışında, kamu ihtiyacına yönelik projeler de hazırlanabilir.

Proje yöneticisi, ortak hedefe ulaşmak, öngörülen çizgide ve bütçe dâhilinde, projenin tanımlanmış kalite düzeyinde müşterilere teslim edilme­si için proje ekibine liderlik etmelidir. Bir proje yöneticisinin sahip olması gereken nitelikler ise şöyle sıralanabilir:

• Proje ekibine liderlik yapar, sorunların çözümünde destek ve yönlendirme sağlar.
• Minimum bütçe ile maksimum verim alır.
• Kaliteyi yüksek seviyede tutar ve proje planını organize eder.

Pro­jenin başlatılması aşamasını takip eden projenin planlanması aşamasında kapsam, bütçe/maliyet, süre, kalite, iletişim, risk ve kaynaklar ile ilgili yapılan ön planlamalar detaylandırılır. Planlama aşaması, projenin başarısını doğrudan etkilemektedir. Projelerin başarısızlık nedenleri incelendiğinde, planlama çalışmala­rının proje başarısına %15’lik oranda etki ettiği gö­rülmektedir. Başarısız proje planlaması proje başarısızlığının başlıca nedenlerinden biridir. Planlama aşamasının temel amacı, projenin işle­yişine dair detaylı bir kapsam ve anlayışın belirlen­mesidir. İyi bir proje planı, olası risklerin soruna dönüşme­sini engeller.

Proje planlama çıktıları; proje yönetim planı, Her faaliyet alanı için yönetim planı ve devam eden süreçte plan güncellemesidir.

Proje planı ve proje yönetim planı birbirinden farklılık göstermektedir. Proje planı, başlangıçta proje­nin kapsamını, konseptini ve kaynakları tanımlamak için kullanılan bir belgedir. Proje yönetim planı ise, proje planı oluşturulduktan sonra hazırlanır. Proje yönetim planı; risk yönetimi, iletişim ağı, projedeki de­ğişimler gibi tüm faaliyetlere ait detaylı planlamayı kapsamaktadır. Proje planı yönetimindeki planlamanın yapılabilmesi için, proje planı bir ön koşuldur.

Planlamada kullanılabilecek ve bu aşama­daki görevlere olumlu katkı sağlayabilecek bazı araçlar ve faaliyetler vardır. Bunlardan ilki iş kırılım yapısı oluş­turmaktır. İş kırılım yapısı, her görevi ve görev­lerin detaylarını barındıran bir taslaktır. Proje takvimi ise sıralı görev listelerinin oluşturulduğu, kaynakların ve her iş paketi için sürelerin belirlendiği bir araçtır. Bir diğer faydalı araç ise Henry Gantt tarafından geliştirilen ve projenin ilerleyişi hakkında bilgi veren yatay çubuklarla hazır­lanan grafiksel anlatım biçimi, yani Gantt şemasıdır. Kilometre taşı gra­fikleri de Gantt şemaları gibi grafiksel bir anlatıma sahiptir ve bu iki araç birbiri ile entegre edilebilir. Projenin planlanması aşamasında bir diğer faydalı araç/faaliyet, kaynak tahmininin yapılmasıdır. Pro­jede kullanılacak her türlü ekipman, finans kaynakları, sarf malzemeleri gibi kalemlerin tespit edilmesi gereklidir. Böylece her iş paketi ve alt görevler için tahmini bir bütçe planı oluşturulabilir. Planlama aşamasında, iletişim ağının haritalanması da projeye yarar sağlayan faaliyetlerdendir. Projede­ki görevli farklı pozisyonlar -üst düzey yöneticilerden proje çalışanlarına kadar- arasındaki ilişkiler açık bir şekilde tanımlanmalıdır. Planlama aşamasındaki son önemli araç/faaliyet ise risk analizidir. Risk yönetiminin planlanması, pro­jedeki olası aksaklıklara alternatif çözümler geliştirilmesini ve projenin sorunsuz ilerlemesini sağlar.

Kilometre taşı, bir projenin gerçekleştirilmesi sürecin­deki önemli bir değişim veya geçişin mey­dana geldiği eylem veya olaydır. Kilometre taşı grafiklerinde, projenin ilerleyişindeki önemli tarihler sembolize edilir. Bir proje­de ortalama 8-12 kilometre taşı belirlemek yararlı olacaktır. Bazı kilometre taşları, pay­daşların taleplerine bağlıdır ve kesinlik gös­terir. Bunun yanı sıra, bazı kilometre taşları tüm proje ekibinin fikir birliği ile oluşturu­lur. Kilometre taşlarını oluştururken riskler de göz önüne alınmalıdır.

Projenin planlanması aşamasında kullanılan farklı yaklaşımlar vardır. Bunlardan en önemlilerinden biri yaklaşan dalga planlamasıdır. Bu yöntem, projeyi bir dizi dalga hâlinde ele alır. Her iş paketi kapsamında gerçekleştirilecek faaliyete yaklaştıkça ilgili faaliyet daha fazla ayrıntı kazanır ve ortaya çıkan ayrıntılar plana eklenerek güncelleme gerçekleştirilir.