Proje ve Proje Yönetimine Genel Bakış

Proje; amacı, süresi, bütçesi ve sonuçları/çıktı­ları belirlenmiş olan görev ve faaliyetler bütünüdür.

Projenin rutin işlerden en önem­li farkı, belirli bir süre zarfında amaçlanan çıktıyı ya da kazanımı ortaya koymak üzere yapılan faa­liyetler, görevler veya işler dizisi olmasıdır. Başka bir deyişle, projenin bir tamamlanma süresi vardır; projeler geçicidir. Bazı projeler yıllarla, bazıları ise aylar veya haftalarla ifade edilen sürelerde gerçek­leştirilebilirler. Dolayısıyla proje; tanımlanmış bir amaç doğrultusunda ve belirli bir süre zarfında ge­rekli kaynaklar kullanılarak ürün, fayda veya hiz­met ortaya koyma sürecidir.

Bir projenin çıktısı her zaman fiziksel ya da somut bir ürün olmayabilir. Fiziksel ürünler dışında verilen bir hizmet, geliştirilen yeni bir yaklaşım, yöntem veya iş yapma şekli, üretilen farklı faydalar da projelerin çıktıları arasındadır. Ayrıca projede çıktılar geçici veya kalıcı olabilir. Proje sonucunda ortaya konulması hedeflenen ürün veya hizmetlerin daha önce oluşturulmamış veya yapılmamış şeyler olması beklenir. Yani, pro­jelerin özgün bir değer yaratması amaçlanır. Bazen benzer işler farklı şekillerde daha önceden yapılmış olabilir; bu durumda projedeki özgünlük, benzer bir işin yapılması veya çıktının ortaya konulma­sında farklı yöntemlerin kullanılması biçiminde de gerçekleşebilir.

Projeler, sadece bilimsel amaçlarla yapılan araştırmalardan ibaret değildir. Kamu hizmetleri, sosyal sorumluluk, özel sektörün gerçekleştirdiği faaliyetler çerçevesinde de birçok proje gerçekleştirilmektedir.

Bir projenin temel özellikleri aşağıdaki gibidir:

Geçicilik:  Projenin bir süresi olmalıdır. Başlangıç ve bitiş tarihi bellidir. Dolayısıyla geçicidir; sürekli devam ve tekrarlanan bir eylemler dizisi değildir.

Özgünlük, Eşsizlik: Proje, aha önce yapılmamış özgün sonuçlar ortaya koymayı hedefler. Projeler bu yönüyle essiz olmalıdır.

Amaçlara Ulaşma: Proje, amaç ve hedeflere ulaşmaya odaklanmıştır. Amaca ulaşıldıktan sonra proje sona erer ve kapatılır.

Bir projenin aşağıdaki nite­liklere sahip olması gerektiği söylenebilir:

• Proje özgündür, eşsizdir, sürekli yapılan ru­tin işlerden farklıdır.
• Proje belirli bir amaca ve hedeflere ulaşmak için yapılır.
• Proje, belirlenen bir zaman aralığında ger­çekleştirilir.
• Projenin belirli bir bütçesi olmalı ve bu büt­çe uygun şekilde yönetilmelidir.
• Proje bir ekip işidir, süreçte görev alan ekip üyeleri tarafından gerçekleştirilir.
• Proje sonunda bir çıktı (ürün, hizmet vb.) ortaya konmalıdır.
• Çıktılar, proje amacına ve önceden belirle­nen kabul kriterlerine (performans kriterle­ri, kalite kriterleri) uygun olmalıdır.

Bir fikrin bir proje olup olmadığını değerlendirmek üzere aşağıdaki soruları sormak gerekir:

• Bu uygulama eşsiz veya özgün müdür? Daha önce bu şekilde tanıtım ve satış yaparak kırsal böl­gelerdeki pazar payı arttırılmış mıdır? Yapılacak faaliyet, benzer gezici satış işlemlerinden farklı mı olacaktır?
• Bu faaliyetin belirli bir başlangıç ve bitiş süresi var mıdır?
• Projenin bitmesi için ulaşılması gereken nokta, amaç ya da hedefler var mıdır? Projenin sona erme süresini tanımlayacak bir yöntem belirlenmiş midir?
• Projenin paydaşları belli midir? Paydaşların bu faaliyetten nasıl etkileneceği, ne gibi faydalar sağla­yacağı, ne gibi roller üstleneceği açık mıdır?

 Bu soruların olumlu cevaplanması fikrin bir proje niteliği taşıdığının göstergesidir.

İyi bir proje yönetimi için proje süresi, bütçesi ve kalite gerekliliklerine uygun bir planlama, uy­gulama ve izleme gerçekleştirilmelidir.

İyi bir proje yönetimi, mevcut kaynakların en optimum ve fayda sağlayacak şekilde kullanılmasına olanak sağlar. Ayrıca etkili bir proje yönetimi sayesinde kurulan iletişim ve paydaş yönetimi farklı ihti­yaçların karşılanmasını, birlikte çalışma ve sinerji yaratma kültürünün yaygınlaşmasını destekler. Proje sonucu or­taya konulan çıktının proje amacına uygun olmaması ya da hedeflenen özelliklere/fonksiyonlara sahip olmaması, o projenin kabul edilmemesi ve başarısızlıkla sonuçlanması anlamına gelir. Bu durumda, projeye ayrılan kaynaklar da (mali kaynaklar, fiziksel kaynaklar, zaman, insan kaynağı vb.) etkin ve verimli kullanılmamış olur.

Proje kısıtları; zamana bağlı kısıtlar, maliyetlere bağlı kısıtlar ve kapsama bağlı kısıtlar olarak sayılabilir.

• Zamana bağlı kısıtlar: Proje zaman çizelgesiyle ilgili kısıtlardır. Projenin hedeflenen zaman için tamamlanması, çıktıların süresi içinde teslim edilmesi zaman boyunda ele alınır.
• Maliyetlere bağlı kısıtlar: Proje bütçesiyle ilgili kısıtlardır. Bütçe farklı faktörlerle ilişkilidir. Proje için gerekli kaynaklar, işgücü vb. maliyetleri etkiler.
• Kapsama bağlı kısıtlar: Projenin amacıyla ilgili kısıtlardır. Amaca ulaşılması için gerçekleştirilecek görevler bu çerçevede ele alınır.

Yaygınlaştırma, projeden elde edilen sonuçların geniş kitlelere ulaştırılması, bu kitleler için bilinir ve faydalı kılınması işidir. Yaygınlaştırma faaliyeti sadece proje sona erdikten sonra değil, projenin çeşitli aşamaları boyunca gerçekleştirilir. Yaygınlaştırma faaliyetleri, internet siteleri, sosyal medya platformları, çalıştaylar, konferans ve semi­nerler, haber bültenleri, paylaşım toplantıları, ku­rum ziyaretleri, kurslar, kamu etkinlikleri, raporlar vb. araçlarla gerçekleştirilebilir.

Proje yönetimi, proje amacına ulaşılmasını sağlamak üzere ihtiyaç duyulan bilgi, beceri, deneyim ve yöntemlerin organize edilmesi ve uygulanması olarak tarif edilmektedir. Başka bir tanıma göre proje yönetimi; projenin başlatılması, planlanması ve nihai çıktı ya da faydalara ulaşılmasını sağlamak üzere gerekli iş ve eylemlerin kontrolünün yapılmasıdır. Belir­lenen amaca ulaşılması için proje çalışanları ve paydaşları arasında gerekli koordinasyonun etkin şekilde yürütülmesi de proje yönetimi kavramı için yapılan tanımlar arasında yer almaktadır. Sonuç olarak proje yönetimi; amaç ve hedefler, bütçe, zaman, kaynaklar gibi birçok unsur göz önüne alınarak gerçekleşti­rilen kapsamlı bir çerçevedir.

Her proje yönetiminde aşağıda belirtilen temel faa­liyetler yerine getirilmelidir:

• Projenin gerekliliği ve önemi tanımlanmalıdır.
• Proje kapsamında ihtiyaç duyulan unsurlar ve kaynaklar belirlenmelidir.
• Proje ile elde edilecek çıktılar ve faydalar, nitelik, nicelik ve kabul kriterleriyle (kalite kriterleri) birlikte tanımlanmalıdır.
• Projenin etkin şekilde gerçekleştirilmesi için gerekli bütçe belirlenmelidir.
• Projeye ait bir takvim oluşturulmalı, her aşama için uygun süreler belirlenmelidir (projenin süresi belirlenmelidir).
• Belirlenen bu tespitlere bağlı olarak proje yö­netim planı hazırlanmalı ve uygulanmalıdır.
• Proje ekibi belirlenmeli, ekip üyelerinin gö­rev tanımları ve projedeki rolleri tanımlan­malıdır. Proje ekibindeki personelin etkili bir iletişim içinde olması sağlanmalıdır.
• Proje boyunca oluşabilecek riskler ve bu risklerin yönetimine dair önlemler, yön­temler belirlenmelidir. Ayrıca değişim yö­netilmelidir. Bu sayede kaliteden ödün verilmeden her aşamanın başarılı şekilde yürümeye devam etmesi sağlanmalıdır.
• Proje boyunca her aşama; plana, bütçeye, süreye ve hedeflenen kalite göstergeleri gibi başlıca faktörlere uygunlukları açısından izlenmelidir.
• Proje bütçesi plana uygun şekilde yönetil­melidir. Gerekli mal ve hizmetler fayda-maliyet analizine uygun biçimde temin edilmelidir.
• Proje paydaşlarıyla sürdürülebilir bir ileti­şim sağlanmalıdır. Tüm paydaşların süreçte katılımcı bir biçimde yer almaları ve projeye dahil edilmeleri güvence altına alınmalıdır.
• Proje sonrası elde edilen çıktı ve faydalar tüm paydaşlara uygun yöntemlerle tanıtıl­malı ve gerekli yayılımları sağlanmalıdır.
• Gerekli tüm kontroller ve raporlamalar ya­pılarak proje sonlandırılmalıdır.

İyi bir pro­je yönetiminin sağlayacağı temel faydalar aşağıdaki gibi özetlenebilir: 

• Proje süresinde gerçekleştirilecek tüm işler/ görevler ve bunlar için kullanılması gereken kaynaklar, bütçe ve süre önceden bilinir.
• Planlar ve proje aşamaları/iş paketleri için gerekli çizelgelerin oluşturulması sayesinde iyi bir zaman yönetimi yapılabilir, her aşa­ma etkili şekilde izlenebilir.
• Etkin izleme ve kontrol mekanizmaları sa­yesinde risklere, değişikliklere ve yeniliklere uygun hızlı güncelleme ve adaptasyonlar sağlanır. Bu güncelleme ve adaptasyonlara zaman, bütçe, tedarik ve insan kaynağının yönetimi de dâhildir.
• Süreç boyunca kayıtlar tutulabilir ve rapor­lamalar yapılır.
• Proje çalışanları, ekiplerinin performansları takip edilebilir ve gerekli hâllerde performansı arttıra­cak önlemlerin alınması sağlanır. İhtiyaç hâlinde yeni çalışma ve iyileştirme ekipleri oluşturulabilir.
• Projenin tüm paydaşlarıyla etkili ve şeffaf bir iletişim sağlanır.

Proje yaşam döngüsünün aşamaları aşağıdaki gibidir:

1. Projenin başlatılması
2. Projenin planlanması
3. Projenin yürütülmesi
4. Projenin izlenmesi
5. Projenin kapatılması

Projenin başarılı şekilde yürütülebilmesi için proje yöneticisi;

• projenin amacını iyi şekilde özümseyebilecek,
• sorumluluk duygusu yüksek,
• bilgi, beceri ve yetkinliğini projenin başarı­ya ulaşmasında etkili şekilde kullanma be­ceri ve motivasyonuna sahip,
• riskleri öngörebilen ve değişimi yönetebilen,
• iletişim becerileri gelişmiş,
• analitik düşünebilen

kişiler arasından seçilmelidir.

Proje yöneticisinin temel görev ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

• Projenin planlanması ve kapsamın tanım­lanması
• Proje kapsamındaki süreçlerin, iş ve yerine getirilecek görevlerin belirlenmesi
• Proje ekiplerinin organizasyonu
• Kaynakların planlanması ve temin edilmesinin sağlanması
• Bütçe ve zaman planlamasının yapılması
• Risklerin analiz edilmesi ve değişimin yönetilmesi
• Değişen şartlara göre gerekli güncelleme ve iyileştirmelerin yapılması
• Tüm paydaşlarla etkili bir iletişim sağlanması
• Proje boyunca gerekli toplantıların planlanıp gerçekleştirilmesinin sağlanması
• Süreç boyunca izleme ve değerlendirmelerin gerçekleştirilmesi
• Raporlamaların yapılması
• Süreç boyunca iyi bir liderlik yapılması

Hiyerarşik olarak incelendiğinde program projenin üzerinde yer alır. Program, birden fazla projenin yönetimini sağlayan süreçtir. Bir grup projenin yönetilmesinden meydana gelen sürece program ismi verilir. Bazı hallerde belirli bir amaca ulaşmak için tek bir proje yeterli gelmez; birden fazla projenin oluşturulması ve yönetilmesine ihtiyaç duyulur. Dolayısıyla bu projelerin amaçları, çıktıları, paydaşları vb. diğer unsurları birbiriyle ilişkilidir (programın amacıyla bağlantılıdır) ancak her bir proje kendi içinde proje yönetim esaslarına göre ayrıca yönetilmelidir. Programların projeler kadar keskin amaç ve hedefleri yoktur. Program yönetimi, programa dâhil olan tüm projelerin genel yönetiminin yapılmasını ve bu projelerin program amaçlarına uygun olarak doğru zamanlama, ilerleme ve ilişkilendirmelerle yürütülmesini sağlar. Bir proje her zaman bir programa bağlı olmak zorunda değildir. Ancak bir program her zaman projelerden meydana gelir.

Projeler ve programlardan meydana gelen bir bütünün stratejik amaçlara ulaşmak için yönetilmesi­ne yönelik eylemler ve görevler bütünü ise portfolyo olarak adlandırılır. Başka bir ifadeyle, işletmelerin amaçları, değerleri ve stratejilerine uygun olarak yürütülen bir program dizisi portfolyo olarak tarif edil­mektedir. Stratejik girişimlerin en etkin şekilde uygulanmasının yolu portfolyo yönetimidir.

Operasyon, projenin tersi­ne süreklilik arz eden ve tekrarlanan eylemleri içerir. Operasyonda projedeki gibi bir bitiş tarihi bulunmaz; aynı sonuçları elde etmek üzere işler sürekli tekrarlanır. Operasyonların amacı işlemi sürdürmekken, proje­nin amacı bir amacı yerine getirip süreci sonlandırmaktır. Proje, amaç ve hedeflerine ulaştığında sona erer.