SOSYAL BİLİMLERDE PROJE YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 4

Proje; amaç ve hedefleri, girdileri, çıktıları, kaynakları, bütçesi, personeli, paydaşları ve süresi belirlenmiş olan kapsamlı bir süreçtir. Bu proje bileşenlerinin tamamının birbiriyle olan ilişkisi doğru şekilde belirlenmeli ve her birini yönetmek ve izlemek için gerekli planlama yapılmalıdır. Doğru cevap C’dir.

Proje yönetiminde kapsamın tanımlanması ve tüm projenin bu kapsam dâhilinde yürütülmesi büyük önem taşır. Projenin tanımlanması, kapsam yönetiminin başlıca amacıdır. Kapsam tanımına; ürünler, çıktılar, çıktıların kabul/kalite kriterleri, görevler, kısıtlılıklar ve diğer konular dahil edilebilir. Kapsamın tanımlanması sayesinde proje çerçevesinde nelerin ele alınacağı veya hangi işlerin yapılması gerektiği belirlenmiş, bunların proje süresince yerine getirilmesi güvence altına alınmış olur. Doğru cevap B’dir.

Maliyet tahminlemesinin yapılmasında kullanılan farklı yaklaşımlar vardır. Analog tahmin, parametrik tahmin, faaliyet bazlı tahmin, aşağıdan yukarıya tahminleme, rezerv analizi, 3-nokta tahmini bunlar arasında sayılabilir. Doğru cevap D’dir.

Proje ekibine dahil edilecek kişileri doğru şekilde belirleyebilmek için; • Projenin kapsamında yer alan görevleri yerine getirebilecek insan kaynağının temel özellikleri ve yetkinlikleri belirlenmelidir. • İhtiyaç duyulan bilgi, beceri ve yetkinliklere sahip kişilere görev verilmelidir. İhtiyaç olmadığı hâlde aynı beceri ve yetkinliğe sahip birden fazla kişinin proje ekibine dahil edilmesi bazen faydadan çok zarara neden olabilir. Bu nedenle insan kaynağının niteliği kadar niceliği de önemlidir. • Projede yer alan faaliyetler ve görevler çerçevesinde tanımlanmış sorumlulukları yerine getirebilecek ve iş yüklerini taşıyabilecek kişiler seçilmelidir. • Birbiriyle uyum içinde çalışabilecek takım arkadaşları tercih edilmelidir. Doğru cevap C’dir.

Risk yönetiminin temel aşamaları; risklerin tanımlanması, risklerin değerlendirilmesi, risk analizi, risk azaltma ve risklerin izlenmesidir. Doğru cevap E’dir.

Paydaş yönetiminin yapılabilmesi için ihtiyaç duyulan temel adımlar şunlardır: 1. Paydaşları belirle 2. Paydaşları önceliklendir 3. Paydaşlarla iletişim kur 4. Paydaş matrisi hazırla 5. Paydaş ilişkilerini yönet. Doğru cevap E’dir.

Proje yönetiminde kullanılan yaklaşımlar genel olarak 5 temel kategoride incelenebilmektedir: • Geleneksel Yaklaşımlar • Çevik Yaklaşımlar • Değişim Yönetimi Yaklaşımları • Süreç Bazlı Yaklaşımlar • Diğer Yaklaşımlar. Doğru cevap B’dir.

Bir projedeki tüm gerekli girdilerin projeye dahil edilmesi ve projenin tamamlanması için en uygun zaman cetvelinin oluşturulmasına yönelik bir yaklaşımdır. Kritik yol, proje faaliyetlerine yönelik zaman çizelgelerinin oluşturulmasını sağlamak amacıyla kaynakların nasıl kullanılacağını ortaya koyar. Doğru cevap C’dir.

Scrum ve Kanban çevik yaklaşım kapsamında en sık kullanılan proje yönetim metodolojileri arasında yer almaktadır. Scrum’da taahhüt, cesaret, odak, açıklık ve saygı olmak üzere 5 temel değer yer alır. Doğru cevap D’dir.

Bir PERT şemasının oluşturulmasındaki başlıca aşamalar aşağıdaki gibidir: 1. Faaliyetleri belirle 2. Faaliyetleri sırala 3. Faaliyet sürelerini tahmin et 4. Kritik yolu belirle 5. Gözden geçir.  Doğru cevap A’dır.

Kilit paydaşları tanımlamak

Seçeneklerde projenin yaşam döngüsünün dört temel adımına ait alt başlıklar yer almaktadır. Kilit paydaşların tanımlanması projenin başlatılması aşamasına, yani ilk adıma ait olup diğerlerinden önce gelmektedir.

Öte yandan proje işlerini ve tedarikleri yönetmek ve yönlendirmek projenin yürütülmesi aşamasına; proje ekibini toplayarak paydaş katılım planlarını detaylandırmak projenin planlanması aşamasına; riskleri ve paydaş katılımını yönetmek projenin yürütülmesi aşamasına; risk yönetimini ve entegrasyonları planlamak yine projenin planlanması aşamasına aittir.

Üst düzey proje hedef ve kısıtlamaları geliştirmek

Tüm seçeneklerde projenin yürütülmesi yani proje izleme ve kontrol ile ilgili adımlar yer alırken, üst düzey proje hedef ve kısıtlamaları geliştirmek projenin başlatılması aşamasına aittir.

Projenin başlatılması

Projenin başlatılması aşaması, diğer aşamalara kıyasla gerektirdiği mesai açısından nispeten daha kısa sayılabilir. Buna rağmen, projenin önem taşıyan ilk adımları bu aşamada belirlenir. Projenin başlatılması aşamasında; proje yöneticisi, ekip ve paydaşlar belirlenir, proje sözleşmesi hazırlanır ve proje resmîleştirilir, projenin riskleri ve kısıtları ortaya konulur. Bunlara ek olarak projenin bütçesi, harcama planı ve iş takvimi oluşturulur.

Proje analizi

Proje sözleşmesi başlangıç fazına, proje kapsam beyanı planlama fazına, proje takibi yürütme fazına, faaliyet takibi kontrol fazına, proje analizi bitiş fazına aittir. Bu bağlamda proje analizi diğerlerinden sonraki bir adıma ait bir çıktıdır.

Projeyi yürütmek için doğru yetenek ve deneyime sahip bireylere ulaşma

Proje başlatmak için izlenmesi gereken adımlar dikkate alındığında ekip ile ilgili olan ifade “projeyi yürütmek için doğru yetenek ve deneyime sahip bireylere ulaşma” şeklindedir.

Ekip

İhtiyaç, talep, problem ve fırsat, bir projenin başlatılma nedeni olarak dikkate alınabilecek olgulardır. Ekibi ve yönetim düzenini tanımlamak ise başlangıç aşaması iş paketlerinde yer alır. Proje ekibi tüm projelerde kilit rol taşımakla birlikte diğer başlıklar gibi bir projenin başlatılmasının ana nedenleri arasında değildir.

Tedarikçi sorunları

Projelerin başarısızlık nedenleri zayıf organizasyon ve proje yönetim tecrübesi (%36), yetersiz tanımlanmış ya da zayıf proje amaçları (%20), başarısız proje planlaması (%15) ve yetersiz proje personel kaynağı (%10) şeklinde sıralanmıştır. Tedarikçi sorunları daha düşük bir yüzde ile en son sırada yer almıştır.

Yetkin ve liyakat sahibi ekip üyelerinin geri bildirimlerinin dikkate alınmaması

Söz konusu senaryoda yetkin ve liyakat sahibi ekip üyelerinin geri bildirimleri dikkate alınmadığı için pazar payında azalma yaşanmıştır.

Proje yönetim planı

Seçeneklerde proje yönetim planının bileşenlerinden örnekler verilmektedir. Bunlar kaynak yönetim planı, iletişim planı, risk yönetim planı, değişiklik yönetim planı ve finans planıdır. Bu bağlamda proje yönetim planı diğer bileşenleri kapsamaktadır.

Seçeneklerde planlama adımlarından takvimi planlama ile ilgili bileşenler sunulmuştur. Harcama planı ise bütçe planlaması ile ilgili olup ayır bir başlıkta ele alınabilir.