SOSYAL BİLİMLERDE PROJE YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 3

Proje; amacı, süresi, bütçesi ve sonuçları/çıktıları belirlenmiş olan görev ve faaliyetler bütünüdür. Proje yönetimi ise arzu edilen sonuçlara, hedeflenen sürede, kalitede ve belirlenen bütçe kullanılarak ulaşılmasını sağlayan süreçtir. Proje yönetimi, projenin kontrolü için kullanılan yöntemler, bilgi ve becerilerin tamamıdır. İşletmeler ve kurumlar tarafından yürütülen büyük projeler olduğu gibi bazen küçük gruplar, topluluklar tarafından gerçekleştirilen daha küçük boyutlu projeler de söz konusudur. Hatta evlerimizde, bahçelerimizde, eğitim-öğretim süreçlerinde planlanan ve yürütülen projeler de vardır. Dolayısıyla her projenin bilimsel bir proje olması zorunluluğu olmadığı gibi "bilimsellik" gibi bir nitelik şartı da bulunmamaktadır.

Proje, bir rutine ve düzene göre yapılan, süreklilik arz eden iş ve eylemlerden farklı bir kavramdır. Başka bir ifadeyle, bir işletmede ya da kurumda her gün yapılan operasyonel işler ve izlenen süreçler proje olarak tanımlanamazlar. Dolayısıyla hastane laboratuvarında her gün kan testi yapmak, her yıl aynı tarlayı aynı şekilde ekip hasat etmek, gönüllü olarak belirli bir amaç olarak topluma hizmet eylemlerinde bulunmak, öğrencilere eğitim-öğretim olanağı sunmak bu açıdan birer proje sayılmaz. Oysa tarihi bir köprüyü restore etmek proje tanımına daha uygundur. Bu projenin temel çıktısı restore edilmiş (yenilenmiş) köprünün kendisidir. Bununla birlikte, proje amacına bağlı olarak tanımlanan hedeflere ve oluşturulan proje aşamalarına uygun şekilde köprünün farklı kısımlarının restorasyonunun tamamlanması, restorasyon sürecinin anlatıldığı basılı ve sayısal eğitim materyalleri ile çeşitli tanıtım dokümanlarının üretilmesi, yükseköğretim kurumlarında ilgili programlarda (restorasyon ve konservasyon, arkeoloji, kültür varlıklarının belgelenmesi vb.) öğrenim gören üniversite öğrencilerine uygulamalı eğitimler verilerek çeşitli bilgi ve becerilerin kazandırılması projenin diğer sonuçları arasında yer alabilir. Burada hazırlanan materyaller somut çıktılarken, verilen eğitim bir hizmet, bu hizmete bağlı olarak elde edilen bilgi ve beceri birer kazanımdır. Proje sonucunda ortaya konulması hedeflenen ürün veya hizmetlerin daha önce oluşturulmamış veya yapılmamış şeyler olması beklenir. Yani, projelerin özgün bir değer yaratması amaçlanır. Bazen benzer işler farklı şekillerde daha önceden yapılmış olabilir; bu durumda projedeki özgünlük, benzer bir işin yapılması veya çıktının ortaya konulmasında farklı yöntemlerin kullanılması biçiminde de gerçekleşebilir.

Bir fikrin bir proje olup olmadığını değerlendirmek üzere temel olarak şu soruları sormak gerekir: Bu uygulama eşsiz veya özgün müdür? Daha önce bu şekilde tanıtım ve satış yaparak kırsal bölgelerdeki pazar payı arttırılmış mıdır? Yapılacak faaliyet, benzer gezici satış işlemlerinden farklı mı olacaktır? Bu faaliyetin belirli bir başlangıç ve bitiş süresi var mıdır? Projenin bitmesi için ulaşılması gereken nokta, amaç ya da hedefler var mıdır? Projenin sona erme süresini tanımlayacak bir yöntem belirlenmiş midir? Projenin paydaşları belli midir? Paydaşların bu faaliyetten nasıl etkileneceği, ne gibi faydalar sağlayacağı, ne gibi roller üstleneceği açık mıdır? Bu soruların olumlu cevaplanması fikrin bir proje niteliği taşıdığının göstergesidir.

Ancak projeye geçilmeden önce şüphesiz çeşitli analiz ve değerlendirmeler yapmak, böyle bir proje için ayrılacak kaynakların, personelin, sürenin ve bütçenin elde edilecek faydaya değip değmeyeceğini belirlemek gereklidir.

Şu sorular ise daha da ilerideki değerlendirme soruları olabilir: Büyük bir toplumsal fayda ya da kamu yararına sahip midir? Proje bütçesi uygun ve denetlenebilir nitelikte midir? Dolayısıyla bu sorular her proje için geçerli temel sorular olarak tanımlanamaz.

Projenin kaynakları, projenin başarıyla tamamlanması için ihtiyaç duyulan insanlar, malzemeler, ekipman, mekânlar ve paradır. Süre, projenin temel niteliklerinden biridir. Projenin belirli bir sürede başlayarak sonuca ulaşması beklenir.

Amaç, projenin ana yönünün tarif edilmesidir; projesinin başarısını belirleyen unsurdur. Amaç; üst düzey, genel, uzun vadeli ve soyuttur. Hedefler ise proje amacına bağlı olarak kısa veya orta vadeli çıktılara odaklanmış, ölçülebilir ve spesifik ifadelerdir. Amaç “Ne?” sorusunun yanıtıyken hedefler “Nasıl?” sorusuna cevap verebilmek üzere oluştururlar. Bu yüzden proje boyunca kararların alınmasında, değişimin yönetiminde, risklerin ortadan kaldırılmasında amaçlar göz önüne alınmalı ve amaçların belirleyici olduğu unutulmamalı, buna karşılık bu amaca ulaşılmasına yönelik hedefler ortaya konmalıdır. Dolayısıyla amaçlarda ne ve nasıl sorularına birlikte yanıt verilmez. Her iş paketine özgü olarak tanımlanan hedefler olabilir. Hedefler yalnızca gerçeklere dayalı olmalıdır.

Amaç, projenin ana yönünün tarif edilmesidir; projesinin başarısını belirleyen unsurdur. Amaç; üst düzey, genel, uzun vadeli ve soyuttur. Hedefler ise proje amacına bağlı olarak kısa veya orta vadeli çıktılara odaklanmış, ölçülebilir ve spesifik ifadelerdir. Amaç “Ne?” sorusunun yanıtıyken hedefler “Nasıl?” sorusuna cevap verebilmek üzere oluştururlar. Bu yüzden proje boyunca kararların alınmasında, değişimin yönetiminde, risklerin ortadan kaldırılmasında amaçlar göz önüne alınmalı ve amaçların belirleyici olduğu unutulmamalı, buna karşılık bu amaca ulaşılmasına yönelik hedefler ortaya konmalıdır.

Amaç, projenin ana yönünün tarif edilmesidir; projesinin başarısını belirleyen unsurdur. Amaç; üst düzey, genel, uzun vadeli ve soyuttur. Hedefler ise proje amacına bağlı olarak kısa veya orta vadeli çıktılara odaklanmış, ölçülebilir ve spesifik ifadelerdir. Amaç “Ne?” sorusunun yanıtıyken hedefler “Nasıl?” sorusuna cevap verebilmek üzere oluştururlar. Bu yüzden proje boyunca kararların alınmasında, değişimin yönetiminde, risklerin ortadan kaldırılmasında amaçlar göz önüne alınmalı ve amaçların belirleyici olduğu unutulmamalı, buna karşılık bu amaca ulaşılmasına yönelik hedefler ortaya konmalıdır.

Bu projenin amacı, “kültürel mirasın korunmasını ve gelecek nesillere aktarılmasını sağlamak” veya “kültürel miras bilincini kuvvetlendirmek” olabilir. Bu amaca yönelik proje hedefleri ise “tarihî köprüyle ilgili sayısal arşivlerin oluşturulması”, “köprünün zarar görmüş kısımlarına ait restorasyon projelerinin hazırlanması”, “projelere uygun restorasyon işlemlerinin tamamlanması”, “tarihî köprünün tanıtımına yönelik bir platform oluşturulması” şeklinde belirlenebilir.

Geliştirdiği bilimsel yönetim teorileri sayesinde işletme ve iş yönetimi alanlarının temellerini ortaya koyan İstanbul doğumlu Fransız maden mühendisi Henri Fayol, modern proje yönetimi disiplininin de öncülerinden biri olmuştur. Fayol tarafından 1916 yılında yayımlanan “Genel ve Endüstriyel Yönetim” isimli kitapta, yönetim süreci ve bu sürece ilişkin yaklaşımlar ile farklı uzmanlarca ortaya konmuş olan ilkeler karşılaştırılmıştır. Henri Fayol, yönetimin 5 temel fonksiyonu olduğunu belirterek bunları planlama, organizasyon, yürütme, koordinasyon ve kontrol olarak sıralamış, ayrıca tüm bu fonksiyonların birbirine sıkı sıkıya bağlı olduğunun altını çizmiştir. 5 temel fonksiyonun yanı sıra yönetimin 14 ilkesinin de kurucusudur Fransız mühendis. Bu kitap ve sonrasında da yönetim alanında Fayol’un ortaya koyduğu diğer yaklaşımlar ve fikirlerin bir kısmı daha sonra modern proje yönetiminin temellerini, başka bir deyişle temel aşamalarını oluşturmuştur. Bu nedenle Fayol, birçok kişi tarafından modern proje yönetiminin babası olarak da kabul edilmektedir.

Proaktif yaklaşım ya da çözüm üretme, herhangi bir olay gerçekleşmeden ya da sorun oluşmadan önce gerekli öngörüde bulunup önlemleri geliştirebilmektir. Bunun tersi olan reaktif yaklaşımda ise olay meydana geldikten sonra çözümün üretilmesi ve sorunun giderilmesine odaklanılır.

Projeden projeye değişebilmekte birlikte bu görevler genel olarak proje yöneticisinin sorumluğundadır. Yöneticinin başlıca görevleri şunlardır:

• Projenin planlanması ve kapsamın tanımlanması • Proje kapsamındaki süreçlerin, iş ve yerine getirilecek görevlerin belirlenmesi • Proje ekiplerinin organizasyonu • Kaynakların planlanması ve temin edilmesinin sağlanması • Bütçe ve zaman planlamasının yapılması • Risklerin analiz edilmesi ve değişimin yönetilmesi • Değişen şartlara göre gerekli güncelleme ve iyileştirmelerin yapılması • Tüm paydaşlarla etkili bir iletişim sağlanması • Proje boyunca gerekli toplantıların planlanıp gerçekleştirilmesinin sağlanması • Süreç boyunca izleme ve değerlendirmelerin gerçekleştirilmesi • Raporlamaların yapılması • Süreç boyunca iyi bir liderlik yapılması

Kapsam, kalite, program ve maliyeti geliştirmek ve düzeltmek

Sorunun doğru cevabı “d” seçeneğidir. Çünkü “a”, “b” ve “c” seçeneklerinde projenin başlatılması adımında yapılması gereken faaliyetler, “e” seçeneğinde ise projenin yürütülmesi adımımda yapılması gereken bir faaliyet yer alırken, sadece “d” seçeneğinde projenin planlanması adımında yapılması gereken bir faaliyet yer almaktadır. Bir projede ilk aşama olan projenin başlatılması aşamasını takiben planlama çalışmaları başlar. Bu aşamada, başlangıçta belirlenen projeye dair ekip, paydaş, iş takvimi, bütçe vb. tüm konular detaylı bir şekilde ele alınır ve planlanır. Plan­lama işlemleri sayesinde, projenin başarılı ve sorunsuz bir şekilde ilerlemesi sağlanmış olur.

B şıkkında bulunan Keşifsel araştırma doğru yanıttır, diğer şıkklardaki yanıtlar uygun değildir.

7

Belirli bir pratik amaç veya hedefe yönelik olarak yeni bilgi edinme amacıyla yürütülen özgün araştırmalara uygulamalı araştırma denmesi  ve örneğin de buna ilişkin verilmesinden dolayı yanıt D şıkkı olan Uygulamalı araştırmadır.

Araştırma ve Geliştirme, yani Ar-Ge faaliyetleri insan, kültür ve toplumun bilgisinden oluşan bilgi dağarcığının artırılması ve bu dağarcığın yeni uygulamalar tasarlamak üzere kullanılması için sistematik bir temelde yürütülen yaratıcı çalışmalar olarak tanımlanmaktadır. O nedenle yanıt A şıkkıdır.

E şıkkı doğru yanıttır, çünkü bir problemin anlaşılması ve çözümüne ilişkin gözlem, görüşme ve doküman analizi yöntemlerini kullanarak önceden bilinmeyen veya fark edilmemiş problemlerin algılanması için, probleme ilişkin doğal olguların öznel ve yorumlayıcı bir şekilde incelenmesidir. Diğer şıklarda bulunan yöntemlerin özellikleri ve detayları farklı olduğu için uygun değildir.

Proje durumu

Projenin her aşamasında gerçekleştirilen faaliyetler ve bu faali­yetler sonucu çıktılar elde edilmektedir. Ayrıca, her aşama için gerekli bazı belgeler de bulunmaktadır. Sorunun doğru cevabı “a” seçeneğidir. Çünkü “b” seçeneğinde yer alan “Proje Sözleşmesi” başlangıç aşamasında bulunması gereken bir kilit belge, “c”, “d” ve “e” seçeneğinde yer alan belgeler ise planlama aşamasında olması gereken kilit belgelerdir. Sadece “a” seçeneğinde yer alan “Proje Durumu” yürütme aşamasında olması gereken kilit belgelerden biridir.

İş gerekçesinin hazırlanması

Sorunun doğru cevabı “b” seçeneğinde yer alan iş gerekçesinin hazırlanmasıdır. Çünkü projenin başlatılması aşamasında ilk adım iş gerekçesinin hazırlanmasıdır. İş gerekçesi, projeye başlama veya proje yapma nedenini kapsamlı şekilde açıklamakta olduğu gibi aynı zamanda finansal ve diğer kaynakların proje gereksinimleriyle ilişkilendirilmesini de sağlar ve kaynakların bu gereksinimlerin karşılanmasındaki rolünü açıklar. İş gerekçesi, proje önerisiyle uyumlu olmalıdır. Kapsamlı bir şekilde hazırlanması gereken iş gerekçesi, açık ve anlaşılır olmalıdır. Ayrıca iş gerekçesinin proje çıktıları ve proje harcamaları ile ilgili detay ve taahhütler içermesi gereklidir.

Fizibilite çalışması

Sorunun doğru cevabı “c” seçeneğinde yer alan fizibilite çalışmasıdır. Çünkü fizibilite çalışması, iş gerekçesinin onaylanmasının ardından gerçekleştirilen aşamadır. Projenin geliştirilmesini sağlayan fırsat veya projeyle ilgili soruna dair çözüm önerileri fizibilite raporunda yer alır. Tüm çözüm önerileri fizibilite kapsamında ele alınmak­tadır. Risk ve sorun tahminleri ile çözüme dönük öneriler de yine fizibilite çalışması dâhilindedir. İş gerekçesi dışında, projeye ait bir fizibilite çalışması yapmak ve çalışmayı raporlamak projenin başlatılmasına katkı sağlayan bir diğer adımdır.

İçindekiler listesi

Fizibilite çalışmasını takiben projenin başlatıl­ması aşamasında proje yöneticisinin önemli görevlerinden bir diğeri projeyle ilgili temel bilgileri kul­lanarak bir proje başlatma belgesini oluşturmaktır. Proje başlatma belgesi, proje amacının, yapısının ve yürütülmesinin ana hatlarını içermektedir. Proje başlatma belgesi, projede yer alacak personelin gö­rev tanımlarını ortaya koyar, personeli yetkilendirir ve proje için temel gereklilikleri belirler. Bu dokü­man aşağıdaki gibi bilgiler içerir:

Açıklamada da görüldüğü gibi sorunun doğru cevabı “a” seçeneğinde yer alan içindekiler listesidir. Çünkü içindekiler listesi proje başlatma belgesinin içerdiği bilgilerden biri değildir. İş gerekçesinin içeriğinde olması gereken bir bilgidir.