SİSTEM ANALİZİ VE TASARIMINA GİRİŞ

Tipik bir bilgi sistemi aşağıdaki bileşenlerden oluşur:

• Donanım kaynakları: Sunucu, bilgisayar, monitör, klavye, yazıcı vb. sayısal ürünler

• Yazılım kaynakları: Verileri düzenleyen, işleyen ve analiz eden programlar. Verilerin nasıl işleneceği ve analiz edileceğini belirten süreçler ve yordamlar.

• İnsan kaynakları: Bilgi sistemi sahibi, bilgi sistemini tasarlayan, kuran uzmanlar ve
bilgi sistemini kullanan çalışanlar.

• Veri kaynakları: Bilgi sistemlerinin kullandığı ve ürettiği verilerin tutulduğu veritabanı (database) ve bilgi tabanı (knowledge base).

• Ağ kaynakları: İşletme içinde ve işletme dışındaki farklı birimlerin aynı bilgi sistemini kullanması durumunda birbiriyle bağlanmasını sağlayan yapılar.

Bilgi sistemleri, kullanıcıların ve işletmelerin ihtiyaçları doğrultusunda farklı biçimlerde ve boyutlarda olabilir. Bu sistemler yerine getirdiği işlevlere göre aşağıdaki şekilde sınıflandırılabilir.

• Kayıt İşleme Sistemleri
• Ofis Otomasyon Sistemleri
• Yönetim Bilgi Sistemleri
• Karar Destek Sistemleri
• Uzman Sistemler
• Grup Karar Destek Sistemleri

Sonuç çıkarma motoru, yapısal sorgulama dillerinden gelen sorgulamaları işleyerek kullanıcı ve sistemi birleştirir.

Sistem analisti bir işletmenin problemlerini ve ihtiyaçlarını belirler. Bu konularda iyileştirmeler yapmak için çalışır. Veri, süreçler ve bilgi teknolojisinde yapılacak değişiklikleri planlar ve gerçekleştirilmesini sağlar.

Günümüzde Kayıt İşleme Sistemleri (KİS), işletmenin muhasebe ve envanter gibi operasyonel düzeydeki işlemlerini kaydeden bilgisayar tabanlı sistemlerdir. Bu sistemler işletmenin dış dünya ile etkileşimde olduğu bir arayüzdür. Bilgisayar tabanlı KİS, eskiden elle yapılan sipariş, ödeme ve rezervasyon kayıtları gibi işlemler için gereken süreyi kısaltır. Yöneticiler işletmenin güncel durumunu bu sistemin ürettiği verileri kullanarak belirlediği için sistemin düzgün ve kesintisiz çalışması önemlidir

Ofis Otomasyon Sistemleri (OOS) yeni bilgi üretmezler. Bu sistemler, bilgiyi analiz eden, gerekiyorsa bilgi üzerinde değişiklik yapan ve sonrasında gerekli birimlerle paylaşan çalışanları desteklemek üzere geliştirilirler. Bu sistemlere örnek olarak verilebilecek kelime işlemciler, tablolama ve masaüstü yayımcılık programları, e-posta ve sesli haberleşme sistemleri çalışanların günlük faaliyetlerini desteklemek için gereken belgeleri oluşturur ve paylaşmalarını sağlar.

Yönetim Bilgi Sistemleri (YBS), işlem verilerini kullanarak yöneticilerin ihtiyaç duydukları bilgileri üretir ve rapor hâlinde sunar. Bu sistemler, veriye erişmek için ortak bir veritabanı kullanır ve kullanıcıların veriye erişimine, yorumlamasına, uygulamasına yardımcı olmak için hem veriyi hem de modelleri veritabanına depolar.

Karar Destek Sistemleri (KDS), karar vericilerin alternatifleri belirlemesine ve bu alternatifler arasından birini tercih etmesine yardımcı olur. KDS ile YBS ortak veritabanını kaynak olarak kullanmaları nedeniyle birbirlerine benzemektedir. Ancak KDS, karar verme
sürecinin her aşamasında kullanıcıya yardımcı olmasıyla YBS’den farklılaşmaktadır.

Uzman sistemler (US), uzman bir problem çözücünün veya karar vericinin bilgisine sahip olacak şekilde geliştirilir. Uzmanın düşüncesini taklit ederek işletmede ortaya çıkan bir probleme çözüm üretebilir. US, KDS’den farklı olarak son kararı karar vericiye bırakmaz. Bir probleme veya problem sınıfına en iyi çözümü seçer. US’nin temel bileşenleri bilgi tabanı, sonuç çıkarma motoru ve kullanıcı arayüzüdür.

Grup karar destek sistemleri (GKDS), bir grubun verilen problemi çözmesine yardımcı olmak üzere geliştirilir. Problem çözümünde oylama, anket, beyin fırtınası ve senaryo geliştirme gibi yöntemler kullanılır. Grup karar uygulaması gerekli donanımın, yazılımın ve grup üyelerinin birlikte olduğu bir ortamda kolaylaştırıcı görevi gören bir moderatör tarafından yönetilir. GKDS yazılımları, tüm grup üyelerinin aykırı da olsa fikirlerini belirtmekten kaçınmayacakları ve atılgan grup üyelerinin diğer grup üyeleri üzerindeki baskılarını en aza indirecek biçimde tasarlanmalıdır.

Küçük veya büyük her bilgi sisteminin bir veya daha fazla sahibi olur. Sistem sahipleri genelde yönetim kademesinden birisidir. Sistem sahipleri teknik ayrıntılar ile ilgilenmeksizin, sistemin maliyeti ve kurulacak sistemin işletmeye kazandıracakları ile ilgilenir.

Dâhilî kullanıcılar bilgi sistemlerinin kurulduğu işletmelerin çalışanlarıdır ve genelde bilgi sistemi kullanıcılarının büyük kısmını oluştururlar.

Büro ve servis çalışanları: İşletmelerdeki günlük birçok işlemi yapan çalışanlardır. Büro çalışanları sipariş, fatura, ödemeler ve benzeri işlemleri gerçekleştirir, yazışmaları yapar ve dosyalar. Servis çalışanları ise mağazalarda siparişleri veya hizmet bilgilerini bilgi sistemine girer. Bir işletmedeki temel verilerin çoğunluğu bu çalışanlar tarafından üretilir. Bu kişilere yönelik bilgi sistemlerinde işlemlerin gerçekleştirilme hızı ve doğruluğu ile ilgilenilmelidir.

Teknik ve profesyonel personel: Yüksek yetenek gerektiren ve özelliği olan işleri yerine getiren çalışanlar bu grupta yer alır. Bu çalışanlara hukukçular, muhasebeciler, mühendisler, bilim insanları, pazar analistleri, reklamcılar ve istatistikçiler örnek verilebilir. Teknik ve profesyonel personeli hedefleyen bilgi sistemleri, veri analizi ve problem çözümü için zamanında bilgi üretimi üzerine odaklanmalıdır.

Yöneticiler: Üst düzey yöneticiler uzun dönemli stratejik planlama ve karar alma, orta düzey yöneticiler kısa dönemli taktiksel planlama ve karar alma, alt düzey yöneticiler ise günlük planlama ve karar alma ile ilgilenir. Yöneticilerin problemleri belirlemek, çözmek ve doğru kararlar vermek için doğru zamanda doğru bilgiye ihtiyaçları vardır. Bu nedenle yöneticilerle ilgili bilgi sistemleri bilgiye ulaşım üzerine odaklanmalıdır.

İnternet, geleneksel bilgi sistemlerinin sınırlarını başka işletmeleri ve müşterileri de içine alacak şekilde genişletmiştir. Haricî kullanıcılara ait bazı örnekler aşağıda verilmiştir.

Müşteriler: İşletmenin ürünlerini ve hizmetlerini satın alan diğer tüm işletmeler ve kişiler müşteri grubuna girmektedir. Günümüzde müşteriler, eskiden dâhilî bir kullanıcının müdahalesini gerektiren bir alışveriş işlemini işletmenin bilgi sistemini kullanarak gerçekleştirebilmekte ve böylece bilgi sisteminin doğrudan kullanıcısı olmaktadır. Örneğin, bir işletmenin ürününü İnternet üzerinden satın alan kişi o işletmenin satış bilgi sisteminin kullanıcısı olmaktadır.

Tedarikçiler: İşletmenin bir ürünü veya hammaddeyi satın aldığı bir diğer işletme, bilgi sistemiyle doğrudan etkileşime geçerek işletmenin ihtiyaçlarını belirleyebilir ve bu ihtiyaçları karşılayacak siparişleri hazırlayabilir. Böylece, tedarikçilerin siparişleri başlatmaları için her zaman dâhilî bir kullanıcıya ihtiyacı kalmamaktadır.

Taşeronlar: İşletmenin ürün ya da hizmet satın aldığı veya ortak çalıştığı diğer işletmelerdir. Birçok işletme asli görevlerinin dışındaki temizlik vb. işlerini bir başka işletmeye yaptırmaktadır.

Çalışanlar: Ev, ofis veya işletmenin bulunduğu şehirden başka bir şehirde çalışanlar, haricî sistem kullanıcısı olarak kabul edilir. Örneğin satış temsilcileri genelde şehir dışında çalışmak zorundadır. Bu çalışanların da dâhilî kullanıcılarla aynı bilgi sistemine ulaşma ihtiyacı vardır.

Haricî kullanıcılar uzak kullanıcı veya mobil kullanıcı olarak da adlandırılmaktadır. Bu kullanıcılar bilgi sistemlerine dizüstü bilgisayar, el bilgisayarları veya akıllı telefonlarla bağlanırlar. Bu cihazlar için bilgi sistemlerinin tasarımı en güncel problemlerden biridir

Sistem tasarımcıları, bilgi sistemlerine teknolojik katkı sağlayan kişilerdir. Sistemin farklı işlevlerini tasarlayan bu uzman kişiler ve görevleri aşağıda sıralanmıştır.

Veritabanı yöneticileri: İşletmenin veritabanını tasarlayan ve değişikliklerini düzenleyen veritabanı uzmanlarıdır.

Ağ mimarları: Yerel ağ, İnternet ve diğer ağlara bağlantıyı tasarlayan, kuran, yapılandıran ve destekleyen ağ ve haberleşme uzmanlarıdır.

Web mimarları: İşletmeler için web sayfalarını düzenleyen uzmanlardır.

Grafik sanatçıları: Grafik teknolojileri ve metotlarında uzmanlaşmış kişilerdir. Bilgisayarlar, WEB ve akıllı telefonlar için kolay kullanılabilen arayüzleri tasarlarlar.

Güvenlik uzmanları: Veri ve ağ güvenliğini sağlamakta kullanılan teknoloji ve metotlarda uzmanlaşmış kişilerdir. Bilgi sisteminin güvenliği üzerine çalışmalar yaparlar.

Teknolojik uzmanlar: Bilgi sisteminde yer alacak özel teknolojiler konusunda uzmanlıklara sahip kişilerdir (örneğin veritabanı yazılımında Oracle uzmanı veya ağ donanımında Cisco ağ uzmanı gibi). Bilgi sisteminde kullanılacak teknoloji konusunda bu kişilerden danışmanlık veya kurulum hizmeti alınır.

Sistem tasarımcılarının belirttikleri özellikler doğrultusunda sistemi kuran uzman grubudur. Küçük işletmelerde veya küçük bilgi sistemlerinde sistem tasarımcıları ve sistem kurucuları aynı kişilerdir. Ancak büyük bilgi sistemlerinde aşağıda belirtilen farklı uzmanlar bu görevleri yerine getirir.

Uygulama programcıları: İşletmenin iş süreçlerinin ve problemlerinin gerekliliklerini bilgisayar diline çeviren uzman kişilerdir. Uygulama programcıları veriyi elde edip depolamak ve depolanmış veriyi okumak için bilgisayar programlarını geliştirir ve test ederler.

Sistem programcıları: İşletim sistemi düzeyinde yazılımlar ve hizmetler geliştiren, test eden ve uygulayan uzman kişilerdir. Ayrıca yeniden kullanılabilir yazılım bileşenleri geliştirerek uygulama programcılarının kullanımına sunarlar.

Veritabanı programcıları: Veritabanı programları ve teknolojileri üzerine uzmanlaşmış kişilerdir. Veritabanı yapılarını ve bu yapıları kullanan programları kurmak, uyarlamak ve test etmek bu uzmanların görevidir.

Ağ yöneticileri: Bilgisayar ağlarını tasarlayan, kuran, sorunlarını gideren ve optimize eden uzman kişilerdir.

Güvenlik yöneticileri: Bilgisayar ağlarındaki güvenlik ve kişisel gizlilik kontrollerini tasarlayan, kuran ve sorunlarını gideren uzman kişilerdir.

Webmaster: Web hizmetlerini kodlayan ve yürüten kişilerdir.

Yazılım birleştiricileri: Yazılım paketlerini donanım, ağ ve diğer yazılım paketleriyle birleştiren kişilerdir.

Değişim, bilgi sistemlerinin kullanımı sonucu işletmede gerçekleştirilen iyileştirmelerdir.

Sistem Analistinin Sahip Olması Gereken Yetenekler şunlardır:

• Bilgi teknolojileri bilgisi
• İş süreçleri ve terminolojisi konusunda genel bilgi
• Genel problem çözme yeteneği
• Kişiler arası iyi iletişim yeteneği
• Kişiler arası iyi ilişki kurma yeteneği
• Esneklik ve uyumluluk
• Karakter ve etik

Bilgi sistemlerinin gelişimini etkileyen faktörler güncel ticari eğilimler ve teknolojik gelişmeler olarak iki grupta sınıflandırılabilir.

Ticari Eğilimler

• Küresel Ekonomi
• Elektronik Ticaret ve İş
• Güvenlik ve Gizlilik
• İş Birliği ve Ortaklık
• Bilgi Varlığı Yönetimi
• Sürekli İyileştirme ve Toplam Kalite Yönetimi
• İş Süreçlerinin Yeniden Tasarımı

Teknolojik Faktörler

• Ağlar ve İnternet
• Mobil ve Kablosuz Teknolojiler
• Nesne Teknolojileri
• İş Birlikçi Teknolojiler

Sistem geliştirme yaşam döngüsü (SGYD), sistem analizi ve tasarımının, analist ve kullanıcı faaliyetlerinin özel yöntemler aracılığıyla geliştirildiği, fazlara bölünmüş bir yaklaşımdır. SGYD içinde kaç faz olacağı konusunda genel bir kabul bulunmamaktadır. Bu kitapta anlatılacak SGYD altı fazlı olacaktır. Bu fazlar, Kapsam ve Planlama, Gereksinim Analizi, Tasarım, Gerçekleştirme ve Test, Kurulum ve Dağıtım, Operasyon ve Bakımdır.