SAĞLIK KURUMLARINDA OPERASYON YÖNETİMİ

Lojistik

Lojistik

Envanter

Stok

Hammadde stokları

Demirbaş Malzeme

Tüketim Malzemesi

Etkin stok kontrolleri sayesinde stoklarda bozulma ve kaybı önlemek

Kayıpları ve demode olmayı azaltmak

Stok ve ihtiyaç fazlası malzemelerin ihtiyacı olan kurumlara devri veya satışı sağlanmalıdır

Malzeme yönetimi biriminin; malzemenin tedarikinden, son kullanıcı tarafından tüketilmesine kadar gelişen tüm işlemleri bir süreç olarak değerlendirmesi ve bu süreçteki iş akışlarının kesin çizgilerle belirlenmesi, malzemeyi fiziksel olarak bulunduğu her ortamda kayıt altına alması ve stok yönetimi ilkeleri çerçevesinde bulundurması, kontrolde etkili olması, gereksiz malzeme kullanımını azaltması, geçmişteki malzeme tüketimlerini net olarak saptayarak gelecekle ilgili malzeme ihtiyaçlarını doğru olarak belirlemesi, stoklama maliyetlerini azaltması ve hastalara kullanılan malzemelerin birebir kaydedilmesini sağlamasıyla tedavide kullanılan malzeme maliyetlerinin hastalara ve mensup oldukları kurumlara ayrıntılı ve doğru rakamlarla yansıması sağlanacaktır. Sağlık kurumlarında özellikle tıbbi malzeme kullanımında kişisel tercihlerin ön planda olması ve hastalara yapılan tetkik ve tedavi uygulamalarında standart iş akışlarının olmaması, malzeme yönetiminde çok yönlü sorunlara yol açar. Önümüzdeki dönemle ilgili olarak gerçek malzeme talebinin kesin olarak belirlenebilmesi, kısıtlı mali kaynakların optimum kullanılmasıyla yenilenen ve sürekli gelişen teknolojilerin sunduğu imkanlardan en iyi şekilde yararlanma gerekliliği, sağlık kurumlarının teşhis ve tedavi hizmetlerinde sürekliliği sağlamak, artan maliyetler karşısında kurumun ihtiyacı olan tüm tıbbi ve tıbbi olmayan malzemelerin zamanında ve gerektiği kadar bulunmasını sağlayabilmek için etkili ve planlı malzeme yönetimi çalışmalarını zorunlu hale getirmiştir. 

Malzeme yönetimi, işletme için gerekli olan malzemelerin planlanması, satın alınması, işletmeye kabülü, depolanması, stok planlaması ve kontrolü, atıkların değerlendirilmesi veya çevreye dönüşümünü içeren bir süreçtir. Sağlık işletmeleri açısından bakıldığında, günümüzde sağlık işletmelerinde hizmet üretimi sırasında tüm süreçlerde yüzlerce kalem mal/malzeme kullanılır. Sağlık hizmetlerinin kendine has özelliklerinden dolayı çoğu hayati öneme sahip olan bu malzemelerin istenilen yerde, arzu edilen zamanda ve arzu edilen miktarda hazır olması için yapılan çalışmalar malzeme yönetiminin kapsamına girer.

Lojistik, Fransızca kökenli bir kelimedir. Askerlikte, özellikle ilk defa II. Dünya Savaşı’nda kullanılan yol, haberleşme, sağlık, yiyecek, içecek ve silah sağlama gibi çok yönlü hizmetleri en akılcı, etkili ve seri bir biçimde plan ve programa göre uygulayan hizmetler bütünü anlamına gelmektedir.

Envanter, hammaddeden mamul ürüne, mamul üründen son kullanıcıya kadar olan işlemlerin takibini kontrol etmeye yönelik planlamayı kapsayan ve işletme yöneticisinin yapması gereken kritik işlerden biridir. Taşıma sırasında meydana gelen kayıp ve çalınma oranları envanter kayıtları ile açığa çıkarılabilir.

Stok, işlerin pürüzsüz ve verimli yürümesini sağlamak için işletmenin elinde bulundurduğu fiziksel mal anlamına gelir. Hastane işletmeleri için stok, tedarik (sarf malzemesi, eczanedeki ilaçlar vb.) veya üretim yolu ile elde edilen (hastane laboratuarlarında üretilen ilaçlar vb.), kullanılmadan veya hastaya hemen arz edilmeden önce belirli bir süre bekletilen ekonomik değere sahip mal miktarı olarak tanımlanır.

Stok, işlerin pürüzsüz ve verimli yürümesini sağlamak için işletmenin elinde bulundurduğu fiziksel mal anlamına gelir. Hastane işletmeleri için stok, tedarik (sarf malzemesi, eczanedeki ilaçlar vb.) veya üretim yolu ile elde edilen (hastane laboratuarlarında üretilen ilaçlar vb.), kullanılmadan veya hastaya hemen arz edilmeden önce belirli bir süre bekletilen ekonomik değere sahip mal miktarı olarak tanımlanır. 

Stoklar genel olarak şu şekilde sınıflandırılır: 

Kontrol stoğu olarak tanımlanan herhangi bir stok sınıfı bulunmamaktadır.

Malzeme, insan ihtiyaçlarını karşılayan bütün iktisadi mallardır. Başka bir ifadeyle malzeme bir fabrikada, bir işyerinde, bir işletmede veya herhangi bir faaliyette kullanılan nesne ve araçların tümüdür. Malzemelerin sınıflandırılması, sınıflandırmadaki amaca ve malzemelerin özelliklerine göre değişir. 

Kullanım türüne göre;

Malzeme yönetimin temel amacı, düşük maliyetle en iyi hizmeti sunmaktır. İyi hizmet; doğru malzemenin, doğru miktarda, doğru zamanda ve doğru yerde hizmete sunulmasını içerir. Malzeme yönetimi işletmenin tümünü ilgilendiren hedeflere ulaşılmasına katkıda bulunur. Malzeme yönetiminin amaçları;

Etkili bir malzeme yönetiminin işletmeler ve hastaneler açısından sağlayacağı faydaları şu şekilde sıralamak mümkündür:

Malzeme ihtiyacını tespit etmek için geçmiş yılların tecrübelerine ve kullanım miktarlarına dayanarak ve gelecekteki gelişmeleri de dikkate alarak malzeme talebi öngörülür. Öngörü yöntemleri iki grupta toplanır. Bunlar, öznel yöntemler ile istatistiksel yöntemlerdir. Öznel yöntemler, geçmişe ait yeterli ve sağlıklı verilerin olmaması durumunda kullanılır. Tecrübe ve sezgiye dayalı olan bu yöntemler: 

İstatistiksel yöntemler ise, geçmişteki bilgilerin geleceğe yönelik projeksiyonunda kullanılan yöntemlerdir. Bu yöntemler:

Bar- Kod : Bir birim malın hangi ülkede ve hangi işletmede üretildiğini ya da ambalajlandığını, malın cinsini ve özelliklerini tanımlanmak amacıyla önceden belirlenmiş kurallara uygun çeşitli kalınlıklarda bir dizi birbirine paralel dikey çizgiler arasında çeşitli boşluklardan meydana gelen bir işaretleme yöntemidir.

Bar-kod sistemi bilgisayarların gelişmelerine paralel olarak ortaya çıkmış ve geliştirilerek bu günkü halini almıştır. Günümüzde ilaç ve tıbbi malzeme çeşidi oldukça artmıştır. Depoya giren ve kullanıcı birimlere sevk edilen ilaç ve malzemelerin envanter takibinin belgelerle yürütülmesi işlemleri çok zordur. Gelişen barkod ve bilgisayar teknolojisi sayesinde, hastanelerde kullanılan her çeşit ilaç ve malzemenin stoktan düşülmesi, birimler arasındaki transferi, kullanıcı birimin zimmetine geçirilmesi nihayetinde fiyatın hasta faturasına yansıtılmasına ilişkin bilgiler, üzerinde bulunan barkod etiketlerinin optik okuyucuya okutturulması suretiyle, anında ve hatasız olarak bilgisayara aktarılmaktadır. 

Bu yöntemde ürünün fiyatı değiştiğinde sadece bilgisayardaki fiyatı değiştirmek yeterlidir. Barkod, barkod alfabesi (barcode symbology) denilen ve barkodun içerdiği çizgi ve boşlukların neye göre basılacağını belirleyen kurallara göre basılır. Barkodlar 0-9 arası rakamları, alfabedeki karakterleri ve bazı özel karakterleri (*, -, / vb.) içerebilir. Birçok barkod alfabesi vardır. Bu alfabelerden bazıları sadece rakamları içerirken bazıları da hem rakamları hem de özel karakterleri içerirler. Buna göre değişik barkod standartları ortaya çıkmıştır. 

Tüketim birimleri için EAN-13 ve EAN-8 olmak üzere iki tür Bar-kod sistemi kullanılır. Eğer ürün ve ambalajın yüzeyi on üç haneli sayılar için okuma işaretlerini almayacak kadar küçükse ve basılacağı yüzeyin %25‘ini aşıyorsa, sekiz haneli bar-kod sistemi (EAN8) kullanılır. On üç haneli bir bar-kod sisteminin ilk üç hanesi ülke kodunu oluşturur. Türkiye’nin kodu 869’dur. Ülke kodundan sonra gelen dört haneli sayılar o ürünün sahibi konumundaki firma kodunu gösterir. Tek haneli sayı ise kontrol basamağını ifade eder. 

Bar-kod sistemi yıllarca gıda, otomobil, tekstil gibi çeşitli sektörlerde başarıyla kullanıldıktan sonra, sağlık sektöründe de sıklıkla kullanılmaya başlanmıştır. Örneğin, eczanelerde, radyoloji ve hasta kabul bölümlerinde, laboratuar örneklerinin izlenmesinde, stok kontrolde, siparişlerin izlenmesi ve yönetiminde kullanılmaktadır.