Hastanelerde Malzeme Yönetimi

Malzeme yönetimi sürecinde yer alan planlama, satın alma, stok kontrolü, depolama ve dağıtım işletmenin en önemli fonksiyonları arasında yer alır.

Lojistik, Fransızca kökenli bir kelimedir. Askerlikte, özellikle ilk defa II. Dünya Savaşı’nda kullanılan yol, haberleşme, sağlık, yiyecek, içecek ve silah sağlama gibi çok yönlü hizmetleri en akılcı, etkili ve seri bir biçimde plan ve programa göre uygulayan hizmetler bütünü anlamına gelmektedir.

Tedarik, amaçlara ulaşmak için gerekli olan araç ve imkanların en uygun şekilde sağlanması ve kullanıma hazır bir şekilde bulundurulmasıdır.

Envanter, hammaddeden mamul ürüne, mamul üründen son kullanıcıya kadar olan işlemlerin takibini kontrol etmeye yönelik planlamayı kapsayan ve işletme yöneticisinin yapması gereken kritik işlerden biridir. Taşıma sırasında meydana gelen kayıp ve çalınma oranları envanter kayıtları ile açığa çıkarılabilir.

Hammadde stokları,Yarı mamül stokları,Mamül stokları,Yardımcı donanım ve malzeme stokları.

Malzeme, insan ihtiyaçlarını karşılayan bütün iktisadi mallardır. Başka bir ifadeyle malzeme bir fabrikada, bir işyerinde, bir işletmede veya herhangi bir faaliyette kullanılan nesne ve araçların tümüdür.

Direkt malzeme,

Endirekt Malzeme.

 Malzeme yönetiminin amaçları;

a. Satıcılar arasında rekabeti sağlayıp, satın alınan malzemeler için en düşük fiyatı ödemek,
b. Yüksek stok devri ve stok yatırımlarının minimizasyonunu sağlamak,
c. İşletmenin tüm faaliyetlerinin kesintisiz yürümesini sağlamak,
d. Yeterli kalite standartlarını korumak,
e. Düşük personel maliyetleri ve personelin geliştirilmesini sağlamak,
f. Tecrübeli satıcılar bulmak ve bu satıcılarla iyi ilişkiler geliştirmek,
g. Düzenli kayıtlar tutmak,
h. Kayıpları ve demode olmayı azaltmak,
i. Diğer departmanların hedeflerinin gerçekleştirilmesine yardımcı olmaktır.

Etkili bir malzeme yönetiminin işletmeler ve hastaneler açısından sağlayacağı faydaları şu şekilde sıralamak mümkündür:

a. Malzeme yönetim fonksiyonlarını bir merkezde topladığı için verimlilik ve personel tasarrufu
sağlar,

b. Etkin stok kontrolleri sayesinde stoklarda bozulma ve kaybı önler

c. Daha hızlı stok devri ve nakit akışı sağlar,

d. Hizmetlerin ve üretimin kesintisiz yürümesini sağlar,

e. Ürün standardı ve diğer maliyet düşürücü teknikler için fırsat ve isteği artırır,

f. Maliyetlerde tasarruf ve daha fazla kârlılık sağlar,

g. Daha iyi kayıt sağlaması nedeniyle bölüm harcamalarının ölçülmesinde ve hasta giderlerinin
faturalanmasında kolaylık sağlar,

h. Malzeme yönetim performansını değerlendirme metotlarının geliştirilmesini sağlar,

i. Malzeme yönetim sistemi kurulmadan öncesi ve sonrasının karşılaştırılmasına imkan verir,

j. Bölümler arası iletişimin geliştirilmesini kolaylaştırır.

 Hastanelerde, Başhekim / Hastane Müdürü / Müdür Yardımcıları hiyerarşisine bağlı
olarak çalışan iki malzeme yönetim birimi bulunur:

1. İhtiyaç duyulan tıbbi cihaz ve tıbbi sarf malzeme ve diğer ihtiyaç maddelerini tedarik ve
muayene işlemlerini yapan Satın Alma birimi,
2. Depolama ve dağıtım işlerini yürüten Ayniyat-Ambar birimidir

1.İhtiyacın Öngörülmesi

2.Satın Alma 

3.Malzeme Teslimi ve Muayene Kabul 

4.Stok Kontrol 

5.Depolama

6.Nakliye ve Dağıtım

7.Malzemelerin Kalite Kontrolü

8.Atıkların Değerlendirilmesi 

1. Delphi tekniği,
2. Kolektif düşünce yöntemi,
3. Yöneticilerin düşünce yöntemi,
4. Geçmiş deneyimlerdir.

1. Regresyon analizi,
2. Zaman serileri analizi,
3. Hareketli ortalama yöntemi,
4. Üssel düzeltme yöntemidir.

1. Açık ihale usulü: Bütün isteklilerin teklif verebildiği bir usuldür.
2. Belli istekliler arasında ihale usulü: Yapılacak ön yeterlik değerlendirmesi sonucunda idarece
davet edilen isteklilerin teklif verebildiği usuldür. İşin özelliğinin uzmanlık ve/veya ileri
teknoloji gerektirmesi nedeniyle açık ihale usulünün uygulanamadığı işlerin ihalesi ile yaklaşık
maliyeti eşik değerin yarısını aşan yapım işi ihaleleri bu usule göre yaptırılabilir.
3. Pazarlık usulü: İhale sürecinin iki aşamalı olarak gerçekleştirildiği usuldür. Bu usulde, satın
alımı gerçekleştirecek idare, ihale konusu işin teknik detayları ile gerçekleştirme yöntemlerini ve
belli hallerde fiyatı isteklilerle görüşür.
4. Doğrudan temin: İhtiyaçların, idare tarafından davet edilen isteklilerle teknik şartların ve fiyatın
görüşülerek doğrudan temin edilebildiği usuldür.

 En az üç kişilik  

Etkili bir stok yönetimi için:

a. Azami stok miktarı uygulamasına dikkat edilmelidir.
b. Ürün değerleme ve İhtiyaç tespit komisyonları etkili çalıştırılmalıdır.
c. Malzeme Kaynakları Yönetim Sistemi (MKYS) uygulamaları satınalma birimlerince etkili
kullanılmalıdır.
d. Stok ve ihtiyaç fazlası malzemelerin ihtiyacı olan kurumlara devri veya satışı sağlanmalıdır.
e. Mal alımları çerçeve anlaşmalar ve toplu mal alımları yöntemiyle yapılmalıdır.

Değerleme,

Cari fiyatlarla değerleme,

Standart fiyatlarla değerleme,

Sabit fiyatlarla değerlemedir.

1980’li yılların başından itibaren klasik sistemlere alternatif olabilecek bir dizi teknik geliştirilmiştir. Bu tekniklerden en önemlileri; Malzeme İhtiyaç Planlaması (MİP), Tam Zamanında Üretim (TZÜ), Bar-kod, Kare-kod, Radyo Frekansı ile Tanımlama (RFID), Birim Doz İlaç Sistemi (PYXIS) ve Çekirdek Kaynak Yönetim Sistemi’dir (ÇKYS)

TZÜ sistemi geleneksel malzeme yönetim sistemlerinden farklı özellikler göstermektedir (Tablo 8.3).
TZÜ sisteminin özellikleri kısaca aşağıda verilmiştir:

1. Satın alınan ve üretilen parçalar üretim süreçlerine anında verilir. Ne geç ne de erken
gönderilmez.

2. Stok bulundurma politikası uygulanmaz.

3. Mamul veya hizmette değer ilave etmeyen giderleri ortadan kaldırmayı hedefleyen bir mantık
taşımaktadır.

4. Belirsizlik ve tahmin hatalarının sebep olduğu giderleri yok ettiğinden kalite ve verimliliği
artırır.

5. TZÜ sisteminde materyal akışı üretim süreci ve sürüm politikası aynı mantık içinde
programlanır ve ölçekler aynı tutulur.

Çekirdek Kaynak Yönetimi Sistemi (ÇKYS), 1 Eylül 1997 tarihinde 2. Sağlık Projesi kapsamında başlatılan bir Dünya Bankası projesidir. Bu proje, Sağlık Bakanlığı Merkez Teşkilatı (SBMT) ve seksen bir İl Sağlık Müdürlüğü (İSM) bünyesindeki kurumlar, insangücü, malzeme vb. işlemlerin takibini amaçlayan, mali kaynakların yönetiminde bilgi teknolojilerini kullanarak daha çağdaş, etkili ve verimli kurumsal bir yapıya geçilmesini hedefleyen proje olarak ortaya çıkmıştır.

• Atama Bilgi Sistemi,
• Sicil Bilgi Sistemi,
• Kadro Bilgi Sistemi,
• Terfi Bilgi Sistemi,
• Maaş ve Tahakkuk Bilgi Sistemi,
• Aile Hekimliği Ücretlendirme,
• İhtisas / Diploma Tescil (Doktor Bilgi Bankası - DBB),
• Hizmet İçi Eğitim,
• Disiplin Bilgi Sistemi,
• Hukuk Mevzuat Bilgi Sistemi,
• İKYS Uygulama Yönetimi,
• Personel Şubeleri,
• Sözleşmeli Personel İşlemleri,
• 112 Acil Sağlık Hizmetleri Raporları,
• Ulusal Medikal Kurtarma Ekipleri (UMKE) Personeli Takibi
• Seferberlik Otomasyon (SEFOP).

• Yatırım Bilgi sistemi,
• Bina Bilgi sistemi,
• Doğrudan temin usulü