Sağlık Kurumlarında Personel Sağlama, İş Tasarımı ve Ölçümü

Günümüzde gerek genel olarak yönetim alanında, gerekse sağlık kurumları yönetimi alanında çeşitli gelişmeler yaşanmakta ve kurumların yönetim yapılarında, örgütlenme şekillerinde, çalışma biçimlerinde köklü değişiklikler görülmektedir. Bu gelişme ve değişmeler arasında en çarpıcı olanı kurumların insan kaynaklarına bakış açısında meydana gelmiştir. Örgütleri kuran, devamını sağlayan, kısaca onları yaşayan varlıklar haline getiren insandır. Sağlık kurumları bakımından insan, sağlık hizmetleri sunumunda en değerli varlık olarak görülmelidir. 

İnsana verilen değerin artması, sağlık kurumlarında insan kaynakları (İK) bölümünün öneminin artmasına yol açmıştır.

İK yöneticileri, bir taraftan nitelikli personeli güdüleme araçları ile kurumda kalıcı kılmaya çalışırken, diğer taraftan da kurum dışındaki nitelikli insangücünü örgüte çekmeye çalışmakta ve bu arada örgüt kültürünün pekiştirilmesi, kariyer ve performans yönetimi gibi işlevlerin yürütülmesi konuları üzerinde durmaktadır.

Bir kurumda İK ile ilgili gerçekleştirilmesi gereken temel işlevler arasında aşağıdakiler sayılabilir:

• İşgören planlaması: Örgütlerin gelecekte nicelik ve nitelik olarak ihtiyaç duyacağı işgörenlerin önceden saptanması, bu kaynağın nereden ne zaman ve nasıl sağlanacağı ile ilgili çalışmalar.

• İşgören sağlama: Örgütlerde boşalan ya da yakın bir gelecekte boşalması olası pozisyonlara eleman sağlayabilmek için ilanlar, reklamlar, duyurular şeklinde yapılan çalışmalar.

• İşgören seçme: Örgütlerde boş pozisyonlara başvuran adaylar arasından işin gereklerine en uygun olanların seçilmesi ile ilgili faaliyetler.

• İşgören eğitimi: İşgörenlerin bilgi ve becerilerinin geliştirilmesi amacıyla düzenlenen kurum içi ve dışı faaliyetler.

• İşgörenlerin başarılarının (performanslarının) değerlendirilmesi: Kurumda mevcut personelin yeteneklerinin işin gereklerine uyup uymadığının araştırılması ve gerekli önlemlerin alınmasına ilişkin çalışmalar.

Bir kurumda İK ile ilgili işlevler yerine getirilirken, kurumu başarıya taşıyacak en önemli faktörün, istihdam edilen insangücü olduğu gözden uzak tutulmamalıdır.

İşgören seçiminin gerçekleştirilmesi için önce işgörenin yapacağı işlerin belirlenmesi gerekir. Bu da, bir iş analizi ve görev belirleme çalışması ile sağlanır. Analiz çalışması sonunda elde edilen bilgiler derlenir, işin unvanı belirlenir, işgörenin görevleri açık olarak belirlenir. Ardından işgörenin özellikle sorumlu olduğu yönler belirlenir ve son olarak da işgörende aranacak bilgi, kişilik ve bedensel özellikler saptanır. Yine bu çalışmalar sonucu işgörenden beklenen başarı (performans) standartları belirlenir.

İş analizi, bir kurumda yapılmakta olan her bir işin görev, yetki, sorumlulukları ile işin riski, işin yapıldığı çevre koşulları ve işi yapacak kişilerde bulunması gerekli niteliklerle ilgili ayrıntılı bilgi toplama işlemidir. İş analizi, işin özellikleri hakkında güvenilir bilgilerin sistematik olarak toplanması ve değerlendirilmesidir. İş analizi, bir işin öğeleri ile onun çeşitli etmenler bakımından içinde bulunduğu durumu ve öteki işlerden farklılığını ortaya koyan bilimsel ve teknik bir çalışmadır. İş analizinin en önemli özelliklerinden birisi, işi yapan kişi ile değil, iş ile ilgili olmasıdır.

İK yönetimi işlevlerinin etkili olarak uygulanabilmesi için iş analizi teknikleri kurumlar tarafından temel araç olarak görülmektedir. İş analizi, tüm çalışmaların nesnel biçimde gerçekleştirilebilmesi için gereklidir. Örgütün amacına ulaşabilmesi için, her bir işin tüm özelliklerinin bilinmesi gerekmektedir. Bunu sağlamanın yolu düzenli olarak yapılan iş analizleri ile işin tanımı ve gereklerinin belirlenerek, ihtiyaç duyulduğunda gerekli düzenlemelere gidilmesiyle mümkün olacaktır. İş analizi bir ekip çalışması olup iş bilgilerinin toplanması, düzenlenmesi ve değerlendirilmesi süreçlerinden meydana gelir.

İş analizi ile İK yönetiminin diğer işlevleri arasındaki ilişki bakımından, iş analizi çalışmalarının ve sonuçlarının örgütlerde kullanım alanları genel olarak şu şekilde sıralanabilir:

• Ücret ve maaşların belirlenmesi,

• İşgörenlerin performans değerlemeleri,

• İşgörenlere yönelik parasal özendirme planlarının hazırlanması,

• İşgören seçme testlerinin hazırlanması,

• Terfi, transfer ve iş rotasyonuna yönelik kararların verilmesi,

• İşle işgörenlerin eşleştirilmesi,

• İşlerin yeniden yapılandırılması ve zenginleştirilmesi çalışmaları,

• İşle ilgili performans standartlarının belirlenmesi,

• İşlerle ilgili yetki ve sorumluluk belirleme çalışmaları,

• Eğitim programlarının geliştirilmesi,

• Yeni işgörenlerin işe alıştırma çalışmaları,

• İş güvenliği kriterlerinin belirlenmesi. 

İş analizi çalışmalarının örgütlere personel bulma ve seçme konusunda sağlayacağı temel faydalar da mevcuttur. Bunlar aşağıdaki gibi sunulabilir:

• Açık bulunan herhangi bir pozisyon için kurumun hangi özelliklere sahip elemanlar araması gerektiği konusunda bilgi akışı sağlar.

• İş görüşmeleri sırasında adaylardan elde edilecek bilgilerin birbirleriyle kıyaslanabilmesi için bir temel oluşturur.

• İş görüşmelerinde görevli kişiler farklı olsa da her adaydan aynı tür bilgilerin alınmasını sağlar.

• Personel bulma ve seçme işlevinin herhangi bir aşamasında kurum temsilcilerinin olabilecek ön yargılı davranışlarının en aza indirgenmesinde yardımcı olur.

• Kurumun gereksiz bilgiyi değerlendirmekle vakit kaybetmesini önleyerek zaman ve paradan tasarruf sağlar.

İyi tasarlanmış bir iş analizi çalışması çeşitli aşamalardan oluşmaktadır:

• İş analizi çalışmalarından elde edilecek bilginin hangi amaçlarla kullanılacağının belirlenmesi ve nasıl elde edileceğine karar verilmesi,

• İş analizi için gerekli olan mevcut görev tanımları, örgüt şemaları gibi ilgili kaynakların sağlanması ve incelenmesi,

• Analiz edilecek pozisyonların belirlenmesi,

• İş analizlerinin yapılması,

• İş tanımlarının yazılması,

• İş gereklerinin belirlenmesi ve yazılması.

Genel olarak bir iş analizi çalışması için elde edilmesi gereken bilgiler şunlardır:

• İşin kimliği ve yeri: İşin adı, yeri, bu bilgilerin toplandığı tarih, bu işi yapan çalışanın adı, gözetimcinin adı ve iş unvanı, bağlı bulunduğu ve rapor ettiği birim ve işin tanındığı diğer adlar ve girdiği iş sınıfı gibi veriler belirlenir.

• İş görevleri: İşle ilgili tüm görevler, ödevler ve sorumluluklar belirlenmeye çalışılmaktadır. “Çalışan neleri, nasıl, niçin ve ne zaman yapıyor?” sorularının yanıtları elde edilmelidir. Ayrıca ele alınan işin kurum içindeki yeri, diğer işlerle ilişkileri açığa çıkarılmalıdır.

• Fiziksel gerek ve beceriler: Hangi malzeme, cihaz, yöntem ve işlemlerden yararlanıldığını belirten ve fiziksel eylem ve çaba gerektiren ödevler bu başlık altında incelenmektedir. Bu; yürütme, kaldırma, bükülme, çömelme, tırmanma ve oturma gibi faaliyetleri içerebilir. Ayrıca el becerisi, göz-el-ayak uyumu, motor koordinasyonu ve renk farklılaştırma gibi fiziksel becerilere ilişkin veriler toplanmalı ve işin gerçekleştirilmesinde bunlara ne ölçüde ihtiyaç duyulduğu belirtilmelidir.

• Öğrenim gerekleri: İşi başarmak için zorunlu olarak düşünülen, başta alınan yaygın eğitim ile beraber özel kurs ve teknik eğitim dahil, en az biçimsel öğrenim düzeyini içermektedir.

• Özel bilgi-beceri gerekleri: Öğrenim ve deneyim olarak ortaya konulamayan bazı özel bilgi gerekleri iş analiziyle belirlenmesi gereken başka bir konudur. Bunlar; belli materyaller, süreçler, teçhizat, sistemler, ürünler veya diğer konular hakkındaki bilgilerdir.

• Deneyim: Bir çalışanın işini yapabilmesi için gerekli olan en az deneyim süresi ve türü, nesnel ve yıl veya ay olarak nicel kavramlarla ifade edilebilir. Bunlar, analizi yapılan iş ile ilgili en önemli bilgi türüdür.

• Kişilik gerekleri: Çalışanla ilgili, sosyal beceriler, yargılama, kişisel girişim, işbirliğine uygun olma, yaratıcılık ile zihinsel dikkat ve atiklik durumu gibi bilgiler belirlenmelidir. Bu gerekler, genelde tanımlanması en güç olanlardır.

• Sorumluluklar: Çalışanlara yüklenecek birçok türde sorumluluk vardır. Bunlara örnek olarak; diğer işgörenlerin gözetimi, üretim süreci ve teçhizat, güven, kurumun fonlarını kullanma, güvenlik sorumluluğu gibi faktörler, işin ücretini ve statüsünü belirlemede ağırlık kazanmaktadır. Buna göre, her işin gerektirdiği sorumluluklar da iş analiziyle elde edilecek bilgiler arasındadır.

• Çalışma koşulları: Çalışanın içinde çalışması gereken çevreyle ilgili, aydınlatma, gürültü, nemlilik oranı, açık hava ya da kapalı işyeri, yağ, toz durumu vb. çalışma koşullarından bazılarını oluşturmaktadır.

• Tehlikeler: İş analiziyle, işlerin ne gibi tehlikeler gösterdiği belirlenmeye çalışılır.

Bir iş analistinin görevler hakkında bilgi derlemek için kullanabileceği çeşitli yöntemler mevcuttur. Bunlar;

• Anket,

• Gözlem,

• Görüşme,

• Daha önceki iş tanımlarının incelenmesidir.

Önceden hazırlanmış bir anket aracılığıyla bir grup çalışandan en kısa sürede bilgi toplama konusunda oldukça başarılı bir yöntemdir. Ancak personelden bilgi almak amacıyla hazırlanıp onlara dağıtılan iş analizi anketleri aynı zamanda bazı sorunların doğmasına da yol açabilir. Örneğin, işe yeni başlamış, ilk basamaklarda çalışanlar soruları, sorulan şeklinden farklı olarak algılayıp görevlerinin detaylarını açık bir şekilde anlatamayabilirler. Bazı çalışanların anketi doğru olarak tamamlamak için yeterli zamanı olmayabilir. İşgörenin yaptığı iş çok iyi gözlemlenmeli ve ona tamamen yaptığı işe özel sorular sorulmalıdır. Sorular mümkün olduğunca basit olmalı ve mümkün olan en az soruyu içermelidir.

Bir iş analizi anket formunda olabilecek örnek sorular:

• Yaptığınız işi birkaç cümle ile özetleyiniz.

• Görev ve yetkileriniz nelerdir?

• Düzenli olarak / belirli aralıklarla / düzensiz aralıklarla yaptığınız işler nelerdir?

• Emrinize verilen malzeme ve teçhizat ile ilgili sorumluluğunuz nedir?

• İşinizin doğru ve düzenli bir şekilde yapılabilmesi için gerekli en az eğitim düzeyi nedir?

• Yaptığınız işle ilgili olarak deneyim gerekli midir? • Yaptığınız iş özel beceri ve yetenek gerektiriyor mu?

• Yaptığınız iş bedensel ve fikirsel düzeyde ne tür bir çabayı gerektiriyor?

• İşinizde karar verme, yenilik yaratma, uygulama imkânlarınız nasıldır?

• İşinizde çalışma koşulları nasıldır?

• İşyerinde maruz kalabileceğiniz iş riski ne ölçüdedir?

İş analizinde kullanılabilecek diğer bir yöntem, işin yapıldığı yerde gözlemlenmesidir. Gözlem yapma iş analistinin işle ilgili çalışma koşulları, iş akışı, işin yapılması için gereken beceriler ve kullanılan aletler hakkında detaylı bilgi sahibi olmasına yardımcı olur. Analist yapılan işi birkaç kez izleyip notlarını aldıktan sonra, işgören ve yönetici ile görüşerek, öğrendiklerini bir kez de onunla birlikte üstünden geçmelidir. Böylece, analistin işle ilgili atlamış veya yanlış anlamış olduğu noktalar düzeltilebilir. Gözlem sırasında analistin yanında bulunduracağı bir kontrol listesi ona yapacağı işleri hatırlatmada oldukça yardımcı olacaktır. Bu yöntem, iş analistinin işgörenleri normal bir iş gününde işlerini gerçekleştirirlerken gözlemlemesini ve bu gözlemlerin sistemli olarak kayda geçirilmesini gerektirir. Bu, ya hikâye şeklinde neyin yapıldığı yazılarak ya da bir tür kontrol listesi üzerinde yer alan seçeneklerden ilgili olan birisini seçip işaretleyerek yapılabilir.

Özellikle yüksek bilgi ve beceri gerektiren işlerin analiz edilmesinde anket ve gözlem yöntemleri yeterli olmayabilir. Bu yöntemlerin yanısıra, iş analistinin işi yapan kişi ile yapacağı görüşme (mülakat), iş analistinin iş ile ilgili anlaşılamamış tüm noktaları aydınlatmasında büyük fayda sağlayacaktır. Analist, görüştüğü kişinin mesleğine ilişkin sahip olduğu bilgiyi baz alarak, bir soru listesi hazırlamalıdır. Mülakat sona erdiğinde, analist işgörenden işiyle ilgili edindiği bilgileri yazıya döküp, bir taslak halinde gözden geçirmeli ve ilave etmek istediği bilgi varsa bunu söyleyebilmesi için mülakat yaptığı işgörene vermelidir. Kontrol edilip, düzeltilmiş olan bu taslak, artık çalışanın doğrudan bir üstüne onay için sunulabilir. Bir işin sorumluluklarını, görevlerini ve ödevlerini belirleme yöntemlerinden birisi olan gözlem yöntemine yapılan itirazların birçoğu görüşme yöntemini kullanarak giderilebilir. Çünkü işgören kendisini ve yaptığı işi kelimelerle özetleyebilir. Bir birey, kendi zihinsel işlemlerini, bir gözlemciden daha iyi değerlendirebilir. Sonuç olarak, fiziksel çabaların yoğun olmadığı görevlerle ilgili sorunlar en aza indirilmiş olabilir.

Bir iş hakkında bilgi elde etmenin bir yolu, o iş hakkında önceden bilinenleri ortaya çıkartmaktır. Bu, çeşitli çalışmaların tekrarını önler ve son çalışma için değerli bir temel sağlayabilir. Böylece, önceden geliştirilmiş iş tanımları kurumlar için yararlı olabilir. Bununla birlikte, böyle bir bilgiyi ya da diğer kurumlardan hazır olarak elde edilen herhangi bir iş tanımını kullanmadan önce, bunların geliştirilmesine yol açan analiz süreçlerini incelemek gerekmektedir. Kötü bir biçimde hazırlanmış iş tanımı, yarardan çok zarara yol açabilmektedir. Bunun yanı sıra, zaman boyutu içinde işin özelliklerinde ve öğelerinde meydana gelen değişiklikler gözönünde bulundurulmalıdır. İş unvanlarının aynı kalmış olmasına karşın, geçmişte hazırlanan birçok iş tanımı güncelliğini yitirmiş olabilir. Daha önce yapılmış iş analizlerine ait dokümanlar, örgüt şemaları, resmi ve özel belgeler, araştırma raporları vb. belgeler edinilmelidir. Ayrıca görevin özellikleri, iş güçlüğü, riskler, ücretler, diğer işlerle ilişkileri gibi konulara ait bilgilerin de toplanması ve incelenmesi ile işle ilgili gereken veriler toplanabilir.

İş analizlerinden elde edilen bilgilerin düzenlenerek kullanılabilir hale getirilmesi gerekmektedir. Bir başka ifadeyle, iş analizlerinin ilk çıktısı iş tanımlarıdır. Dolayısıyla, iş analizi yapmadan iş tanımlaması yapmak imkânsızdır. İş analizlerinde toplanan verilerin sistematik hale getirilmesi gerektiğinden, her bir işin kapsamına giren eylem ve işlemler, sorumluluk ve ödevler ile çalışma koşulları özet bir şekilde yazılı olarak ifade edilir. Bu belgeye iş tanımı adı verilir.

İş tanımları:

• Çalışanların, görevlerini, sorumluluklarını ve kendilerinden beklenenleri daha iyi anlayıp işi hakkında bilgi sahibi olmasında yardımcı olur.

• Çalışanın performansı, işi doğru ve standartlara uygun olarak yapıp yapmadığı, yetki ve sorumluluklarının derecesi ve iş koşulları hakkında gerekli bilgileri sağlar.

• Verimlilik açısından yeniden ele alınması gereken noktalar saptanarak, iş basitleştirme yönteminin geliştirilmesini sağlar.

• İşe alma ve işten çıkartma kriteri olarak kullanılır.

• Örgüt bilincinin oluşmasını sağlar.