SAĞLIK KURUMLARINDA OPERASYON YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 4

Stok ve ihtiyaç fazlası malzemelerin ihtiyacı olan kurumlara devri veya satışı sağlanmalıdır

Malzeme yönetimi biriminin; malzemenin tedarikinden, son kullanıcı tarafından tüketilmesine kadar gelişen tüm işlemleri bir süreç olarak değerlendirmesi ve bu süreçteki iş akışlarının kesin çizgilerle belirlenmesi, malzemeyi fiziksel olarak bulunduğu her ortamda kayıt altına alması ve stok yönetimi ilkeleri çerçevesinde bulundurması, kontrolde etkili olması, gereksiz malzeme kullanımını azaltması, geçmişteki malzeme tüketimlerini net olarak saptayarak gelecekle ilgili malzeme ihtiyaçlarını doğru olarak belirlemesi, stoklama maliyetlerini azaltması ve hastalara kullanılan malzemelerin birebir kaydedilmesini sağlamasıyla tedavide kullanılan malzeme maliyetlerinin hastalara ve mensup oldukları kurumlara ayrıntılı ve doğru rakamlarla yansıması sağlanacaktır. Sağlık kurumlarında özellikle tıbbi malzeme kullanımında kişisel tercihlerin ön planda olması ve hastalara yapılan tetkik ve tedavi uygulamalarında standart iş akışlarının olmaması, malzeme yönetiminde çok yönlü sorunlara yol açar. Önümüzdeki dönemle ilgili olarak gerçek malzeme talebinin kesin olarak belirlenebilmesi, kısıtlı mali kaynakların optimum kullanılmasıyla yenilenen ve sürekli gelişen teknolojilerin sunduğu imkanlardan en iyi şekilde yararlanma gerekliliği, sağlık kurumlarının teşhis ve tedavi hizmetlerinde sürekliliği sağlamak, artan maliyetler karşısında kurumun ihtiyacı olan tüm tıbbi ve tıbbi olmayan malzemelerin zamanında ve gerektiği kadar bulunmasını sağlayabilmek için etkili ve planlı malzeme yönetimi çalışmalarını zorunlu hale getirmiştir. 

Malzeme yönetimi, işletme için gerekli olan malzemelerin planlanması, satın alınması, işletmeye kabülü, depolanması, stok planlaması ve kontrolü, atıkların değerlendirilmesi veya çevreye dönüşümünü içeren bir süreçtir. Sağlık işletmeleri açısından bakıldığında, günümüzde sağlık işletmelerinde hizmet üretimi sırasında tüm süreçlerde yüzlerce kalem mal/malzeme kullanılır. Sağlık hizmetlerinin kendine has özelliklerinden dolayı çoğu hayati öneme sahip olan bu malzemelerin istenilen yerde, arzu edilen zamanda ve arzu edilen miktarda hazır olması için yapılan çalışmalar malzeme yönetiminin kapsamına girer.

Lojistik, Fransızca kökenli bir kelimedir. Askerlikte, özellikle ilk defa II. Dünya Savaşı’nda kullanılan yol, haberleşme, sağlık, yiyecek, içecek ve silah sağlama gibi çok yönlü hizmetleri en akılcı, etkili ve seri bir biçimde plan ve programa göre uygulayan hizmetler bütünü anlamına gelmektedir.

Envanter, hammaddeden mamul ürüne, mamul üründen son kullanıcıya kadar olan işlemlerin takibini kontrol etmeye yönelik planlamayı kapsayan ve işletme yöneticisinin yapması gereken kritik işlerden biridir. Taşıma sırasında meydana gelen kayıp ve çalınma oranları envanter kayıtları ile açığa çıkarılabilir.

Stok, işlerin pürüzsüz ve verimli yürümesini sağlamak için işletmenin elinde bulundurduğu fiziksel mal anlamına gelir. Hastane işletmeleri için stok, tedarik (sarf malzemesi, eczanedeki ilaçlar vb.) veya üretim yolu ile elde edilen (hastane laboratuarlarında üretilen ilaçlar vb.), kullanılmadan veya hastaya hemen arz edilmeden önce belirli bir süre bekletilen ekonomik değere sahip mal miktarı olarak tanımlanır.

Stok, işlerin pürüzsüz ve verimli yürümesini sağlamak için işletmenin elinde bulundurduğu fiziksel mal anlamına gelir. Hastane işletmeleri için stok, tedarik (sarf malzemesi, eczanedeki ilaçlar vb.) veya üretim yolu ile elde edilen (hastane laboratuarlarında üretilen ilaçlar vb.), kullanılmadan veya hastaya hemen arz edilmeden önce belirli bir süre bekletilen ekonomik değere sahip mal miktarı olarak tanımlanır. 

Stoklar genel olarak şu şekilde sınıflandırılır: 

Kontrol stoğu olarak tanımlanan herhangi bir stok sınıfı bulunmamaktadır.

Malzeme, insan ihtiyaçlarını karşılayan bütün iktisadi mallardır. Başka bir ifadeyle malzeme bir fabrikada, bir işyerinde, bir işletmede veya herhangi bir faaliyette kullanılan nesne ve araçların tümüdür. Malzemelerin sınıflandırılması, sınıflandırmadaki amaca ve malzemelerin özelliklerine göre değişir. 

Kullanım türüne göre;

Malzeme yönetimin temel amacı, düşük maliyetle en iyi hizmeti sunmaktır. İyi hizmet; doğru malzemenin, doğru miktarda, doğru zamanda ve doğru yerde hizmete sunulmasını içerir. Malzeme yönetimi işletmenin tümünü ilgilendiren hedeflere ulaşılmasına katkıda bulunur. Malzeme yönetiminin amaçları;

Etkili bir malzeme yönetiminin işletmeler ve hastaneler açısından sağlayacağı faydaları şu şekilde sıralamak mümkündür:

Malzeme ihtiyacını tespit etmek için geçmiş yılların tecrübelerine ve kullanım miktarlarına dayanarak ve gelecekteki gelişmeleri de dikkate alarak malzeme talebi öngörülür. Öngörü yöntemleri iki grupta toplanır. Bunlar, öznel yöntemler ile istatistiksel yöntemlerdir. Öznel yöntemler, geçmişe ait yeterli ve sağlıklı verilerin olmaması durumunda kullanılır. Tecrübe ve sezgiye dayalı olan bu yöntemler: 

İstatistiksel yöntemler ise, geçmişteki bilgilerin geleceğe yönelik projeksiyonunda kullanılan yöntemlerdir. Bu yöntemler:

Bar- Kod : Bir birim malın hangi ülkede ve hangi işletmede üretildiğini ya da ambalajlandığını, malın cinsini ve özelliklerini tanımlanmak amacıyla önceden belirlenmiş kurallara uygun çeşitli kalınlıklarda bir dizi birbirine paralel dikey çizgiler arasında çeşitli boşluklardan meydana gelen bir işaretleme yöntemidir.

Bar-kod sistemi bilgisayarların gelişmelerine paralel olarak ortaya çıkmış ve geliştirilerek bu günkü halini almıştır. Günümüzde ilaç ve tıbbi malzeme çeşidi oldukça artmıştır. Depoya giren ve kullanıcı birimlere sevk edilen ilaç ve malzemelerin envanter takibinin belgelerle yürütülmesi işlemleri çok zordur. Gelişen barkod ve bilgisayar teknolojisi sayesinde, hastanelerde kullanılan her çeşit ilaç ve malzemenin stoktan düşülmesi, birimler arasındaki transferi, kullanıcı birimin zimmetine geçirilmesi nihayetinde fiyatın hasta faturasına yansıtılmasına ilişkin bilgiler, üzerinde bulunan barkod etiketlerinin optik okuyucuya okutturulması suretiyle, anında ve hatasız olarak bilgisayara aktarılmaktadır. 

Bu yöntemde ürünün fiyatı değiştiğinde sadece bilgisayardaki fiyatı değiştirmek yeterlidir. Barkod, barkod alfabesi (barcode symbology) denilen ve barkodun içerdiği çizgi ve boşlukların neye göre basılacağını belirleyen kurallara göre basılır. Barkodlar 0-9 arası rakamları, alfabedeki karakterleri ve bazı özel karakterleri (*, -, / vb.) içerebilir. Birçok barkod alfabesi vardır. Bu alfabelerden bazıları sadece rakamları içerirken bazıları da hem rakamları hem de özel karakterleri içerirler. Buna göre değişik barkod standartları ortaya çıkmıştır. 

Tüketim birimleri için EAN-13 ve EAN-8 olmak üzere iki tür Bar-kod sistemi kullanılır. Eğer ürün ve ambalajın yüzeyi on üç haneli sayılar için okuma işaretlerini almayacak kadar küçükse ve basılacağı yüzeyin %25‘ini aşıyorsa, sekiz haneli bar-kod sistemi (EAN8) kullanılır. On üç haneli bir bar-kod sisteminin ilk üç hanesi ülke kodunu oluşturur. Türkiye’nin kodu 869’dur. Ülke kodundan sonra gelen dört haneli sayılar o ürünün sahibi konumundaki firma kodunu gösterir. Tek haneli sayı ise kontrol basamağını ifade eder. 

Bar-kod sistemi yıllarca gıda, otomobil, tekstil gibi çeşitli sektörlerde başarıyla kullanıldıktan sonra, sağlık sektöründe de sıklıkla kullanılmaya başlanmıştır. Örneğin, eczanelerde, radyoloji ve hasta kabul bölümlerinde, laboratuar örneklerinin izlenmesinde, stok kontrolde, siparişlerin izlenmesi ve yönetiminde kullanılmaktadır.

Stok, işlerin pürüzsüz ve verimli yürümesini sağlamak için işletmenin elinde bulundurduğu fiziksel mal anlamına gelir. Hastane işletmeleri için stok, tedarik (sarf malzemesi, eczanedeki ilaçlar vb.) veya üretim yolu ile elde edilen (hastane laboratuarlarında üretilen ilaçlar vb.), kullanılmadan veya hastaya hemen arz edilmeden önce belirli bir süre bekletilen ekonomik değere sahip mal miktarı olarak tanımlanır. Doğru cevap C'dir.

Tedarik, amaçlara ulaşmak için gerekli olan araç ve imkanların en uygun şekilde sağlanması ve kullanıma hazır bir şekilde bulundurulmasıdır. Satın alma ve tedarik kavramları sıklıkla birbirinin yerine kullanılır. Ancak satın alma kavramı daha dar kapsamlı fiili alımları ve bununla ilgili süreçleri kapsarken, tedarik kavramı satın almanın yanısıra malzemelerin kabulünü, depolamayı ve dağıtımı da içeren geniş bir anlam ifade eder. Doğru cevap D'dir.

Stok, işlerin pürüzsüz ve verimli yürümesini sağlamak için işletmenin elinde bulundurduğu fiziksel mal anlamına gelir. Hastane işletmeleri için stok, tedarik (sarf malzemesi, eczanedeki ilaçlar vb.) veya üretim yolu ile elde edilen (hastane laboratuarlarında üretilen ilaçlar vb.), kullanılmadan veya hastaya hemen arz edilmeden önce belirli bir süre bekletilen ekonomik değere sahip mal miktarı olarak tanımlanır. 

Mamül stokları: Tamamlanmış ürün veya malzeme stokları olarak tanımlanan mamül stoklarına hastanelerin depolarında bekletilen tıbbi sarf malzemeleri, ilaçlar ve kan merkezlerinde işlenmiş olarak bekletilen kan bileşenleri örnek olarak gösterilebilir. Doğru cevap B'dir.

İşletme Malzemesi: Ürünün bünyesine girmemekle beraber üretimin kesintisiz yürütülmesi için kullanılan malzemelerdir (örneğin, enerji girdileri, su). Doğru cevap D'dir.

Malzeme yönetimi işletmenin tümünü ilgilendiren hedeflere ulaşılmasına katkıda bulunur.
Malzeme yönetiminin amaçları;
a. Satıcılar arasında rekabeti sağlayıp, satın alınan malzemeler için en düşük fiyatı ödemek,
b. Yüksek stok devri ve stok yatırımlarının minimizasyonunu sağlamak,
c. İşletmenin tüm faaliyetlerinin kesintisiz yürümesini sağlamak,
d. Yeterli kalite standartlarını korumak,
e. Düşük personel maliyetleri ve personelin geliştirilmesini sağlamak,
f. Tecrübeli satıcılar bulmak ve bu satıcılarla iyi ilişkiler geliştirmek,
g. Düzenli kayıtlar tutmak,
h. Kayıpları ve demode olmayı azaltmak,
i. Diğer departmanların hedeflerinin gerçekleştirilmesine yardımcı olmaktır. Doğru cevap E'dir.

İhtiyacın Öngörülmesi:
Malzeme ihtiyacını tespit etmek için geçmiş yılların tecrübelerine ve kullanım miktarlarına dayanarak ve gelecekteki gelişmeleri de dikkate alarak malzeme talebi öngörülür. Öngörü yöntemleri iki grupta toplanır. Bunlar, öznel yöntemler ile istatistiksel yöntemlerdir.
Öznel yöntemler, geçmişe ait yeterli ve sağlıklı verilerin olmaması durumunda kullanılır. Tecrübe ve sezgiye dayalı olan bu yöntemler:
1. Delphi tekniği,
2. Kolektif düşünce yöntemi,
3. Yöneticilerin düşünce yöntemi,
4. Geçmiş deneyimlerdir. Doğru cevap A'dır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanununa göre satın alma yöntemleri dört grup altında toplanır.
1. Açık ihale usulü: Bütün isteklilerin teklif verebildiği bir usuldür.
2. Belli istekliler arasında ihale usulü: Yapılacak ön yeterlik değerlendirmesi sonucunda idarece davet edilen isteklilerin teklif verebildiği usuldür. İşin özelliğinin uzmanlık ve/veya ileri teknoloji gerektirmesi nedeniyle açık ihale usulünün uygulanamadığı işlerin ihalesi ile yaklaşık maliyeti eşik değerin yarısını aşan yapım işi ihaleleri bu usule göre yaptırılabilir.
3. Pazarlık usulü: İhale sürecinin iki aşamalı olarak gerçekleştirildiği usuldür. Bu
usulde, satın alımı gerçekleştirecek idare, ihale konusu işin teknik detayları ile gerçekleştirme yöntemlerini ve belli hallerde fiyatı isteklilerle görüşür.
4. Doğrudan temin: İhtiyaçların, idare tarafından davet edilen isteklilerle teknik şartların ve fiyatın görüşülerek doğrudan temin edilebildiği usuldür. Doğru cevap B'dir.

1. Maliyet esasına göre değerleme
• FIFO (İlk giren ilk çıkar): İşletme satışlarını ilk önce aldığı ve depoladığı mallardan yapar. Dolayısıyla, dönem sonunda işletmede stok olarak bulunan mallar, son satın alınan mallardır.
• LIFO (Son giren ilk çıkar): İşletme satışlarını en son satın aldığı mallardan yapar. Dolayısıyla dönem sonun da işletmede ilk satın alınan malların birim maliyeti esas alınır. Doğru cevap C'dir.

Tam Zamanında Üretim (TZÜ): 
II. Dünya Savaşı’ndan sonra Toyota Motor Fabrikası Başkanı Taiichi Ohno tarafından geliştirilip, uygulanmaya konan TZÜ yaklaşımı, Japonların savaş sonrası içinde bulundukları ekonomik koşulların bir sonucu olarak ortaya çıkmıştır. Sürekli gelişmeyi ve israfı ortadan kaldırmayı hedefleyen bu sistem hem üretim hem de hizmet sektöründe uygulanır. Doğru cevap B'dir.