SAĞLIK KURUMLARINDA BİLGİ SİSTEMLERİ

Sağlık kayıtları ister elektronik ortamda, isterse kâğıda dayalı sistemlerde olsun temelde şu soruların yanıtını içerir: kim, ne, ne zaman, nerede, niçin ve nasıl.

Kim? Hasta, sağlık hizmeti sunucusu ve ödeme yapan ya da yapacak olan kimdir?

Ne? Sunulan sağlık hizmeti nedir, maliyeti nedir?

Ne zaman? Sağlık hizmeti ne zaman sunulmuştur?

Nerede? Sağlık hizmeti nerede sunulmuştur?

Niçin? Sağlık hizmeti sunmanın gerekçesi ya da haklı nedeni nedir?

Nasıl? Sağlık hizmeti nasıl etkili olabilir veya sonuç ne olmuştur?

Sağlık kayıtlarının amacı, hastanın tanı ve tedavi sürecinde gerekli olan veriyi sağlamak ve sağlık ekibinin tüm üyeleri için temel referans kaynağı olmasıdır.

Hastalar, sağlık kuruluşları ve sağlık çalışanları tıbbi kötü uygulama (malpraktis) vakaları başta olmak üzere yasal gereklilikler için tıbbi kayıtlara gereksinim duymaktadırlar. Sağlık kuruluşları ve sağlık çalışanları hukuki olaylarda kendilerini savunmak için gerekli kanıtları sağlık kayıtlarından sağlamaktadır.

Kaynağa yönelik tıbbi kayıtlara göre, kayıtların tıbbi bakımı veren bölümlere göre düzenlenir. Probleme yönelik tıbbi kayıt sisteminde ise, hekim her problemi ayrı ayrı tanımlar, takip eder ve çözümlerini düzenler.

Hastanın sosyal güvenlik bilgileri, ödemeye esas bilgileri ve hastanın adı, adresi, telefon numarası idari ve demografik veriler kapsamındadır.

Tıbbi Öykü ve Sistematik İnceleme, Gözlem Notları, Konsültasyon Raporları ve Hekim İstemleri ve İlaç Kayıtları klinik verilerdendir. Tedaviye İzin Verme: Hastanın hastaneye kabulü sırasında hasta ya da yakını tara­fından uygulanacak tedaviye ilişkin bilgilendirilmesi ve onayının alınması gereklidir. Bu işlem, idari ve demografik veriler içindedir.

Veri toplamada kullanıcı ihtiyaçlarının belirlenmesi önemlidir. Verinin kullanım amaçlarına ve kullanıcının özel gereksinimlerine göre düzenlenmiş olması gereklidir. Veri standartlarına uygun olmalıdır. Sağlık kuruluşları, yasal olarak kendisinden istenen tüm verileri gerekli gizlilik, güvenlik ve mahremiyet kurallarına uygun olarak başta Sağlık Bakanlığı olmak üzere ilgili kurumlara göndermekle yükümlüdür.

Zamanlılık: Hastaya ait veriler, özellikle klinik veriler, olay meydana geldiğinde, tedavi uygulandığında, sonuç alındığında hemen kayıt altına alınmalıdır. Kayıt altına alma işleminin gecikmesi verinin kaybolmasına, hatalı kaydedilmesine neden olabilmektedir.

Hasta tanımlayıcı numarası kağıda dayalı her bir formun ön ve arka kısmında yer

aldığı ve doğru olduğu kontrol edilmesi, niceliksel analiz ile ilgilidir.  Tıbbi kayıtların tutarlı ve doğru olup olmadığı, Hastaneye yatışın uygun olup olmadığı nitelikseldir.

Niteliksek analiz, tıbbi kayıtların içeriğine yönelik olarak yapılan analizdir. Bu analizin

temel amacı, hasta bakım ve tedavi hizmetinin kalitesini yükseltmektir. Tıbbi kayıtların niceliksel analizi, bilgilerin doğru ve standartlara uygun olarak kaydedilip

kaydedilmediğini kontrol etmek amacıyla yapılan analizdir.

Sağlık kuruluşunda standart tanı kodları, prosedür kodları, kısaltmalar, semboller

ve tanımlamalar kullanılmalıdır. Standart bir terminoloji geliştirmek kurum içinde

ve diğer kurumlarla karşılaştırmaları kolaylaştırır. Veri bütünlüğünü sağlar ve

analizi destekler.

Sağlık kayıtlarının oluşturulmasıyla ilgili farklı yöntemler bulunmaktadır. Kayıtları, üretildiği kaynağına göre, hastanın problemlerinin her birinin ayrı ayrı ele alındığı probleme yönelik, üretildiği zamana göre ya da daha çok ayakta bakım merkezlerinde kullanılan özete ve zamana yönelik tıbbi kayıtlar olarak yapılandırılmaktadır. Her bir yöntemin
kullanılmasının sağladığı yararlar ve zorluklar bulunmaktadır. Kullanıcıların ihtiyaçlarına göre bu yöntemlerden birini ya da birkaçını kullanmaları mümkündür. Sağlık kayıtlarının içeriğinde neler olması gerektiği, hangi kayıtların tutulacağı da önemlidir. Hasta kayıtları iki gruba ayrılmaktadır: Birincisi idari kayıtlar, ikincisi ise tıbbi kayıtlardır. İdari ve tıbbi kayıtların içeriği, kaydın tutulduğu sağlık kuruluşunun statüsü, kayıtların kullanım amaçlarına göre değişmektedir. Sağlık kayıtlarında var olan tüm verilerin kullanılabilmesi için belli niteliklerin olması gerekmektedir. Kalitesiz verinin kullanılması durumunda istenen faydayı sağlamayacak ve hatta yanlış kararlar alınmasına yol açabilecektir. Bu nedenle veri kalitesinin sağlanması son derece önemli olmaktadır. Veri kalitesini sağlamada hangi özellikler aranacağı, veri kalitesi modelleriyle açıklanmaktadır. Veri kalitesinin sağlanması için yapılması gereken
analizler bulunmaktadır. Cevap D şıkkıdır.

Sağlık kayıtları ister elektronik ortamda, isterse kâğıda dayalı sistemlerde olsun temelde şu soruların yanıtını içerir: kim, ne, ne zaman, nerede, niçin ve nasıl? Kayıtlarda bu soruların yanıtları bulunmalıdır. Cevap D şıkkıdır.

Sağlık Kuruluşları sağlık kayıtlarını;
• Sundukları hizmetin kalitesinin değerlendirilmesinde,
• Maliyetlerin kontrol edilmesinde,
• Kullanımın gözden geçirilmesinde,
• Sundukları hizmetle ilgili memnuniyetin belirlenmesinde,
• Personel planlamasında,
• Bütçe oluşturmada,
• Faturalama ve diğer yasal dokümanların oluşturulmasında,
• Yeni teknoloji ve prosedürlerin verimliliğinin değerlendirilmesinde
• Talep tahmini oluşturmada,
• Hukuki olaylarda kendini savunma aracı olarak kullanmaktadır.
• Sağlık kuruluşlarında oluşturulan komiteler sağlık kayıtlarına ihtiyaç duymaktadır.

Cevap B şıkkıdır.

Sağlık kayıtlarının kullanım amaçlarını genel olarak şu başlıklar altında incelemek
mümkündür:

Sağlık kayıtlarının başlıca kullanıcıları olarak; hastalar, sağlık çalışanları, sağlık kuruluşları, ödeme yapan kurumlar, akreditasyon kuruluşları, halk sağlığı birimleri, adli birimler, planlama ve politika geliştiren kurumlar, eğitimciler, araştırmacılar ve medyayı
sayabiliriz.

Hasta kayıtlarının yapılarını tıbbi gelişmelere paralel olarak ve hasta kayıtlarının kullanım amacı ve kullanıcılarında ki değişimlere göre; kaynağa yönelik tıbbi kayıtlar, probleme yönelik tıbbi kayıtlar, zamana yönelik hasta kayıtları, özete ve zamana dayalı kayıtlar olmak üzere farklı şekillerde yapılandırılmıştır.

Kayıtların tıbbi bakımı veren bölümlere göre düzenlendiği bu yönteme, kaynağa yönelik
tıbbi kayıtlar adı verilir.

Personel planlamasında sağlık kayıtlarını kullanan başlıca kullanıcı sağlık kuruluşlarıdır.

Hizmetlerin maliyetlerini takip etmek ve denetlemek için sağlık kayıtlarını kullanan başlıca kullanıcı ödeme yapan kurumlardır.

Hastanın tanı ve tedavisinin planlanmasında sağlık kayıtlarını kullanan başlıca kullanıcı 

sağlık çalışanlarıdır.