Sağlık Kuruluşlarında Tedarik Zinciri ve Stok Yönetimi

Tedarik Zinciri Temel Fonksiyonları

Tedarik zinciri yönetimi amaçlarına ulaşılabilmesi için tedarik zinciri elemanlarıyla birlikte ve eş güdümlü olarak;

1. Üretim,

2. Stok Yönetimi,

3. Taşıma ve Dağıtım,

4. İletişim

olmak üzere dört temel fonksiyonu yerine getirmesi gerekmektedir.

Her alanda olduğu gibi internet, teknoloji, bilişim ve yazılım sistemleri, tedarik zinciri yönetiminde de etkin ve yaygın bir şekilde kullanılmaktadır.

·        Kurumsal Kaynak Planlama (Enterprise Resource Planning-ERP)

·        Müşteri İlişkileri Yönetimi (Customer Relationship Management-CRM)

·        Depo Yönetim Sistemleri (Warehouse Management Systems–WMS)

·        Blockchain (Blok Zincir) Teknolojisi ve Tedarik Zinciri Yönetimi

Blockchain teknolojisinin tedarik zinciri yönetimine sağlamış olduğu yararlar

• Şeffaflığın Sağlanması

• Takip Edilebilirliğin Artması

• Üründe veya Evrakta Sahteciliğin, Hırsızlığın ve Kaçakçılığın Önlenmesi

• Evrak İşlerinde Kolaylık

• Finansal Faaliyetlerde Kolaylık

Sağlık işletmelerinde tedarik zinciri yönetiminin temel amaçları şu şekilde sıralanabilir:

• Tıbbi cihaz, ilaç, malzeme ve hizmeti doğru yerden, doğru zamanda, doğru miktarda doğru koşullarda ve olması gereken kalitede en düşük maliyetle temin etmek

• Depolama alanını azaltmak

• Stok maliyet ve miktarını mümkün olduğu kadar düşürmek

Bazı faktörler sağlık işletmesinin talep miktarını etkilemektedir.

Bu faktörler;

• Mal ve hizmetin fiyatı, • Demografik yapı,

• Ortaya çıkan farklı ve yeni hastalıklar, • Bilimsel ve teknolojik gelişmeler,

• İşletme tercihleri,

Kalitatif tahmin yöntemlerini;

pazar araştırması,

delphi tekniği,

komisyon görüşü

ve talebin geçmiş deneyimler yoluyla tahmini

Kantitatif tahmin yönteminde geçmiş yıllara ait veriler temel alınmaktadır.

Kantitatif tahmin yöntemleri;

zaman serileri analizi ve nedensel modeller olmak üzere iki ana gruba ayrılmaktadır.

Kamu kurumlarının mal ve hizmet temin süreçleri Kamu İhale Mevzuatı ve Sağlık Bakanlığı düzenlemeleri kapsamında yapılmaktadır. Kamu sağlık kurum ve kuruluşlarında satın alma yöntemleri aşağıda yer almaktadır.

Satın Alma Yöntemleri:

• İhale (Açık İhale Usulü, Belli İstekliler Arasında İhale Usulü, Pazarlık Usulü)

• Doğrudan Temin

• Çerçeve Sözleşme

• E-Satın Alma

Temel hedefin (hizmet ve tıbbi malzemelerin sözleşme yapılarak ihtiyaç hâlinde alınması) yanı sıra çerçeve anlaşmalarla aşağıda belirtilen amaçlara ulaşılması planlanmıştır.

• Düşük bütçeli satın alma kapasitesi zayıf birimlerin ihtiyaçlarının il düzeyinde alımlar yapılarak büyük hastanelerce karşılanması

• Toplu satın almanın sağladığı fiyat avantajından yararlanmak

• İdare ve tedarikçi açısından ihale maliyetlerinin düşürülmesi

• Stok maliyetlerinin azaltılması

Her alanda olduğu gibi stok yönetimi ile ilgili bu alana özgü kavramlar vardır. Bu kavramlardan sağlık işletmelerinde stok yönetimini ilgilendiren bu kavramlara aşağıda yer verilmiştir.

• Emniyet Stoğu, ortaya çıkabilecek her türlü olumsuzluklar karşısında malzeme sıkıntısı çekmemek için belli bir malzeme miktarının stokta bulundurulması gerekmektedir. Olağanüstü bir durumda malzeme yokluğu ile karşılaşmamak için elde bulundurulan malzeme miktarına “Emniyet Stoğu” denilmektedir.

Her alanda olduğu gibi stok yönetimi ile ilgili bu alana özgü kavramlar vardır. Bu kavramlardan sağlık işletmelerinde stok yönetimini ilgilendiren bu kavramlara aşağıda yer verilmiştir.

• Tedarik Süresi, ihtiyaç duyulan malzemenin siparişinin verilmesi ile depoya girmesi arasındaki geçen süre, “Tedarik Süresi” olarak tanımlanmaktadır.

Her alanda olduğu gibi stok yönetimi ile ilgili bu alana özgü kavramlar vardır. Bu kavramlardan sağlık işletmelerinde stok yönetimini ilgilendiren bu kavramlara aşağıda yer verilmiştir.

• Optimal Stok, elde fazla stok bulundurma riskinin asgariye indiği öte yandan faaliyetlerin devamlılığında “Emniyet Stoğu”nu da içerecek şekilde yeniden sipariş verme noktasındaki stok miktarıdır. Sağlık işletmelerinde fazla stok bulundurmanın maliyeti olduğu gibi az veya hiç stok bulundurmamanın maliyet yanında bir de insan hayatını ilgilendiren yönü vardır. Bu nedenle sağlık işletmelerinde optimal stok seviyesinin belirlenmesi oldukça önemlidir.

Her alanda olduğu gibi stok yönetimi ile ilgili bu alana özgü kavramlar vardır. Bu kavramlardan sağlık işletmelerinde stok yönetimini ilgilendiren bu kavramlara aşağıda yer verilmiştir.

Sağlık Bakanlığına bağlı sağlık işletmelerinde tek düzen muhasebe sistemi uygulaması kapsamında stoklar, hesap planında 150 hesap kodu ile “İlk Madde ve Malzemeler” başlığı altında takip edilmektedir.

150 hesap kodu altında stok dağılım grubu aşağıdaki gibidir.

• Tıbbi ve laboratuvar sarf malzemeleri

• İlaçlar, aşılar ve farmakolojik ürünler

• Biyokimyasallar ve gaz maddeleri içeren kimyasal malzemeler

• Medikal malzemeler

• Laboratuvar malzemeleri

• Kırtasiye malzemeleri

• Mutfakta kullanılan tüketim malzemeleri

• İçecek grubu malzemeler

• Yakıtlar, yakıt katkıları ve katkı yağlar grubu

• Temizleme ekipman malzemeleri

 • Giyecek, mefruşat ve tuhafiye malzemeleri

• Yedek parça malzemeleri

• Bakım onarım ve üretim malzemeleri

• Nakil Vasıtaları lastikleri

• Canlı deney hayvanları

• Yem grubu ürünler

Stok Kontrol Yöntemleri - Gözle Kontrol Yöntemi

Stok kontrolünde bilimsel herhangi bir yöntem kullanılmamaktadır. Kontrolü yapan ilgili personelin tecrübe, dikkat ve sezgileriyle stok kontrolü yapılmakta ve bu kontrol neticesine göre karar alınmaktadır. Sadece stok görevlisi personelin kontrol ve bilgisine göre planlama yapıldığından bu sistemin tek avantajı hızlı karar alınarak uygulanmasıdır.

Bu avantaja rağmen sistemin personele bağlı olmasından dolayı aşağıda belirtilen dezavantajları karşımıza çıkmaktadır.

• Stok kontrolü ve satın alma planlaması personelin dikkat ve kanaatine dayandığından hata olasılığı çok yüksektir.

• Tüketim hızı, tedarik süresi ve sektörel dalgalanmalar hâlinde bu durumların fark edilerek gerekli tedbirlerin alınmasında geç kalınmaktadır.

Çift Kutu Yöntemi

Just in Time (Tam Zamanında)

Just in time, sıfır stok ve sıfır hatayla tam zamanında istenilen tıbbi malzemenin sağlık işletmesie getirilmesi ve kullanılmasıdır.

ABC Analizi (Always Better Control)

ABC analizi kısaca, stok kalemlerinin toplam stok içerisindeki önemine göre gruplandırılmasıdır.

Yüksek değerli A grubunda yer alan kalemlerden az bulundurulmalı, kayıtları doğru ve ayrıntılı tutulmalı ve kontrolü sıklaştırılmalıdır. Düşük değerli C grubunda yer alan kalemlerden bol miktarda bulundurulmalı, kontrol, sipariş ve kayıt işlemleri basit tutulmalıdır. B grubunda yer alanların miktarı gerektiği ölçüde tutulmalı ve sipariş ve kontrolünde normal düzeyde önem verilmelidir

ABC Analizi (Always Better Control)

A grubu: Az ve pahalı olan kalemler A grubunda toplanmaktadır. Stok değerinin %70-80’ini oluştururken stok çeşitliliğinin %5 ila 10’unu oluşturmaktadır.

ABC Analizi (Always Better Control)

B grubu: Orta değerde olup stok değerinin %15-20’sini, stok çeşitliliğinin %20’sini oluşturan kalemler bu grup altında toplanmaktadır.

ABC Analizi (Always Better Control)

C grubu: Stok değerinin %10’unu, stok çeşitliliğinin %70-80’ini oluşturan kalemler bu grup altında yer almaktadır.

Hastanelerde stoktaki ilaç ve diğer malzemeler, gereklilik ve önem derecesine göre gruplara ayrılmaktadır.

“V” bir hastanenin ilgili malzemenin yokluğunda çalışmadığı hayati (vital) önemde malzemeleri,

“E” yokluğunda sağlık işletmesinin çalışabileceği, ancak hizmet kalitesinin etkileneceği gerekli (essential) malzemeleri,

Sağlık işletmelerinin stoklarında; çok sayıda, çok değişik tür ve özellikte, farklı kullanım süreleri ve yine farklı biçimlerde stoklanması gereken malzemeler bulunmaktadır. Bu malzemelerin klasik yöntemlerle takibi hem zaman almakta hem de hataların oluşmasına sebebiyet vermektedir. Teknoloji ve bilişim sistemlerindeki gelişmeler, stokların kontrolünde kolaylık ve hız sağlayan sistem ve cihazların kullanılmasının önü açmıştır

Stok takibinde güncel teknolojinin imkânlarıyla,

Bar-Kod,

Kare-Kod,

RFID

Sağlık kuruluşlarında ilaç uygulama süreci;

1-ilacın reçetelenmesi veya istemin verilmesi,

2- hemşirenin istemi alması,

3-ilacın hazırlanması ve hastaya ulaştırılması ve

4-ilacın uygulanması şeklinde dört aşamadan oluşmaktadır.

Bu aşamalarda doktor, hemşire, stok görevlisi kaynaklı hatalar önemli bazen de geri dönülemez kayıplara sebebiyet vermektedir. Bunun yanında hastanın kendisine verilen ilacı kullanmaması veya yanlış kullanmasından kaynaklı hasta hataları da olmaktadır. Bu hataların ve dolayısıyla kayıpların önlenmesi amacıyla otomatik ilaç dağıtım ve izleme sistemi geliştirilmiştir. Bu sistem; doğru hasta, doğru ilaç, doğru yol, doğru zaman, doğru doz, doğru form, doğru etki ve doğru kayıt şeklinde sekiz temel kuralın üzerine kurulmuştur.

Sağlık kuruluşlarında ilaç uygulama süreci;

1-ilacın reçetelenmesi veya istemin verilmesi,

2- hemşirenin istemi alması,

3-ilacın hazırlanması ve hastaya ulaştırılması ve

4-ilacın uygulanması şeklinde dört aşamadan oluşmaktadır.

Bu aşamalarda doktor, hemşire, stok görevlisi kaynaklı hatalar önemli bazen de geri dönülemez kayıplara sebebiyet vermektedir. Bunun yanında hastanın kendisine verilen ilacı kullanmaması veya yanlış kullanmasından kaynaklı hasta hataları da olmaktadır. Bu hataların ve dolayısıyla kayıpların önlenmesi amacıyla otomatik ilaç dağıtım ve izleme sistemi geliştirilmiştir.

Bu sistem; doğru hasta, doğru ilaç, doğru yol, doğru zaman, doğru doz, doğru form, doğru etki ve doğru kayıt şeklinde sekiz temel kuralın üzerine kurulmuştur.