Planlama ve Karar Verme Fonksiyonu

Planlama sürecine yönelik aşamalar;

• Amaçların Saptanması
• Olanakların Araştırılması
• Seçeneklerin Belirlenmesi ve Karşılaştırılması
• En Uygun Seçeneğin Belirlenmesi
• Plan Hedeflerinin Saptanması
• Planın Denetiminden oluşmaktadır.

Organizasyonlar için asıl istenilen amaçlar net bir şekilde bu aşamada belirlenir. Bu aşamada örgütte çalışacak olan yöneticiler, uzmanlar ve ekip üyeleri seçilerek, uygulama adımlarına geçilir. Çünkü, amaçların saptanması birçok kolaylığa sebep olur ve bu süreç etkili bir motivasyon sistemi kurarak planlamanın iyi yönetilmesini sağlar. Amaçlar, koordinasyon ve kontrol sürecinin sağlıklı bir şekilde yapılmasına yardımcı olur. Özet olarak "amaçların saptanması" işletmelerin, varlığını devam ettirebilmek için attığı adımın ilk ve en önemli aşamasıdır.

Belirlenen amaçların araştırılması ve bunlara ulaşabilmek için organizasyonun makro ve mikro çevresinin durumu kontrol edilir. Bunlar; organizasyonun sermayesi, bilgileri, yetenekleri, misyonu vizyonu, araçları ve gereçleridir. Teknik, fiziksel ve finansal kaynaklar bunlardan bazılarıdır. İşletmenin iç ve dış şartları, çeşitli analizlerle değerlendirmeye tabi tutulur. Çünkü bu değerlendirme aşaması olanakların araştırılıp belirlenmesinde temel yapı taşlarından biridir. Olanakların araştırılmasında da birçok teknik ve yöntem (örn. SWOT, Performans Güçleri Analizi vb.) kullanılmaktadır. Bunlar da işletmenin büyüklüğüne, örgüt kültürüne ve örgüt yapısına göre farklılık göstermektedir.

Olanakların araştırılıp, belirlenmesinden sonra elde edilen seçenekler üzerinde karşılaştırma yapılır. Bu süreçte amaçları uygulamaya koymak için belirlenen alternatifler arasından değerlendirme yapılarak, daha önce belirttiğimiz iç ve dış kaynakların yapılabilme şartları üzerinde durulur. En önemli ve belirgin yöntemler tespit edilip seçenekler arasından karşılaştırma eylemi gerçekleştirilir.

Planlama sürecinin en kritik aşamalarından biridir. Çünkü bu aşamada istenilen hedef tam olarak netleşmiş olur. En uygun seçeneğin belirlenmesi demek karar verilmesi anlamına gelmektedir. Ancak bu karar verme işlemi en doğru seçimi yapmış olma anlamına gelmemektedir. Bu süreçte yanlışlar ortaya çıkabilmektedir. Fakat asıl amaç en uygun (optimum) olanı bulmaktır. Zaten hedef de uygun olduğu değerlendirilen seçimin, uygulamaya konulmasıdır. En uygun alternatifin seçilmesi elde edilen girdiler ve bilgiler ışığında olmalıdır. Aykırı ya da ters bir kararın verilmesi, belirlenen seçenek karşısında bu aşamaya kadar gelinen adımların uygulanmasını engelleyebilir. En uygun seçenek, organizasyon için en az maliyetli, en az girdili ve en çok çıktı üretendir.

Planlama hedeflerinin saptanması aşamasında neyin, ne zaman yapılacağı konusunda çizelgeler, programlar belirlenir. Bu programlar işletme ve organizasyonun almış aldığı karara göre günlük, haftalık, aylık, dönemlik, yıllık olarak gruplandırılır. Bu çizelgeler sayesinde planlama döneminin sonunda yöneticiler, uzmanlar ve planlama ekibi bulgu ve sonuçları gözle görünür bir şekilde elde etmiş olurlar.

Daha önce belirlenen ve uygulanan tüm aşamaların sentezlenmesi, karşılaştırması vb. tarzda değerlendirmeleri bu aşamada yapılır. Yapılan değerlendirmelerde işletmenin kararına ters bir uygulama ya da zarar verme durumu varsa iyileştirmeler yapılıp, önlem alınmaya çalışılır. Hedeflenen ile sonuçlanan arasındaki uygunluk ya da çelişki saptanır. Olumsuz bir durum karşısında tekrardan en başa dönülerek yeniden planlamaya odaklanılır. Aslında bu plan denetimi, planlamanın her aşamasında yapılarak ortaya çıkabilecek olumsuz durumların önlenmesine yardım eder.

Stratejik planlama bir organizasyonda aktif olarak çalışan ekip üyelerinin, başarılı bir sonuç elde etmek için sarf ettiği performansın bütününü oluşturur ve örgütün stratejik amaçlarına ulaşması için yaptığı uzun dönemli planlamaları ihtiva eder. Bu nedenle organizasyon içindeki bütün üyelerin örgütten beklentilerinin ve performans değerlendirilmesinin ölçülmesinde büyük rol oynar.

Taktik planlar, stratejik planların devamı niteliğindedir. Bu adım, daha çok stratejik planlamada amaçlanan gayeleri uygulamak için ihtiyaç olan kritik durumları açıklar. Taktiksel planlamanın süresi stratejik planlamaya göre daha kısadır. Bu tip planlama daha çok seviye olarak birim seviyesinde odaklanmaktadır. Taktiksel planlama; hedefler, sorumluluklar, roller, kapsam, süre ve çıktılar açısından farklı bir perspektif ile bakar. Büyük resme odaklanmak yerine, küçük detaylara bakarak işletmenin planlama çalışmasına hız ve başarı kazandırır. Taktiksel planlama, stratejik planlamaya göre daha esnektir. Bu yüzden yön verme ve iyileştirme bu planlarda daha kolay olur.

Taktiksel planlamanın işlevini kolaylaştırmak için başvurulan bir planlama tipidir. Bu tip planlamalarda da çizelgeler oluşturulur. Operasyonel planlamada detay ve ayrıntıya daha fazla önem verilir. Daha çok iş eylemi üzerinde odaklanılır. Bu planlama yapılırken stratejik ve taktiksel planlamada alınan kararlar büyük önem arz etmektedir. Operasyonel planları gerçekleştirmek için diğer planlama türlerine göre üst düzeyde uzmanlara ihtiyaç duyulmamaktadır. Özet olarak; operasyonel planlama, örgütsel hedeflerin kolay bir şekilde yönlendirilebilmesi için uygulanan bir planlama türüdür.

Ekip üyelerinin istekli ve hevesli olduğunu gösteren bir ilkedir. Bu ilke sayesinde ekip üyeleri, birliği sağlayarak plan yapmaya koyulurlar. Motivasyonel çıktıların artırılması açısından önem arz eden bir ilke olarak karşımıza çıkmaktadır.

Tamamlanacak olan işin başlangıç ve bitiş süresini belirleme ilkesidir. Geçen zamanı en iyi şekilde kullanmaya yöneliktir. En az sürede en çok çıktıyı alma amaçlanır. Çizelgeler ve programlandırmalar oluşturulur.

Planlamayla ilgili olumsuz bir durumla karşılaşılması durumunda başvurulacak ilkelerden biridir. Planlama sürecinde radikal değişimlerin yaşanması durumunda alternatif planlar kurtarıcı ve yön verici rol oynayacaktır.

Karar verme süreci de içerisinde bulunduğu dinamik etkenler nedeniyle çeşitli özellikleri ihtiva etmektedir. Karar verme sürecinin özelliklerini şu şekilde sıralayabiliriz :
• Problemi iyi tanımlama,
• amaç belirleme,
• alternatifler oluşturma,
• karar vericinin tayini,
• kararı uygulayıcılar,
• kararı değerlendirme.
Karar verme süreci büyük ve iyi koordine edilmiş bir planlama süreci içerir ve bu planlama süreci de geleceğe yönelik olur. Bu yüzden karmaşık ve kafa karıştırıcı olmamalıdır. Farklı bakış açılarına açık olup bunları kabul edebilir olmalıdır. Karar vericiler daha çok bilgiye dayalı süreçleri ihtiva eden rasyonel düşünebilme kabiliyetine sahip olmalılardır. İşletmeler yaptıkları fiillerin sonuçlarına göre çalışmalarına yön vermektedir. Bu nedenle bu eylemlerin hepsi de karar verme sürecine dayanmaktadır. Karar verme sürecinin özellikleri, amaca en doğru şekilde ulaşılmasına yardımcı unsurlar içermektedir. İstenilen sonucu en az girdi, en çok çıktıyla elde etmede önemli bir girdi sağlamaktadır. Karar verme sürecinde başarılı olabilmek için gerekli diğer bir unsur da örgüt kültürünün özelliklerinin iyi bilinmesidir. Çünkü örgüt kültürü sahip olunan inanç, değerler, varsayımlar ve diğer unsurlar ile karar verme aşamasında büyük girdi sağlamaktadır. Karar süreçleri bu nedenle örgüt kültürü ekseninde agresif veya çekingen, analizci veya savunmacı, öncü veya rakibi takip etme gibi çeşitli karar verme aşamalarında etkili olacaktır.

Bu modelde karar vermede rasyonel olabilmek için 8 aşamaya göre hareket edilmektedir. Bunlar;
• meselenin tanımlanması,
• hedef belirleme,
• karar ölçütünün belirlenmesi,
• ölçütlerin önem düzeyinin belirlenmesi,
• seçeneklerin geliştirilmesi,
• seçeneklerin irdelenmesi ve bir seçeneğin seçilmesi
• seçilen seçeneğin uygulanması ve kararın etkinliğinin değerlendirilmesidir.

Yönetim ve işletme literatüründe birçok çeşit örgüt yapısı ve çeşitleri vurgulanmaktadır. Bunlar basit, fonksiyonel, ürüne göre, coğrafyaya göre, sanal, şebeke (network), matriks vb. olarak bölümlenmektedir. Örgütlerde karar verme, bu nedenle örgüt yapısıyla yakından ilişkilidir. Verilen kararlar, örgüt yapısı ile uyuşmuyorsa bu durum birçok problemi beraberinde getirecektir. Örgütsel faktörlerle uygunluk, rekabet ortamında iyi bir fark yaratabilmek anlamına gelmektedir. Bu faktörlere uygunluk; mantığa uygun, hızlı, gerçekçi, optimizasyonu yüksek sonuçlar elde etmeye yarayacaktır.

Karar vermeyi etkileyen birçok çevresel faktörler vardır. İşletmenin makro ve mikro çevresi bunun en iyi örneğidir. Ekonomik, sosyal, politik, teknolojik vb. çevre koşulları buna en iyi örnektir. Çevre koşulları ile işletmeler arasında karar vermede büyük bir ilişki söz konusudur. Şirket ekonomisinin durumu, maliyetli karar alma sürecini doğrudan etkileyebilmektedir. İşletmeler çevre ile olan iletişimlerini yüksek tutmak zorundadırlar. Çünkü işletmeler için çevrelerinden aldıkları olumlu ya da olumsuz tepkiler büyük önem arz etmektedir.

Bu seviye kapasitelerin tek bir hasta ile birleştirildiği bireysel hastaların süreç seviyesidir. Ayırma noktaları, bir hasta grubu prosesinde farklı aşamaları tanımlar. En önemli ayrıştırma noktası olarak teşhis fazı ve terapötik faz arasındaki ayrım önerilmektedir. Bu aşamalar farklı türdeki kaynakları gerektirir. Ayrıca, bu noktada talep belirsizliğinde dikkate değer bir değişiklik vardır.

Bu seviye hasta grupları için tedavi politikalarının ve aciliyet kriterlerinin tanımlandığı ve kaynakların hasta gruplarına tahsis edildiği yer olan hasta grubu düzeyidir. Hasta grubu düzeyinde, sunulacak performansın tanımlanmasından, hasta grubu için gerekli kaynakların elde edilmesinden, hasta akışının kontrolünden ve kaynakların hasta grubu tarafından kullanılmasından sorumlu bir yönetim fonksiyonu olmalıdır.

Sağlık Enformasyon Sistemleri (SES), sağlık alanında elde edilen bilgi ve verilerin oluşturulması, biçimlendirilmesi, depolanması, paylaşılması, bu bilginin anlamlı bir şekilde kullanılabilmesi, hastaların bakım ve tedavilerinin tanımlanması, geliştirilmesi işlemlerinin bütününe verilen isimdir.