PROJE YÖNETİMİ

Proje yaşam çevrimi boyunca kişi veya kurumların yürüttükleri bir çok faaliyet bulunur. Projenin tamamlanması ile beraber de projeye özgü kimi faaliyetlerin yürütülmesinin durdurulması da olağandır. Proje yaşam çevrimi boyunca ele alınan tüm süreçlerin başarılı olması için proje takımının büyük çabalar gösterdiği açıktır. Aynı şekilde projenin kapatılması aşamasında da proje takımı ağır bir iş yükü ile karşı karşıya kalabilir. Proje yönetim planında yer alan tüm faaliyetler tamamlanmadığı sürece bir projenin tamamlandığı söylenemez. Genellikle proje yöneticileri işlerin tamamlanmış, ürünün teslim edilmiş ya da başarısızlık yüzünden proje terk edilmiş olması nedenleri ile projenin kapatılması aşamasını gözardı edebilirler. Ancak projenin kapatılması aşamasına verilecek önem, proje yöneticisinin ve paydaşların daha sonraki projelerinde daha başarılı olmaları olasılığını arttıracaktır.

Araçlar ve Teknikler • Uzman görüşü • Analitik teknikler • Toplantılar

Proje kapatma süreci kapsamında proje yöneticisi projenin genel bir değerlendirmesini yapar. Proje müşterisinin, proje sonunda ortaya çıkan ürüne ilişkin görüşleri derlenir. İhtiyaçların ve beklentilerin tam olarak karşılanıp karşılanmadığı belirlenir. Ek olarak proje yöneticisi kendi açısından projeyi ele alarak ne kadar başarılı olduğunu belirlemeye çalışır. Bu aşamada paydaşlar ve sponsorlardan elde edilecek geribildirimler de önem kazanır.

Projenin kapatılması, proje süreç grupları içerisinde yer alan son süreçtir. Proje başarılı ise proje yöneticisi ve proje paydaşları için bu süreç, başarıları gözden geçirme, kutlamalar yapma ve geleceğe doğru umutla bakma aşamasıdır.

Proje sonlandırma; kimi durumlarda çeşitli sebeplerden dolayı proje kapsamında üretilmesi amaçlanan üründen beklentiler sağlanmayabilir. Beklentilerin sağlanmaması durumu müşterinin kendisine sunulan ürünü reddetmesi olarak ortaya çıkabilir. Müşteri ürün üzerinde değişiklikler talep edebileceği gibi ürünü tamamen reddederek proje ile olan bağını kopartabilir. Projenin proje ekibi tarafından başarıya ulaştırılmamış olması veya müşteri beklentilerinin karşılanmamış olması yasal bazı problemleri de ortaya çıkarabilir. Kimi durumlarda ise proje sponsorunun veya müşterinin projenin istenen kapsam, zaman ve maliyet içerisinde tamamlanamayacağını belirtmesi ile proje sonlandırılabilir. Her durumda proje yöneticisinin projenin kapatılması işlemlerini mutlaka gerçekleştirmesi gerekir

Projenin kapatılabilmesi için proje yaşam çevrimi boyunca yapılan tüm anlaşmaların kapatılması gerekir. Aslında tedariklerin kapatılması alt süreci projenin başlaması ile başlar ve projenin kapatılması ile sona erer. Proje yaşam çevrimi boyunca müşteri veya dış kaynaklardan elde edilen hizmet ve ürün alımları için yapılan tüm anlaşmaların kapatılması gerekir.

Projenin kapatılması aşamasına nasıl ulaşılırsa ulaşılsın projenin kapatılması için beklenen faaliyetlerin düzgün bir şekilde tamamlanması gerekir. Projenin kapatılması için ger- çekleştirilmesi beklenen faaliyetler genel olarak izleyen seçenekler olarak sıralanabilirler. • Paydaşlar ile bir araya gelinerek projenin son onayı alınır. • Ortaya çıkan yeni sorumluluklar ilgili birimlere veya kişilere aktarılır. • Tüm sözleşmeler kapatılır. • Proje çalışanlarına görevlerinin tamamlanma tarihi tam olarak iletilir. • Tüm sonuçlar belgelenir. • Projenin tamamlanması kutlamaları yapılır.

Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) Bilgi Birikim Kılavuzuna (PMBOK, 2013) göre projelerin resmî olarak tamamlanması gerekmektedir. Resmî olarak tamamlanması ile kastedilen proje yaşam çevrimi boyunca tüm süreç gruplarına ilişkin raporların hazırlanması ve belgelenmesidir. Bu belgelerin ilgili paydaş, müşteri veya görevliler tarafından incelendiklerini belgelemek için imza altına alınması gerekmektedir.

Proje yöneticisi, projenin başlangıcından itibaren iyi bir evraklama sistemine ihtiyaç duyar. Bu evraklama sistemi bilgisayar ortamında olabileceği gibi dosya içerisinde bası- lı belgelerin ve faturaların bir kütüphanede tasnif edilmesi biçiminde de gerçekleşebilir. Önemli olan proje için üretilen tüm belge ve faturaların kronolojik ve ilgi alanlarına göre indekslenip bir arada tutulmalarıdır. Evraklama sistemi sayesinde projenin yaşam çevrimi süresince projenin nasıl geliştiği ve sona doğru ilerlendiği görülecektir. Eğer proje çeşitli sebeplerden dolayı sonlandırıldı ise sonlandırma nedenine kaynak olabilecek proje tabanlı gelişmelere ilişkin izler de eski evrakların incelenmesi ile tespit edilebilir. Düzgün ve kolay anlaşılır bir arşiv sistemi oluşturulması projenin başarısına katkı sağlayacaktır

Öğrenilmiş dersler proje yönetimi çalışmalarında son süreç olan projenin kapatılması sürecinde yer alır. Ancak yeni bir projeye başlanırken benzer projelerden oluşturulmuş öğrenilmiş dersler belgelerinin proje yönetim planına dâhil edilerek daha ilk aşamada bilinmesi projenin başarısına büyük katkı yapacaktır.

Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) Bilgi Birikim Kılavuzuna (PMBOK, 2013) göre, projenin kapatılması sürecinin girdileri, araç ve teknikleri ve çıktıları aşağıdaki gibidir:

Girdiler; • Proje yönetim planı, • Nihai ürün bilgisi, • Kurumsal süreç varlıkları

Araçlar ve Teknikler; • Uzman görüşü, • Analitik teknikler, • Toplantılar

Çıktılar; • Nihai ürün ya da servis, • Kurumsal süreç varlıkları güncellemeleri

Projenin tamamlanması farklı biçimlerde ortaya çıkabilir. Bu farklı biçimler üç başlık altında ele alınabilir. İzleyen kesimde bu başlıklar kısaca ele alınmıştır.
• Faz kapatma; kimi projelerde proje yöneticisi projenin başlangıç/tanımlama süreç grubu işlemleri sırasında projeyi çeşitli fazlara bölebilir. Bu fazların her biri küçük projeler olarak düşünülür. Her faz kendi içerisinde tüm proje süreç gruplarını içerir. Bu tür durumlarda projenin kapatılması sadece o fazın kapatılması anlamı taşıyacaktır. Tamamlanan faza ilişkin girdi ve çıktı kontrolleri organizasyonun kendi içerisinde gerçekleştirilir. Bu aşamada eğer faz sonucu ortaya çıkacak ürünün müşteriye ulaştırılması söz konusu ise müşterinin onayı da alınır. Hem iç kontrol hem de müşteri onayı alındıktan sonra projede bir sonraki aşamaya veya faza geçilir.
• Proje sonlandırma; kimi durumlarda çeşitli sebeplerden dolayı proje kapsamında üretilmesi amaçlanan üründen beklentiler sağlanmayabilir. Beklentilerin sağlanmaması durumu müşterinin kendisine sunulan ürünü reddetmesi olarak ortaya çıkabilir. Müşteri ürün üzerinde değişiklikler talep edebileceği gibi ürünü tamamen reddederek proje ile olan bağını kopartabilir. Projenin proje ekibi tarafından başarıya ulaştırılmamış olması veya müşteri beklentilerinin karşılanmamış olması yasal bazı problemleri de ortaya çıkarabilir. Kimi durumlarda ise proje sponsorunun veya müşterinin projenin istenen kapsam, zaman ve maliyet içerisinde tamamlanamayacağını belirtmesi ile proje sonlandırılabilir. Her durumda proje yöneticisinin projenin kapatılması işlemlerini mutlaka gerçekleştirmesi gerekir.
• Proje kapatma; tek fazlı veya çok fazlı olunmasına bakılmaksızın proje sonucu elde edilecek ürünün hazır olması durumunda proje kapatılır. Böyle bir durumda projenin kapatılması süreci, projenin gerçekten kapatılması anlamını taşır. Temel olarak ürün müşteriye teslim edilir, tüm onaylar alınır, belgelendirmeler gerçekleştirilir, kutlamalar yapılır ve proje tamamlanır.

Projenin kapatılması aşamasına nasıl ulaşılırsa ulaşılsın projenin kapatılması için beklenen faaliyetlerin düzgün bir şekilde tamamlanması gerekir. Projenin kapatılması için gerçekleştirilmesi beklenen faaliyetler genel olarak izleyen seçenekler olarak sıralanabilirler.
• Paydaşlar ile bir araya gelinerek projenin son onayı alınır.
• Ortaya çıkan yeni sorumluluklar ilgili birimlere veya kişilere aktarılır. Örneğin yeni bir ürün geliştirme projesi sonunda elde edilecek ürünün üretilip piyasaya sürülebilmesi için üretim bölümüne aktarılması gerekir. Ürüne ilişkin tüm bilgi ve belgelerin üretim bölümüne doğru ve eksiksiz bir şekilde aktarılması beklenir. Başka bir örnek olarak bir firma için gerçekleştirilen güvenlik yazılımının, müşteri bilgisayar sisteminde kullanılabilmesi için yazılıma ait kullanım bilgisinin, müşteri bilgi işlem yetkililerine aktarılması gerekir.
• Tüm sözleşmeler kapatılır. Tüm ödemelerin yapıldığı, gerekli faturaların alındığı, muhasebe kayıtlarının tamamlandığından emin olunur.
• Proje çalışanlarına görevlerinin tamamlanma tarihi tam olarak iletilir. Yeni projelerde birlikte çalışılacak görevlilere yeni projenin ne olduğu ve ne zaman tekrar birlikte çalışılacağı bilgisi verilir.
• Tüm sonuçlar belgelenir. Hazırlanacak raporların ne kadar ayrıntılı olacağı projenin büyüklüğüne göre farklı olacaktır.
• Projenin tamamlanması kutlamaları yapılır. Bu kutlama son birtoplantı olabileceği gibi bir eğlence olarak da düzenlenebilir.

Projenin kapatılabilmesi için proje yaşam çevrimi boyunca yapılan tüm anlaşmaların kapatılması gerekir. Aslında tedariklerin kapatılması alt süreci projenin başlaması ile başlar ve projenin kapatılması ile sona erer. Proje yaşam çevrimi boyunca müşteri veya dış kaynaklardan elde edilen hizmet ve ürün alımları için yapılan tüm anlaşmaların kapatılması gerekir. Tedarik kapatma alt sürecine, müşteriden ürün ile ilgili onayın alınması da dâhildir. Temel olarak müşteri, projenin kapatılmasının karar vericisidir. Müşteri, proje sonunda üretilen ürün için beklentilerinin karşılandığını ifade ettiği andan itibaren ürünün teslim edilmesi ile proje kapatılır. Dolayısıyla tedarikler kapatılırken müşterinin de onayı alınır. Müşteri onayı alınırken genellikle iki durum ortaya çıkar. İlk olarak müşteri ve proje ekibi arasında bir tören düzenlenir. Bu törende müşteri ürünü kabul eder ve proje ekibine teşekkür eder. Bu tören sırasında herhangi bir belge imzalaması yapılmaz. İkinci durum ise ürünün resmî kabulünün gerçekleştirilmesidir. Müşteri ürünün beklentilerini karşıladığını ve belgede belirtilen tarihte ürünü teslim aldığını ifade eden bir metin imzalar. Eğer proje herhangi bir neden ile ürün ortaya çıkmadan sonlandırılıyor ise yine proje yöneticisi ve müşteri arasında projenin sonlandırıldığına dair bir belge imzalanır. Bu durumda proje sonlandırma nedenleri belgeye eklenir. Yazılım projelerindeki ürün teslimatında yazılım müşterinin bilgisayar sistemine yüklenir ve yazılımın yürütülmesi işleminin yetki devirleri müşteri bilgi işlem merkezi personeline aktarılır. Proje kapsamında dış kaynaklardan temin edilen tüm ürünlerin kabul belgelerinin, fatura işlemlerinin ve muhasebe kayıtlarının bu aşamada kapatılmış olması gerekir. Ek olarak dış kaynaklardan elde edilen ürünlerin istenen kalitede olup olmadıklarına dair kontroller yapıldıysa bu kontrollere ilişkin belgeler de arşive aktarılır. Yazılım projelerinde ürünün istenen performansta olup olmadığının tam olarak ortaya çıkması için ürünün öncelikle müşteriye teslim edilmesi, müşteri tarafından bir süre kullanılması gerekebilir. Bu süre sonunda müşteri, proje kapsamında tanımlanan ancak ürün tarafından karşılanmayan özellikler tespit ederse bu durum değişiklik talep belgeleri ile proje yöneticisine iletilir. Bu belgelerde belirtilen ve kapsam içerisinde olan değişiklik talepleri de tamamlanarak belgelendirilir. Ürünün müşteriye teslim edilmesi ile birlikte tüm anlaşmalar da tamamlanmış olacaktır. Proje yöneticisi tüm tedarikçiler ile olan sözleşmelerini kapatmalı, varsa ödemelerin tamamını gerçekleştirmeli ve muhasebe servisinin bu işlemleri arşive kayıt etmesini sağlamalıdır. Tedariklerin kapatılması aşamasında genellikle proje yöneticisi de müşteriden projeye ilişkin son ödemeleri alacaktır. Son aşamada ortaya çıkabilecek problemlerin çözümlerinin pahalı olma ihtimali gözönüne alınmalı ve bütçe planlamasında son aşamada ortaya çıkabilecek öngörülemeyen problemler için bir harcama kalemi bulundurulmalıdır. Projenin kapatılması ile beraber tüm sözleşmeler, muhasebe kayıtları arşive aktarılır.

Proje süresince ortaya çıkan problemlerin çözüme kavuşturulması için sıralanan bu soruların cevapları yardımıyla öğrenilmiş dersler ortaya çıkmaya başlar. Projenin kapatılması aşamasında da bu dersler bir belge içerisinde bir araya getirilerek gelecekte aynı problemler ile karşılaşıldığında çözüme giden yol kısaltılmış olur. Ancak öğrenilmiş dersler yardımıyla kurum içerisinde fayda sağlanması isteniyor ise bazı konularda dikkatli olunmalıdır. Öncelikle kazanılmış dersi sadece ilgili problem kapsamında değil daha geniş bir açıdan bakarak kaleme almakta fayda vardır. Bu şekilde öğrenilmiş ders için çok daha geniş bir uygulama alanı elde edilebilir. Öğrenilen dersin sadece basit bir şekilde bir cümle hâlinde sunulması büyük fayda sağlamayacaktır. Problemden kaçınmak için neler yapılabileceğinin ve problemin ortaya çıkması durumunda ise nasıl çözüme ulaştırılacağının mümkün olduğunca ifade edilmesinde fayda vardır. Öğrenilmiş dersler proje yönetimi çalışmalarında son süreç olan projenin kapatılması sürecinde yer alır. Ancak yeni bir projeye başlanırken benzer projelerden oluşturulmuş öğrenilmiş dersler belgelerinin proje yönetim planına dâhil edilerek daha ilk aşamada bilinmesi projenin başarısına büyük katkı yapacaktır. Öğrenilmiş dersler belgesi hazırlanırken projenin büyüklük ve tipine göre kategoriler oluşturulabilir. Bu kategoriler içerisinde yer alan her bir öğrenilmiş ders bilgisi tek tek sıralanır. Farklı kategoriler oluşturulurken Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) Bilgi Birikim Kılavuzunda (PMBOK, 2013) yer alan 10 bilgi alanı referans olarak alınabilir. Her bilgi alanı için belirlenen öğrenilmiş dersler bir belge içerisinde bir araya getirilerek arşivlenir. Örneğin planlama başlığı altında roller ve sorumlulukların ne kadar iyi tanımlandığına ilişkin bilgilerin verilmesi ve tekrar tekrar düzeltme yapılabileceğinin belirtilmesi öğrenilmiş dersler olarak sıralanabilir. Kapsam ile ilgili öğrenilmiş dersler için ise örnek olarak başarının mümkün olduğunca erken tanımlanması, kapsam konusunda mümkün olduğunca açıklayıcı olunması verilebilir. Öğrenilmiş dersler her ne kadar proje sonunda yer alsa da proje yaşam çevrimi süresince derlendiklerinden her zaman proje yöneticisi için bir rehber niteliği taşıyacaktır. Bu nedenle bu belgenin sade ve genel bir dilde yazılması sayesinde diğer araştırmacıların da faydalanması kolaylaşır. Yatırımcı ve işadamı Sir John Templeton, “başarılı insanlar kendi hataları ve başkalarının hatalarından ders alırlar” diyerek öğrenilmiş derslerin önemine vurgu yapmıştır.

Proje yaşam çevrimi boyunca görev alan tüm proje ekibinin, projenin tamamlanması ile beraber nasıl değerlendirileceğine de karar verilmelidir. Proje yöneticisinin proje ekibini doğru yönetmesi projenin başarısında büyük önem arz eder. Proje, kurum içi bir proje ise proje ekibi içerisinde yer alan bireyler projeden önceki görev yerlerine geri gönderilirler. Eğer kapatılan proje faz kapatma ise projenin ilerleyen fazlarında görev alacak olan ekip üyeleri yeni görevleri hakkında bilgilendirilirler. Yeni fazlarda yer almayacak ekip üyeleri eski görevlerine geri dönerler. Kimi durumlarda proje ekip üyeleri sadece o proje için dışarıdan görevlendirilmiş olabilirler. Bu tür durumlarda projenin tamamlanması ile beraber bu bireylerin görevleri de sona ermiş olur. Görevi sona eren bu bireyler, eğer proje sonucu ortaya çıkan ürünün günlük hayattaki kullanımında görev almak isterlerse kurum içerisinde çalışmaya devam edebilirler. Örneğin, yazılım projelerinde bu durum sıklıkla karşımıza çıkmaktadır. Kurum dışından görev alan bireyler her ne kadar projenin geliştirilmesi sırasında mutlu bir şekilde çalışıyor olsalar da proje ürünü olan yazılımın kullanıcıya teslimi ile beraber yazılımın günlük kullanımı rutini içerisinde yer almak istemeyebilirler. Benzer bir şekilde üretilen ürün bir güvenlik yazılımı ise yazılımı geliştiren proje bireyleri yazılımın günlük kullanımında da yer alarak yazılımın daha da geliştirilmesine katkı sağlayabilirler. Özel yetenekleri sebebi ile kurum projelerine dışarıdan katılan bireylere, proje sonrası kurum içerisinde bir pozisyon önerisi yönetim onayı ile yapılabilir. Ancak kimi bireyler bir kuruma bağlı kalmak yerine proje tabanlı işlerde görev almayı tercih edebilirler. Yapılan teklifi kabul eden bireylere kurum içerisinde uygun görev atamaları yapılır. Kurum içerisinde çalışmak istemeyen bireylerin proje bağlantılı tüm sorumluluklarının tamamlandığı kontrol edilerek görevlerine son verilir. Göreve son verilmesi işlemi resmî belgenin karşılıklı olarak imzalanması ile kayıt altına alınmalı ve arşivlenmelidir. Proje yöneticisi kapatma süreci kapsamında kendi geleceğine de karar vermek durumundadır. Bir çok yönetici artık karar alma sürecinin merkezi olmadığı ve önüne çözülmesi için getirilen problemler olmadığı için kendisini boşlukta hissedebilir. Proje resmi olarak tamamlanmış olsa bile proje yöneticisi bir süre daha neleri iyi ya da daha iyi yapabileceğine dair iç muhasebeleri yürütebilir.
Proje yöneticisinin, ister kurum içi ister kurum dışı olsun tüm proje ekip üyeleri için proje sonrası süreci önceden planlamış olması gerekir. Proje ekip üyelerinin geleceklerine ilişkin yapılan planların son ana bırakılması iyi bir yöneticilik örneği değildir. Proje ekip üyelerini her zaman onurlandırmak ve projeye yaptıkları katkılardan dolayı onlara teşekkür ederek değer verildiğinin gösterilmesi, gelecekte aynı ekip üyeleri ile başarılı projeler ortaya çıkarılması olasılığını da arttıracaktır. Proje kapsamında ekip üyelerinin performanslarını ölçmek için teknikler geliştirilmesi de önemlidir. Bir bilgi formu yardımıyla bireylerin nasıl performans gösterdikleri kayıt altına alınmalı ve arşivlenmelidir. Yazılım projelerinde tamamlanan yazılımın son kullanıcıya nasıl aktarılacağı ve kimlerin bu aktarım sürecinde yer alacağının da önceden planlanmış olması gerekir. Ayrıca müşterinin yazılımı teslim alırken ne yapması gerektiğinin de planlanmış olması gerekir. Proje tamamlanması ile beraber boşa çıkacağını düşünen bireylere son kullanıcıya aktarım aşamasında çalışacakları bilgisinin verilmesi doğru olmaz. Çünkü proje teslim tarihi ile beraber görevlerinin sona ereceğini bilen proje ekip bireyleri, yeni projelere imza atmış veya yeni görevleri kabul etmiş olabilirler proje ekibinin, yeni görevlerine başlamadan önce, proje ve proje yöneticisi hakkındaki görüşleri de derlenerek izleyen kesimde anlatılacak nihai proje raporunda bu görüşlere yer verilmelidir. Proje yöneticisi de tüm proje çalışanları için değerlendirme raporları hazırlamak zorunda kalabilir. Eğer büyük bir ekip ile çalışılıyorsa bu sürecin de zaman alacağı unutulmamalıdır. Proje yöneticisi hakkında proje ekibinden yapılacak geribildirimler proje yöneticisinin kendisini geliştirmesinde çok büyük fayda sağlayacaktır.

İyi hazırlanmış bir nihai proje raporunun projeye ilişkin birçok bilgiyi içermesi beklenmekle birlikte temel olarak rapor içerisinde yer alması gereken ana başlıklar izleyen biçimde sıralanabilir.
• Projenin genel başarısı: Paydaşlardan, müşteriden ve proje çalışanlarından elde ettiğiniz geri bildirimleri gözönüne aldığınızda sizce proje ne kadar başarıya ulaşmıştır? Başarı için kullandığınız ölçütler nelerdir ve proje kapsamında bu proje ölçütlerine ne kadar ulaşılmıştır?
• Projenin genel organizasyonu/düzeni: Projenin tamamlanması ile beraber proje yöneticisi, projenin genel organizasyonunu nasıl gerçekleştirdiğini gözden geçirme şansını yakalar. Proje yöneticisi gerçekten iyi bir organizasyon gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğini araştırır ve bir sonraki projede nelere dikkat edilmesi gerektiğini sıralar.
• Projenin güçlü ve zayıf yanları: Proje yöneticisi, bir SWOT analizi veya proje yaşam çevrim süreci boyunca tutulan not ve raporlar yardımıyla projenin güçlü ve zayıf  yanlarını ortaya çıkararak raporuna ekler. İleride raporun hazırlandığı proje konusunda yapılacak yeni çalışmalar için varsa öneriler ayrıntılandırılarak listelenir.
• Proje ekibine ilişkin tavsiyeler: Projenin başlatılmasından kapatılmasına kadar geçen süre zarfında proje ekibine ilişkin bilgi alışverişleri olması kaçınılmazdır. Proje ekibi içerisinde bireyselliği ön planda tutanlar ile takım çalışmasına yatkın olanlar belirlenerek çeşitli tavsiye kararları sıralabilir.
• Sonuç veren teknikler: Projede sonuç veren tekniklere ilişkin özet bir liste hazırlanır. Bu liste hazırlama işine projenin başlaması ile hayat verilir. Sonuçları veya çıktıları elde edebilmek için ortaya konan çabaların neler olduğuna dair bilgiler bu liste içerisinde yer almalıdır.

Projenin güçlü ve zayıf yanları: Proje yöneticisi, bir SWOT analizi veya proje yaşam çevrim süreci boyunca tutulan not ve raporlar yardımıyla projenin güçlü ve zayıf yanlarını ortaya çıkararak raporuna ekler. İleride raporun hazırlandığı proje konusunda yapılacak yeni çalışmalar için varsa öneriler ayrıntılandırılarak listelenir. Bu aşama projenin raporlama aşamasında yani kapatılması aşamasında yapılmaktadır.

Projenin kapatılması sürecinin son aşaması kutlama yapılmasıdır.

Projenin kapatılması sürecinde proje nihai raporu oluşturulması amacıyla izleyen içindekiler yapısı oluşturulabilir. Projenin türüne ve büyüklüğüne göre rapor daha da ayrıntılı hâle getirilebilir.
• Proje adı ve tarih: Projenin açık ismi, varsa proje numarası ve raporun hazırlanma tarihi burada verilir.
• Projenin kapatılmasına ilişkin betimleyici istatistikler: Gerçekleşen maliyet değeri, plana göre projenin tamamlanma tarihi, ekibin performansı ve kalite başarım miktarı.
• Varsa ilk faydalar: Proje sayesinde elde edinilen faydaların birçoğu ilk anda ortaya çıkmayabilir. Eğer proje kapatılması sırasında kazanılmamış faydalar olduğu düşünülüyor ise proje yöneticisinin proje kapatıldıktan ve bu faydalar ortaya çıktıktan sonra bir rapor hazırlaması beklenir. Bu rapora proje tespit raporu adı verilir.
• Öğrenilmiş dersler: Hazırlanmış öğrenilmiş dersler belgesi nihai rapor içerisine eklenir.
• Proje yöneticisinin projeye ilişkin görüş ve önerileri: Proje sürecinde nelerin yolunda gittiği, nelerin yolunda gitmediği ve kazanılmış dersler kapsamına girmeyen ama projeye ilişkin olarak değerlendirilmesinde fayda olan konular ele alınır. Yukarıda bahsedildiği gibi proje kapsamında elde edilecek faydalar proje tamamlandıktan sonra ortaya çıkıyorsa proje tespit raporu proje yöneticisi tarafından hazırlanır. Yönetici bu raporu hazırlarken proje çıktısının beklenen faydaları sağlayıp sağlamadığını, ölçümlenmiş faydalar varsa bunların neler olduğunu sıralaması beklenir. Ayrıca, bazı durumlarda nicel olarak ölçümlenemeyen faydaların varlığı da söz konusu olabilir. Bu tür durumlarda proje yöneticisi mümkün olduğunca nesnel/tarafsız davranarak durumu özetlemelidir.
Proje yöneticisi, projenin başlangıcından itibaren iyi bir evraklama sistemine ihtiyaç duyar. Bu evraklama sistemi bilgisayar ortamında olabileceği gibi dosya içerisinde basılı belgelerin ve faturaların bir kütüphanede tasnif edilmesi biçiminde de gerçekleşebilir. Önemli olan proje için üretilen tüm belge ve faturaların kronolojik ve ilgi alanlarına göre indekslenip bir arada tutulmalarıdır. Evraklama sistemi sayesinde projenin yaşam çevrimi süresince projenin nasıl geliştiği ve sona doğru ilerlendiği görülecektir. Eğer proje çeşitli sebeplerden dolayı sonlandırıldı ise sonlandırma nedenine kaynak olabilecek proje tabanlı gelişmelere ilişkin izler de eski evrakların incelenmesi ile tespit edilebilir. Düzgün ve kolay anlaşılır bir arşiv sistemi oluşturulması projenin başarısına katkı sağlayacaktır.