PROJE YÖNETİMİ

Güçsüz tahmin sistemlerinin veya standartların sonucu gerçek dışı bütçe belirlenmesi projede maliyet sapmalarına sebep olan etkenlerden birisidir.

Proje maliyetinin izlenmesi sürecinde bir faaliyet ya da iş kırılım yapısı bileşenine ilişkin olarak yerine getirilen çalışmaların tamamlanması için gerçekleştirilen ve kaydedilen toplam maliyete gerçekleşen maliyet adı verilir.

Proje yöneticileri herhangi bir görevin artık kabul edilemez noktaya ulaştığını kritik oran değerini takip ederek belirleyebilirler.

Fiyat sapması=(bütçelenen fiyat-gerçekleşen fiyat)x(gerçekleşen miktar)=250000

Miktar sapması=(bütçelenen miktar-gerçekleşen miktar)x(bütçelenen fiyat)

İzleme ve kontrol sürecinde genel olarak proje yöneticisinin karşılaşabileceği 12 farklı süreç üzerinde yoğunlaşılır. Projenin büyüklüğüne göre bu süreçlerin tümü ele alınabileceği gibi birkaç tanesi ile de yetinilebilinir.

İzleme ve kontrol sürecinde genel olarak proje yöneticisinin karşılaşabileceği 12 farklı süreç üzerinde yoğunlaşılır. Projenin büyüklüğüne göre bu süreçlerin tümü ele alınabileceği gibi birkaç tanesi ile de yetinilebilinir.

Proje yönetim mesleğinin ilkeleri, teknikleri ve rotası derneği (PMI TR) tarafından yayımlanan proje yönetimi bilgi birikimi kılavuzuna göre (PMBOK Kılavuzu, 2009) proje izleme ve kontrol grubunda

faaliyetleri yer almaktadır.

Eylem; genelde önleme işleminin gerçekleştirilebilmesi için de birçok eylemin hayata geçirilmesi gerekir. Ancak eylemi tespit aşaması ile omuz omuza ilerleyen bir unsur olarak görmek gereklidir. Proje kontrolünün mümkün olduğunca etkin olabilmesi için herhangi bir sapmanın tespitinin çözüme yönelik uygun ve zamanında bir tepkiyi doğurması gerekir. Bu noktada proje yöneticisinin uygulayabileceği üç farklı eylem tipi öne çıkmaktadır. Bu eylem tipleri; Düzeltici eylemler, Değişim kontrol prosedürleri ve Kazanılmış dersler olarak sıralanabilir. Bir proje zaman, maliyet ve kalite hedeflerinden sapmaya başladığında ve proje yöneticisinin çeşitli eylemleri uygulaması kaçınılmaz hale geldiğinde “Yöneticinin eylem seçenekleri nelerdir?” sorusu cevaplanmalıdır. Temel bazı değişiklik ve eylem seçenekleri aşağıdaki gibi sıralanabilir.

Etkin bir maliyet yönetim sisteminde;

unsurların yer alması beklenir. Maliyet izleme ve kontrol işlemleri, projenin tamamlanması amacına doğru gidilen yolda, yöneticinin projeyi plana uygun bir biçimde tamamlamasına yardımcı olmalıdır.

Planlanmış Değer (PV); bir faaliyet ya da iş kırılım yapısı bileşeni için gerçekleştirilecek çalışmalara tahsis edilen onaylanmış bütçedir. Onaylanan çalışmaya ilişkin tüm bilgileri içermekle beraber proje sürecinde tüm fazlar için bütçe değerlerini de içerir. Planlanmış değer kazanılmış değer yönetiminde temel çizgi olarak da adlandırılmaktadır.

Gerçekleşen maliyet (AC); bir faaliyet ya da iş kırılım yapısı bileşenine ilişkin olarak yerine getirilen çalışmaların tamamlanması için katlanılan ve kaydedilen toplam maliyettir. Kazanılmış değerin ölçtüğü çalışmaların tamamlanması için gereken toplam maliyettir. Gerçekleşen değerin bir üst sınırı yoktur, kazanılmış değere ulaşmak için yapılan tüm harcamaların ölçülmesi gerekir.

Kazanılmış Değer (EV); bir faaliyet ya da iş kırılım yapısı bileşeni için gerçekleştirilen işin, o iş için tahsis edilen onaylanmış bütçe çerçevesinde ifade edilen değeridir. Kazanılmış değer çoğunlukla projenin tamamlanma miktarını yüzde olarak ifade etmekte kullanılır.

Çizelge sapması (SV); bir projedeki zaman çizelgesi performansının bir ölçümüdür. Kazanılmış değer, planlanmış değerden çıkarılarak bulunur. Kazanılmış değer yönetimi çizelge sapması proje tamamlandığında planlanmış değerlerin tamamı kazanılmış hâle geleceği için sıfıra eşitlenecektir.

Maliyet sapması (CV); bir projedeki maliyet performansının ölçümüdür. Projeler nadiren planlanan bütçenin altında tamamlanır. Gerçekleşen değer eğrisinin temel çizgi eğrisinin altında kalmasına sebep olan genel bir neden olarak kontrol noktasına kadar tamamlanması gereken faaliyetlerin tamamlanmamış olması gösterilebilir. Dolayısıyla kullanılmış olması beklenen parasal değer ya da iş gücü miktarı henüz kullanılmamış durumdadır. Maliyet sapması kazanılmış değer ile gerçekleşen maliyet arasındaki farkın bulunması ile hesaplanır.

Bu tanımlamalardan yola çıkarak maliyet sapması için

CV = EV-AC

eşitliği yazılabilir.

Planlanmış Değer (PV); bir faaliyet ya da iş kırılım yapısı bileşeni için gerçekleştirilecek çalışmalara tahsis edilen onaylanmış bütçedir. Onaylanan çalışmaya ilişkin tüm bilgileri içermekle beraber proje sürecinde tüm fazlar için bütçe değerlerini de içerir. Planlanmış değer kazanılmış değer yönetiminde temel çizgi olarak da adlandırılmaktadır.

Gerçekleşen maliyet (AC); bir faaliyet ya da iş kırılım yapısı bileşenine ilişkin olarak yerine getirilen çalışmaların tamamlanması için katlanılan ve kaydedilen toplam maliyettir. Kazanılmış değerin ölçtüğü çalışmaların tamamlanması için gereken toplam maliyettir. Gerçekleşen değerin bir üst sınırı yoktur, kazanılmış değere ulaşmak için yapılan tüm harcamaların ölçülmesi gerekir.

Kazanılmış Değer (EV); bir faaliyet ya da iş kırılım yapısı bileşeni için gerçekleştirilen işin, o iş için tahsis edilen onaylanmış bütçe çerçevesinde ifade edilen değeridir. Kazanılmış değer çoğunlukla projenin tamamlanma miktarını yüzde olarak ifade etmekte kullanılır.

Çizelge sapması (SV); bir projedeki zaman çizelgesi performansının bir ölçümüdür. Kazanılmış değer, planlanmış değerden çıkarılarak bulunur. Kazanılmış değer yönetimi çizelge sapması proje tamamlandığında planlanmış değerlerin tamamı kazanılmış hâle geleceği için sıfıra eşitlenecektir.

Maliyet sapması (CV); bir projedeki maliyet performansının ölçümüdür. Projeler nadiren planlanan bütçenin altında tamamlanır. Gerçekleşen değer eğrisinin temel çizgi eğrisinin altında kalmasına sebep olan genel bir neden olarak kontrol noktasına kadar tamamlanması gereken faaliyetlerin tamamlanmamış olması gösterilebilir. Dolayısıyla kullanılmış olması beklenen parasal değer ya da iş gücü miktarı henüz kullanılmamış durumdadır. Maliyet sapması kazanılmış değer ile gerçekleşen maliyet arasındaki farkın bulunması ile hesaplanır.

Bu tanımlamalardan yola çıkarak maliyet sapması için

CV = EV-AC

eşitliği yazılabilir.

Planlanmış Değer (PV); bir faaliyet ya da iş kırılım yapısı bileşeni için gerçekleştirilecek çalışmalara tahsis edilen onaylanmış bütçedir. Onaylanan çalışmaya ilişkin tüm bilgileri içermekle beraber proje sürecinde tüm fazlar için bütçe değerlerini de içerir. Planlanmış değer kazanılmış değer yönetiminde temel çizgi olarak da adlandırılmaktadır.

Gerçekleşen maliyet (AC); bir faaliyet ya da iş kırılım yapısı bileşenine ilişkin olarak yerine getirilen çalışmaların tamamlanması için katlanılan ve kaydedilen toplam maliyettir. Kazanılmış değerin ölçtüğü çalışmaların tamamlanması için gereken toplam maliyettir. Gerçekleşen değerin bir üst sınırı yoktur, kazanılmış değere ulaşmak için yapılan tüm harcamaların ölçülmesi gerekir.

Kazanılmış Değer (EV); bir faaliyet ya da iş kırılım yapısı bileşeni için gerçekleştirilen işin, o iş için tahsis edilen onaylanmış bütçe çerçevesinde ifade edilen değeridir. Kazanılmış değer çoğunlukla projenin tamamlanma miktarını yüzde olarak ifade etmekte kullanılır.

Çizelge sapması (SV); bir projedeki zaman çizelgesi performansının bir ölçümüdür. Kazanılmış değer, planlanmış değerden çıkarılarak bulunur. Kazanılmış değer yönetimi çizelge sapması proje tamamlandığında planlanmış değerlerin tamamı kazanılmış hâle geleceği için sıfıra eşitlenecektir.

Maliyet sapması (CV); bir projedeki maliyet performansının ölçümüdür. Projeler nadiren planlanan bütçenin altında tamamlanır. Gerçekleşen değer eğrisinin temel çizgi eğrisinin altında kalmasına sebep olan genel bir neden olarak kontrol noktasına kadar tamamlanması gereken faaliyetlerin tamamlanmamış olması gösterilebilir. Dolayısıyla kullanılmış olması beklenen parasal değer ya da iş gücü miktarı henüz kullanılmamış durumdadır. Maliyet sapması kazanılmış değer ile gerçekleşen maliyet arasındaki farkın bulunması ile hesaplanır.

Bu tanımlamalardan yola çıkarak maliyet sapması için

CV = EV-AC

eşitliği yazılabilir.

Planlanmış Değer (PV); bir faaliyet ya da iş kırılım yapısı bileşeni için gerçekleştirilecek çalışmalara tahsis edilen onaylanmış bütçedir. Onaylanan çalışmaya ilişkin tüm bilgileri içermekle beraber proje sürecinde tüm fazlar için bütçe değerlerini de içerir. Planlanmış değer kazanılmış değer yönetiminde temel çizgi olarak da adlandırılmaktadır.

Gerçekleşen maliyet (AC); bir faaliyet ya da iş kırılım yapısı bileşenine ilişkin olarak yerine getirilen çalışmaların tamamlanması için katlanılan ve kaydedilen toplam maliyettir. Kazanılmış değerin ölçtüğü çalışmaların tamamlanması için gereken toplam maliyettir. Gerçekleşen değerin bir üst sınırı yoktur, kazanılmış değere ulaşmak için yapılan tüm harcamaların ölçülmesi gerekir.

Kazanılmış Değer (EV); bir faaliyet ya da iş kırılım yapısı bileşeni için gerçekleştirilen işin, o iş için tahsis edilen onaylanmış bütçe çerçevesinde ifade edilen değeridir. Kazanılmış değer çoğunlukla projenin tamamlanma miktarını yüzde olarak ifade etmekte kullanılır.

Çizelge sapması (SV); bir projedeki zaman çizelgesi performansının bir ölçümüdür. Kazanılmış değer, planlanmış değerden çıkarılarak bulunur. Kazanılmış değer yönetimi çizelge sapması proje tamamlandığında planlanmış değerlerin tamamı kazanılmış hâle geleceği için sıfıra eşitlenecektir.

Maliyet sapması (CV); bir projedeki maliyet performansının ölçümüdür. Projeler nadiren planlanan bütçenin altında tamamlanır. Gerçekleşen değer eğrisinin temel çizgi eğrisinin altında kalmasına sebep olan genel bir neden olarak kontrol noktasına kadar tamamlanması gereken faaliyetlerin tamamlanmamış olması gösterilebilir. Dolayısıyla kullanılmış olması beklenen parasal değer ya da iş gücü miktarı henüz kullanılmamış durumdadır. Maliyet sapması kazanılmış değer ile gerçekleşen maliyet arasındaki farkın bulunması ile hesaplanır.

Bu tanımlamalardan yola çıkarak maliyet sapması için

CV = EV-AC

eşitliği yazılabilir.

Elde edilecek negatif sapma değeri cost-overrun durumu göstergesi olacaktır. Benzer biçimde çizelge sapması için de

SV=EV-PV

eşitliği yazılabilir. Burada da elde edilecek negatif sapma değeri zaman çizelgesinin gerisinde olunduğunu gösterecektir.

İyi bir proje yöneticisi, proje kontrolünün ne olduğunu tam olarak kavrayabilmek için üç unsur üzerinde durmalıdır. Bu unsurlar önleme, tespit etme ve eylem olarak sıralanabilir. Eylem, genelde önleme işleminin gerçekleştirilebilmesi için de bir çok eylemin hayata geçirilmesi gerekir. Ancak eylemi tespit aşaması ile omuz omuza ilerleyen bir unsur olarak görmek gereklidir. Proje kontrolünün mümkün olduğunca etkin olabilmesi için herhangi bir sapmanın tespitinin çözüme yönelik uygun ve zamanında bir tepkiyi doğurması gerekir. Temel bazı değişiklik ve eylem seçenekleri aşağıdaki gibi sıralanabilir.

- Projenin yeniden tahmin edilmesi

- Projeye yeni bireyler eklenmesi

- Görevlerin kapsamının daraltılması

- Üretkenliğin verimli personel ile arttırılması

- Dış kaynak kullanımı

- Fazla mesai kullanımı

- Bazı işlerin müşteriye aktarılması

- Proje amaçlarının yeniden düzenlenmesi

Proje büyüklüğüne bakılmaksızın maliyetin kontrol altında tutulması ve bütçenin aşılmaması, proje yöneticisinin her zaman titizlikle üzerinde durması gereken bir husustur. Maliyetin kontrolü yalnızca maliyetlerin izlenmesi ile elde edilen verilerin derlenmesi biçiminde dar bir bakış açısı ile değil de çok geç olmadan düzeltici önlemlerin alınması için derlenen verilerin uygun biçimde analiz edilmesi olarak ele alınmalıdır. Maliyet kontrolü maliyet doğuran faaliyetlerde yer alan proje elemanları tarafından da yürütülmeli ve yalnızca proje üst yönetiminin bu süreci yönetmesi beklenmemelidir.

PMBOK’a göre maliyet kontrolünün içermesi gereken ögeler aşağıda sıralanmıştır:

• Onaylanan maliyette değişikliklere yol açan faktörlerin ele alınması

• Tüm değişiklik taleplerinin zamanında işleme konulması

• Gerçekleşen değişikliklerin, gerçekleştikleri sırada yönetilmesi

• Maliyet harcamalarının gerek dönem gerekse proje bazında onaylanan bütçeyi aşmamasının sağlanması

• Onaylanan maliyete göre farklılıkların belirlenmesi ve bunların anlaşılması için maliyet performansının izlenmesi

• Çalışma performansının, harcanan fonlarla karşılaştırılarak izlenmesi

• Onaylanmayan değişikliklerin, raporlanan maliyet ya da kaynak kullanımına dahil edilmesinin önlenmesi

• Paydaşların, onaylanan tüm değişiklikler ve bunlarla ilgili maliyetler konusunda bilgilendirilmesi

• Beklenen maliyet aşımlarını, kabul edilir sınırlar içinde tutmaya gayret gösterilmesi

Proje yöneticilerinin sıklıkla kullandığı bir diğer teknik ise kritik oran (CR) hesabıdır. Kritik oran hesabı yardımıyla proje yöneticisi herhangi bir görevin ne zaman kabul edilemez seviyeye ulaştığını belirleyebilir. Genel olarak bu durum hesaplanan oranın 1’den küçük olması ile ortaya çıkar. Bu oranın düzenli bir biçimde izlenmesi ile, proje yöneticisi herhangi bir problemin ne zaman ortaya çıkmaya başlayabileceğine ilişkin fikir elde etme şansını yakalar. Proje görevleri için kritik oran hesaplanabilmesinde çizelge oranı ve maliyet oranlarına ihtiyaç duyulur. Bu iki oranın çarpılması ile kritik oran hesaplanır. Çizelge oranı gerçekleşen ilerlemenin planlanan ilerlemeye oranlanması bir başka ifadeyle kazanılmış değerlere dayalı olarak EV/PV oranı ile hesaplanır. Burada beklenen oranın yine 1’den büyük olmasıdır. Maliyet oranı ise bütçelenen maliyetin gerçek maliyete bölünmesi ile bulunur. Maliyet oranı kazanılmış değer verisinden hareketle EV/AC işlemi ile de bulunabilir. Bu oranda da beklenen yine 1’den daha büyük bir değere ulaşılmasıdır. Çizelge oranı ile maliyet oranının çarpımı proje yöneticisine performans, maliyet ve çizelge bilgilerini içeren genel bir kritik oran değerini verecektir.

Kritik oran için CR=(gerçekleşen ilerleme/çizelgelenen ilerleme)x(bütçelenen maliyet/gerçek maliyet)

eşitliği verilebilir.

Maliyetin kontrolü; proje bütçesinde ortaya çıkan öngörülen veya öngörülemeyen problemlerin maliyet üzerine olan etkilerinin araştırılması, gerektiğinde yeni mali kaynakların araştırılması veya kısıtlamalara gidilmesidir.