PROJE YÖNETİMİ

İzleme ve kontrol sürecinde genel olarak proje yöneticisinin karşılaşabileceği 12 farklı süreç üzerinde yoğunlaşılır.

Gerçekleştirilecek değişikliklerin ne kadar faydalı olduğunun saptanması, proje işleyişinde gerçekten bir değişiklik olup olmadığının belirlenmesi, onaylanan değişikliklerin uygulanması işlemlerinin yer aldığı gruba Entegre değişim kontrolü geliştirilmesi adı verilir.

Performans raporunun derlenmesi ve dağıtılması işlemlerinin yürütülmesine Performans raporu hazırlama adı verilir.

Çevresel işletme faktörleri projenin izlenmesi ve kontrolü sürecini etkileyebileceği düşünülen paydaşların risk toleransı, işletmelerin yetkilendirme sistemleri ve devlet ya da sektör standartları gibi faktörlerdir.

Projenin bütçesinin yapılması

Projeden sapmaların belirlenmesi ve bu sapmaların etkilerinin paydaşlar açısından analizi projenin büyüklük ve karmaşıklığına bakılmaksızın proje yöneticisinin izlemesi ve kontrolü altında tutması beklenen unsurlar arasında yer almaz.

Projenin istenildiği gibi ilerleyebilmesi için proje planından olası sapmaların ortaya çıkmasının engellenmesine önleme denir.

Planlanmış değer bir faaliyet ya da iş kırılım yapısı bileşeni için gerçekleştirilecek çalışmalara tahsis edilen onaylanmış bütçedir.

Kazanılmış Değer bir faaliyet ya da iş kırılım yapısı bileşeni için gerçekleştirilen işin, o iş için tahsis edilen onaylanmış bütçe çerçevesinde ifade edilen değerdir.

Program ölçütleri proje süresince, projenin her aşamasında gelinmesi gereken noktaya ilişkin bilgi ve belgelerdir. Program ölçütlerinin düzenli olarak alınmaları ve incelenmeleri beklenir. Proje sürecine herhangi bir düzeltici eylem uygulandığında, bu düzeltici eylemin etkileri de burada incelenir.

Proje işinin izlenmesi ve kontrolü; performans bilgisinin derlenmesi, ölçülmesi ve paydaşlara iletilmesi ile proje işleyişi üzerinde etkili olacak ölçümlerin gerçekleştirilmesidir. Özellikle risk oluşturabilecek durumların izlenerek bunların bir an önce ortaya çıkarılıp gerekli risk planlarının hazırlanması gerekir. İzleme, durum tespit raporu ve ilerleme raporunun yazılması ile tahmin işlemlerini de içerir.

Entegre değişim kontrolü geliştirilmesi; gerçekleştirilecek değişikliklerin ne kadar faydalı olduğunun saptanması, proje işleyişinde gerçekten bir değişiklik olup olmadığının belirlenmesi, onaylanan değişikliklerin uygulanması işlemleri bu grupta yer alır.

Çevresel işletme faktörleri projenin izlenmesi ve kontrolü sürecini etkileyebileceği düşünülen paydaşların risk toleransı, işletmelerin yetkilendirme sistemleri ve devlet ya da sektör standartları gibi faktörlerdir.

Önleme; projenin istenildiği gibi ilerleyebilmesi için proje planından olası sapmaların ortaya çıkmasının engellenmesidir.

Etkin bir maliyet yönetim sisteminde;
• Maliyet tahmini,
• Maliyet muhasebesi,
• Proje nakit akışı,
• Proje paydaşları nakit akışı,
• Direkt iş gücü maliyeti,
• Cezalar, kâr paylaşımı vb.
unsurların yer alması beklenir

Planlanmış Değer (PV); bir faaliyet ya da iş kırılım yapısı bileşeni için gerçekleştirilecek çalışmalara tahsis edilen onaylanmış bütçedir. Onaylanan çalışmaya ilişkin tüm bilgileri içermekle beraber proje sürecinde tüm fazlar için bütçe değerlerini de içerir. Planlanmış değer kazanılmış değer yönetiminde temel çizgi olarak da adlandırılmaktadır.

Gerçekleşen maliyet (AC); bir faaliyet ya da iş kırılım yapısı bileşenine ilişkin olarak yerine getirilen çalışmaların tamamlanması için katlanılan ve kayıt edilen toplam maliyettir. Kazanılmış değerin ölçtüğü çalışmaların tamamlanması için gereken toplam maliyettir. Gerçekleşen değerin bir üst sınırı yoktur, kazanılmış değere ulaşmak için yapılan tüm harcamaların ölçülmesi gerekir.

Kazanılmış değer (EV) Risk ile başa çıkmak için uygulanan eylemlerin tahmin edilen sonuçlar ile uyum içinde olup olmadığının tespitinde kullanılır.

Teknik performans izleme: Risk ile başa çıkmak üzere uygulanan ve mühendislik çözümlerine ihtiyaç duyulan durumlarda mühendislik sonuçlarının teknik ayrıntılarının incelenmesidir.

Program ölçütleri: Proje süresince, projenin her aşamasında gelinmesi gereken noktaya ilişkin bilgi ve belgelerdir. Program ölçütlerinin düzenli olarak alınmaları ve incelenmeleri beklenir. Proje sürecine herhangi bir düzeltici eylem uygulandığında, bu düzeltici eylemin etkileri de burada incelenir.