PROJE YÖNETİMİ

Proje yöneticisi, projenin lideridir.Proje yöneticisinin stratejik planlama, bütçe, insan kaynakları yönetimi, kalite yönetimi vb. birçok konuda yeterli bilgi ve birikimi bulunmalıdır. Proje yöneticisinin proje konusunda teknik uzman olması gerekmez.Ancak proje sırasında olup biteni takip edebilecek, doğru soruları soracak ve verilen cevapları anlayacak derecede konuya hakim olması gerekir.Projenin zamanında, bütçesi dâhilinde ve istenilen hedeflere ulaşmış olarak tamamlanmasından sorumludur.Proje esnasında proje yöneticisi kendi ekibiyle, diğer ekiplerle ve üst yöneticilerle yoğun iletişim içinde olacaktır. Bu iletişimdeki etkinlik projenin başarısı için çok önemlidir. Doğru cevap D'dir.

İyi performans gösteren ekiplerin
karakteristikleri aşağıdaki dört başlıkta toplanabilir. Bunlar;
1. İş ve Ekip Yapısı
2. İletişim ve Kontrol
3. Liderlik
4. Değerler ve Tutumdur. İyi bir performansın özelliği, en az hiyerarşi sözkonusu olmasıdır. Doğru cevap A'dır.

Kaizen: Kaizen küçük ama sürekli iyileştirmelerin uygulanmasını içeren bir kalite yönetim felsefesidir. Doğru cevap B'dir.

Projenin yönlendirilmesi ve yönetilmesi, projedeki tüm değişikliklerin etkilerinin
gözden geçirilmesini ve onaylanan değişikliklerin uygulanmasını da gerektirir. Bu kapsamda aşağıdakiler yapılır:
• Düzeltici faaliyet: Proje yönetim planı ile proje faaliyetlerinin performansını yeniden
düzenleyen faaliyetler
• Önleyici faaliyet: Proje faaliyetlerinin gelecekteki performanslarını düzenleyen faaliyetler
• Hata düzeltme: Uygun olmayan ürün veya ürün bileşeninin düzeltilmesini içeren
faaliyetler

Doğru cevap D'dir.

Kalite Güvence Uygulamasının Çıktıları;

• Değişiklik talepleri
• Proje belgeleri güncellemeleri
• Proje yönetim planı güncellemeleri
• Kurumsal süreç varlıkları güncellemeleridir. Doğru cevap E'dir.

Birçok yönetici delege etme yaklaşımını kullanmaktan çekinir ve her işi kendisi yapmaya
ve astlarını işlerinde çok yakından kontrole yönelir. Buna mikroyönetim adı verilir. Mikroyöneticilerin en önemli özelliği aşırı ayrıntıcı olmalarıdır. Mikroyöneticilerin aşırı kontrolcü olmaları ve etrafındakileri başarı için sürekli zorlamaları iş arkadaşlarının
etkisizleşmesine yol açar. Bu tip davranışlar iş arkadaşlarının öz güvenlerini zedeler, performanslarını azaltır ve sonunda işten kopmalarına yol açabilir.

Yüksek Performanslı Proje Ekiplerinin Oluşturulması, Bruce Tuckmann 1tarafından 965 yılında ekip geliştirilmesi ile ilgili bir model yayımlamıştır. Dört aşamalı olan bu model hâlen proje ekiplerinin oluşturulmasında sıklıkla kullanılmaktadır.
Söz konusu bu dört aşama;
1. Proje ekibinin oluşturulması,
2. Proje ekibinin göreve başlatılması,
3. Kısmi entegrasyon,
4. Tam entegrasyon biçimindedir.Doğru cevap B'dir.

Proje ekibinin geliştirilmesi sürecine ilişkin araçlar ve teknikler
• İletişim
• Eğitim
• Takım oluşturma
• Kolokasyon
• Takdir ve tanıma
• Personel değerlendirmedir. Doğru cevap D'dir.

Girdiler:

• Proje yönetim planı

• Onaylanmış değişiklik talepleri

• Çevresel işletme faktörleri

• Kurumsal süreç varlıkları

Araçlar ve Teknikler:

• Uzman görüşü

• Proje yönetimi bilgi alanı

• ToplantılarÇıktılar

Girdiler

• Proje yönetim planı

• Onaylanmış değişiklik talepleri

• Çevresel işletme faktörleri

• Kurumsal süreç varlıkları

Çıktılar:

• Teslimatlar

• İş performans bilgisi

• Değişiklik talepleri

• Proje yönetim planı güncellemeleri

• Proje belgeleri güncellemeleri

Projenin yürütülmesi ve yönlendirilmesi kapsamındaki faaliyetler aşağıda listelenmiştir:
• Projenin amaçlarına erişmek için gerekli faaliyetlerin yapılması
• Planlanan proje işlerini yapabilmek için proje teslimatlarının oluşturulması

• Projeye atanmış proje ekip üyelerinin eğitilmesi ve yönetilmesi
• Proje için gerekli malzeme, alet, ekipman vb. kaynakların sağlanması ve yönetilmesi
• Planlanmış metodların ve standartların uygulanması
• Proje ekibi içinde ve dışında etkin iletişim kanallarının oluşturulması
• İş performans ölçütlerinin geliştirilmesi
• Değişiklik taleplerinin yayımlanması ile projenin kapsamı ve proje planı içine eklenmesi
• Risklerin yönetilmesi ve risklere karşı önleyici tedbirlerin alınması
• Satıcı ve tedarikçilerin yönetilmesi
• Paydaşların yönetilmesi
• Proje sırasında öğrenilen derslerin belgelendirilmesi ve bunların süreçleri iyileştirilmesi
için kullanılması

Projenin yönlendirilmesi ve yönetilmesi, projedeki tüm değişikliklerin etkilerinin
gözden geçirilmesini ve onaylanan değişikliklerin uygulanmasını da gerektirir. Bu kapsamda
aşağıdakiler yapılır:
• Düzeltici faaliyet: Proje yönetim planı ile proje faaliyetlerinin performansını yeniden
düzenleyen faaliyetler
• Önleyici faaliyet: Proje faaliyetlerinin gelecekteki performanslarını düzenleyen faaliyetler
• Hata düzeltme: Uygun olmayan ürün veya ürün bileşeninin düzeltilmesini içeren
faaliyetler

Projenin yönlendirilmesi ve yönetilmesi, projedeki tüm değişikliklerin etkilerinin
gözden geçirilmesini ve onaylanan değişikliklerin uygulanmasını da gerektirir. Bu kapsamda
aşağıdakiler yapılır:
• Düzeltici faaliyet: Proje yönetim planı ile proje faaliyetlerinin performansını yeniden
düzenleyen faaliyetler
• Önleyici faaliyet: Proje faaliyetlerinin gelecekteki performanslarını düzenleyen faaliyetler
• Hata düzeltme: Uygun olmayan ürün veya ürün bileşeninin düzeltilmesini içeren
faaliyetler

Proje yöneticisi kurumsal ve bireysel davranış biçimlerinin birbiri ile bağlantılarını anlayan
ve bunları proje amaçları için planlayan bir mimardır. Günümüzün proje ekip liderlerinin
sorumlulukları ve karşı karşıya kaldıkları zorlukların birkaçı aşağıda sıralanmıştır:
• Bir ekibe dönüşebilecek nitelikte ve proje amacı için uygun özelliklere sahip doğru
insanların bir araya getirilmesi
• Ekip elemanları, destek ekipleri, üst yönetim ve müşteriler arasında etkin iletişimi
sağlayacak bağlantıların kurulması
• Projenin odak noktasını kaybetmeden değişen teknolojik ihtiyaçlara ve önceliklere
uyumun sağlanması
• Endişeler, güç savaşları ve çatışmaların yönetilmesi
• Teknik zorluklarla başa çıkabilme
• Ekip karar alma sürecinin etkin işlemesinin sağlanması

• Üst yönetimin proje ile ilgili olmasının ve destek vermesinin sağlanması
• İnovasyon ve yaratıcılığı yok etmeden projenin istenen yönde gitmesinin sağlanması
• Ekip üyelerinin hak edildiği ölçüde bireysel olarak ödüllendirilmesi
• Ekip üyelerinin gayretlerinin ve adanmışlıklarının belirlenen önceliklere odaklanması
• Proje ekibi için doğru elemanların bulunması ve bunların temini için pazarlıkların
yürütülmesi
• Destek bölümleri (satın alma, muhasebe vb.) ile ilişkilerin yürütülmesi
Örneğin bir evlenme projesinde birçok kişinin birlikte çalışması gerekir. Proje süresince
yapılacak harcamalar için bütçe bulunması, alımların yapılması, gelin, damat ve
ailelerinin evliliğe hazırlanması vb. konular proje yöneticisi tarafından dikkatle yürütülmelidir.

Etkin bir ekip aşağıdaki karakteristiklere sahip olmalıdır:

farklı birimlerle etkin iletişim kurabilme

ireysel gelişmeye açık olma

yaptığı işi sevme

risk alabilme

kalite odaklı olabilme

yüksek moral ve akım ruhu

kendini yönetebilme

değişikliğe açık olma

adanmışlık sergileme

hızlı reaksiyon verme

çatışma yönetiminde etkin olma

inovativ davranışlar sergileme

araç ve teknikler:

ön görevlendirme

müzakereler

personel alımı

sanal ekipler

çok kriterli karar analizi

Proje ekibinin seçiminde çeşitli kriterler kullanılır. Bu kriterler potansiyel ekip üyelerinin değerlendirilmesine
yardımcı olur. Bu amaçla kullanılabilecek bazı kriterler aşağıda verilmiştir:
• Bulunabilirlik: Ekip üyesi belirtilen takvim süresince proje için çalışabilecek durumda mı?
• Maliyet: Ekip üyesinin maliyeti proje bütçesi dâhilinde karşılanabilecek seviyede mi?
• Deneyim: Ekip üyesinin deneyimi projenin başarı ile tamamlanması için yeterli düzeyde mi?
• Yetenek: Ekip üyesi projenin ihtiyaçlarını karşılayacak yetenekte mi?
• Bilgi: Ekip üyesinin bilgisi proje için yeterli düzeyde mi?
• Beceriler: Ekip üyesinin becerileri proje için yeterli düzeyde mi?
• Tavır, tutum: Ekip üyesinin ekibin diğer üyeleri ile takım olabilme konusunda tavrı nasıldır?
• İç faktörler: Ekip üyesinin yaşadığı yer, iletişim yetenekleri, lokasyon vb.

uzman görüşleri araçlar ve teknikler kısmında yer alabilir.

Planlanması gündeme gelebilecek olan metodların ve standartların uygulanması bunlardan biri değildir.