PROJE YÖNETİMİ

Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) Bilgi Birikim Kılavuzuna (PMBOK) göre, ilk olarak projenin ana planı çıkarılır. Proje ana planı içinde önemle ele alınması gereken dokuz temel konu bulunur. Bunlar;

1. Genel bakış,

2. Amaçlar,

3. Yönetsel yaklaşım,

4. Sözleşme konuları,

5. Takvim,

6. Kaynak ihtiyaçları,

7. İnsan kaynağı,

8. Değerlendirme yöntemleri,

9. Potansiyel problemler olarak sıralanır.

Uzman görüşleri bir proje girdisi değil, proje araçları ve teknikleri arasında ele alınmaktadır.

Proje Kapsam Yönetimi aşağıdakileri kapsar:

1. Kapsam yönetiminin planlanması

2. İhtiyaçların toplanması

3. Kapsamın tanımlanması

4. İş kırılım yapısının hazırlanması

5. Kapsamın doğrulanması

6. Kapsamın kontrolü

Hareket planındaki ek bilgiler aşağıdaki gibidir:

1. Faaliyetin yürütülmesi için gerekli kaynak tahminleri

2. Faaliyetin tamamlanması için gerekli süre tahminleri

3. Her faaliyetten kimin sorumlu olacağının bilgisi

4. Faaliyetlerin sıralanması için gerekli öncellik ilişkisi

Esnek faaliyetlerden kritik faaliyetlere kaynakların aktarımı projenin beklenen süresinin kısaltılması için kullanılabilecek tek yaklaşım değildir. Aşağıda uygulanabilecek diğer yaklaşımlar sıralanmıştır.

• Projenin bazı kısımlarının elimine edilmesi

• Daha fazla kaynak bulunması

• Faaliyetlerin paralel yürütülmesi

• Kritik yol üzerindeki faaliyetlerin kısaltılması

• En uzun faaliyetlerin kısaltılması

• Hızlandırılma maliyeti düşük olan faaliyetlerin kısaltılması

• Daha fazla kaynağın olduğu faaliyetlerin kısaltılması

• Günlük çalışma sürelerinin arttırılması

t = (a+4m+b) / 6 formülü yardımıyla faaliyetin beklenen süresi hesaplanır. Formülde t=beklenen süre, a=iyimser tahmin, b=kötümser tahmin, m=en yüksek olasılıklı tahmin olarak ifade edilmektedir.

Proje çalışanlarının sorumlulukları ve rollerinin açıklanması için RACI matrisi kullanılır. RACI, Responsible (Sorumlu), Accountable (Hesap veren), Consulted (Danışılan) ve Informed (Bilgi verilen) İngilizce kelimelerinin ilk harflerinden oluşturulmuştur.

Güvenilirlik, belirli koşullarda ve belirli bir sürede ürünün fonksiyonunu hatasız yerine getirebilmesini ifade etmektedir.

Proje planlamasının dört temel nedeni;

1. Projede oluşabilecek belirsizliklerin önlenmesi veya azaltılması,

2. Projenin verimliliğinin arttırılması,

3. Proje ile ulaşılmak istenen hedeflerle ilgili daha iyi bir anlayışın geliştirilmesi,

4. Projenin izlenmesi ve kontrolü için güçlü bir temelin oluşturulması

olarak sıralanabilir

Proje yönetim planının oluşturulması birbiri ile ilişkili tüm planların tanımlanması, hazırlanması ve koordine edilerek kapsamlı bir proje yönetim planına çevrilmesidir. Bu süreç tüm projedeki işlere temel teşkil edecek bir belge oluşturması açısından önemlidir.

Proje yönetim planı sürecinin girdileri şunlardır:

- Proje başlatma belgesi

- Diğer süreçlerin çıktıları

- Çevresel işletme faktörleri

- Kurumsal süreç varlıkları

Proje kapsam yönetim planı proje kapsamının nasıl tanımlanacağı, doğrulanacağı ve kontrol edileceğini tanımlayan belgedir. Proje yönetim planı, proje başlatma belgesi, çevresel işletme faktörleri ve kurumsal süreç varlıkları bu alt sürecin girdileridir. Uzman görüşlerine ve toplantılara dayanılarak kapsam yönetim planı geliştirilir. Kapsam yönetim planı içinde aşağıdakiler bulunur:

• Ayrıntılı proje kapsam ifadesi

• İş Kırılım Yapısı (İKY) hazırlanabilmesi için kapsam ayrıntıları

• Tamamlanmış proje teslimatlarının kabulü için resmî kabul sürecinin nasıl yapılacağına ilişkin bilgiler

• Kapsam değişikliği talebi olduğunda kontrol sürecinini nasıl gerçekleştirileceğine ilişkin bilgiler

Hiyerarşik planlama sürecinde ilk olarak proje amacı ortaya konur. Proje yöneticisi amacı gerçekleştirmek için tamamlanması gerekli temel faaliyetleri belirler. Bu listede yer alan faaliyet sayıları iki veya üç olabileceği gibi yirmiye kadar da ulaşabilir. Bu ilk düzey faaliyetler Kademe 1 faaliyetleri olarak adlandırılır. Buna göre bir ev taşıma projesi için ilk dört seçenek Kademe 1 faaliyetidir.

Projenin başlangıcından sonuna kadar giden ve herhangi bir gecikme olduğunda tüm projenin gecikmesine yol açacak olan faaliyetler serisidir.

Kritik yol üzerindeki faaliyetlerde gecikme tüm projeyi uzatacağından bu faaliyetler geciktirilemez. Ancak kritik yol üzerinde olmayan faaliyetlerin belirli sınırlar içinde geciktirilebilme şansı vardır. Tüm proje süresini uzatmaksızın kritik olmayan faaliyetlerin geciktirilebileceği süreye sarkma denir. Herhangi bir faaliyetin sarkma süresi aşağıdaki formül kullanılarak hesaplanır: sarkma süresi= GBT-EBAT=GTT-EBİT

Kaynak aktarımı yaklaşımı aynı zamanda kaynak sınırlı planlama olarak da adlandırılır. Burada mevcut kaynaklar değişmez kabul edilerek olası en kısa kritik yol mevcut kaynaklara göre belirlenmeye çalışılır. Bunu sağlamak için çalışanların birden çok faaliyette çalıştırılmaları gibi paralel çalışma yaklaşımları benimsenir. Ancak bu yaklaşımda çalışanların birden fazla faaliyette görev yapabilecek yetkinlikte olmamaları sorun oluşturur. Esnek faaliyetlerden kritik faaliyetlere kaynakların aktarımı projenin beklenen süresinin kısaltılması için kullanılabilecek tek yaklaşım değildir. Aşağıda uygulanabilecek diğer yaklaşımlar sıralanmıştır.

• Projenin bazı kısımlarının elimine edilmesi

• Daha fazla kaynak bulunması

• Faaliyetlerin paralel yürütülmesi

• Kritik yol üzerindeki faaliyetlerin kısaltılması

• En uzun faaliyetlerin kısaltılması

• Hızlandırılma maliyeti düşük olan faaliyetlerin kısaltılması

• Daha fazla kaynağın olduğu faaliyetlerin kısaltılması

• Günlük çalışma sürelerinin arttırılması

İdeal koşullarda ilgili yöneticilerin elinde tahmin için geçmiş dönemlere ait çok sayıda veri bulunur. Ne kadar çok veri varsa o kadar iyi tahmin yapılabilir. Ancak çoğu durumda elde yeterli veri olmaz. Bu durumda yöneticiler üç farklı tahminde bulunurlar:

Projede kullanılacak insan kaynağının belirlenmesi için öncelikle proje içeriği incelenmeli ve bu içerikte belirtilen işleri yapma yetkinliğine sahip potansiyel ekip elemanlarının belirlenebilmesi için insan kaynakları bölümü koordinasyonunda ilgili birimlerle iletişime geçilmelidir. Yapılacak faaliyetlerin yerine getirilebilmesi amacıyla gerekli insan kaynağı ihtiyaçlarını karşılamak üzere çalışanlar tarafından üstlenilmesi gereken roller, sorumluluklar ve bu sorumlulukları yerine getirebilmeleri için çalışanın sahip olması gereken yetenekler belirlenmelidir.

Proje çalışanlarının sorumlulukları ve rollerinin açıklanması için RACI matrisi kullanılır. RACI, Responsible (Sorumlu), Accountable (Hesap veren), Consulted (Danışılan) ve Informed (Bilgi verilen) İngilizce kelimelerinin ilk harflerinden oluşturulmuştur.

Proje planlamasının dört temel nedeni;
1. Projede oluşabilecek belirsizliklerin önlenmesi veya azaltılması,
2. Projenin verimliliğinin arttırılması,
3. Proje ile ulaşılmak istenen hedeflerle ilgili daha iyi bir anlayışın geliştirilmesi,
4. Projenin izlenmesi ve kontrolü için güçlü bir temelin oluşturulması
olarak sıralanabilir. Doğru cevap B seçeneğidir

Proje ana planı içinde önemle ele alınması gereken dokuz
temel konu bulunur. Bunlar;
1. Genel bakış,
2. Amaçlar,
3. Yönetsel yaklaşım,

4. Sözleşme konuları,
5. Takvim,
6. Kaynak ihtiyaçları,
7. İnsan kaynağı,
8. Değerlendirme yöntemleri,
9. Potansiyel problemler olarak sıralanır.

Doğru cevap A seçeneğidir.