PROJE YÖNETİMİ

Proje iş tanımı olarak da adlandırılan proje çalışma bildirimi, proje sonunda teslim edilecek çıktının (ürün ya da hizmetin) tanımıdır.

İş gerekçesi ya da benzer belgeler, projenin iş açısından yapılacak yatırıma değip değmeyeceğini belirlemek için gerekli olan bilgileri içerir. İş gerekçesinde genellikle projenin
neden gerekli olduğu, iş ihtiyacı bilgileri ve fayda-maliyet analizi yer alır.

Müşteri/Kullanıcı: Müşteri/Kullanıcı proje yoluyla üretilen ürünü, hizmeti ya da sonucu kullanacak kişi ya da kurumlardır.

Sponsor: Sponsor, projeye, nakdi ya da ayni olarak finansal kaynak sağlayan kişi ya da gruptur.

Proje yönetim ofisi: Proje yönetim ofisi (PYO), kendi alanına giren projelerin merkezi olarak ve koordinasyon içinde yönetimiyle bağlantılı çeşitli sorumluluklar üstlenen
kurumsal bir organ ya da birimdir.

Pozitif paydaşlar: Projenin yürütülmesinden ve/veya sonuçlarından olumlu yönde etkilenen paydaşlardır.

Birincil Paydaşlar: Proje sürecinden ve/veya proje sonunda elde edilecek çıktıdan doğrudan etkilenecek olan paydaşlardır.

PROJE BAŞLATMA TOPLANTISI: Proje sponsoru, proje yöneticisi, proje ekibi, müşteri ve diğer temel paydaşların katılımıyla gerçekleştirilen proje başlatma (açılış) toplantısı, projenin resmen başladığını ilan etmek için gerçekleştirilir.

PAYDAŞLARIN BELİRLENMESİNDE KULLANILAN GİRDİLER : Paydaşların belirlenmesinde kullanılan girdiler; proje başlatma belgesi, tedarik belgeleri, çevresel işletme faktörleri ve kurumsal süreç varlıkları biçiminde sıralanmaktadır.

PAYDAŞLARIN BELİRLENMESİNDE YARARLANILAN ARAÇLAR VE TEKNİKLER:

Projenin başarısı büyük ölçüde projenin başlangıçta ne kadar doğru tanımlandığına bağlıdır. Bu nedenle projeye başlamadan önce amaç, kapsam ve mevcut durum ortaya konarak açık, net ve anlaşılır bir proje tanımı yapılmalıdır. Bu aşamada proje yöneticisi atanır ve sorumluluk/yetkileri belirlenir. Proje paydaşlarının özelliklerinin ve beklentilerinin belirlenmesi de yine bu aşamada gerçekleştirilir. Ölçülebilir proje hedefleri ve bu hedeflere ulaşmada gözönünde bulundurulacak başarı ölçütleri, projenin süresi, projede kimlerin hangi görevleri üstleneceği ana hatlarıyla belirlenir. Projenin başarılı bir biçimde yürütülüp istenen amaca ulaşılabilmesi için gerekli olan temel ihtiyaçlar tespit edilir. Projenin kısıtları ve varsayımları ortaya konur. Yürütme sürecinde ayrıntılandırılacak kilometre taşları bu süreçte tasarlanır. Özet bütçe ve kaynak dağılımı yapılır. Projenin onay gereksinimleri de (projenin başarısını neyin oluşturduğu, projenin başarılı olup olmadığına kimin karar vereceği ve projeye kimin onay vereceği) yine bu aşamada belirlenir.

Projeler kurum içi gereksinimler ya da kurum dışı etkiler nedeniyle gerçekleştirilir. Bu durum genellikle ihtiyaçların analizini, iş gerekçesinin ya da projeyle ele alınacak olan duruma ilişkin tanımın oluşturulmasını gerektirir. Proje başlatma belgesinin oluşturulması, proje ile işletmenin stratejileri ve devam eden çalışmaları arasında bir bağlantı kurulmasını sağlar.

Proje başlatma belgesinin girdileri; proje çalışma bildirimi, iş gerekçesi, sözleşme, çevresel işletme faktörleri ve kurumsal süreç varlıkları biçiminde sıralanmaktadır.

Proje iş tanımı olarak da adlandırılan proje çalışma bildirimi, proje sonunda teslim edilecek çıktının (ürün ya da hizmetin) tanımıdır. Kurum içi projelerde, projenin başlatıcısı ya da sponsoru, iş ihtiyaçları, ürün ya da hizmet gereksinimlerine bağlı olarak bir çalışma bildirimi sunar. Kurum dışı projelerde ise çalışma bildirimi, bir ihale belgesinin örneğin teknik teklif talebi, bilgi talebi veya fiyat teklifi talebi belgelerinin ya da bir sözleşmenin parçası olarak müşteriden alınabilir. İzleyen kesimde tanıtılacak olan iş ihtiyacı, ürün kapsamının tanımı ve stratejik plan kavramları çalışma bildirimi içinde yer alır.

Proje başlatma belgesinin oluşturulması sürecinin (önceki kesimde aktarılan) girdilerinin uzman görüşü ve kolaylaştırma teknikleriyle değerlendirilmesi sonucu, elde edilmesi amaçlanan çıktı, proje başlatma belgesidir. Proje başlatma belgesinde iş ihtiyaçları, müşteri ihtiyaçları ve ortaya çıkarılması amaçlanan yeni ürün, hizmet ya da sonuç belgelenir. Her proje tipine ve her kuruma göre farklılık göstermekle birlikte proje başlatma belgesinde genellikle aşağıdaki konulara ilişkin bilgiler yer alır: • Projenin amacı ya da gerekçesi,

• Ölçülebilir proje hedefleri ve bağlantılı başarı ölçütleri,

• İlk gereksinimler,

• İlk proje tanımı,

• İlk risk belirlemeleri,

• İlk tasarlanan kilometre taşları,

• İlk bütçe özeti,

• Proje onay şartları (projenin başarısını neyin oluşturduğu, projenin başarılı olup olmadığına kimin karar vereceği ve projeye kimin onay vereceği),

• Atanan proje yöneticisi, sorumluluğu ve yetki seviyesi,

• Sponsorun ya da proje başlatma belgesini onaylayan diğer kişi ya da kişilerin adları ve yetkileri.

Paydaşların belirlenmesi Başlangıç/Tanımlama süreç grubunun ikinci alt sürecidir. Daha önce de belirtildiği gibi söz konusu bu süreç, proje yönetimi bilgi alanlarından proje paydaş yönetimi ile ilişkilidir. Paydaşların belirlenmesi, projeyi etkileyen ve projeden etkilenen tüm kişi ve kurumların belirlenmesi ve onların çıkarlarına, projeyle ilişkilerine ve projenin başarısı üzerindeki etkilerine ilişkin bilgilerin belgelenmesi sürecidir. Paydaşlar; müşteriler, sponsorlar, projeyi yürüten kurum ya da kamuoyu gibi projeye etkin olarak katılan ya da projenin yürütülmesinden ve tamamlanmasından olumlu ya da olumsuz yönde etkilenen kişi ya da kuruluşlardır. Kurumun farklı kademelerinde yer alıp farklı yetki seviyelerine sahip olabilecekleri gibi projeyi yürüten kurumun üyesi de olmayabilirler. Paydaşların, projeye katılımlarında farklı seviyede sorumlulukları ve yetkileri bulunur. Bunlar proje yaşam çevrimi süresince değişebilir.

Proje yönetim ofisi (PYO), kendi alanına giren projelerin merkezi olarak ve koordinasyon içinde yönetimiyle bağlantılı çeşitli sorumluluklar üstlenen kurumsal bir organ ya da birimdir. PYO’nun sorumlulukları, proje yönetimi destek fonksiyonları sağlamaktan projenin doğrudan yönetimini üstlenmeye kadar farklılık gösterebilir. PYO, projenin sonucuyla ilgili olarak doğrudan ya da dolaylı bir sorumluluk üstlendiğinde paydaş olarak görülebilir. PYO’nun sağlayabileceği bazı katkılar aşağıda sıralanmıştır:

• Politikalar, metodolojiler ve şablonlar gibi idari destek hizmetleri,

• Proje yöneticileri için eğitim, rehberlik ve koçluk,

• Projelerin nasıl yönetileceği ve hangi araçların nasıl kullanılacağı üzerine proje desteği, rehberlik ve eğitim,

• Proje personeli için kaynak ayarlaması,

• Proje yöneticileri, proje sponsorları, yöneticiler ve diğer paydaşlar arasında merkezi iletişim.

İşin idari ya da işletmenin fonksiyonel bir alanında (örneğin, pazarlama, üretim, insan kaynakları, muhasebe/finans vb. gibi) yönetim rolünü üstlenmiş olan kişilerdir. Fonksiyonel yöneticilere işletmenin devam eden işlerini yürütmek için daimi personel tahsis edilmiştir. Kendi fonksiyonel sorumluluk alanlarına giren her türlü görevi yönetmeleri yönünde açık yetkiye sahiptirler. Böylesi fonksiyonel yönetici, bir projeye ilgili uzmanlık bilgilerini sağlayabilir ya da yöneticinin başında bulunduğu bölüm projeye çeşitli hizmetler sunabilir.

Paydaş analizi, proje boyunca kimlerin çıkarlarının dikkate alınması gerektiğinin belirlenmesini amaçlar. Paydaşlara ilişkin niceliksel ve niteliksel bilgilerin sistemli bir biçimde toplanması ve analiz edilmesi tekniğidir. Bu bağlamda paydaş analizi ile paydaşların ilgi alanları, projeye katılım dereceleri, birbirleri arasındaki bağımlılıkları, etkinlik dereceleri ve projenin başarısı üzerine potansiyel etkileriyle ilgili bilgilerin de yazılı belge hâline getirilerek analiz edilmesi sağlanır. Paydaşlar projeden etkilenme biçimlerine göre, pozitif-negatif paydaş ve birincil-ikincil paydaş biçiminde sınıflandırılabilir. Proje süreci ve/veya sonucu, farklı paydaşlar tarafından olumlu ya da olumsuz olarak algılanabilir. Kimi paydaşlar başarılı kabul edilen bir projeden fayda sağlarken diğerleri projenin başarısından olumsuz etkilenebilirler.

Paydaşların projeye katılım seviyeleri; ortaklık, iş birliği, danışma ve bilgilendirme biçiminde farklı seviyelerde olabilir. Paydaşların projeye katılım seviyeleri en alt basamaktan yukarı doğru çıkıldığında bilgilendirme, danışma, iş birliği, ortak faaliyet yapma/beraber öğrenme (ortaklık) olarak genişlemektedir.