PROJE YÖNETİMİ

Proje Başlatma Belgesinin Oluşturulması

Araçlar ve Teknikler:

Çevresel İşletme Faktörleri
Proje başlatma belgesinin oluşturulma sürecini etkileyebilecek çevresel işletme faktörleri de göz önünde bulundurulmalıdır. Bu faktörlerden bazıları aşağıda verilmiştir:
• İşletme yapısı ve kurum kültürü,
• Devlet ya da sektör standartları (yasal düzenlemeler, ürün standartları, kalite standartları, çalışan (işçi) standartları vb.),
• Kurumun alt yapısı (mevcut tesisler ve sermaye ihtiyacı vb.),
• Piyasa koşulları,
• Mevcut insan kaynaklarının durumu,
• İnsan kaynakları yönetimine ilişkin bilgiler (işe alış ve işten çıkarma usulleri, çalışanların performans ve başarı değerlendirmeleri, eğitim kayıtları vb.),
• Kurumun yetkilendirme sistemi,
• Ticari veri tabanları (standardize edilmiş maliyet öngörü verileri, sanayi risk incelemesi bilgisi, risk veri tabanları vb.),
• Proje yönetimi bilgi sistemleri.

A şıkkındaki pazardaki talep, iş gerekçesini oluşturan sonuçlardan biridir.

1. Kurumun iş yapmak için kullandığı süreç ve prosedürler;
• Kurumsal standart süreçler (örneğin standartlar), politikalar (örneğin iş güvenliği ve sağlık politikası, proje yönetimi politikası), standart ürün ve proje
ömür devirleri, kalite politikaları ve prosedürler (örneğin süreç denetimleri,
gelişme hedefleri, kontrol listeleri ve kurum içinde geçerli olan standart süreç
tanımları),
• Kılavuzlar, talimatlar, teklif değerlendirme ve başarı ölçütleri,
• Şablonlar (örneğin, risk şablonu, iş dağılım ağacı şablonu, proje takvimi ağ çizelgesi şablonu, proje başlatma belgesi şablonu),
• Kurumsal iletişim ihtiyaçları (örneğin eldeki mevcut iletişim teknolojisi, izin
verilen iletişim ortamı, kayıt tutma ve gizlilik gereklilikleri),
• Mali kontrol prosedürleri (örneğin zaman raporlama, ihtiyaç duyulan harcama
ve ödemelerin gözden geçirilmesi, muhasebe kodlarının kullanılması ve standart sözleşme hükümlerinin uygulanması),

• Hata ve kusur yönetimi prosedürleri (hata ve kusur denetimi, hata ve kusur
tanımlama ve çözümleme, eylem izleme),
• Değişiklik kontrolü prosedürleri (resmî kurumsal standartların, politikaların,
planların, prosedürlerin veya proje belgelerinin üzerinde değişiklik yapmak,
değişiklikleri onaylamak ve doğrulamak),
• Risk kontrolü prosedürleri (risk sınıfları, olasılık tanımı ve etkileri, olasılık ve
tepki matrisi),
• İş yetkilendirme yayımlama ve onaylama prosedürleri.

Proje dosyaları, kurumun bilgi depolamak ve bilgiye erişmek için kullandığı kurumsal veri tabanıdır.

Uzman görüşüne temel oluşturan uzmanlık bilgileri, belirli konularda özel bilgileri ya da eğitimleri olan çeşitli gruplardan ya da kişilerden sağlanır. Bunlar;
• Kurum içindeki başka birimler,
• Danışmanlar,
• Paydaşlar (örneğin müşteri ya da sponsorlar),
• Mesleki ve teknik birlikler,
• Sektör kuruluşları,
• Konunun uzmanları,
• Proje yönetim ofisi
olarak sıralanabilir.

• Proje yöneticileri: Proje yöneticileri, projeyi yürüten kurumun, proje hedeflerine ulaşma görevini verdikleri kişilerdir. Bu, önemli sorumluluklar ve değişen öncelikler içeren, oldukça güç ve önemli bir roldür. Esneklik, muhakeme yeteneği, güçlü liderlik ve proje yönetimi uygulamalarını çok iyi bilmeyi gerektirir. Proje yöneticisi, projenin ayrıntılarını anlayabilmesi yanında projeyi geniş bir bakış açısıyla yönetmelidir. Proje yöneticisi, projenin başarısından sorumlu kişi olarak, projenin tüm yönlerinden sorumludur.
Bunlardan bazıları;
• Proje yönetimi planını ve tüm bağlantılı bileşen planlarını geliştirmek,
• Projenin zaman çizelgesi ve bütçe sınırları içinde ilerlemesini sağlamak,
• Riskleri saptamak, izlemek ve gerekenleri yapmak,
• Proje ölçütlerinin tam ve zamanında bildirilmesini sağlamak
olarak sıralanabilir

C şıkkındaki proje personeli için kaynak ayarlaması, proje yönetim ofisinin görevlerindendir.

Paydaşların belirlenmesi amacıyla uzman görüşü, paydaş analizi yaklaşımlarının yanı sıra
toplantılardan da yararlanılır.

Paydaşlar projeden etkilenme biçimlerine göre, pozitif-negatif paydaş ve birincil-ikincil paydaş biçiminde sınıflandırılabilir.

Bilgilendirme biçiminde gerçekleşen katılımlarda, bilgilendirilen paydaş,
projenin sonuçlarından etkilenen, projenin nesnesi olan paydaştır. Danışma, iş birliği ve
ortak faaliyet beraber öğrenme biçimindeki katılımlardaki paydaşlar ise projenin öznesi
durumundadır. Projenin nesnesi olan paydaşlar, başkalarının verdikleri kararlardan etkilenirken öznesi durumunda olanlar projeyle ilgili karar sürecine katılabilmektedir.

Projelere genellikle sponsor, proje yönetim ofisi ya da portföy yönetim kurulu tarafından onay verilir. Projenin başlatıcısı ya
da sponsoru, proje başlatma belgesini ya kendisi oluşturur ya da bu görev için proje yöneticisine yetki verir.

Kritik Başarı Faktörleri :
En azından 5 adet kritik başarı faktörünün listelendiği bölüm.
Kritik başarı faktörleri bir projenin başarılı sayılabilmesi için gerekli olan çıktılardır.

İş gerekçesi ya da benzer belgeler, projenin iş açısından yapılacak yatırıma değip değmeyeceğini belirlemek için gerekli olan bilgileri içerir. İş gerekçesinde genellikle projenin neden gerekli olduğu, iş ihtiyacı bilgileri ve fayda-maliyet analizi yer alır. İş gerekçesi aşa- ğıdakilerden biri ya da birkaçının sonucu olarak oluşturulur: • Pazardaki talep (örneğin, bir otomobil firmasının, benzin sıkıntısına çözüm olarak yakıtı daha verimli kullanan otomobiller üretmeye yönelik bir projeye onay vermesi), • Kurumun ticari ihtiyacı (örneğin, bir eğitim şirketinin gelirlerini arttıracak yeni bir kurs açmaya yönelik bir projeye onay vermesi), • Müşterilerin talebi (örneğin, bir elektrik işletmesinin yeni bir sanayi bölgesine hizmet verecek yeni bir trafonun inşa edilmesine yönelik bir projeye onay vermesi), • Teknolojik ilerleme (örneğin, bir hava yolu işletmesinin teknolojik gelişmeler uyarınca, kâğıt temelli biletlerin yerine elektronik biletler geliştirilmesine yönelik bir projeye onay vermesi) • Yasal zorunluluklar (örneğin, kimyasal madde üreticisinin yeni bir zehirli malzemenin işlenmesine ilişkin yeni bir kılavuz oluşturulmasına yönelik projeye onay vermesi), Başlangıç/Tanımlama süreç grubunda, sponsorun iş gerekçesini belirli aralıklarla gözden geçirmesi, projenin gerekliliğinin devam ettiğinin doğrulanması açısından yararlı olur. • Çevre üzerindeki etkiler (örneğin, işletmenin çevre üzerindeki olumsuz etkisini azaltmaya yönelik bir proje yürütmesi), • Sosyal ihtiyaçlar (örneğin, gelişmekte olan bir ülkedeki bir sivil toplum kuruluşunun, yüksek kolera oranlarına rastlanan topluluklara içme suyu sistemleri, tuvaletler ve sağlık eğitimi sağlanmasına yönelik bir projeye onay vermesi).

Çevresel İşletme Faktörleri Proje başlatma belgesinin oluşturulma sürecini etkileyebilecek çevresel işletme faktörleri de göz önünde bulundurulmalıdır. Bu faktörlerden bazıları aşağıda verilmiştir: • İşletme yapısı ve kurum kültürü, • Devlet ya da sektör standartları (yasal düzenlemeler, ürün standartları, kalite standartları, çalışan (işçi) standartları vb.), • Kurumun alt yapısı (mevcut tesisler ve sermaye ihtiyacı vb.), • Piyasa koşulları, • Mevcut insan kaynaklarının durumu, • İnsan kaynakları yönetimine ilişkin bilgiler (işe alış ve işten çıkarma usulleri, çalı- şanların performans ve başarı değerlendirmeleri, eğitim kayıtları vb.), • Kurumun yetkilendirme sistemi, • Ticari veri tabanları (standardize edilmiş maliyet öngörü verileri, sanayi risk incelemesi bilgisi, risk veri tabanları vb.), • Proje yönetimi bilgi sistemleri.

Kurumun bilgi depolamak ve bilgiye erişmek için kullandığı kurumsal veri tabanı; • Süreç ölçüm veri tabanı (ürün ve süreçlerin ölçüm verilerini toplayan ve kullanıma uygun hâlde saklayan veri tabanı), • Proje dosyaları (örneğin; kapsam, maliyet, zaman ve kalite ana çizgileri, başarı ölçüm ana çizgileri, proje takvimleri, proje zamanlama ağ çizelgeleri, risk sicilleri, planlanmış tepki eylemleri ve tanımlanmış risk etkileri), • Tarihsel bilgi ve çıkarılan dersler bilgi tabanı (örneğin; proje kayıt ve belgeleri, tüm projelerin kapanış bilgi ve belgeleri, önceki proje seçim kararları ve önceki proje başarı ölçütleri, risk yönetimi faaliyetleri bilgileri), • Hata ve kusur veri tabanı (hata ve kusur durumu), • Konfigürasyon yönetimi bilgi tabanı (ürün ile ilgili bütün veriler ve değişiklik bilgileri, tüm resmî kurumsal standartların, politikaların, prosedürlerin ve tüm proje belgelerinin sürümleri ve ana çizgileri), • Mali veri tabanı (işçilik saatleri, katlanılan maliyetler, bütçeler ve proje maliyet aşımları).

Program yöneticileri: Program yöneticileri, bağlantılı projeleri, bu projeler tek tek yönetildiklerinde sağlanamayan fayda ve kontrolü elde etmek amacıyla koordinasyon içerisinde yönetmekten sorumlu yöneticilerdir. Program yöneticileri, farklı projelere destek ve rehberlik sağlamak için her bir proje yöneticisiyle etkileşim içindedir

• Operasyon yöneticileri: Operasyon yöneticileri, araştırma ve geliştirme, tasarım, imalat, tedarik, test ya da bakım gibi temel iş alanlarında yönetimi üstlenmiş olan kişilerdir. Bu yöneticiler, fonksiyonel yöneticilerden farklı olarak doğrudan doğruya işletmenin satılabilir ürün ve hizmetlerinin üretimi ve sürdürülmesiyle ilgilenirler. Projenin tipine bağlı olarak, projenin tamamlanmasından sonra teknik proje belgelerinin ve diğer kalıcı kayıtların resmî olarak uygun operasyon yönetim grubuna teslim edilmesi gerekebilir. Sonrasında operasyon yöneticileri teslim aldıkları projeyi işletmenin olağan operasyonlarına entegre eder ve uzun vadeli destek sağlarlar.

Uzman Görüşü Paydaşların kapsamlı bir biçimde belirlenebilmesi ve listelenebilmesi için konuyla ilgili özel eğitimi ya da bilgisi olan aşağıdaki grup ya da kişilerin görüşlerinden ve uzmanlıklarından yararlanılmalıdır: • Üst düzey yönetim, • Kurumun diğer birimleri, • Birincil paydaşların belirlenmesi, • Aynı alanda başka projelerde çalışmış olan proje yöneticileri, • İş ya da proje alanında konunun uzmanları, • Sektörel gruplar ve danışmanlar, • Mesleki ve teknik dernekler, • Uzman görüşü özel görüşmeler (yüz yüze toplantılar, mülakatlar vb.) ya da bir panel formatı (odak gruplar, anketler vb.) yoluyla elde edilebilir.

Proje başlatma belgesinin girdileri; proje çalışma bildirimi, iş gerekçesi, sözleşme, çevresel işletme faktörleri ve kurumsal süreç varlıkları biçiminde sıralanmaktadır

Hata ve kusur veri tabanı

Paydaş

Paydaş yönetim stratejisi