PROJE YÖNETİMİ

Projeyi yürüten kurum ile projeyi talep eden kurum (müşteri) arasında bir ortaklık meydana getiren belgeye proje başlatma belgesi adı verilir.

Proje başlatma belgesinin oluşturulması proje yönetiminde önemli bir başlangıç noktası olup planlama süreci için bir yol haritası oluşturur.

Uzman Görüşü, araç ve teknikler altında yer almaktadır.

Proje çalışma bildirimi, Proje iş tanımı olarak da adlandırılan ve proje sonunda teslim edilecek çıktının (ürün ya da hizmetin) tanımıdır.

İş gerekçesi, projenin iş açısından yapılacak yatırıma değip değmeyeceğini belirlemek için gerekli olan bilgileri içerir.

Sözleşme, projenin kurum dışı bir müşteri için yürütüldüğü durumda proje başlatma belgesinin bir girdisidir.

Uzman görüşüne temel oluşturan uzmanlık bilgileri, belirli konularda özel bilgileri ya da eğitimleri olan çeşitli gruplardan ya da kişilerden sağlanır. Siyasi liderler bunlardan biri değildir.

Kısıtlar, projenin yürütülmesini sınırlandıracak tüm faktörlerin listelendiği bölümdür.

Projeye, nakdi ya da ayni olarak finansal kaynak sağlayan kişi ya da gruba sponsor adı verilir.

Proje Yönetim Ofisi, kendi alanına giren projelerin merkezi olarak ve koordinasyon içinde yönetimiyle bağlantılı çeşitli sorumluluklar üstlenen kurumsal bir organ ya da birimdir

Doğru yanıt C Şıkkıdır. Başlangıç/Tanımlamanın amacı projeyle ilgili tüm parametreleri tanımlamak ve projenin en iyi biçimde tamamlanabilmesi için gerekli olan ihtiyaçları belirlemektir. Bu aşamada proje yöneticisi atanır ve sorumluluk/yetkileri belirlenir. Proje paydaşlarının özelliklerinin ve beklentilerinin belirlenmesi de yine bu aşamada gerçekleştirilir. Ölçülebilir proje hedefleri ve bu hedeflere ulaşmada gözönünde bulundurulacak başarı ölçütleri, projenin süresi, projede kimlerin hangi görevleri üstleneceği ana hatlarıyla belirlenir. Projenin başarılı bir biçimde yürütülüp istenen amaca ulaşılabilmesi için gerekli olan temel ihtiyaçlar tespit edilir. Projenin kısıtları ve varsayımları ortaya konur. Yürütme sürecinde ayrıntılandırılacak kilometre taşları bu süreçte tasarlanır. Özet bütçe ve kaynak dağılımı yapılır. Projenin onay gereksinimleri de (projenin başarısını neyin oluşturduğu, projenin başarılı olup olmadığına kimin karar vereceği ve projeye kimin onay vereceği) yine bu aşamada belirlenir. Söz konusu tüm bu bilgiler belgelendirilerek proje beratı olarak da adlandırılan proje başlatma belgesi hazırlanır. Başlatma belgesi hazırlandıktan sonra başlatma (açılış) toplantısıyla proje resmî olarak başlatılır.

Doğru yanıt E şıkkıdır. Başlangıç/Tanımlama süreç grubu, proje yönetiminin bilgi alanlarından proje entegrasyon yönetimi ve proje paydaş yönetimi ile ilişkilidir. Entegrasyon yönetimi kapsamında proje başlatma belgesi oluşturulurken paydaş yönetimi kapsamında ise paydaşlar belirlenmektedir.

Doğru yanıt D şıkkıdır. Proje iş tanımı olarak da adlandırılan proje çalışma bildirimi, proje sonunda teslim edilecek çıktının (ürün ya da hizmetin) tanımıdır.

Doğru yanıt A şıkkıdır. Proje başlatma belgesinin oluşturulma sürecini etkileyebilecek çevresel işletme faktörleri de göz önünde bulundurulmalıdır. Bu faktörlerden bazıları aşağıda verilmiştir:

Doğru yanıt B şıkkıdır. Uzman görüşüne temel oluşturan uzmanlık bilgileri, belirli konularda özel bilgileri ya da eğitimleri olan çeşitli gruplardan ya da kişilerden sağlanır. Bunlar;

Doğru yanıt D şıkkıdır. Her proje tipine ve her kuruma göre farklılık göstermekle birlikte proje başlatma belgesinde genellikle aşağıdaki konulara ilişkin bilgiler yer alır:

Doğru yanıt B Şıkkıdır. Paydaşlar; müşteriler, sponsorlar, projeyi yürüten kurum ya da kamuoyu gibi projeye etkin olarak katılan ya da projenin yürütülmesinden ve tamamlanmasından olumlu ya da olumsuz, doğrudan ya da dolaylı yönde etkilenen kişi ya da kuruluşlardır. Tüsiad bu proje için doğrudan ve dolaylı bir taraf olarak görülmediği için paydaş olarak düşünülmemektedir.

Doğru yanıt C şıkkıdır. Paydaşlar; Müşteri/Kullanıcı, Sponsor, Portföy yöneticileri/Portföy değerlendirme kurulu, Program yöneticileri, Proje yönetim ofisi, Proje yöneticileri, Proje ekibi, Fonksiyonel yöneticiler, Operasyon yöneticileri, Satıcılar/İş ortakları olarak düşünülmektedir. Bu örnekte caz sever kullanıcılar, ana sponsor olan banka, konukların geliş gidişini düzenleyen proje ekibi ve konukların uçuş ve konaklaması için destek veren iş ortakları paydaşlardır.

Doğru yanıt A şıkkıdır. Paydaşlar projeden etkilenme biçimlerine göre, pozitif-negatif paydaş ve birincil-ikincil paydaş biçiminde sınıflandırılabilir.

Pozitif paydaşlar: Projenin yürütülmesinden ve/veya sonuçlarından olumlu yönde etkilenen paydaşlardır.

Negatif paydaşlar: Projenin yürütülmesinden ve/veya sonuçlarından olumsuz yönde etkilenen paydaşlardır.

Birincil Paydaşlar: Proje sürecinden ve/veya proje sonunda elde edilecek çıktıdan doğrudan etkilenecek olan paydaşlardır. Bu etki olumlu ya da olumsuz olabilir. Dolayısıyla birincil paydaşlar içinde hem pozitif hem de negatif paydaşların olması doğaldır. Proje sürecinden ve/veya çıktılarından olumlu olarak etkilenecek birincil paydaşlar projenin hedef kitlesi olan müşteriler ve kullanıcılardır. Olumsuz etkilenecek birincil paydaşlar ise rakiplerdir.

İkincil Paydaşlar: Proje sürecinden ve/veya proje sonunda elde edilecek çıktıdan dolaylı olarak etkilenecek olan paydaşlardır. Projeden uzun vadede yarar sağlayacak olan kişi veya kuruluşlar nihai yararlanıcılar olarak bu gruptadır.

Doğru yanıt E şıkkıdır.  

Paydaşların belirlenmesi sürecinin temel çıktısıdır. Paydaş listesi, belirlenen paydaşlarla ilgili tüm ayrıntıları içerir. Bunlardan bazıları;

Kimlik Bilgileri: Ad, kurumdaki pozisyon, çalışma yeri, projedeki rol, irtibat bilgileri,

Değerlendirme Bilgileri: Temel gereksinimler, başlıca beklentiler, proje üzerindeki potansiyel etki, yaşam çevriminde çıkarlarının en yüksek olduğu aşama.

Paydaş Sınıflandırması: Kurum içi/kurum dışı, destekleyici/tarafsız/direnç gösterici vb. olarak verilebilir.

Bu konuyu daha iyi anlamak isteyenler “Paydaş Listesi” başlıklı konuyu tekrar gözden geçirebilir.