PROJE YÖNETİMİ

Başarılı bir kalite planlaması için öncelikle projenin hedeflerinin açık ve net biçimde ortaya konmuş olması gerekmektedir. Hedeflerin belirlenmesi sürecini kolaylaştırmak için proje sonucunda elde edilecek çıktının neye benzeyeceği, ne tür işlevlere sahip olacağı, müşteri memnuniyetinin nasıl ölçüleceği ve başarı ölçütlerinin neler olacağı gibi konuların proje planlama aşamasında tartışılması yararlı olacaktır. Bu yapılırken projeye ait kapsam belgesinden elde edilen kapsam temel çizgisi, paydaşların görüşleri, maliyet ve zaman temel çizelgeleri, risk listesi, çevresel işletme faktörleri ve kurumsal süreç varlıkları girdiler olarak kullanılır. Bu tartışmalar hedeflerin belirlenmesini kolaylaştırmanın yanı sıra projede başarıya ulaşmak için gerekli olan yaklaşımların ve sürecin ayrıntılandırılmasını sağlayacak planların oluşturulmasına da katkıda bulunacaktır. Bu çalışmalar, başarıya ulaşma yolundaki risklerin değerlendirilmesini, çıktılarla ilgili yüksek standartların belirlenmesini, her şeyin kayıt altına alınmasını, proje çıktılarının hangi test yöntemleriyle ölçüleceğini, kontrol edileceğini ve başarının nasıl doğrulanacağını kapsamaktadır. Bu süreçte fayda/maliyet analizi, kalitenin maliyeti, kontrol grafikleri, kıyaslama, deney tasarımı, istatistiksel örnekleme, akış şemaları ve tescilli kalite yönetim yaklaşımları gibi araç ve teknikler kullanılabilir.

Bu bilgilerden de anlaşıldığı gibi kapsam temel çizgisi, paydaşların görüşleri ve risk listesi kalite planlanması sürecinde girdiler olarak kullanılır Fayda/maliyet analizi ve kontrol grafikleri ise kalite planlanması sürecinde kullanılan araç ve tekniklerdendir.

Risklerin belirlenmesi sürecinde projede nelerin ters gidebileceği ortaya konmaya çalışılır. Böylelikle proje riskleri belirlenir. Bu süreçte söz konusu bu belirlemenin yanı sıra riskler ile ilgili belgeleme de yapılır. Bu süreç, proje ilerledikçe yeni riskler ortaya çıkabileceğinden, proje yaşam çevrimi boyunca devam eder. Bilgi alanlarında oluşabilecek gecikmeler ve/veya aksaklıklar proje risklerinin ortaya çıkmasına neden olabilir. Bu nedenle risklerin belirlenmesi sürecinde tüm bilgi alanları göz önünde bulundurulmalıdır. Riskler proje içi olabileceği gibi proje dışı risk özelliği de taşıyabilir. Risklerin belirlenmesi sürecinde risklerin kaynakları da tanımlanır. Bu süreçte yaygın olarak uzman görüşlerinin alınması, projedeki belgelerin tekrar gözden geçirilmesi, bilgi toplama yöntemleri (beyin fırtınası, Delphi yöntemi, görüşme, ana sebep analizi vb.) kontrol listesi analizi, varsayım analizi, SWOT analizi, sebep-sonuç (Ishikawa veya balık kılçığı vb.) ilişkisi, süreç akış ve etki şemaları gibi yaklaşımlar kullanılmaktadır. Bu süreç sonunda hazırlanan belgede projede belirlenen risklerin listesi ve tanımları, bu risklerin kaynakları, risk sınıflandırmaları ile bu risklere verilebilecek potansiyel cevaplar yer alır. Bu bilgilerden de anlaşıldığı gibi proje yönetiminde risklerin belirlenmesi sürecinde risk kaynaklarının sebep-sonuç ilişkisini ortaya koymak için balık kılçığı tekniği kullanılabilir, dolayısıyla doğru cevap E’dir.

Proje paydaş yönetiminin başlangıç/tanımlama sürecinde proje paydaşlarının belirlenmesi alt süreci gerçekleştirilir. Bu süreçte, projede alınacak kararları, yapılacak faaliyetleri ya da elde edilecek çıktıları etkileyecek veya bundan etkilenecek kişi, grup veya işletmelerin belirlenmesi gerçekleştirilir. Bu süreçte paydaşların ilgi alanları, katılım dereceleri, birbirleri arasındaki bağımlılıkları, etkinlik dereceleri ve projenin başarısı üzerine potansiyel etkileriyle ilgili bilgiler de yazılı belge hâline getirilir ve analiz edilir. Bu sürecin girdileri proje başlatma belgesi, tedarik belgeleri, çevresel işletme faktörleri ve kurumsal süreç varlıklarıdır. Bu alt sürecin çıktısı paydaş listesi ve paydaş yönetim stratejisidir. Toplantılar, uzman görüşleri ve paydaş analizi bu süreçte kullanılan başlıca araçlardır. Bu bilgilerden anlaşıldığı gibi paydaş listesi ve paydaş yönetim stratejisi; proje paydaş yönetiminde paydaşların belirlenmesi alt sürecinin çıktılarıdır.

Üst yönetimin desteğini hissettirmesi değil tam aksine hissettirmemesi projelerin başarısızlık sebepleri arasındadır. Desteğini hissettirmeyen üst yönetim nedeniyle projeleri başarılı kılan birçok unsur devreden çıkmaktadır.

Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) Bilgi Birikim Kılavuzunda (PMBOK) yer alan  10 bilgi alanı arasında "Proje Başarı Yönetimi" alanı bulunmamaktadır.

Projenin resmi olarak onaylandığını gösteren belge "proje başlatma belgesidir". Bu belge projeyi faaliyete geçirir. Proje başlatma belgesini genellikle proje yöneticileri hazırlar.

Proje kapsam yönetiminin iki ana bölümünü "proje kapsamı" ve "ürün kapsamı" oluşturur. Proje kapsam yönetimi, proje faaliyetlerinin çerçevesini düzenleyen proje kapsam belgesinin hazırlanmasını ve bunun proje yürütme sürecinde doğrulanmasını ve kontrol edilmesini içerir.

Proje kapsam yönetiminin alt süreçleri şunlardır: Kapsamın planlanması; Kapsamın tanımlanması; İş kırılım yapısının oluşturulması; Kapsamın doğrulanması; Kapsamın kontrolü

Gerçeğe en uygun bir zaman çizelgesi oluşturulabilmesi için kullanılan teknikler şunlardır: I. Gant şeması   II. CPM   III. Kritik zincir yöntemi   IV. Süre sıkıştırma   V. Kaynak dengeleme

Proje maliyet yönetimin üç temel alt süreci vardır: 1. Maliyet tahmini   II. Maliyet bütçelemesi   III. Maliyet kontrolü

Projede ihtiyaç duyulan ürünleri, hizmetleri veya sonuçları proje ekibi dışından edinmek için ihtiyaç duyulan süreçleri kapsayan proje yönetimi bilgi alanı "proje tedarik yönetimi"dir. Proje tedarik yönetiminde birbirini izleyen dört alt süreç bulunmaktadır.

"Proje başlatma belgesi", "tedarik belgeleri", "çevresel işletme faktörleri" ve" kurumsal süreç varlıkları"  proje paydaş yönetiminin "paydaşların belirlenmesi" alt sürecinin girdileridir. Bu alt sürecin çıktısı ise paydaş listesi ve paydaş yönetim stratejisidir.

Temel amacı proje paydaşlarının projeye katkılarının sağlanması olan, proje paydaş yönetimi bilgi alanının alt süreci "paydaş katılımının yönetilmesi"dir. Bu süreç, paydaşların beklentilerini karşılama konusuna katkıda bulunmanın yanında paydaşlar arasında çıkabilecek görüş ayrılıklarını erken tespit etmeye ve çözümünü de sağlamaya yöneliktir.

Proje yönetimi projelerdeki başarı oranını arttırmayı amaçlar.

Çok sayıda farklı faaliyet ve sürecin bir arada yürütülebilmesi için proje yönetiminin parçalarının birbirleriyle birleştirilmesi pekiştirilmesi ve de bütünleştirilmesi gerekmektedir.

Her bir süreç grubunun veya alt sürecin tamamlanması için bunlara ilişkin belirli girdiler (ihtiyaçlar), çıktılar (sonuç, ürün, hizmet) ile beklenen çıktıları elde etmek için kullanılacak araç ve teknikler tanımlanır.

Proje sürecinin sürekli olarak izlenmesi ve kontrol edilmesi, projenin uygulanmaya başlandıktan itibaren planlanana uygun biçimde yürütülüp yürütülmediğinin anlaşılması açısından çok önemlidir. Bu süreçte projede ölçülen performanslar analiz edilmekte, projeye ilişkin istatistikler tutulmakta, projenin paydaşları arasında bilgi dağıtılmakta ve projeyi daha verimli hâle getirecek eğilimler ve ölçümler değerlendirilmektedir.

Projenin kapanışı sürecinde, projedeki tüm süreç gruplarının faaliyetlerinin hedeflenen çıktıları elde ederek tamamlanmış olması gerekir.

Proje kapsam yönetimi, proje faaliyetlerinin çerçevesini düzenleyen proje kapsam belgesinin hazırlanmasını ve bunun proje yürütme sürecinde doğrulanmasını ve kontrol edilmesini içerir.

Kapsamın planlanması süreçte proje paydaşlarının ihtiyaçları ve beklentileri konusundaki görüşü alınarak proje için gerekli ihtiyaçların listesi ihtiyaçlar yönetim planı ve ihtiyaç takip etme matrisi oluşturulur.