PROJE YÖNETİMİ

Projelerin sahip olması gereken temel nitelikler özetle aşağıdaki biçimde sıralanabilir:

• Her projenin sonucunda, benzersiz bir ürün, hizmet ya da sonuç ortaya çıkar. Bu, 10 katlı bir binanın inşa edilmesi de olabilir, yeni bir arabanın üretiminin gerçekleştirilmesi de olabilir. Hedeflenen bu çıktı, gündelik rutin yapılan işler arasında çoğunlukla belirgin olmayacaktır. Örneğin, inşaat işçisi her gün aynı işi yapacaktır fakat sonuçta projenin hedefine de katkı sağlamış olacaktır.

• Projeler geçici bir süre içinde gerçekleştirildikleri için her projenin bir başlangıcı ve bitişi vardır.

• Projelerin tanımlanmış bir bütçeleri ve hedefleri bulunur.

• Projeleri oluşturan faaliyetler tıpatıp aynı değildir.

Proje sınıflandırmaları yukarıdaki özellikler temel alınarak yapılabilmektedir. 2007 yılında Robert K.Wysocki’nin de benimsediği sınıflandırma, genel kabul görmüş proje sınıflandırma yaklaşımlarından biridir. Bu sınıflandırmada projeler; karmaşıklık derecesi, teknoloji seviyesi, risk seviyesi ve proje süresine bağlı olarak 4 farklı sınıfta değerlendirilmektedir.

A tipi projeler: Küçük ölçekli projelerdir. Buna rağmen yine de projenin tanımlanmasına ve kapsamının belirlenmesine gerek vardır. A tipi projelerde, hâlihazırda varolan süreç, ürün ya da hizmette, kısa süre içinde ufak çaplı değişimlerin elde edilmesi hedeflenir. Süreci yönetmek için pratik bilgi yeterlidir. Bu tip projelerin risk seviyesi de düşüktür.

B tipi projeler: İşletmelerde yaygın olarak kullanılan nispeten kısa süreli projelerdir. B tipi projelerde genellikle varolan ve bilinen teknolojinin en iyisi kullanılır. Bu projelerin başlangıcında, proje kapsamlarında ufak açık noktalar bulunabilir ancak bu projelerin risk seviyesi C ve D tipi projelere göre yine de oldukça düşüktür

C tipi projeler: A ve B tipi projelere göre daha uzun süreli ve daha karmaşık yapıya sahip projelerdir. Bu tip projeler ilgili alanda yüksek teknolojilerin uygulanmasını ve denenmesini gerektirdiğinden projelerin sonuçları her zaman önceden kestirilemeyebilir. Yüksek bütçeli bu projelerin risk seviyeleri de genellikle yüksektir

D tipi projeler: Gerçekleştirilmesi en güç projelerdir. Buna rağmen D tipi projeler işletmelere ya da insanlığa şimdiye kadar elde edilmemiş kazançlar ve yararlar sağlayacak niteliktedir. Bu tip projeler pek çok farklı disiplinden insanın bir arada çalışmasını ve en yüksek teknolojik uygulamaların hatta yeni buluşların proje içinde bulunmasını gerektirmektedir. Bu nedenle bu projeler oldukça riskli ve geniş bütçeli projelerdir. Ayrıca bu tür projeler için ayrılan süre diğer tiplere göre daha uzundur.

Projelerin sınıflandırılmasında, projenin işletme için değerinin (yüksek, orta ve düşük gibi) yanı sıra kullanılabilecek diğer özellikleri aşağıdaki biçimde sıralanabilir:

• Karmaşıklık Derecesi: Projeler karmaşıklık derecelerine göre; Çok düşük, Düşük (İşletme içinde tek bir birimce yapılabilen parçaları biraraya getirme, montaj projeleri vb.), Orta (Sistem projeleri) ve Yüksek (Dizin –array- projeleri) olmak üzere 4 grupta değerlendirilebilir.

• Teknoloji Seviyesi: Projelerin gerektirdiği teknoloji seviyeleri; Pratik bilgi, Mevcut teknolojinin en iyisi, İleri teknoloji ve Yeni geliştirilecek ileri teknoloji ve Buluşlar olmak üzere 4 sınıfta toplanabilir.

• Risk Seviyesi: Projeler risk seviyelerine göre; Çok düşük, Düşük, Orta ve Yüksek seviyede riskli olarak 4 seviyeye ayrılabilir.

• Proje Süresi: Projeler proje sürelerine göre; Kısa (3 aydan daha kısa), Kısa-Orta (3 aydan daha uzun 9 aydan daha kısa), Orta-Uzun (9 aydan daha uzun 18 aydan daha kısa) ve Uzun (18 aydan daha uzun) olarak sınıflandırılabilir.

İşletmelerde hem yöneticiler hem de diğer çalışanlar tarafından pek çok proje önerilmektedir. İşletmeler portföylerine bir projeyi almadan önce çok sayıdaki proje fikri arasından stratejik değeri olabilecekleri belirlemeli ve projeler arasında bir önceliklendirme yapmalıdır.

Tek bir kriterin, projenin stratejik anlamını ve etkisini ölçemeyeceği gerçeğinden hareketle portföy yönetimi ve proje seçiminde Çok Kriterli Eleme Modellerinden yararlanılmaktadır. Bu modeller içinde en yaygın kullanılanı Kontrol Listesi Modelidir. Bu modelde, projelerin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere işletme tarafından oluşturulmuş bir listeden yararlanılır. Bu listedeki sorulara verilecek cevaplara göre, projenin kabul veya reddedileceğine karar verilir. Bu modelde kullanılabilecek örnek sorular yandaki tabloda verilmiştir. (Tablo 1.2 Projelerin Değerlendirilmesinde Kullanılan Soru Örnekleri)

Buna göre konular ve örnek soru eşleştirmelerinden E seçeneği doğrudur.

Yaygın olarak kullanılan bir diğer çok kriterli eleme modeli ise Çoklu-Ağırlıklı Skorlama Modelidir. Çoklu-ağırlıklı skorlama modelinde, proje önerilerini değerlendirmek için çok sayıda seçim kriteri birlikte kullanılır. Söz konusu seçim kriterlerine örnek olarak, projenin işletme stratejisine uygunluğu, projenin aciliyet durumu, proje sonucunda ortaya çıkacak yeni ürünlerin işletmenin gelirine belirli bir oranda katkıda bulunup bulunamayacağı, proje sonuçlarının müşteri bağımlılığına etkisi, proje yatırım tutarının belirli bir yüzdesinin ya da daha fazlasının bir yıl sonunda geri dönüşü vb. sıralanabilir. Bu eleme modelinde her bir kriterin belirli bir ağırlığı bulunur. Örneğin, önemli stratejik hedeflere katkıda bulunacak kriterlerin ağırlıkları diğer kriterlerinkine göre daha yüksek olacaktır. Bu ağırlıklar, projenin her bir kriterden 10 üzerinden aldığı not ile çarpılır. Her bir kriterden projenin aldığı not, o kriterin ağırlığı ile çarpıldıktan sonra tüm kriterler için elde edilen puanlar toplanarak, projenin ağırlıklı toplam puanı belirlenir. Projeler aldıkları ağırlıklı toplam puanlarına göre sıralanır.

Projelerin yazımı ve yürütülmesi sırasında gözönünde bulundurulması gereken projeye ilişkin parametreler;

• Kapsam

• Kalite

• Zaman

• Kaynaklar

• Maliyet

• Risk olarak sıralanır.

Kapsam projede neyin yapılıp neyin yapılmayacağını, böylelikle projenin sınırlarını belirleyen çerçevedir. Kapsamın adlandırılması alandan alana farklılıklar gösterebilmektedir.

Kalite ise iki türde incelenmelidir. Bunlardan birincisi projenin yürütülmesi sırasındaki proje yönetimine ait süreç kalitesiyken ikincisiyse proje sonucunda ortaya çıkan ürün, hizmet ya da sonucun kalitesidir ki bu, projenin başarısını da gösteren önemli bir parametredir.

Zaman parametresi içinde proje süresi, proje başlangıç ve bitiş tarihleri ele alınır. Zaman, proje çıktısını kullanacak kurum içindeki bölüm ya da müşteri tarafından belirlenir. Zaman çok önemli bir kaynak olduğundan zaman yönetimi konusu kitabın ilerleyen kesimlerinde ayrıntılı olarak ele alınacaktır.

Kaynaklar, projede kullanılacak personel, ekipman, fiziksel mekânlar gibi tüm unsurları kapsamaktadır.

Proje yönetiminin üç temel işlevi bulunmaktadır. Bu işlevler; projenin tanımlanması, projenin planlanması ve proje sürecinin kontrolüdür. Projenin tanımlanması, projenin amaç ve hedeerinin, kapsam, maliyet ve kalite kısıtlarının belirlendiği faaliyetleri içermektedir. Bunlar; kısıtların belirlenmesinde kullanılan “Ne?”, “Neden?”, “Kim?” ve “Ne Zaman?” sorularının cevaplandığı faaliyetlerdir. Ayrıca proje süresince kullanılacak kontrol faaliyetleri de proje yönetiminin temel işlevleri arasında yer almaktadır. Bu aşamada paydaşların yani projenin sonuçlarından etkilenecek kişi ve kurumların da belirlenmesi gerekmektedir.

Projede gerçekleşecek faaliyetlerden ya da elde edilecek sonuçlardan etkilenecek kişiler, projeye kaynak (insan, mekân, zaman ve para) katkısında bulunacak kişi ve işletmeler projenin paydaşlarıdır.

1969 yılında Amerika Birleşik Devletleri’nde Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) bir proje yönetim derneği olarak kurulmuştur.  PMBOK Project Management Body of Knowledge İfadesinin kısaltılmış halidir ve ABD kökenli Proje Yönetim Enstitüsü’nün (PMI) Proje yönetimi konusunda kılavuz niteliğindeki kitabıdır.

Projelerin sahip olması gereken temel nitelikler özetle aşağıdaki biçimde sıralanabilir:
• Her projenin sonucunda, benzersiz bir ürün, hizmet ya da sonuç ortaya çıkar.
• Projeler geçici bir süre içinde gerçekleştirildikleri için her projenin bir başlangıcı ve bitişi vardır.
• Projelerin tanımlanmış bir bütçeleri ve hedefleri bulunur.
• Projeleri oluşturan faaliyetler tıpatıp aynı değildir.

c şıkkında yer alan "Bütün projeler başarılı sonuçlar oraya koyar" yanlış bir önermedir.

C tipi projeler: A ve B tipi projelere göre daha uzun süreli ve daha karmaşık yapıya sahip projelerdir. Ayrıca, yeni ürün geliştirme projeleri de C tipi projelerdir.

proje yönetim süreçleri temel olarak proje yönetimi süreç grupları olarak adlandırılan 5 gruba ayrılmaktadır:
• Başlangıç/Tanımlama Süreç Grubu
• Planlama Süreç Grubu
• Yürütme Süreç Grubu
• İzleme ve Kontrol Süreç Grubu
• Kapanış Süreç Grubu

a şıkkında yer alan "Açılış/Kapanış Süreç Grubu" yanlış tanımlama olmaktadır.

Proje yönetim sürecine genel olarak bakıldığında iki boyutun varlığından söz etmek mümkündür. Bunlar; yönetim sürecinin Teknik boyutu ve Sosyokültürel boyutudur.

Proje yönetiminde, projede hedeflenen sonuca ulaşmak için gerçekleştirilmesi gereken faaliyetler bütünü olan süreçlerin planlanması, yürütülmesi, izlenmesi ve denetlenmesi gereklidir. b şıkkında yer alan "hesaplanması" ise yanlış cevap olmaktadır.

portföy yönetimi ve proje seçiminde Çok Kriterli Eleme Modellerinden yararlanılmaktadır. Bu modeller içinde en yaygın kullanılanı Kontrol Listesi Modelidir. Yaygın olarak kullanılan bir diğer çok kriterli eleme modeli ise Çoklu-Ağırlıklı Skorlama Modelidir.

“Proje, benzersiz, özgün bir ürün, hizmet veya sonuç üretmek amacıyla yürütülen geçici faaliyetler bütünü bir girişimdir” biçimindedir. Bu tanıma göre geçici olması nedeniyle her bir projenin tanımlanmış bir başlangıç ve bitiş zamanı olmalıdır. Projelerin en önemli özelliklerinden biri de özgün bir ürün, hizmet ya da sonuç üretmesidir. Bu özelliğinden dolayı her ne kadar projenin tamamlanması geçici süreye sahip olsa da projenin çıktıları uzun yıllar kalıcı olabilmektedir. Yaygın olarak kullanılan ikinci tanıma göre ise “Proje; tanımlanmış süre ve bütçe içinde, istenen özelliklere göre tamamlanması gereken, bir hedefi ya da amacı olan özgün, karmaşık, birbiriyle bağlantılı faaliyetlerin bir bütünüdür”. Bu son tanımda önemli kavramlardan biri de proje içinde yürütülecek faaliyetlerin benzersiz, özgün olmalarıdır ki buna göre bir projenin aynı şartlarda geçmişte ya da gelecekte gerçekleşmesi mümkün olmayacaktır. Yapılacak proje daha önceki projelerle benzer gibi görünse bile (örneğin bina inşaatı), tekrarlanan faaliyetler yerine getirilirken ortam şartlarına bağlı olarak mutlaka bazı işler farklı biçimde yapılacaktır.

e şıkkında yer alan "Karmaşık olmayan ve birbiriyle bağlantılı olmayan faaliyetlerdir" yanlış cevap olmaktadır. Zira, Proje "özgün, karmaşık, birbiriyle bağlantılı faaliyetlerin bir bütünüdür”.

İşletmelerin stratejik veya operasyonel proje seçiminde kullandığı pek çok farklı kriter olmasına rağmen en genel hâliyle seçim kriterleri finansal ve finansal olmayan kriterler
biçiminde ikiye ayrılır.

Neden? Bu grup;
“Proje neden yapılmaktadır?”,
“Projenin getireceği kazançlar nelerdir?”,
“Projenin sonucunda seçeneklerin artması söz konusu mudur?”,
“Projeden elde edilecek çıktılar maliyet ve zaman avantajları sağlayacak mıdır?”
“Proje sonucunda elde edilecek gelirler proje için yapılacak harcamaları karşılayacak
mıdır?”  sorularından oluşmaktadır.

e şıkkında yer alan "Projeden elde edilecek çıktılar zaman ve mekan avantajları sağlayacak mıdır?" yanlış cevap olarak yer almaktadır.

Proje yaşam çevrimi, bir projenin başlangıcından sonuna kadar proje ile ilgili olarak gerçekleştirilen tüm faaliyetleri kapsayan bir süreçtir.