PROJE YÖNETİMİ

Literatürde proje ile ilgili pek çok tanımla karşılaşılmasına rağmen bunlardan ikisi yaygın olarak kullanılmaktadır. Birinci tanım; PMI tarafından yapılan “Proje, benzersiz, özgün bir ürün, hizmet veya sonuç üretmek amacıyla yürütülen geçici faaliyetler bütünü bir girişimdir” biçimindedir. Doğru cevap C'dir.

Tablo 1.1'e göre proje türü B olan projeler, kısa-orta (3-9) ay süren projelerdir. Doğru cevap B'dir.

D tipi projeler: Gerçekleştirilmesi en güç projelerdir. Doğru cevap D'dir.

Kontrol Listesi Modeli'ne göre, "İtici güç" konusu için sorulan soru "Bu proje ile çözülmesi beklenen işletme sorunu nedir?" olmalıdır. (Tablo 1.2) Doğru cevap A'dır.

Kaynaklar, projede kullanılacak personel, ekipman, fiziksel mekânlar gibi tüm unsurları kapsamaktadır. Doğru cevap E'dir.

Proje yönetimi sürecinin ikinci boyutu olan sosyokültürel boyut ise teknik boyuta
(planlama ve kontrol) göre daha karmaşık olan projeyi yürütme sürecini kapsar...  Bu boyut aynı zamanda proje ile dış dünya (paydaşları) arasındaki ilişkilerin yönetilmesini de içermektedir. Doğru cevap E'dir.

Yürütme Süreç Grubu: Proje yönetimi planında onaylanan faaliyetleri tamamlamak için yerine getirilen tüm süreçler bu grup içindedir. Doğru cevap C'dir.

Uygulama: Proje yönetim planında kesinleşen faaliyetlerin yerine getirildiği aşamadır. Doğru cevap D'dir.

Projede gerçekleşecek faaliyetlerden ya da elde edilecek sonuçlardan etkilenecek kişiler, projeye kaynak (insan, mekân, zaman ve para) katkısında bulunacak kişi ve işletmeler projenin paydaşlarıdır. Doğru cevap D'dir.

Proje önerisinin hazırlanması, proje yönetim süreçlerinden planlama aşamasının kapsamındadır. (Tablo 1.4) Doğru cevap C'dir.

Projelerin sınıflandırılmasında, projenin işletme için değerinin (yüksek, orta ve düşük gibi) yanı sıra kullanılabilecek diğer özellikleri aşağıdaki biçimde sıralanabilir:

• Karmaşıklık Derecesi: Projeler karmaşıklık derecelerine göre; Çok düşük, Düşük (İşletme içinde tek bir birimce yapılabilen parçaları biraraya getirme, montaj projeleri vb.), Orta (Sistem projeleri) ve Yüksek (Dizin –array- projeleri) olmak üzere 4 grupta değerlendirilebilir.

• Teknoloji Seviyesi: Projelerin gerektirdiği teknoloji seviyeleri; Pratik bilgi, Mevcut teknolojinin en iyisi, İleri teknoloji ve Yeni geliştirilecek ileri teknoloji ve Buluşlar olmak üzere 4 sınıfta toplanabilir.

• Risk Seviyesi: Projeler risk seviyelerine göre; Çok düşük, Düşük, Orta ve Yüksek seviyede riskli olarak 4 seviyeye ayrılabilir.

• Proje Süresi: Projeler proje sürelerine göre; Kısa (3 aydan daha kısa), Kısa-Orta (3 aydan daha uzun 9 aydan daha kısa), Orta-Uzun (9 aydan daha uzun 18 aydan daha kısa) ve Uzun (18 aydan daha uzun) olarak sınıflandırılabilir.

A tipi projeler: Küçük ölçekli projelerdir. Buna rağmen yine de projenin tanımlanmasına ve kapsamının belirlenmesine gerek vardır. A tipi projelerde, hâlihazırda varolan süreç, ürün ya da hizmette, kısa süre içinde ufak çaplı değişimlerin elde edilmesi hedeflenir. Süreci yönetmek için pratik bilgi yeterlidir. Bu tip projelerin risk seviyesi de düşüktür. Örnek olarak evinizin boyanması, kimya laboratuvarındaki cihazın akredite edilmesi, yeni ders dönemi için ders içeriklerinin öğrenci değerlendirmeleri ve ilgili alandaki gelişmeler göz önüne tutularak yeniden düzenlenmesi sayılabilir.

B tipi projeler: İşletmelerde yaygın olarak kullanılan nispeten kısa süreli projelerdir. B tipi projelerde genellikle varolan ve bilinen teknolojinin en iyisi kullanılır. Bu projelerin başlangıcında, proje kapsamlarında ufak açık noktalar bulunabilir ancak bu projelerin risk seviyesi C ve D tipi projelere göre yine de oldukça düşüktür. Büyük işletmeler söz konusu olduğunda proje sadece bir bölümdeki çalışanlardan ya da farklı bölümlerden biraraya getirilen 5-6 kişilik bir proje ekibiyle gerçekleştirilebilir. B tipi projelere ürün, hizmet ve süreç iyileştirme projeleri, büyük işletmelerde kurumsal altyapının iyileştirilmesiyle ilgili projeler, küçük işletmelerde ISO 9000 belgesi alınması projeleri örnek olarak gösterilebilir. A ve B tipi projelerde, bu projelerin yapıları gereği kitabın ilerleyen kesimlerinde bahsedilecek proje yönetiminin gerektirdiği tüm araçların kullanılmasına (örneğin; proje başında planlama çalışmalarına, düzenli proje ekibi toplantılarına vb.) gerek olmayabilir. A ve B tipi projelerin bütçeleri C ve D tipi projelere göre oldukça sınırlıdır. 7

İşletmelerde projeler;

• Uyum ve Acil

• Operasyonel

• Stratejik

projeler olarak üç gruba ayrılır.

Projelerin değerlendirilmesinde kullanılan soru örnekleri şöyledir;

Konu

Soru

Strateji/Hedeflerle Uyum

Bu projenin işletmenin hangi stratejisiyle ilişkisi/ uyumu vardır?

İtici Güç

Bu proje ile çözülmesi beklenen işletme sorunu nedir?

Başarı Ölçütü

Proje başarısı nasıl ölçülecektir?

Sponsor

Projenin finansal destekçisi kim olacaktır?

Risk

Bu proje yapılmadığı takdirde ne kaybedilir?

Risk

İşletme için projenin riski nedir?

Risk

Önerilen proje işletmenin risk profili içinde nerede yer alıyor?

Yararlar/Değer/Yatırımın Geri Dönüşü

Projenin işletme için değeri nedir?

Yararlar/Değer/Yatırımın Geri Dönüşü

Projede sonuçlar ne zaman alınacak?

Hedefler

Proje hedefleri nelerdir?

Örgüt Kültürü

Örgüt kültürü yapısı bu projenin türü için uygun mudur?

Kaynaklar

Bu proje için işletme içi kaynaklar yeterli olacak mıdır?

Yaklaşım

Yapılacak mı? Dışarıdan mı satın alınacak?

Takvim

Proje ne kadar sürecek?

Takvim

Önerilen zaman çizelgesi gerçekçi mi?

Eğitim/Kaynaklar

Personel eğitimine gerek duyulacak mı?

Finans/Portföy

Projenin maliyeti ne kadardır?

Teknoloji

Projede yaygın bir teknoloji mi yoksa yeni bir teknoloji mi kullanılacak?

Projelerin yazımı ve yürütülmesi sırasında gözönünde bulundurulması gereken projeye ilişkin parametreler;

• Kapsam

• Kalite

• Zaman

• Kaynaklar

• Maliyet

• Risk

olarak sıralanır.

Projenin Planlanması, proje için tanımlanan hedeflere kapsam, maliyet, kalite, zaman, kaynaklar ve riskler gibi kısıtlar doğrultusunda nasıl ulaşılacağıyla ilgili ayrıntıların oluşturduğu faaliyetler, proje yönetiminin, proje planlamasındaki temel işlevini yerine getirmektedir. Bu işlev yerine getirilirken proje yönetimi için sorulan sorulardan özellikle “Kim?”, “Nasıl?” ve “Ne Zaman?” soruları cevaplandırılmaktadır.

Proje yaşam çevrimleri için 3 aşamalı (fazlı) sistemi kullanan kurumlarda, bu aşamalar başlangıç, ara ve son biçimindedir. Proje yaşam çevrimi için 4 aşamalı sistemi kullanan kurumlardaysa bir projenin yaşam çevrimi temel olarak 4 ana aşamadan oluşur:

• Başlangıç/Tanımlama

• Planlama

• Uygulama

• Kapanış

İzleme ve Kontrol Süreç Grubu, projedeki ilerlemeleri izlemek ve bunların plana uygunluğunu değerlendirmek, gerekiyorsa düzeltici faaliyetleri önermek biçimindeki süreçler, izleme ve kontrol süreç grubunu oluşturur. Bu süreç grubu, proje yönetiminin her aşamasında etkindir.

PMI metodolojisine göre proje yönetiminde süreçlerin başarıyla yönetilmesi için 10 farklı yönetim bilgi alanının kullanılmasının gerekliliği vurgulanmaktadır. Bu 10 proje yönetim bilgi alanı şunlardır:

• Proje Entegrasyon Yönetimi

• Proje Kapsam Yönetimi

• Proje Zaman Yönetimi

• Proje Maliyet Yönetimi

• Proje Kalite Yönetimi

• Proje İnsan Kaynakları Yönetimi

• Proje İletişim Yönetimi

• Proje Risk Yönetimi

• Proje Tedarik Yönetimi

• Proje Paydaş Yönetimi