PROJE YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 5

Proje kapsam yönetim planı proje kapsamının nasıl tanımlanacağı, doğrulanacağı ve kontrol edileceğini tanımlayan belgedir. Proje yönetim planı, proje başlatma belgesi, çevresel işletme faktörleri ve kurumsal süreç varlıkları bu alt sürecin girdileridir. Uzman görüşlerine ve toplantılara dayanılarak kapsam yönetim planı geliştirilir. Kapsam yönetim planı içinde aşağıdakiler bulunur:

• Ayrıntılı proje kapsam ifadesi

• İş Kırılım Yapısı (İKY) hazırlanabilmesi için kapsam ayrıntıları

• Tamamlanmış proje teslimatlarının kabulü için resmî kabul sürecinin nasıl yapılacağına ilişkin bilgiler

• Kapsam değişikliği talebi olduğunda kontrol sürecinini nasıl gerçekleştirileceğine ilişkin bilgiler

Hiyerarşik planlama sürecinde ilk olarak proje amacı ortaya konur. Proje yöneticisi amacı gerçekleştirmek için tamamlanması gerekli temel faaliyetleri belirler. Bu listede yer alan faaliyet sayıları iki veya üç olabileceği gibi yirmiye kadar da ulaşabilir. Bu ilk düzey faaliyetler Kademe 1 faaliyetleri olarak adlandırılır. Buna göre bir ev taşıma projesi için ilk dört seçenek Kademe 1 faaliyetidir.

Projenin başlangıcından sonuna kadar giden ve herhangi bir gecikme olduğunda tüm projenin gecikmesine yol açacak olan faaliyetler serisidir.

Kaynak aktarımı yaklaşımı aynı zamanda kaynak sınırlı planlama olarak da adlandırılır. Burada mevcut kaynaklar değişmez kabul edilerek olası en kısa kritik yol mevcut kaynaklara göre belirlenmeye çalışılır. Bunu sağlamak için çalışanların birden çok faaliyette çalıştırılmaları gibi paralel çalışma yaklaşımları benimsenir. Ancak bu yaklaşımda çalışanların birden fazla faaliyette görev yapabilecek yetkinlikte olmamaları sorun oluşturur. Esnek faaliyetlerden kritik faaliyetlere kaynakların aktarımı projenin beklenen süresinin kısaltılması için kullanılabilecek tek yaklaşım değildir. Aşağıda uygulanabilecek diğer yaklaşımlar sıralanmıştır.

• Projenin bazı kısımlarının elimine edilmesi

• Daha fazla kaynak bulunması

• Faaliyetlerin paralel yürütülmesi

• Kritik yol üzerindeki faaliyetlerin kısaltılması

• En uzun faaliyetlerin kısaltılması

• Hızlandırılma maliyeti düşük olan faaliyetlerin kısaltılması

• Daha fazla kaynağın olduğu faaliyetlerin kısaltılması

• Günlük çalışma sürelerinin arttırılması

İdeal koşullarda ilgili yöneticilerin elinde tahmin için geçmiş dönemlere ait çok sayıda veri bulunur. Ne kadar çok veri varsa o kadar iyi tahmin yapılabilir. Ancak çoğu durumda elde yeterli veri olmaz. Bu durumda yöneticiler üç farklı tahminde bulunurlar:

Projede kullanılacak insan kaynağının belirlenmesi için öncelikle proje içeriği incelenmeli ve bu içerikte belirtilen işleri yapma yetkinliğine sahip potansiyel ekip elemanlarının belirlenebilmesi için insan kaynakları bölümü koordinasyonunda ilgili birimlerle iletişime geçilmelidir. Yapılacak faaliyetlerin yerine getirilebilmesi amacıyla gerekli insan kaynağı ihtiyaçlarını karşılamak üzere çalışanlar tarafından üstlenilmesi gereken roller, sorumluluklar ve bu sorumlulukları yerine getirebilmeleri için çalışanın sahip olması gereken yetenekler belirlenmelidir.

Proje çalışanlarının sorumlulukları ve rollerinin açıklanması için RACI matrisi kullanılır. RACI, Responsible (Sorumlu), Accountable (Hesap veren), Consulted (Danışılan) ve Informed (Bilgi verilen) İngilizce kelimelerinin ilk harflerinden oluşturulmuştur.

Proje planlamasının dört temel nedeni;
1. Projede oluşabilecek belirsizliklerin önlenmesi veya azaltılması,
2. Projenin verimliliğinin arttırılması,
3. Proje ile ulaşılmak istenen hedeflerle ilgili daha iyi bir anlayışın geliştirilmesi,
4. Projenin izlenmesi ve kontrolü için güçlü bir temelin oluşturulması
olarak sıralanabilir. Doğru cevap B seçeneğidir

Proje ana planı içinde önemle ele alınması gereken dokuz
temel konu bulunur. Bunlar;
1. Genel bakış,
2. Amaçlar,
3. Yönetsel yaklaşım,

4. Sözleşme konuları,
5. Takvim,
6. Kaynak ihtiyaçları,
7. İnsan kaynağı,
8. Değerlendirme yöntemleri,
9. Potansiyel problemler olarak sıralanır.

Doğru cevap A seçeneğidir.

Yönetsel yaklaşım: Proje için teknik ve yönetimsel bakış açısı, yönetsel yaklaşım
başlığı altında ele alınır. Yönetimin, projeyi bir atılım projesi olarak mı yoksa bir
geliştirme projesi olarak mı gördüğü, proje için dış kaynak kullanımı düşünüp düşünmediği gibi yaklaşımları netleştirilir. Örnek projemiz için yönetsel yaklaşım
“Yönetim için yerli otomobilin ülkemizde üretilmesi projesi kritik öneme sahiptir.
Yerli kaynaklarla kendi markamızı taşıyan bir otomobilin üretilmesi, ülkemizde
elektronik sektörü başta olmak üzere pek çok sektörün de gelişmesine yol açacaktır. Proje millî bir proje olacağından projede yabancı kaynaklardan yararlanılmayacaktır. Doğru cevap C seçeneğidir.

Girdiler
• Proje başlatma
belgesi
• Diğer süreçlerin
çıktıları
• Çevresel işletme
faktörleri
• Kurumsal süreç
varlıkları

Doğru cevap A seçeneğidir.

Proje yönetim planı oluşturulurken aşağıda sıralanan konularda uzman görüşüne başvurulur:

Proje ihtiyaçlarını karşılamak için sürecin düzenlenmesi
Proje yönetim planına teknik ve yönetimsel ayrıntıların eklenmesi
Projedeki işleri yapmak için gerekli kaynak ve yeteneklerin seviyesinin belirlenmesi
Projedeki işlerin önceliklendirilerek proje kaynaklarının uygun işe uygun zamanda atanmasının sağlanması

Doğru cevap B seçeneğidir.

Proje yönetim planı bileşenlerinin bir listesi aşağıda gösterilmiştir:
• Değişim yönetim planı
• İletişim yönetim planı
• Maliyet temel çizgisi
• Maliyet yönetim planı
• İnsan kaynakları yönetim planı
• Süreç geliştirme planı
• Tedarik yönetim planı
• Kapsam temel çizgisi
• Kalite yönetim planı
• Risk yönetim planı
• Takvimleme temel çizgisi
• Kapsam yönetim planı
• Paydaş yönetim planı

Doğru cevap D seçeneğidir.

Kapsam yönetim planı içinde aşağıdakiler bulunur:
• Ayrıntılı proje kapsam ifadesi
• İş Kırılım Yapısı (İKY) hazırlanabilmesi için kapsam ayrıntıları
• Tamamlanmış proje teslimatlarının kabulü için resmî kabul sürecinin nasıl yapılacağına ilişkin bilgiler
• Kapsam değişikliği talebi olduğunda kontrol sürecinini nasıl gerçekleştirileceğine ilişkin bilgiler

Doğru cevap E seçeneğidir.

Projenin amaçlarına ulaşması için gereken paydaş istek ve ihtiyaçlarının belirlenmesi ve belgelenmesi için; paydaşlarla görüşmeler, odak grup çalışmaları, kıyaslama, prototip oluşturma vb. teknikler kullanılır. Doğru cevap D seçeneğidir.

İş kırılım; proje faaliyetlerinin daha küçük faaliyetlere bölünmesidir.

Doğru cevap B seçeneğidir.

Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) Bilgi Birikim Kılavuzuna (PMBOK) göre, ilk olarak projenin ana planı çıkarılır. Proje ana planı içinde önemle ele alınması gereken dokuz temel konu bulunur. Bunlar;
1. Genel bakış,
2. Amaçlar,
3. Yönetsel yaklaşım,
4. Sözleşme konuları,
5. Takvim,
6. Kaynak ihtiyaçları,
7. İnsan kaynağı,
8. Değerlendirme yöntemleri,
9. Potansiyel problemler olarak sıralanır.

e şıkkında yer alan "Denetleme yöntemleri", Bilgi Birikim Kılavuzuna (PMBOK) göre proje ana planı içinde önemle ele alınması gereken  temel konulardan biri değildir.

Proje Yönetim Planının Oluşturulması'na ilişkin girdiler:
• Proje başlatma belgesi
• Diğer süreçlerin çıktıları
• Çevresel işletme faktörleri
• Kurumsal süreç varlıkları'dır.

b şıkkında yer alan "Proje yönetim planı" ise Çıktılar bölümüne yer almaktadır.

Proje yönetim planı oluşturulurken aşağıda sıralanan konularda uzman görüşüne başvurulur:

• Proje ihtiyaçlarını karşılamak için sürecin düzenlenmesi
• Proje yönetim planına teknik ve yönetimsel ayrıntıların eklenmesi
• Projedeki işleri yapmak için gerekli kaynak ve yeteneklerin seviyesinin belirlenmesi
• Projedeki işlerin önceliklendirilerek proje kaynaklarının uygun işe uygun zamanda atanmasının sağlanması.

"Projedeki işlerin sıraya konularak proje kaynaklarının uygun olmayan işe uygun zamanda atanmasının sağlanması" ise yanlış bir ifade olmaktadır. Bu nedenle I, II ve III şıkları kapsayan d şıkkı doğru olmaktadır.

Projenin amaçlarına ulaşması için gereken paydaş istek ve ihtiyaçlarının belirlenmesi ve
belgelenmesi için; paydaşlarla görüşmeler, odak grup çalışmaları, kıyaslama, prototip
oluşturma vb. teknikler kullanılır. c şıkkında yer alan "Atıl kapasite çalışmaları" bu kapsam içerisinde yer almamaktadır.