PROJE YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 16

Doğru yanıt D şıkkıdır. Her proje tipine ve her kuruma göre farklılık göstermekle birlikte proje başlatma belgesinde genellikle aşağıdaki konulara ilişkin bilgiler yer alır:

Doğru yanıt C şıkkıdır. Paydaşlar; Müşteri/Kullanıcı, Sponsor, Portföy yöneticileri/Portföy değerlendirme kurulu, Program yöneticileri, Proje yönetim ofisi, Proje yöneticileri, Proje ekibi, Fonksiyonel yöneticiler, Operasyon yöneticileri, Satıcılar/İş ortakları olarak düşünülmektedir. Bu örnekte caz sever kullanıcılar, ana sponsor olan banka, konukların geliş gidişini düzenleyen proje ekibi ve konukların uçuş ve konaklaması için destek veren iş ortakları paydaşlardır.

Doğru yanıt A şıkkıdır. Paydaşlar projeden etkilenme biçimlerine göre, pozitif-negatif paydaş ve birincil-ikincil paydaş biçiminde sınıflandırılabilir.

Pozitif paydaşlar: Projenin yürütülmesinden ve/veya sonuçlarından olumlu yönde etkilenen paydaşlardır.

Negatif paydaşlar: Projenin yürütülmesinden ve/veya sonuçlarından olumsuz yönde etkilenen paydaşlardır.

Birincil Paydaşlar: Proje sürecinden ve/veya proje sonunda elde edilecek çıktıdan doğrudan etkilenecek olan paydaşlardır. Bu etki olumlu ya da olumsuz olabilir. Dolayısıyla birincil paydaşlar içinde hem pozitif hem de negatif paydaşların olması doğaldır. Proje sürecinden ve/veya çıktılarından olumlu olarak etkilenecek birincil paydaşlar projenin hedef kitlesi olan müşteriler ve kullanıcılardır. Olumsuz etkilenecek birincil paydaşlar ise rakiplerdir.

İkincil Paydaşlar: Proje sürecinden ve/veya proje sonunda elde edilecek çıktıdan dolaylı olarak etkilenecek olan paydaşlardır. Projeden uzun vadede yarar sağlayacak olan kişi veya kuruluşlar nihai yararlanıcılar olarak bu gruptadır.

Doğru yanıt E şıkkıdır.  

Paydaşların belirlenmesi sürecinin temel çıktısıdır. Paydaş listesi, belirlenen paydaşlarla ilgili tüm ayrıntıları içerir. Bunlardan bazıları;

Kimlik Bilgileri: Ad, kurumdaki pozisyon, çalışma yeri, projedeki rol, irtibat bilgileri,

Değerlendirme Bilgileri: Temel gereksinimler, başlıca beklentiler, proje üzerindeki potansiyel etki, yaşam çevriminde çıkarlarının en yüksek olduğu aşama.

Paydaş Sınıflandırması: Kurum içi/kurum dışı, destekleyici/tarafsız/direnç gösterici vb. olarak verilebilir.

Bu konuyu daha iyi anlamak isteyenler “Paydaş Listesi” başlıklı konuyu tekrar gözden geçirebilir.

Doğru yanıt C Şıkkıdır. Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) Bilgi Birikim Kılavuzuna (PMBOK) göre, ilk olarak projenin ana planı çıkarılır. Proje ana planı içinde önemle ele alınması gereken dokuz temel konu bulunur. Bunlar;

Doğru yanıt E şıkkıdır. Proje yönetim planının oluşturulması birbiri ile ilişkili tüm planların tanımlanması, hazırlanması ve koordine edilerek kapsamlı bir proje yönetim planına çevrilmesidir.

Doğru yanıt D şıkkıdır. Proje Kapsam Yönetimi aşağıdakileri kapsar:

İhtiyaçların Toplanması; projenin amaçlarına ulaşması için gereken paydaş istek ve ihtiyaçlarının belirlenmesi ve belgelenmesi için; paydaşlarla görüşmeler, odak grup çalışmaları, kıyaslama, prototip oluşturma vb. teknikler kullanılır.

Doğru yanıt A şıkkıdır. İş kırılım, proje faaliyetlerinin daha küçük faaliyetlere bölünmesidir. İş kırılım yapısı projede görev alacak ekip üyelerinin katılımıyla belirlenir. Bu amaçla uygulanabilecek yaklaşımda, önce bir araya toplanan ekip üyelerinden proje ile ilgili gerekli gördükleri işleri yapışkanlı kâğıtlara yazmaları istenir. Tüm fikirler yazıldıktan sonra bunlar bir duvar veya panoya asılarak ekip üyeleriyle birlikte sınıflandırılır.

Doğru yanıt B şıkkıdır. Hareket planındaki ek bilgiler aşağıdaki gibidir:

Doğru yanıt D şıkkıdır. PERT ve CPM’de bu yaklaşımlara özgü çeşitli terimler kullanılır. Faaliyet, olay, mihenk noktası, ağ, yol, kritik yol, kritik zaman, zorunlu bağıntılar, isteğe bağlı bağıntılar, dış bağıntılar.

Zorunlu bağıntılar: Bu bağıntıların değiştirilmesi imkânı yoktur. Örneğin boya alınmadan boyama işlemine başlanamaması gibi.

İsteğe bağlı bağıntılar: Bu bağıntılar proje yöneticisinin isteğine bağlı olan veya projeden projeye değişebilecek bağıntılardır. Örnek olarak evin boyanması öncesi ev’ den çıkılıp başka bir yere geçilmesi isteğe bağlı bir bağıntıdır. Eğer istenirse boyama esnasında ev’ de kalınabilir.

Dış bağıntılar: Bu bağıntılar proje yöneticisinin kontrolünde olmayanlardır. Kritik yol üzerinde boyacıların çalıştığını düşünelim. Proje yöneticisi Hasan Bey boyacıların işinin kaç gün süreceğini (Eğer bu konuda özel bir uzmanlığı yok ise!) bilemez. Bunu belirleyecek olan boyacıların kendileri olacaktır.

Doğru yanıt B Şıkkıdır.

Kaynakların dengelenmesi: Dönemsel olarak oluşan kaynak ihtiyaçlarını inceleyerek bunların belirli bir dengede olmasını sağlamaya yönelik yeniden planlamadır.

Kaynak aktarımı: Bu yaklaşım aynı zamanda kaynak sınırlı planlama olarak da adlandırılır. Burada mevcut kaynaklar değişmez kabul edilerek olası en kısa kritik yol mevcut kaynaklara göre belirlenmeye çalışılır.

Doğru yanıt C şıkkıdır. Proje çalışanlarının sorumlulukları ve rollerinin açıklanması için RACI matrisi kullanılır. RACI, Responsible (Sorumlu), Accountable (Hesap veren), Consulted (Danışılan) ve Informed (Bilgi verilen) İngilizce kelimelerinin ilk harflerinden oluşturulmuştur. Sorumlu; görevi yapacak kişidir. Hesap veren; karar vermede yetki sahibidir. Danışılan; görev hakkında bilgi alınabilecek kişilerdir. Bilgi verilen; gelişmelerle ilgili bilgilendirilecek kişilerdir.

Doğru yanıt A şıkkıdır. Kalitede çıtanın yükselmesinin başlıca sebebi müşteri beklentilerindeki değişimdir. Günümüzde müşteri beklentileri aşağıdaki gibidir:

Doğru yanıt E şıkkıdır. Kalitenin belirlenmesi için pazar beklentilerinin iyi anlaşılması gerekir. Pazar beklentilerini etkileyen değişkenler aşağıda verilmiştir:

Proje Başlatma Belgesinin Oluşturulması

Araçlar ve Teknikler:

Çevresel İşletme Faktörleri
Proje başlatma belgesinin oluşturulma sürecini etkileyebilecek çevresel işletme faktörleri de göz önünde bulundurulmalıdır. Bu faktörlerden bazıları aşağıda verilmiştir:
• İşletme yapısı ve kurum kültürü,
• Devlet ya da sektör standartları (yasal düzenlemeler, ürün standartları, kalite standartları, çalışan (işçi) standartları vb.),
• Kurumun alt yapısı (mevcut tesisler ve sermaye ihtiyacı vb.),
• Piyasa koşulları,
• Mevcut insan kaynaklarının durumu,
• İnsan kaynakları yönetimine ilişkin bilgiler (işe alış ve işten çıkarma usulleri, çalışanların performans ve başarı değerlendirmeleri, eğitim kayıtları vb.),
• Kurumun yetkilendirme sistemi,
• Ticari veri tabanları (standardize edilmiş maliyet öngörü verileri, sanayi risk incelemesi bilgisi, risk veri tabanları vb.),
• Proje yönetimi bilgi sistemleri.

A şıkkındaki pazardaki talep, iş gerekçesini oluşturan sonuçlardan biridir.

1. Kurumun iş yapmak için kullandığı süreç ve prosedürler;
• Kurumsal standart süreçler (örneğin standartlar), politikalar (örneğin iş güvenliği ve sağlık politikası, proje yönetimi politikası), standart ürün ve proje
ömür devirleri, kalite politikaları ve prosedürler (örneğin süreç denetimleri,
gelişme hedefleri, kontrol listeleri ve kurum içinde geçerli olan standart süreç
tanımları),
• Kılavuzlar, talimatlar, teklif değerlendirme ve başarı ölçütleri,
• Şablonlar (örneğin, risk şablonu, iş dağılım ağacı şablonu, proje takvimi ağ çizelgesi şablonu, proje başlatma belgesi şablonu),
• Kurumsal iletişim ihtiyaçları (örneğin eldeki mevcut iletişim teknolojisi, izin
verilen iletişim ortamı, kayıt tutma ve gizlilik gereklilikleri),
• Mali kontrol prosedürleri (örneğin zaman raporlama, ihtiyaç duyulan harcama
ve ödemelerin gözden geçirilmesi, muhasebe kodlarının kullanılması ve standart sözleşme hükümlerinin uygulanması),

• Hata ve kusur yönetimi prosedürleri (hata ve kusur denetimi, hata ve kusur
tanımlama ve çözümleme, eylem izleme),
• Değişiklik kontrolü prosedürleri (resmî kurumsal standartların, politikaların,
planların, prosedürlerin veya proje belgelerinin üzerinde değişiklik yapmak,
değişiklikleri onaylamak ve doğrulamak),
• Risk kontrolü prosedürleri (risk sınıfları, olasılık tanımı ve etkileri, olasılık ve
tepki matrisi),
• İş yetkilendirme yayımlama ve onaylama prosedürleri.

Proje dosyaları, kurumun bilgi depolamak ve bilgiye erişmek için kullandığı kurumsal veri tabanıdır.

Uzman görüşüne temel oluşturan uzmanlık bilgileri, belirli konularda özel bilgileri ya da eğitimleri olan çeşitli gruplardan ya da kişilerden sağlanır. Bunlar;
• Kurum içindeki başka birimler,
• Danışmanlar,
• Paydaşlar (örneğin müşteri ya da sponsorlar),
• Mesleki ve teknik birlikler,
• Sektör kuruluşları,
• Konunun uzmanları,
• Proje yönetim ofisi
olarak sıralanabilir.

Literatürde proje ile ilgili pek çok tanımla karşılaşılmasına rağmen bunlardan ikisi yaygın olarak kullanılmaktadır. Birinci tanım; PMI tarafından yapılan “Proje, benzersiz, özgün bir ürün, hizmet veya sonuç üretmek amacıyla yürütülen geçici faaliyetler bütünü bir girişimdir” biçimindedir. Doğru cevap C'dir.

• Proje yöneticileri: Proje yöneticileri, projeyi yürüten kurumun, proje hedeflerine ulaşma görevini verdikleri kişilerdir. Bu, önemli sorumluluklar ve değişen öncelikler içeren, oldukça güç ve önemli bir roldür. Esneklik, muhakeme yeteneği, güçlü liderlik ve proje yönetimi uygulamalarını çok iyi bilmeyi gerektirir. Proje yöneticisi, projenin ayrıntılarını anlayabilmesi yanında projeyi geniş bir bakış açısıyla yönetmelidir. Proje yöneticisi, projenin başarısından sorumlu kişi olarak, projenin tüm yönlerinden sorumludur.
Bunlardan bazıları;
• Proje yönetimi planını ve tüm bağlantılı bileşen planlarını geliştirmek,
• Projenin zaman çizelgesi ve bütçe sınırları içinde ilerlemesini sağlamak,
• Riskleri saptamak, izlemek ve gerekenleri yapmak,
• Proje ölçütlerinin tam ve zamanında bildirilmesini sağlamak
olarak sıralanabilir

C şıkkındaki proje personeli için kaynak ayarlaması, proje yönetim ofisinin görevlerindendir.