PROJE YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 13

Hedefleri belirlenmiş, bitiş tarihi belirli olan bir projenin belirtilen süre içinde, belirlenen bütçe dâhilinde istenilen hedefe ulaşabilmesi için projeye başlamadan önce etkin bir planlama yapılması çok önemlidir. Planlama başarılamadığında aslında başarısızlık planlanmış demektir. İyi bir planlama yapılmaksızın başlanan bir projede, gereklilikler tam olarak belirlenmeyeceğinden proje süresince karmaşa yaşanabilir. Proje planlamasının dört temel nedeni; 1. Projede oluşabilecek belirsizliklerin önlenmesi veya azaltılması, 2. Projenin verimliliğinin arttırılması, 3. Proje ile ulaşılmak istenen hedeflerle ilgili daha iyi bir anlayışın geliştirilmesi, 4. Projenin izlenmesi ve kontrolü için güçlü bir temelin oluşturulması olarak sıralanabilir.

Proje ana planı içinde önemle ele alınması gereken dokuz temel konu bulunur. Bunlar; 1. Genel bakış, 2. Amaçlar, 3. Yönetsel yaklaşım, 4. Sözleşme konuları, 5. Takvim, 6. Kaynak ihtiyaçları, 7. İnsan kaynağı, 8. Değerlendirme yöntemleri, 9. Potansiyel problemler olarak sıralanır. Şimdi bu dokuz temel başlığı örneklerle açıklayalım. 1. Genel bakış: Projenin genel açıklaması, çıktıları, proje süresince oluşacak temel yol ayrımları ve önemli olaylar bu başlıkta ele alınır. Beklenen kârlılık ve rekabet üstünlüğü gibi bilgilere de burada yer verilir.

Kaynak ihtiyaçları: Projenin hem maddi hem de operasyonel harcamaları kaynak ihtiyaçları başlığı altında tanımlanır. Her faaliyet ile ilgili maliyetler ve ekstra harcamalar listelenir. Bu harcamalar proje bütçesini oluşturacaktır. Proje için gerekli bütçe ve bu bütçenin hangi kaynaklardan (Öz kaynaklar, kredi vb.) sağlanacağı bu başlıkta ele alınır.

C ve D tipi projelerin planlamasında söz konusu bu dokuz temel başlık dikkate alınmalıdır. Buna karşılık A tipi küçük projelerde bunların hepsinin uygulanmasına gerek bulunmamaktadır. Amaç, takvim, insan ve diğer kaynakların belirlenmesi konuları tüm projelerde ele alınmalıdır. Periyodik bakım gibi sürekli yapılan A tipi projelerde de dokuz başlığın bir defalığına ele alınması düşünülebilir. Bu şekilde bir kez kapsamlı olarak hazırlanan planın, tekrarlanan projelerde küçük değişikliklerle uygulanmasıyla planın daha ayrıntılı ve etkin bir hâle gelmiş olması sağlanır.

Proje Kapsam Yönetimi aşağıdakileri kapsar: 1. Kapsam yönetiminin planlanması 2. İhtiyaçların toplanması 3. Kapsamın tanımlanması 4. İş kırılım yapısının hazırlanması 5. Kapsamın doğrulanması 6. Kapsamın kontrolü

Proje kapsam yönetim planı proje kapsamının nasıl tanımlanacağı, doğrulanacağı ve kontrol edileceğini tanımlayan belgedir. Proje yönetim planı, proje başlatma belgesi, çevresel işletme faktörleri ve kurumsal süreç varlıkları bu alt sürecin girdileridir. Uzman görüşlerine ve toplantılara dayanılarak kapsam yönetim planı geliştirilir. Kapsam yönetim planı içinde aşağıdakiler bulunur: • Ayrıntılı proje kapsam ifadesi • İş Kırılım Yapısı (İKY) hazırlanabilmesi için kapsam ayrıntıları • Tamamlanmış proje teslimatlarının kabulü için resmî kabul sürecinin nasıl yapılacağına ilişkin bilgiler • Kapsam değişikliği talebi olduğunda kontrol sürecinini nasıl gerçekleştirileceğine ilişkin bilgiler

Girdiler • Kapsam yönetim planı • Proje başlatma belgesi • Kurumsal süreç varlıklarırlıklarıdır.

Araçlar ve Teknikler • Uzman görüşü • Ürün analizi • Alternatierin geliştirilmesi • Çalışma toplantılarıdır.

Çıktılar • Kapsam yönetim planı • İhtiyaçlar yönetim planıdır.

Bu süreç ile elde edilen proje kapsam tanımı projenin kapsamını, temel çıktılarını, varsayımları ve kısıtları açıklar. Kapsam açıklaması hem proje hem ürün kapsamını birlikte ortaya koyar. Kapsam tanımı projenin çıktılarını ve bu çıktıları oluşturmak için gerekli ayrıntıları açıklar. Kapsam tanımlaması proje ekibinin daha ayrıntılı plan yapabilmesine olanak sağlar ve projenin yürütülmesi esnasında ekibe yön verir.

Bilindiği gibi bir projenin temel özelliklerden biri de başlangıç ve bitiş zamanının belli olmasıdır. Faaliyetlerin belirli bir zaman diliminde tamamlanabilmesi için proje boyunca etkin zaman yönetimi gereklidir. Zaman yönetiminde proje planlarından yararlanılır. Proje planının temel özelliği, proje yöneticisinin projenin başlangıcından bitişine kadar izleyebileceği bir yol haritası olmasıdır. Proje yöneticisinin herhangi bir zamanda yapılacak hangi işlerin kaldığı, bunları kimin, ne zaman ve hangi kaynaklarla yapacağı konusunda bilgisi olmalıdır.

Günümüzde hareket planlarının oluşturulması için Microsoft Project®, Smartdraw gibi programlardan yararlanılabilir. Hareket planındaki ek bilgiler aşağıdaki gibidir: 1. Faaliyetin yürütülmesi için gerekli kaynak tahminleri 2. Faaliyetin tamamlanması için gerekli süre tahminleri 3. Her faaliyetten kimin sorumlu olacağının bilgisi 4. Faaliyetlerin sıralanması için gerekli öncellik ilişkisi.

Proje hareket planları ile ilgili temel noktaları kısaca tekrarlayalım: 1. Tüm proje faaliyetleri kademeli olarak yeterli ayrıntıya kadar tanımlanır ve sıralanır. 2. Her faaliyet için gerekli kaynak tanımlanır. 3. Her faaliyet için öncül faaliyetler ve faaliyet süreleri belirlenir. 4. Tüm proje ara çıktıları tanımlanır ve proje takviminde yerleri belirlenir. 5. Her faaliyet için faaliyeti yürütecek kişi veya ekip tanımlanır.

Projede kullanılacak insan kaynağının belirlenmesi için öncelikle proje içeriği incelenmeli ve bu içerikte belirtilen işleri yapma yetkinliğine sahip potansiyel ekip elemanlarının belirlenebilmesi için insan kaynakları bölümü koordinasyonunda ilgili birimlerle iletişime geçilmelidir. Yapılacak faaliyetlerin yerine getirilebilmesi amacıyla gerekli insan kaynağı ihtiyaçlarını karşılamak üzere çalışanlar tarafından üstlenilmesi gereken roller, sorumluluklar ve bu sorumlulukları yerine getirebilmeleri için çalışanın sahip olması gereken yetenekler belirlenmelidir. Girdiler • Proje yönetim planı • İnsan kaynakları ihtiyacı • Çevresel işletme faktörleri • Kurumsal süreç varlıklarıdır. Araçlar ve Teknikler • Organizasyon şemaları • RACI matrisi • Rol tanımlama formu • Uzman görüşü • Toplantılar • Networkingdir. Çıktılar • Proje insan kaynakları planıdır.

Proje planlamasının dört temel nedeni;

1. Projede oluşabilecek belirsizliklerin önlenmesi veya azaltılması,

2. Projenin verimliliğinin arttırılması,

3. Proje ile ulaşılmak istenen hedeflerle ilgili daha iyi bir anlayışın geliştirilmesi,

4. Projenin izlenmesi ve kontrolü için güçlü bir temelin oluşturulması

olarak sıralanabilir.

Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) Bilgi Birikim Kılavuzuna (PMBOK) göre, ilk olarak projenin ana planı çıkarılır. Proje ana planı içinde önemle ele alınması gereken dokuz temel konu bulunur. Bunlar;

1. Genel bakış,

2. Amaçlar,

3. Yönetsel yaklaşım,

4. Sözleşme konuları,

5. Takvim,

6. Kaynak ihtiyaçları,

7. İnsan kaynağı,

8. Değerlendirme yöntemleri,

9. Potansiyel problemler olarak sıralanır.

Amaçlar başlığında, projenin çıktıları netleştirilir ve bu çıktıların ayrıntıları belirlenir. Proje ekibine de projenin amacı ve misyonu anlatılır. Örnek projemiz için amaçlar “Projenin temel çıktıları uygun kalite ve maliyetle en az % 70 yerli tedarik malzemelerle otomobil üretilmesidir. Otomobilde kullanılacak far, elektronik unsurlar vb.nin yerli kaynaklardan tedarik edilebilir hâle gelmesi, bu parçaların proje amaçları doğrultusunda kullanılabilecek kaliteye ulaştırılması için gerekli yöntemlerin oluşturulmasıdır. Bu gerçekleştirildiğinde ülkemiz cari açığında önemli bir azalma sağlanabilmiş olacaktır.” biçimindedir.

Uzman görüşleri bir proje girdisi değil, proje araçları ve teknikleri arasında ele alınmaktadır.

Proje Kapsam Yönetimi aşağıdakileri kapsar:

1. Kapsam yönetiminin planlanması

2. İhtiyaçların toplanması

3. Kapsamın tanımlanması

4. İş kırılım yapısının hazırlanması

5. Kapsamın doğrulanması

6. Kapsamın kontrolü

Hareket planındaki ek bilgiler aşağıdaki gibidir:

1. Faaliyetin yürütülmesi için gerekli kaynak tahminleri

2. Faaliyetin tamamlanması için gerekli süre tahminleri

3. Her faaliyetten kimin sorumlu olacağının bilgisi

4. Faaliyetlerin sıralanması için gerekli öncellik ilişkisi

Esnek faaliyetlerden kritik faaliyetlere kaynakların aktarımı projenin beklenen süresinin kısaltılması için kullanılabilecek tek yaklaşım değildir. Aşağıda uygulanabilecek diğer yaklaşımlar sıralanmıştır.

• Projenin bazı kısımlarının elimine edilmesi

• Daha fazla kaynak bulunması

• Faaliyetlerin paralel yürütülmesi

• Kritik yol üzerindeki faaliyetlerin kısaltılması

• En uzun faaliyetlerin kısaltılması

• Hızlandırılma maliyeti düşük olan faaliyetlerin kısaltılması

• Daha fazla kaynağın olduğu faaliyetlerin kısaltılması

• Günlük çalışma sürelerinin arttırılması

t = (a+4m+b) / 6 formülü yardımıyla faaliyetin beklenen süresi hesaplanır. Formülde t=beklenen süre, a=iyimser tahmin, b=kötümser tahmin, m=en yüksek olasılıklı tahmin olarak ifade edilmektedir.

Proje çalışanlarının sorumlulukları ve rollerinin açıklanması için RACI matrisi kullanılır. RACI, Responsible (Sorumlu), Accountable (Hesap veren), Consulted (Danışılan) ve Informed (Bilgi verilen) İngilizce kelimelerinin ilk harflerinden oluşturulmuştur.

Güvenilirlik, belirli koşullarda ve belirli bir sürede ürünün fonksiyonunu hatasız yerine getirebilmesini ifade etmektedir.