PROJE YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 12

Projelerin sınıflandırılmasında, projenin işletme için değerinin (yüksek, orta ve düşük gibi) yanı sıra kullanılabilecek diğer özellikleri aşağıdaki biçimde sıralanabilir:

• Karmaşıklık Derecesi: Projeler karmaşıklık derecelerine göre; Çok düşük, Düşük (İşletme içinde tek bir birimce yapılabilen parçaları biraraya getirme, montaj projeleri vb.), Orta (Sistem projeleri) ve Yüksek (Dizin –array- projeleri) olmak üzere 4 grupta değerlendirilebilir.

• Teknoloji Seviyesi: Projelerin gerektirdiği teknoloji seviyeleri; Pratik bilgi, Mevcut teknolojinin en iyisi, İleri teknoloji ve Yeni geliştirilecek ileri teknoloji ve Buluşlar olmak üzere 4 sınıfta toplanabilir.

• Risk Seviyesi: Projeler risk seviyelerine göre; Çok düşük, Düşük, Orta ve Yüksek seviyede riskli olarak 4 seviyeye ayrılabilir.

• Proje Süresi: Projeler proje sürelerine göre; Kısa (3 aydan daha kısa), Kısa-Orta (3 aydan daha uzun 9 aydan daha kısa), Orta-Uzun (9 aydan daha uzun 18 aydan daha kısa) ve Uzun (18 aydan daha uzun) olarak sınıflandırılabilir.

A tipi projeler: Küçük ölçekli projelerdir. Buna rağmen yine de projenin tanımlanmasına ve kapsamının belirlenmesine gerek vardır. A tipi projelerde, hâlihazırda varolan süreç, ürün ya da hizmette, kısa süre içinde ufak çaplı değişimlerin elde edilmesi hedeflenir. Süreci yönetmek için pratik bilgi yeterlidir. Bu tip projelerin risk seviyesi de düşüktür. Örnek olarak evinizin boyanması, kimya laboratuvarındaki cihazın akredite edilmesi, yeni ders dönemi için ders içeriklerinin öğrenci değerlendirmeleri ve ilgili alandaki gelişmeler göz önüne tutularak yeniden düzenlenmesi sayılabilir.

B tipi projeler: İşletmelerde yaygın olarak kullanılan nispeten kısa süreli projelerdir. B tipi projelerde genellikle varolan ve bilinen teknolojinin en iyisi kullanılır. Bu projelerin başlangıcında, proje kapsamlarında ufak açık noktalar bulunabilir ancak bu projelerin risk seviyesi C ve D tipi projelere göre yine de oldukça düşüktür. Büyük işletmeler söz konusu olduğunda proje sadece bir bölümdeki çalışanlardan ya da farklı bölümlerden biraraya getirilen 5-6 kişilik bir proje ekibiyle gerçekleştirilebilir. B tipi projelere ürün, hizmet ve süreç iyileştirme projeleri, büyük işletmelerde kurumsal altyapının iyileştirilmesiyle ilgili projeler, küçük işletmelerde ISO 9000 belgesi alınması projeleri örnek olarak gösterilebilir. A ve B tipi projelerde, bu projelerin yapıları gereği kitabın ilerleyen kesimlerinde bahsedilecek proje yönetiminin gerektirdiği tüm araçların kullanılmasına (örneğin; proje başında planlama çalışmalarına, düzenli proje ekibi toplantılarına vb.) gerek olmayabilir. A ve B tipi projelerin bütçeleri C ve D tipi projelere göre oldukça sınırlıdır. 7

İşletmelerde projeler;

• Uyum ve Acil

• Operasyonel

• Stratejik

projeler olarak üç gruba ayrılır.

Projelerin değerlendirilmesinde kullanılan soru örnekleri şöyledir;

Konu

Soru

Strateji/Hedeflerle Uyum

Bu projenin işletmenin hangi stratejisiyle ilişkisi/ uyumu vardır?

İtici Güç

Bu proje ile çözülmesi beklenen işletme sorunu nedir?

Başarı Ölçütü

Proje başarısı nasıl ölçülecektir?

Sponsor

Projenin finansal destekçisi kim olacaktır?

Risk

Bu proje yapılmadığı takdirde ne kaybedilir?

Risk

İşletme için projenin riski nedir?

Risk

Önerilen proje işletmenin risk profili içinde nerede yer alıyor?

Yararlar/Değer/Yatırımın Geri Dönüşü

Projenin işletme için değeri nedir?

Yararlar/Değer/Yatırımın Geri Dönüşü

Projede sonuçlar ne zaman alınacak?

Hedefler

Proje hedefleri nelerdir?

Örgüt Kültürü

Örgüt kültürü yapısı bu projenin türü için uygun mudur?

Kaynaklar

Bu proje için işletme içi kaynaklar yeterli olacak mıdır?

Yaklaşım

Yapılacak mı? Dışarıdan mı satın alınacak?

Takvim

Proje ne kadar sürecek?

Takvim

Önerilen zaman çizelgesi gerçekçi mi?

Eğitim/Kaynaklar

Personel eğitimine gerek duyulacak mı?

Finans/Portföy

Projenin maliyeti ne kadardır?

Teknoloji

Projede yaygın bir teknoloji mi yoksa yeni bir teknoloji mi kullanılacak?

Projelerin yazımı ve yürütülmesi sırasında gözönünde bulundurulması gereken projeye ilişkin parametreler;

• Kapsam

• Kalite

• Zaman

• Kaynaklar

• Maliyet

• Risk

olarak sıralanır.

Projenin Planlanması, proje için tanımlanan hedeflere kapsam, maliyet, kalite, zaman, kaynaklar ve riskler gibi kısıtlar doğrultusunda nasıl ulaşılacağıyla ilgili ayrıntıların oluşturduğu faaliyetler, proje yönetiminin, proje planlamasındaki temel işlevini yerine getirmektedir. Bu işlev yerine getirilirken proje yönetimi için sorulan sorulardan özellikle “Kim?”, “Nasıl?” ve “Ne Zaman?” soruları cevaplandırılmaktadır.

Proje yaşam çevrimleri için 3 aşamalı (fazlı) sistemi kullanan kurumlarda, bu aşamalar başlangıç, ara ve son biçimindedir. Proje yaşam çevrimi için 4 aşamalı sistemi kullanan kurumlardaysa bir projenin yaşam çevrimi temel olarak 4 ana aşamadan oluşur:

• Başlangıç/Tanımlama

• Planlama

• Uygulama

• Kapanış

İzleme ve Kontrol Süreç Grubu, projedeki ilerlemeleri izlemek ve bunların plana uygunluğunu değerlendirmek, gerekiyorsa düzeltici faaliyetleri önermek biçimindeki süreçler, izleme ve kontrol süreç grubunu oluşturur. Bu süreç grubu, proje yönetiminin her aşamasında etkindir.

PMI metodolojisine göre proje yönetiminde süreçlerin başarıyla yönetilmesi için 10 farklı yönetim bilgi alanının kullanılmasının gerekliliği vurgulanmaktadır. Bu 10 proje yönetim bilgi alanı şunlardır:

• Proje Entegrasyon Yönetimi

• Proje Kapsam Yönetimi

• Proje Zaman Yönetimi

• Proje Maliyet Yönetimi

• Proje Kalite Yönetimi

• Proje İnsan Kaynakları Yönetimi

• Proje İletişim Yönetimi

• Proje Risk Yönetimi

• Proje Tedarik Yönetimi

• Proje Paydaş Yönetimi

Projelerin sahip olması gereken temel nitelikler özetle aşağıdaki biçimde sıralanabilir:

• Her projenin sonucunda, benzersiz bir ürün, hizmet ya da sonuç ortaya çıkar. Bu, 10 katlı bir binanın inşa edilmesi de olabilir, yeni bir arabanın üretiminin gerçekleştirilmesi de olabilir. Hedeflenen bu çıktı, gündelik rutin yapılan işler arasında çoğunlukla belirgin olmayacaktır. Örneğin, inşaat işçisi her gün aynı işi yapacaktır fakat sonuçta projenin hedefine de katkı sağlamış olacaktır.

• Projeler geçici bir süre içinde gerçekleştirildikleri için her projenin bir başlangıcı ve bitişi vardır.

• Projelerin tanımlanmış bir bütçeleri ve hedefleri bulunur.

• Projeleri oluşturan faaliyetler tıpatıp aynı değildir.

Proje sınıflandırmaları yukarıdaki özellikler temel alınarak yapılabilmektedir. 2007 yılında Robert K.Wysocki’nin de benimsediği sınıflandırma, genel kabul görmüş proje sınıflandırma yaklaşımlarından biridir. Bu sınıflandırmada projeler; karmaşıklık derecesi, teknoloji seviyesi, risk seviyesi ve proje süresine bağlı olarak 4 farklı sınıfta değerlendirilmektedir.

A tipi projeler: Küçük ölçekli projelerdir. Buna rağmen yine de projenin tanımlanmasına ve kapsamının belirlenmesine gerek vardır. A tipi projelerde, hâlihazırda varolan süreç, ürün ya da hizmette, kısa süre içinde ufak çaplı değişimlerin elde edilmesi hedeflenir. Süreci yönetmek için pratik bilgi yeterlidir. Bu tip projelerin risk seviyesi de düşüktür.

B tipi projeler: İşletmelerde yaygın olarak kullanılan nispeten kısa süreli projelerdir. B tipi projelerde genellikle varolan ve bilinen teknolojinin en iyisi kullanılır. Bu projelerin başlangıcında, proje kapsamlarında ufak açık noktalar bulunabilir ancak bu projelerin risk seviyesi C ve D tipi projelere göre yine de oldukça düşüktür

C tipi projeler: A ve B tipi projelere göre daha uzun süreli ve daha karmaşık yapıya sahip projelerdir. Bu tip projeler ilgili alanda yüksek teknolojilerin uygulanmasını ve denenmesini gerektirdiğinden projelerin sonuçları her zaman önceden kestirilemeyebilir. Yüksek bütçeli bu projelerin risk seviyeleri de genellikle yüksektir

D tipi projeler: Gerçekleştirilmesi en güç projelerdir. Buna rağmen D tipi projeler işletmelere ya da insanlığa şimdiye kadar elde edilmemiş kazançlar ve yararlar sağlayacak niteliktedir. Bu tip projeler pek çok farklı disiplinden insanın bir arada çalışmasını ve en yüksek teknolojik uygulamaların hatta yeni buluşların proje içinde bulunmasını gerektirmektedir. Bu nedenle bu projeler oldukça riskli ve geniş bütçeli projelerdir. Ayrıca bu tür projeler için ayrılan süre diğer tiplere göre daha uzundur.

Projelerin sınıflandırılmasında, projenin işletme için değerinin (yüksek, orta ve düşük gibi) yanı sıra kullanılabilecek diğer özellikleri aşağıdaki biçimde sıralanabilir:

• Karmaşıklık Derecesi: Projeler karmaşıklık derecelerine göre; Çok düşük, Düşük (İşletme içinde tek bir birimce yapılabilen parçaları biraraya getirme, montaj projeleri vb.), Orta (Sistem projeleri) ve Yüksek (Dizin –array- projeleri) olmak üzere 4 grupta değerlendirilebilir.

• Teknoloji Seviyesi: Projelerin gerektirdiği teknoloji seviyeleri; Pratik bilgi, Mevcut teknolojinin en iyisi, İleri teknoloji ve Yeni geliştirilecek ileri teknoloji ve Buluşlar olmak üzere 4 sınıfta toplanabilir.

• Risk Seviyesi: Projeler risk seviyelerine göre; Çok düşük, Düşük, Orta ve Yüksek seviyede riskli olarak 4 seviyeye ayrılabilir.

• Proje Süresi: Projeler proje sürelerine göre; Kısa (3 aydan daha kısa), Kısa-Orta (3 aydan daha uzun 9 aydan daha kısa), Orta-Uzun (9 aydan daha uzun 18 aydan daha kısa) ve Uzun (18 aydan daha uzun) olarak sınıflandırılabilir.

İşletmelerde hem yöneticiler hem de diğer çalışanlar tarafından pek çok proje önerilmektedir. İşletmeler portföylerine bir projeyi almadan önce çok sayıdaki proje fikri arasından stratejik değeri olabilecekleri belirlemeli ve projeler arasında bir önceliklendirme yapmalıdır.

Tek bir kriterin, projenin stratejik anlamını ve etkisini ölçemeyeceği gerçeğinden hareketle portföy yönetimi ve proje seçiminde Çok Kriterli Eleme Modellerinden yararlanılmaktadır. Bu modeller içinde en yaygın kullanılanı Kontrol Listesi Modelidir. Bu modelde, projelerin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere işletme tarafından oluşturulmuş bir listeden yararlanılır. Bu listedeki sorulara verilecek cevaplara göre, projenin kabul veya reddedileceğine karar verilir. Bu modelde kullanılabilecek örnek sorular yandaki tabloda verilmiştir. (Tablo 1.2 Projelerin Değerlendirilmesinde Kullanılan Soru Örnekleri)

Buna göre konular ve örnek soru eşleştirmelerinden E seçeneği doğrudur.

Yaygın olarak kullanılan bir diğer çok kriterli eleme modeli ise Çoklu-Ağırlıklı Skorlama Modelidir. Çoklu-ağırlıklı skorlama modelinde, proje önerilerini değerlendirmek için çok sayıda seçim kriteri birlikte kullanılır. Söz konusu seçim kriterlerine örnek olarak, projenin işletme stratejisine uygunluğu, projenin aciliyet durumu, proje sonucunda ortaya çıkacak yeni ürünlerin işletmenin gelirine belirli bir oranda katkıda bulunup bulunamayacağı, proje sonuçlarının müşteri bağımlılığına etkisi, proje yatırım tutarının belirli bir yüzdesinin ya da daha fazlasının bir yıl sonunda geri dönüşü vb. sıralanabilir. Bu eleme modelinde her bir kriterin belirli bir ağırlığı bulunur. Örneğin, önemli stratejik hedeflere katkıda bulunacak kriterlerin ağırlıkları diğer kriterlerinkine göre daha yüksek olacaktır. Bu ağırlıklar, projenin her bir kriterden 10 üzerinden aldığı not ile çarpılır. Her bir kriterden projenin aldığı not, o kriterin ağırlığı ile çarpıldıktan sonra tüm kriterler için elde edilen puanlar toplanarak, projenin ağırlıklı toplam puanı belirlenir. Projeler aldıkları ağırlıklı toplam puanlarına göre sıralanır.

Projelerin yazımı ve yürütülmesi sırasında gözönünde bulundurulması gereken projeye ilişkin parametreler;

• Kapsam

• Kalite

• Zaman

• Kaynaklar

• Maliyet

• Risk olarak sıralanır.

Kapsam projede neyin yapılıp neyin yapılmayacağını, böylelikle projenin sınırlarını belirleyen çerçevedir. Kapsamın adlandırılması alandan alana farklılıklar gösterebilmektedir.

Kalite ise iki türde incelenmelidir. Bunlardan birincisi projenin yürütülmesi sırasındaki proje yönetimine ait süreç kalitesiyken ikincisiyse proje sonucunda ortaya çıkan ürün, hizmet ya da sonucun kalitesidir ki bu, projenin başarısını da gösteren önemli bir parametredir.

Zaman parametresi içinde proje süresi, proje başlangıç ve bitiş tarihleri ele alınır. Zaman, proje çıktısını kullanacak kurum içindeki bölüm ya da müşteri tarafından belirlenir. Zaman çok önemli bir kaynak olduğundan zaman yönetimi konusu kitabın ilerleyen kesimlerinde ayrıntılı olarak ele alınacaktır.

Kaynaklar, projede kullanılacak personel, ekipman, fiziksel mekânlar gibi tüm unsurları kapsamaktadır.

Proje yönetiminin üç temel işlevi bulunmaktadır. Bu işlevler; projenin tanımlanması, projenin planlanması ve proje sürecinin kontrolüdür. Projenin tanımlanması, projenin amaç ve hedeerinin, kapsam, maliyet ve kalite kısıtlarının belirlendiği faaliyetleri içermektedir. Bunlar; kısıtların belirlenmesinde kullanılan “Ne?”, “Neden?”, “Kim?” ve “Ne Zaman?” sorularının cevaplandığı faaliyetlerdir. Ayrıca proje süresince kullanılacak kontrol faaliyetleri de proje yönetiminin temel işlevleri arasında yer almaktadır. Bu aşamada paydaşların yani projenin sonuçlarından etkilenecek kişi ve kurumların da belirlenmesi gerekmektedir.

Projede gerçekleşecek faaliyetlerden ya da elde edilecek sonuçlardan etkilenecek kişiler, projeye kaynak (insan, mekân, zaman ve para) katkısında bulunacak kişi ve işletmeler projenin paydaşlarıdır.

1969 yılında Amerika Birleşik Devletleri’nde Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) bir proje yönetim derneği olarak kurulmuştur.  PMBOK Project Management Body of Knowledge İfadesinin kısaltılmış halidir ve ABD kökenli Proje Yönetim Enstitüsü’nün (PMI) Proje yönetimi konusunda kılavuz niteliğindeki kitabıdır.