PROJE ANALİZİ VE DEĞERLENDİRME

Proje İşi

- Amaç, benzeri olmayan bir ürün, hizmet veya sonuç üretmektir. 

- İş, bir kereye mahsus, başlangıç ve bitişi kesin olarak belirlenmiş bir tarihte yapılır.

- Sadece o iş için tahsis edilmiş kaynaklar söz konusudur. 

- Sadece o iş için yapılacak görevler söz konusudur. 

- Sadece o işe mahsus yöntemler kullanılır.

Rutin İş

- Amaç, her zamanki ürün, hizmet veya sonucu bir kez daha üretmektir. 

- İş, her zaman yapılır, başlangıç ve bitişi kesin olarak belirlenmemiştir. 

- Her zaman kullanılan mevcut genel kaynaklar söz konusudur.

- Yapılan iş aynı olduğu için görevler aynıdır. 

- Her zamanki yöntemler kullanılır.

Süreç, devam eden faaliyetler dizisi olarak tanımlanabilir. Projenin özellikleri incelendiğinde projenin başı ve sonu olan bir süreç olduğu görülür. Bir proje kendi özel amaçları olan ayrı ayrı süreçler boyunca ilerler. Ne amaçla hazırlanırsa hazırlansın bütün projeler birbirini takip eden ve her biri ayrı bir süreç olan beş adımdan oluşur:

• Başlatma Süreci

• Planlama Süreci

• Yürütme (İcra) Süreci

• İzleme ve Kontrol Süreci

• Sonlandırma Süreci

Yürütme süreci, proje işlerinin üretildiği, bir başka ifade ile planın eyleme dönüştüğü süreçtir. Proje kaynaklarının ve bütçenin çoğu bu süreçte kullanılır.

Planlama süreci, proje sürecinin belki de en önemli sürecidir. Bu süreç sonucunda projeyle ilgili herkese neyin nasıl yapılacağı söylenmiş olur. Projenin bu sürecinde üretilen dokümanlar projenin diğer süreçlerinde faaliyetlerin yerine getirilmesi ve projenin ilerleyişinin izlenmesinde kullanılır.

Proje yürütücüleri projenin hayata geçirilmesinde belki de en önemli role sahiptir. Çünkü onlar olmadan proje ortaya çıkamaz. Proje yürütücelerinden beklenen en önemli hususlar projenin amacının ne olduğunu anlamaları ve kavramalarıdır. Proje yürütücülerinin başlıca sorumlulukları şunlardır:

• Faaliyetlerin ve görevlerin belirlendiği gibi yürütülmesi,

• Projenin her bir aşamasında fayda sağlayacak önerilerde bulunulması,

• Proje yöneticisinin proje süresince ortaya çıkabilecek tehdit ve fırsatlar karşısında uyarılması.

Herhangi bir projede proje sahibi (kaynak sağlayanın) beklentilerini ve taleplerini açıkça ortaya koyar ve proje sonucunu değerlendirir. Proje sahibinin en önemli rolü projenin yüksek kalitede ve düşük maliyette yapılmasını sağlamaktır. Proje sahibi her ne kadar projenin yürütülmesi ile ilgili sorumluluğu proje yöneticisine devretmiş olsa da projenin tüm sorumluluğu aslen kendisindedir. Proje sahibinin başlıca sorumlulukları şunlardır:

• Projenin başlatılması, sürdürülmesi ve sonlandırılması kararlarının verilmesi,

• Projenin beklentiler doğrultusunda gittiğinin teyid edilmesi,

• Projeye kaynak tahsis edilmesi,

• Proje yürütücülerinin taleplerine cevap verilmesi,

• Fırsatların ve risklerin değerlendirilip, kontrol altına alınması,

Proje yöneticisinin en önemli rolü proje ekibini yöneterek sonuçları proje sahibine iletmek ve proje ekibine liderlik etmektir. Proje yöneticisinin başlıca sorumlulukları şunlardır:

• Projenin amacına ulaştırılmasının sağlanması,

• Projede yapılacak işler için görevlendirme ve yetkilendirmelerin gerçekleştirilmesi,

• Proje yürütücüleri ile sürekli iletişimin kurulması ve onların motive edilmesi,

• Projenin sağlıklı yürümesi için gereken yönetim araçlarının kullanılması,

• Sonuçların değerlendirilmesi, gereken değişikliklerin yapılması.

Başlangıç Evresi: İşletmenin başlangıç aşamasında temel mücadele hayatta kalabilmek ve başabaş noktasını yakalayabilmektir. Bunun için tüm fırsatlar değerlendirilmek istenir. Bu evrede işletme sahibi işletme kararlarında kesin söz sahibidir. Bu evrede çok çaba az kazanç söz konudur.

Gelişme Evresi: Bu evrede işletme faaliyetleri sürekli gözden geçirilir ve gerekli düzeltmeler yerine getirilmeye çalışılır. Amaç finansal yapıyı kuvvetlendirmek, karlılığı arttırmak ve işletmenin sürekliliğini sağlamaktır. İşletme bu evrede yavaş yavaş müşteri seçmeye, pazarda kendini farklı konumlandırmaya başlar. İşletme sahibi hala kararların odağındadır. Bu evre günlük düşünmenin yerini uzun vadeli stratejik düşünmeye bıraktığı aşamadır.

Büyüme Evresi: İşletmenin kurumsallaşmaya başladığı aşamadır. Finansal açıdan güvenli hale gelinmiş, büyüme ve gelişme amaçlı yeni yatırımlar için fonlar oluşmaya başlamıştır. Bu evrede sahiplik ve yöneticilik ayrımı belirginleşmiştir ve rakipler karşısında daha sağlam pozisyon alınmıştır.

Olgunluk Evresi: İşletmenin fonksiyonları olması gibi çalışmaktadır. Daha fazla büyümek ve gelişmek amaçlı yatırımlar başlar. Harcamalar daha dikkatli izlenir verimliliğe odaklanılır.

Gerileme Evresi: İşletme ömrünün uzatılmasına odaklanılmıştır. Bütün çabalar bu amaca dönüktür. Düşen verimlilik, artan maliyet ve harcamaların (genellikle) küçülerek önlenmesine çalışılır. İşletme sahibinin işletmeden bağı zayıflamış, personelin motivasyonu azalmıştır.

II- (DOĞRU) Projenin kapsamı genişletildiğinde proje için gereken zaman uzar ve maliyet artar.

III- (DOĞRU) Proje bütçesi azaltılırsa projenin gerçekleşmesi daha uzun zaman alır.

IV- (DOĞRU) Proje gerekenden kısa zamanda bitirilmek istenirse projenin kapsamı daralır.

 Projeye kaynak tahsis edilmesi ise proje sahibinin sorumlulukları arasındadır.

1. (DOĞRU) Yatırım sonucu elde edilen kazançlar yatırım aracına bağlı olarak faiz, kâr payı, değer artışı, gelir gibi isimler alabilir.
2. (YANLIŞ) Yeni bir işletme kurmak ve mevcut bir işletmeyi geliştirmek değişken getirili yatırımlar arasındadır.
3. (DOĞRU) Yatırım “paranın veya sermayenin kazanç elde etmek için finansal araçları veya diğer varlıkları satın almak üzere bağlanması” şeklinde tanımlanabilir. 
4. (YANLIŞ) Yatırım ve tasarruf kavramları aynı kavramlar olmayıp genelde birbiriyle karıştırılmaktadır.

1. (DOĞRU) İşletme kurulması şeklinde yapılan yatırım "yeni yatırım" olarak adlandırılmaktadır.
2. (DOĞRU) Yatırım projesi; amaç, zaman, kaynak, kapsam ve yöntem unsurlarını bünyesinde barındırır.
3. (YANLIŞ) İşletmenin geliştirilmesi, büyütülmesi veya güçlendirilmesi mevcut varlıkları yenileri ile değiştirmek veya mevcut varlıklara ilave yapmak suretiyle gerçekleşebilir. Bu yatırımlar; bina, taşıt, demirbaş gibi maddi varlıklar olabileceği gibi patent, telif hakkı, kullanım hakkı gibi gözle görülüp elle tutulamayan diğer bir ifadeyle maddi olmayan duran varlıklara da yapılabilir.
4. (DOĞRU) İşletmelerin mevcut durumlarını korumak ya da büyümek için yapmış oldukları yatırımlara "geliştirme yatırımı" adı verilir.