Proje Maliyet Analizi

Maliyet analizi süreci, bir projenin veya herhangi bir sistem alternatifinin kavram geliştirme aşamasından, Ar-Ge, kullanım ve kullanımdan çıkarılması da dahil olmak üzere tüm süreçte ortaya çıkabilecek maliyetleri hesaplamaya yönelik geliştirilmiş bir yöntem ve işlemler zinciridir.

Maliyet analizi aşağıdaki aşamaların sırayla yerine getirilmesiyle yapılmaktadır:

1. Model Tanımlama
2. Maliyet Tahmini
3. Analiz
4. Karar Verme

Kaynakların etkin ve verimli bir biçimde ülke kalkınmasına katkı sağlayacak iyi planlanmış projelere tahsis edilmesi oldukça önemlidir. Bu nedenle proje analizinde aşağıdaki aşamaların dikkatle takip edilmesi gerekmektedir:

• Projenin incelenmesi ve projeyle üretilen mal ve hizmetlerin değerlerinin belirlenmesi,
• Projenin yarar/maliyetinin ve ticari karlılığının hesaplanması,
• Projenin indirgeme oranının belirlenmesi ve indirgenmiş nakit akım tablosunun oluşturulması,
• Projenin net bugünkü değeri ile ekonomik ve sosyal karlılığının hesaplanması,
• Projenin belirsizlik ve riskinin hesaplara dahil edilmesi,
• Hesaplanan sonuçlara göre proje hakkında bir karar verilmesi.

Net bugünkü değer, önceden belirlenmiş bir indirgeme oranı üzerinden projenin ekonomik ömrü süresince (ömür devri) her yıl için net nakit giriş ve çıkışlarının bugüne indirgenen değerleri arasındaki farktır.

Proje maliyeti, bir yatırım projesi için önceden ve olanaklı olduğu kadar gerçekçi bir yaklaşımla hesaplanması gereken yapılacak toplam sabit yatırım (maddi ve maddi olmayan duran varlık) tutarıdır.

Proje maliyetleri, projenin gerçekleştirilmesi sırasında ortaya çıkan giderlerdir. Bahsedilen giderler, işlem giderleri ve genel giderler olarak ayrılabilir:

• İşlem giderleri, işlemlere direkt olarak yüklenebilen giderlerdir.
• Genel giderler ise iş paketlerine, proje bölümlerine veya projenin tümüne yüklenebilen giderler olup, örneğin inşaatın kontrol giderleri ve sigorta primleri gibi giderlerdir.

Maliyet analizinin iki işlevi vardır. Bunlar:

• Maliyeti en iyileme,
• Maliyet programlamadır.

Bir işlemin normal süresi ve ona bağlı olarak da proje süresi sıkıştırılabilir. Bu da, projenin maliyetini artırır. Bir işlemin tamamlandığı en kısa süreye sıkıştırılmış veya hızlandırılmış süre (minimum süre), işlemin sıkıştırılmış süredeki maliyetine ise sıkıştırılmış veya hızlandırılmış maliyet denilir. Hızlandırılmış sürenin elde edilmesi; fazla mesailer, primler, ikramiyeler ve kiralanan araç gereçlerle sağlanabilir. Çalışma düzeni hızlandırıldığında, sabit giderler düşer. Buna karşılık değişken giderler sabit kalır.

Proje maliyet analizi süreci, 3 temel süreçten oluşmaktadır. Bunlar:

• Proje maliyet tahmini,
• Proje maliyet bütçelemesi,
• Proje maliyet kontrolüdür.

Proje yönetim sürecinde ve maliyet analizi için maliyet tahminin temel amacı, proje faaliyetleri için gereksinim duyulan parasal tutarı hesaplamak ve proje için hem toplamda ve hem de dönemler itibariyle gereksinim duyulan parasal kaynak ihtiyacını üst yönetime sunmaktır.

Proje maliyet tahmininde iki yöntem kullanılmaktadır:

• Modele dayalı maliyet tahmin yöntemi, tahminleme stratejisi olarak biçimsel tahmin modellerine dayanan, genellikle de uyarlanabilir parametreleri ve içerik değerlerini dikkate alan yöntemdir.
• Uzman proje maliyet tahmin yöntemi, tüm tahminleme stratejilerini dikkate alan bir yöntemdir. Tahminci bir uzman olarak sezgileri üzerine bu yöntemle maliyet tahminlerini yapar.

Maliyet bütçesi oluşturmak için öncelikle proje kaynaklarının neler olduğu, her bir proje kaynağının maliyetinin ne olacağı, ne zaman gerekli olacağı ve projenin ne kadara mal olacağının tahmin edilmesi gerekir.

Maliyet sistemin amacı, proje işlemlerinin süresi içinde başarılı bir biçimde yapılması sağlanmaktadır. İyi bir maliyet sistemi:

• İşin gerçek ilerlemesini ölçebilmeli,
• Maliyet ve zaman planını ilişkilendirebilmeli,
• Potansiyel sorunları ve nedenlerini birlikte tanımlayabilmeli,
• Proje yöneticisine bilgi verebilmeli,
• Kilometre taşlarının doğru ve denetlenebilir olduğunu gösterebilmelidir.

Proje maliyet analiz süreçlerinden maliyet kontrolü süreci, düzenli aralıklarla projenin ilerleme raporlarının düzenlenmesine yöneliktir. Maliyet kontrolü ile gerekli düzeltici önlemler tanımlanır, analiz edilir ve seçenekler belirlenerek uygulamaya konulur.

Sabit sermaye yatırımları işin niteliğine göre yeni, yenileme, genişleme tamamlama gibi isimler almaktadır. Bu yatırımlar bir projenin inşaat ve donanımı giderleri ile üretim öncesi giderleri kapsar.

Üretim öncesi giderler; projenin hazırlık çalışmaları giderleri, mühendislik ve proje uygulaması giderleri ve kullanılan teknoloji giderleri olmak üzere üç ayrı gruptan oluşur:

1. Etüt-proje giderleri olarak da adlandırılan yatırım öncesi giderleri; olanak etüdü, ön-fizibilite etüdü, fizibilite etüdü, proje danışmanlık hizmetleri, arazi etütleri, zemin etütleri, rezerv tahminleri, hammadde ve yardımcı madde etütleri, laboratuvar ve kalite testleri ve benzeri diğer incelemeler ile ilgili giderlerden oluşur.
2. Mühendislik ve proje uygulaması giderleri, inşaat ve montaj işlerini kapsamaktadır.
3. Teknoloji giderleri ise patent, know-how veya lisans anlaşmaları yapabilmek için gerçekleştirilen gezi, haberleşme, eğitim harcamaları vb. teknolojinin elde edilmesi amacıyla yapılan çalışmalara ait giderlerdir.

Projenin üretim giderleri aşağıdaki giderleri kapsamaktadır:

• İşletme gelirleri,
• İşletme giderleri,
• Hammadde giderleri,
• Yardımcı maddeler,
• İşçilik ve personel giderleri, 
• Bakım onarım giderleri,
• Amortismanlar,
• Patent giderleri,
• Sabit giderler,
• Genel giderler,
• Finansman giderleri-faizler,
• Satış ve pazarlama giderleri,
• Ambalaj ve paketleme giderleridir.

İşletme sermayesi: Projeyi işletmek için gereken kaynaklardan oluşur. Diğer bir deyişle sabit sermaye projenin yatırım giderlerini ve işletme sermayesi ise projenin işletim giderlerini ifade eder. Yani proje ile gerçekleştirilen tesisle, mal ve hizmetle üretmek için gereksinim duyulan kaynaklardır. Proje için işletme sermayesi, kasa ve bankadaki paralar ile stoklardan oluşur.

Yapılan proje maliyet kontrolü ile insan kaynakları giderleri ₺12.000 olarak bütçelenmiş, ancak  ₺10.000 olarak gerçekleşmiştir. Dolayısıyla ilgili gider kaleminde ₺2.000 olumlu fark ortaya çıkmıştır. 

Yapılan proje maliyet kontrolü ile danışmanlık giderleri ₺15.000 olarak bütçelenmiş, ancak ₺12.000 olarak gerçekleşmiştir. Dolayısıyla ilgili gider kaleminde ₺3.000 olumlu fark ortaya çıkmıştır. Yüzde olarak ise:

=(15.000-12.000)/15.000=%20 olumlu olarak gerçekleşmiştir.