PROJE ANALİZİ VE DEĞERLENDİRME - Deneme Sınavı - 19

Projenin Unsurları

Proje İşi

- Amaç, benzeri olmayan bir ürün, hizmet veya sonuç üretmektir. 

- İş, bir kereye mahsus, başlangıç ve bitişi kesin olarak belirlenmiş bir tarihte yapılır.

- Sadece o iş için tahsis edilmiş kaynaklar söz konusudur. 

- Sadece o iş için yapılacak görevler söz konusudur. 

- Sadece o işe mahsus yöntemler kullanılır.

Projenin Unsurları

Rutin İş

- Amaç, her zamanki ürün, hizmet veya sonucu bir kez daha üretmektir. 

- İş, her zaman yapılır, başlangıç ve bitişi kesin olarak belirlenmemiştir. 

- Her zaman kullanılan mevcut genel kaynaklar söz konusudur.

- Yapılan iş aynı olduğu için görevler aynıdır. 

- Her zamanki yöntemler kullanılır.

Proje Süreci

Süreç, devam eden faaliyetler dizisi olarak tanımlanabilir. Projenin özellikleri incelendiğinde projenin başı ve sonu olan bir süreç olduğu görülür. Bir proje kendi özel amaçları olan ayrı ayrı süreçler boyunca ilerler. Ne amaçla hazırlanırsa hazırlansın bütün projeler birbirini takip eden ve her biri ayrı bir süreç olan beş adımdan oluşur:

• Başlatma Süreci

• Planlama Süreci

• Yürütme (İcra) Süreci

• İzleme ve Kontrol Süreci

• Sonlandırma Süreci

Yürütme Süreci

Yürütme süreci, proje işlerinin üretildiği, bir başka ifade ile planın eyleme dönüştüğü süreçtir. Proje kaynaklarının ve bütçenin çoğu bu süreçte kullanılır.

Planlama Süreci

Planlama süreci, proje sürecinin belki de en önemli sürecidir. Bu süreç sonucunda projeyle ilgili herkese neyin nasıl yapılacağı söylenmiş olur. Projenin bu sürecinde üretilen dokümanlar projenin diğer süreçlerinde faaliyetlerin yerine getirilmesi ve projenin ilerleyişinin izlenmesinde kullanılır.

Proje Yürütücülerinin (Proje Ekibi) Rol ve Sorumlulukları

Proje yürütücüleri projenin hayata geçirilmesinde belki de en önemli role sahiptir. Çünkü onlar olmadan proje ortaya çıkamaz. Proje yürütücelerinden beklenen en önemli hususlar projenin amacının ne olduğunu anlamaları ve kavramalarıdır. Proje yürütücülerinin başlıca sorumlulukları şunlardır:

• Faaliyetlerin ve görevlerin belirlendiği gibi yürütülmesi,

• Projenin her bir aşamasında fayda sağlayacak önerilerde bulunulması,

• Proje yöneticisinin proje süresince ortaya çıkabilecek tehdit ve fırsatlar karşısında uyarılması.

Proje Sahibinin (Kaynak Sağlayanın) Rol ve Sorumlulukları

Herhangi bir projede proje sahibi (kaynak sağlayanın) beklentilerini ve taleplerini açıkça ortaya koyar ve proje sonucunu değerlendirir. Proje sahibinin en önemli rolü projenin yüksek kalitede ve düşük maliyette yapılmasını sağlamaktır. Proje sahibi her ne kadar projenin yürütülmesi ile ilgili sorumluluğu proje yöneticisine devretmiş olsa da projenin tüm sorumluluğu aslen kendisindedir. Proje sahibinin başlıca sorumlulukları şunlardır:

• Projenin başlatılması, sürdürülmesi ve sonlandırılması kararlarının verilmesi,

• Projenin beklentiler doğrultusunda gittiğinin teyid edilmesi,

• Projeye kaynak tahsis edilmesi,

• Proje yürütücülerinin taleplerine cevap verilmesi,

• Fırsatların ve risklerin değerlendirilip, kontrol altına alınması,

Proje Yöneticisinin Rol ve Sorumlulukları

Proje yöneticisinin en önemli rolü proje ekibini yöneterek sonuçları proje sahibine iletmek ve proje ekibine liderlik etmektir. Proje yöneticisinin başlıca sorumlulukları şunlardır:

• Projenin amacına ulaştırılmasının sağlanması,

• Projede yapılacak işler için görevlendirme ve yetkilendirmelerin gerçekleştirilmesi,

• Proje yürütücüleri ile sürekli iletişimin kurulması ve onların motive edilmesi,

• Projenin sağlıklı yürümesi için gereken yönetim araçlarının kullanılması,

• Sonuçların değerlendirilmesi, gereken değişikliklerin yapılması.

Olgunluk Evresi: İşletmenin fonksiyonları olması gibi çalışmaktadır. Daha fazla büyümek ve gelişmek amaçlı yatırımlar başlar. Harcamalar daha dikkatli izlenir verimliliğe odaklanılır.

Bir işletmenin kurulması o işletmenin “doğması”, işletmenin kapatılması işletmenin “ölmesi” gibidir. İşletmenin doğumu ve ölümü arasında geçen süre “işletme yaşam evresi” olarak adlandırılır. Geleneksel olarak işletme yaşam evresinin Başlangıç, Gelişme, Büyüme, Olgunluk ve Gerileme evrelerinden geçtiği ifade edilir.

Başlangıç Evresi: İşletmenin başlangıç aşamasında temel mücadele hayatta kalabilmek ve başabaş noktasını yakalayabilmektir. Bunun için tüm fırsatlar değerlendirilmek istenir. Bu evrede işletme sahibi işletme kararlarında kesin söz sahibidir. Bu evrede çok çaba az kazanç söz konudur.

Gelişme Evresi: Bu evrede işletme faaliyetleri sürekli gözden geçirilir ve gerekli düzeltmeler yerine getirilmeye çalışılır. Amaç finansal yapıyı kuvvetlendirmek, karlılığı arttırmak ve işletmenin sürekliliğini sağlamaktır. İşletme bu evrede yavaş yavaş müşteri seçmeye, pazarda kendini farklı konumlandırmaya başlar. İşletme sahibi hala kararların odağındadır. Bu evre günlük düşünmenin yerini uzun vadeli stratejik düşünmeye bıraktığı aşamadır.

Büyüme Evresi: İşletmenin kurumsallaşmaya başladığı aşamadır. Finansal açıdan güvenli hale gelinmiş, büyüme ve gelişme amaçlı yeni yatırımlar için fonlar oluşmaya başlamıştır. Bu evrede sahiplik ve yöneticilik ayrımı belirginleşmiştir ve rakipler karşısında daha sağlam pozisyon alınmıştır.

Olgunluk Evresi: İşletmenin fonksiyonları olması gibi çalışmaktadır. Daha fazla büyümek ve gelişmek amaçlı yatırımlar başlar. Harcamalar daha dikkatli izlenir verimliliğe odaklanılır.

Gerileme Evresi: İşletme ömrünün uzatılmasına odaklanılmıştır. Bütün çabalar bu amaca dönüktür. Düşen verimlilik, artan maliyet ve harcamaların (genellikle) küçülerek önlenmesine çalışılır. İşletme sahibinin işletmeden bağı zayıflamış, personelin motivasyonu azalmıştır.

İŞ PLANI BÖLÜMLERİ

İş planı genelde içindekiler ile başlar ve takibinde aşağıdaki bölümler yer alır.

• Yönetici özeti

• Kurulacak işe / projeye ait bilgiler

• Proje / işletmenin hedef ve amaçları

• Pazarlama Planı

• Üretim / Hizmet ve Ticaret planı

• Yönetim Planı

• Finans Planı

• Zaman Tablosu

• Önemli riskler tablosu

• Ekler

Projede sadece o işe tahsis edilmiş belirli kaynaklar kullanılır. Bir projede kullanılabilecek kaynaklar dört grupta toplanır: İnsan kaynağı, araç-gereç (ekipman) kaynağı, malzeme kaynağı ve para kaynağı. Bir projede bu kaynakların tamamının kullanılması da sadece bir kaçının kullanılması da mümkündür. Önemli olan söz konusu kaynakların sadece o işe ayrılmasıdır. Oysa rutin işlerde her zaman kullanılan mevcut genel kaynakların kullanımı söz konusudur.

Planlama süreci, proje sürecinin belki de en önemli sürecidir. Bu süreç sonucunda projeyle ilgili herkese neyin nasıl yapılacağı söylenmiş olur. Projenin bu sürecinde üretilen dokümanlar projenin diğer süreçlerinde faaliyetlerin yerine getirilmesi ve projenin ilerleyişinin izlenmesinde kullanılır.

I- (YANLIŞ) Proje gerekenden kısa zaman bitirilmek istenirse maliyetleri artar.

II- (DOĞRU) Projenin kapsamı genişletildiğinde proje için gereken zaman uzar ve maliyet artar.

III- (DOĞRU) Proje bütçesi azaltılırsa projenin gerçekleşmesi daha uzun zaman alır.

IV- (DOĞRU) Proje gerekenden kısa zamanda bitirilmek istenirse projenin kapsamı daralır.

Proje yöneticisinin en önemli rolü proje ekibini yöneterek sonuçları proje sahibine iletmek ve proje ekibine liderlik etmektir. Proje yöneticisinin başlıca sorumlulukları şunlardır:

 Projeye kaynak tahsis edilmesi ise proje sahibinin sorumlulukları arasındadır.

Proje bütçesi ve iş dağılım şeması hazırlanması işlemleri planlama sürecinde yapılan yönetimsel işlemler arasındadır. Fizibilite analizi başlatma sürecinde, arşivleme ise sonlandırma sürecinde yerine getirilen yönetimsel işlemlerdir.

Hukuki yapılarına göre işletmeler; şahıs işletmeleri, şirketler ve kooperatifler şeklinde
sınıflandırılırlar. Doğru cevap B'dir.

İşletme sahipliğinin tek bir kişide toplandığı ve işletme ile ilgili her türlü kararın bir kişi tarafından alınıp uygulandığı, en eski ve en basit işletme biçimidir. Şahıs işletmesinin, işletme sahibinden ayrı bir tüzel kişiliği bulunmamaktadır. İşletme sahibi, kurduğu işletmenin borçlarından dolayı tüm şahsi-özel mal varlığı ile sorumludur. Birçok küçük işletme; kurulması ve kapatılması kolay olduğu için şahıs işletmesi olarak kurulmaktadır. Doğru cevap A'dır.

Birinci sınıf tüccar olmak için gerekli şartları taşımayanlar ve Kurumlar vergisi mükelleflerinden işletme hesabı esasına göre defter tutmalarına Hazine ve Maliye Bakanlığınca müsaade edilenler ikinci sınıf tüccardır. Doğru cevap E'dir.

Şahıs şirketlerinin sermayesi paylara bölünmemiştir. Sermaye şirketlerinin ise sermayesi paylara bölünmüştür. Doğru cevap C'dir.