PROFESYONEL YAŞAMDA İMAJ VE İTİBAR YÖNETİMİ

İletişimde başlangıç önemlidir: İletişim sürecinde taraflar arasındaki etkileşimin başlangıcı sürecin önemli bir belirleyicisidir. İletişim yalnızca bilgi alışverişi değildir: Bireylerarasındaki duygu ve düşüncele­rin bilgi verici biçimde aktarılmasında bilginin nasıl verildiği, içeriğin hangi yolla aktarıldığı önem taşımaktadır. İletişim kişiyle yapılır: İletişim sürecinde tarafların her ikisinin de etkin oluşu iletişimin gerçekleşmesi açısından önemlidir. İletişim bir bütündür: İletişim süreci içinde yer alan unsurları birbirinden ayrı değerlendirmek veya bu sürecin bir bölümüne odaklanmak yaptığımız değerlen­dirmenin hatalı olmasına yol açacaktır.

Mahrem alan, bireyin duygusal ilişkide olduğu bireylerle paylaştığı alandır. Bu alan aile fertlerine ve yakın arkadaşlara ayrılmıştır. Birey mahrem mesafesine girmesine izin verdiği kişilere güven duyduğu ve bir yakını olarak gördüğü mesajını verir.

Günlük yaşam içinde bireyler iletişim sürecinde anlamın ortaya çıkarılmasında farklı söz­süz uyarıcılara tepki vermektedirler. Sözel iletişimin anlam kazanmasında sözsüz iletişim unsurlarının payı büyüktür. Sözsüz iletişim genel olarak aşağıdaki unsurlardan oluşmak­tadır (Bayram, 2003; Baltaş ve Baltaş, 2003; Knapp ve Hall, 1997): Jestler ve mimikler, Yüz ifadeleri ve baş hareketleri, Bireylerarası mesafe, bedensel temas ve alan kullanımı, Yönelme ve duruş, Giyim ve görünüm, Konuşmanın sözsüz görünümü.

Karşımızdaki kişiyle konuşurken başımızın hafifçe yana doğru eğilmesi ve dinlemenin bu şekilde sürmesi söylenenlerin güven ile karşılandığı mesajını vermektedir.

III, IV, II, I

İletişim yalnızca bilgi alışverişidir.

III, II,I

Kinezik

Küçümseme

Genel alan

Edinilmiş beden dili

Yönelme ve duruş

Proksemi

Sosyal alan

Profesyonel yaşamda çalışanın konumuna göre ona tanınan alan da değişebilmektedir. Örneğin bir bölüm yö­neticisinin odası ve kullandığı mobilyalar işe yeni başlayan bir personele göre daha büyük ve gösterişli olacaktır. Çalışılan alanın dekorasyonu ve kullanılan malzemelerin niteliği de iletişim sürecinde sözsüz mesajlar vermek amacıyla kullanılabilmekte ve alıcı tarafın­dan değerlendirilip yorumlanmaktadır. Örneğin bir şirket yöneticisinin odasını ziyaret ettiğinizde yöneticinin misafirler için kullanılan koltuklarda sizinle birlikte oturması söz­süz iletişimde fiziksel ve psikolojik engellerin kullanımıyla ilgilidir. Bu durum genellikle sizinle eşit düzeydeyim veya sürdürülen iletişimin daha samimi bir havada gerçekleşme isteği olarak yorumlanabilir. Yöneticinin sizinle kendi masasının ardından görüşmesi, kullandığı koltuğun sizin koltuğunuzdan daha yüksekte olması ise daha resmî bir havada görüşmenin gerçekleşebileceği izlenimini uyandırabilir. İş yerinde alan kullanımında karşı tarafa sözsüz mesajlar göndermede nesneler bariyer olarak kullanılabilmektedir. Bu durum bireyin iletişim sürecinde kendini güvende hisset­mediği veya söylenenlerden rahatsız olduğu durumlarda ortaya çıkabilmektedir. Örneğin bir yöneticinin çalışanın hazırladığı rapordan memnun olmayıp onu eleştirdiği durumda çalışanın başka nesnelerle (kalem, gözlük vb.) oynaması veya koltuğun kollarını sıkıca kavraması bu durumu göstermektedir. Genel itibariyle bir işletmede alt düzeyde bir personele ulaşmak daha kolay olmaktadır. Yönetim hiyerarşisinde üst basamaklara doğru çıkıldıkça kişiye ulaşılabilirlik bazı fiziksel ve psikolojik bariyerler yoluyla kapatılmış olmaktadır. Örneğin bir tepe yöneticiye ulaşabilmek için öncelikle sekreter ya da yönetici asistanıyla görüşmek gerekebilir.

Tokalaşma hem kalıcı bir izlenim bırakacak hem de muhatabınızın sizi hatırlamasını sağlayacak bir etkendir. İnandırıcılığın daha da artırılmasını sağlamak ve etkili bir iletişim gerçekleştirmek için şu noktalara dikkat etmek hem gündelik yaşamda hem de iş hayatında fayda sağlayabilecektir: El sıkışırken doğrudan muhatabınızın gözlerinin içine bakın ve ona gülümseyin. Biriyle tanıştırılırken ve ona elinizi uzatırken ayağa kalkmayı ihmal etmeyin. Gerektiği zaman tokalaşmak için sağ elinizin sürekli serbest olduğundan emin olun. Muhatabınızı selamlamadan önce çantanızı, dosyalarınızı, cep telefonunuzu ve di­ğer eşyalarınızı sol elinize doğru geçirip hazır bekleyin. Böylece tokalaşacağınız eliniz ve siz hazır olursunuz. Muhatabınızın avuç içi ve parmaklarıyla sizinkilerin temas etmesini sağlayın. Satış elemanlarıyla gerçekleştirilen araştırmalarda müşterilerin bu tür bir temas olmadı­ğında karşıdaki kişinin bir şeyler sakladığı izlenimine kapıldığını göstermektedir. Elinizi uzatırken yan durmasına dikkat edin. Bir kişi elini avuç içi yukarıya doğru dönük şekilde uzatırsa bu, bir alçak gönüllülük hareketi olarak algılanmaktadır. Tokalaşırken elin içi aşağıya doğru dönük olduğunda veya aşağıya doğru çevrildi­ğinde üstünlük algısı oluşturulmaya çalışıldığı düşünülmektedir. El yanlamasına uzatıldığında ise eşitlik ve güven mesajı verilmektedir. Tokalaşmanın sıkı ve sağlam bir biçimde yapılması güvenli ve kendinden emin olarak algılanmaktadır. İş hayatında kadınların buna dikkat etmesi daha iyi bir izlenim bırakmada etkili olabilmektedir. Muhatabınızın elini normal olarak tuttuğunuz süreden biraz daha fazla tutmak dikkati üzerinizde toplamak ve daha samimi olunduğunu gösterme imkânı sağla­yabilecektir. “Sizinle tanıştığıma çok memnun oldum” gibi ifadeler kullanmadan önce biraz ko­nuşmak uygun olacaktır. Tokalaştığınız kişinin yanından ayrılırken yere değil onun yüzüne doğru hafifçe tebessüm ederek bakın. Yere doğru bakmak lüzumsuz tevazu göstermek şeklinde algılanabilmektedir.

Yüz yüze (paralel) duruş tarafların yüz yüze veya yan yana oldukları duruş pozisyonunu ifade etmektedir. Grup içindeki kişi sayısına göre taraflar birbirine paralel ve yüz yüze durmaktadırlar. Bu duruş biçimi iş yerinde çalışanların birbirine bil­gi aktardığı veya eşlerin birbirlerinin duygularını paylaştığı durumlarda görülebilir. Yüz yüze duruş biçimi taraflar arasında bir etkileşim olduğunu göstermektedir.

Aynı kültürü paylaşan bireylerin kullandıkları sözsüz iletişim biçimleri de genel itibariyle birbirine benzerdir. Bu durum anlama ve anla­şılmada taraflara kolaylık sağlamaktadır. Aynı beden dili hareketi farklı toplumlarda farklı anlam­lara gelebilmektedir. Örneğin Türkiye’de vedalaşmak amacıyla kullanılan el sallama ha­reketi Latin Amerika ülkelerinde “hayır” anlamına gelmektedir. Bir­çok kültürde konuşma esnasında belli bir noktayı vurgulamak için karşıdakinin koluna dokunmak güven ve onaylama anlamına gelmektedir. Örneğin Fransa, Latin Amerika ve Orta Doğu ülkelerinde yaşayanlarda bireylerarası mesafe daha yakındır. Bireylerin birbirine yakın durması hatta fiziksel temas kabul edilebilir bir durumdur. Almanya, İngiltere, Japonya ve Kuzey Amerika gibi bireysel temasın nadiren kullanıldığı ve me­safenin uzak olduğu toplumlarda dokunmak farklı anlamlar içerebilir ve karşınızdaki kişiye rahatsızlık verebilir. Bireyin ait olduğu kültüre özgü ve belirli bir grubun üzerinde anlaşarak bilinçli bir şekilde kelimelerin yerine kullandığı bazı sembolik işaretler bulunmaktadır. Bu sembolik işaretler sosyal ortamlarda öğrenilmekte ve kültürden kültüre hem benzerlik hem de fark­lılık göstermektedir. Benzerlik genelde kültürlerarası etkileşim sonucu ortaya çıkmakta­dır. Örneğin ABD’de yumruğun sıkılıp başparmağın yukarıya doğru kaldırıldığı hareket “tamam” veya “her şey yolunda” anlamına gelmektedir. Aynı işaret Türkiye’de benzer an­lamda algılanmaktadır. Fakat Avustralya’da benzer işaret saldırganlık mesajı vermektedir. İki parmakla yapılan “V” şeklindeki işaret hem barış hem de zafer anlamına gelmektedir. Kulağın avuç içi karşıya bakacak şekilde kavranması ve hafifçe başın eğilmesi “duyama­dım” mesajını iletmektedir.

Bireyin ait olduğu kültüre özgü ve belirli bir grubun üzerinde anlaşarak bilinçli bir şekilde kelimelerin yerine kullandığı bazı sembolik işaretler bulunmaktadır. Bu sembolik işaretler sosyal ortamlarda öğrenilmekte ve kültürden kültüre hem benzerlik hem de fark­lılık göstermektedir. Benzerlik genelde kültürlerarası etkileşim sonucu ortaya çıkmakta­dır. Örneğin ABD’de yumruğun sıkılıp başparmağın yukarıya doğru kaldırıldığı hareket “tamam” veya “her şey yolunda” anlamına gelmektedir. Aynı işaret Türkiye’de benzer an­lamda algılanmaktadır. Fakat Avustralya’da benzer işaret saldırganlık mesajı vermektedir. İki parmakla yapılan “V” şeklindeki işaret hem barış hem de zafer anlamına gelmektedir. Kulağın avuç içi karşıya bakacak şekilde kavranması ve hafifçe başın eğilmesi “duyama­dım” mesajını iletmektedir.

Baş, el, kol, ayak, bacak ve bedenin kullanımı jestleri oluşturur. Jestler günlük konuşma dilindeki kullanıma benzer biçimde bir nesneyi işaret etmede veya izlemede isimize yaramaktadır. Jestler işaret etmeye benzer biçimde belirli bir duruma yönelik gerçekleşmektedir. Jestler genellikle herhangi bir duruma yönelik vurguda bulunurlar. Jestler bireyin duygularını açığa çıkarmada ve onları somut hâle getirmede rol oynayabilirler.