Sosyal Davranış Kuralları ve Protokol

Türkiye’de yapılan bir araştırmada yönetici başarısının %34 temsil niteliği (protokol), %33 bilgi ve becerisi, %33 kişilikten oluştuğu ifade edilmektedir.

Toplumsal hayatta toplum tarafından kabul gören davranış şekillerini tanımlamak için kulanılan terimler, “görgü kuralları”, “adabı-muaşeret” ve “etiket” tir.

Öndegelim kuralında temel ilke makam, unvan ve rütbe sahibinin önce gelmesidir.

Sosyal davranış ve protokol kuralları sözlü, sözsüz ve yazılı iletişimde geçerli kurallar şeklinde üç ana başlık altında incelenecektir.

Selamlaşma kurallarını kim kime, ne zaman, nerede ve nasıl selam verir konu başlıkları altında incelenir?

Tanınmayan veya yeni tanıştırılan erkeklere “beyefendi”; kadınlara “hanımefendi” şeklinde hitap edilirken; son zamanlarda “bey” ve “bayan” ifadeleri kullanılmaya başlamıştır. Kişilere adı ile hitap etmek için samimi olunması ve izin alınması gerekmektedir.

Tanışma, “birbirlerini daha önce tanımayan birey veya bireylerin bulundukları bir karşılaşma sırasında, rastlantıyla ya da randevulu olarak karşılıklı, çok yüzeysel ve kısa süreli olarak isim, iş, görev ve unvanları hakkında kısa bilgi edinme ortamı” olarak tanımlanmaktadır.

Tanışmanın üç unsuru: Tanışılan kişi, tanıştırılan kişi ve tanıştıran kişidir. Bu kişilerin tanışma eyleminde görev ve sorumlulukları farklıdır. Bu duruma göre iki kişi tanıştırılırken,

• Küçük büyüğe
• Erkek kadına
• Tek kişi topluluğa
• Sonra gelen, önce gelene (yeni gelen üst düzeyde ise orada bulunanlar yeni gelene)
• Konuşmacı topluluğa tanıştırılmalıdır.

Araç kiti ile görüşme yapıldığında kulaklık kullanılmıyorsa, yanınızda biri var ise arabada yalnız olunmadığı ve konuşmanın bir başkası tarafından duyulduğu karşı tarafa konuşma başlangıcında bildirilmelidir.

İş hayatında öğleden önceki ziyaretler saat 10.00-11.30; öğleden sonraki ziyaretler 15.00- 17.00 arasında yapılmalıdır.

Bir ziyaretin süresi, ziyaretin türüne ve amacına, ziyaret edilen ile ziyaret eden arasındaki samimiyete ve yakınlığa bağlı olarak değişkenlik göstermektedir.Genel olarak işyerinde yapılan resmî ziyaretlerin süresi beş dakika; bayram, tebrik, teşekkür, nezaket, hasta ve başsağlığı ziyaretlerin süresi ise 15-20 dakikadır.

Göreve başlamayı takip eden birkaç gün içerisinde çikolata ve benzeri ikramlar alarak, kurumun en yetkili kişisinden başlayarak, örgütsel hiyerarşiyi atlamadan ikramda bulunulması da önerilmektedir. İşe yeni başlayan kişi kendisini tebrik ziyaretine gelenleri karşılamalı, kendilerine ikramda bulunmalı ve onları kapıdan uğurlamalıdır. Ziyaret sırasında sıkılganlıktan uzak, olabildiğince kendini rahat ifade eden, kendinden emin biri olarak doğal davranışlar sergilenmelidir. Ayrıca kişinin kendinden olabildiğince az söz etmesi, sorulan sorulara kısa, ancak yeterli cevap vermesi önerilmektedir. Yakınlık gösteren kişilerle birden aşırı samimi olmak doğru bir davranış değildir. İşe yeni başlayan kişi kendisini ziyarete gelen çalışma arkadaşlarına bir hafta içinde iade-i ziyarette bulunmalıdır. İşe yeni başlayan kişi çiçek veya kutlama mektubu gönderenlere cevaben teşekkür mektubu göndermelidir.

Kolonya, kitap, dergi ve meyve hastaya hediye olarak götürülebilecek şeylerdir. Hastaya ağır ve keskin kokulu çiçek götürmek de uygun değildir. Ayrıca doğum yapan kişilerin odalarına canlı çiçek kabul edilmemektedir. Hasta ziyaretine kalabalık gruplar halinde gidilmemelidir. Hasta ziyaretine çocuk götürülmemelidir. Hasta ziyareti kısa tutulmalıdır. Hastanın yanında 15-20 dakikadan fazla kalmak doğru değildir. Ziyaret sırasında hastayla ilgilenmemek, hastanın yüzüne bakmadan dışarıya veya sağa/sola bakmak doğru değildir. Hastaya, sağlıklı bir insan gibi davranılmalı; hastanın yanında güler yüzle iyi ve güzel şeyler söylenmeli; hastaya acil şifalar dilenmeli, iyileşmesi için dua edilmelidir. Ayrılmadan önce, hastaya bir şeye ihtiyacının olup olmadığı sorulmalıdır. Hastaya telefon edildiğinde çok kısa konuşulmalıdır. Grip, nezle gibi bulaşıcı bir hastalığı olan kişi hasta ziyaretine gitmemelidir. İyileşen hasta, kendisine ziyarete gelenlere ve çiçek gönderenlere telefonla teşekkür etmelidir. Ziyaretine gelen büyüklerine ise bizzat giderek teşekkür etmelidir.

Öncelikle tüm etkinliklerde göz önünde bulundurulması gereken genel kurallar şunlardır:
• Saygı ve Nezaket: Üstlere, büyüklere, yaşlılara, kadınlara ve konuklara saygı duymak.
• Öndegelme: Makam, unvan ve rütbe sahibinin önceliğinin olması.
• Öncegelme: Eş düzeyde olan, aynı unvanı taşıyan kişiler arasında “kıdemli olmak”
(Öncegelme sırasında göz önünde bulundurulması gereken ölçütler; göreve başlama tarihi, mezuniyet tarihi ve derecesi, kurum sınavına giriş puanı, yaş ve alfabetik sıra olabilir.)

• Temsil: Kişinin kendisini değil kurumunu, makamını, unvanını temsil etmesi
• Düzey Eşitliği ve Denklik
• Karşılıklılık

Toplantılarda geçerli kurallar ise süreç mantığıyla toplantı öncesi geçerli kurallar, toplantı sırasında geçerli kurallar ve toplantı sonrasında geçerli kurallar olmak üzere gruplandırılmıştır.

Toplantılarda kullanılan masa ve oturma düzenleri şu şekildedir:
• U Düzeni,
• T Düzeni,
• L veya V Düzeni,
• Oval veya Yuvarlak Düzen,
• Dikdörtgen Düzen,

Toplantı sonrası geçerli kurallar: Toplantı sonrasında fotoğraf çektirilmesi söz konusu olduğunda oturma düzeninde olduğu gibi, onur konuğu ya da üst yönetici orta merkezde olacak şekilde diğer kişiler unvan, rütbe ve kıdemlere göre yerleşmelidir. Toplantı zamanı ve yeri, toplantı başkanının adı, katılımcıların adları, katılamayanların mazeret beyanları, tartışılan gündem maddeleri ve alınan kararları içeren toplantı tutanakları katılımcılara en az 24, en geç 48 saat içinde dağıtılmalıdır. Toplantı sırasında toplantıda olmayan kişi ya da kurumları ilgilendiren kararlar alındıysa ilgililere zaman geçirmeden duyurulmalıdır.

Mevsim, yaş, vücudun özelliği ve yapısı, çevre, ekonomik durum, mevki, kişilik, meslek, ruhsal durum, eğitim düzeyi, kültür ve moda gibi etmenlerin etkisiyle kişi giyim seçimini gerçekleştirmektedir. Çakır (2002) ise bu etmenlere çalışılan sektörü de eklemektedir. Bu anlamda sektörler üç grupta incelenmektedir:
1. Geleneksel sektörler (bankacılık, kamu, sigortacılık vb.)
2. Hizmet sektörü(turizm, sağlık, eğitim vb)
3. Yaratıcı sektörler (reklamcılık, moda, mimarlık, sanat vb)

Çelenk, cenaze, nişan, nikâh ve düğün törenlerine, kuruluşların açılış törenlerine aracı ile gönderilir.

Sahibinin kullandığı özel araçlarda 1. yer öndeki sağ koltuk; 2. yer arka sağ, 3. yer arka sol koltuktur. Araca tek misafir bindiğinde, ön koltuğu boş bırakıp arka koltuğa oturmak, otomobil sahibine karşı saygısızlık olarak algılanacağı için misafir ön sağdaki koltuğa oturmalıdır. İki veya üç misafir olduğunda ön koltuğa kadın, yaşlı, resmî veya sosyal statü sahibi kişi oturmalıdır. Araç sahibi kullanıyor, eşi refakat ediyor ve bir erkek ya da kadın misafir varsa eşi ön sağ koltuğa; konuk arka sağ koltuğa oturur. Otomobili kullanan sahibi ve eşi, bir çifti araçlarına aldıklarında, aracı kullanan erkek ile erkek misafir öne; eşleri ise arkaya otururlar. Arka tarafta araç sahibi kadın, konuk kadını sağına alır, kendisi sola geçer.