PERFORMANS YÖNETİMİ

Performans iyileştirme, performans yönetimi süreçleri içinde süreklilik gösteren, kesintisiz bir biçimde gerçekleştirilmesi gereken temel süreçlerden biridir. Süreç, her ne kadar performans düşüklüğünün üstesinden gelmeyle ilgili temel adımların yerine getirilmesini içerse de günümüz işletmeleri açısından amaç, pozitif anlamda olabildiğince yüksek performansın sürekli peşinde koşulması olmalıdır. Bu anlayış görünen performans sorunlarının giderilmesine çabalamanın yanı sıra, performans sorunu olarak ortaya çıkmayan konularda da işletmelerin ve çalışanların “sürekli nasıl daha iyi yapılabilir?” sorusunu kendilerine sormalarını gerekli kılar. Bu yönetim yaklaşımının adı “sürekli iyileştirme”dir.

Düşük performans hem yöneticinin hem de çalışanın sorumlu olduğu bir sorun olarak görülmelidir. Örgütlerde bireysel performans sorunlarının üstesinden gelinebilmesi için dört önemli husus vardır. Birincisi performans sorunu olduğunun kabul edilmesi ve çözüm aramaya niyet edilmesidir. İkincisi yönetimin performansın nasıl ortaya çıktığına ilişkin genel bir çerçeveye sahip olması gerektiğidir. Üçüncüsü bu anlayış rehberliğinde performans düşüklüğü sorunu olan çalışaların dururmlarının incelenmesi ve nedenlerinin mümkün olduğunca doğru tespit edilmesidir. Dördüncüsü bireysel performans iyileştirme planlarının hazırlanması ve uygulamaya konulmasıdır.

Çalışan ancak bu koşullarda kendi pozisyonunu ve performansını değerlendirebilecek ve iyi motive edilmişler ve iyi yetiştirilmişlerse kendi kendilerine doğru kararlar alabileceklerdir. Böylece çalışanlar açısından kendi-kendini düzenleyen geribildirim mekanizması ortaya çıkacaktır. Bu durum, yöneticilerin “önlemek, tedaviden daha iyidir” anlayışı temelinde bir ortam yaratmaya çaba göstermeleri gerektiği bir durumdur.

Performans sorunu daha başlangıçta farkına varılmaz ve hızlı bir şekilde çaresine bakılmazsa ortaya şu tür sonuçlar çıkabilir:

• Problem daha da kötüye gidebilir.

• Sorunun kendi haline bırakıldığı süre uzadıkça düzeltilmesi daha da güçleşebilir.

• Performansın bu yeni düzeyi bir norm haline gelebilir.

• Bu daha düşük perfromans standardı ekibin geri kalanına da yayılabilir.

• Ekibin morali ve yöneticinin saygınlığı düşebilir.

Üst yönetim örgütün misyonunu, vizyonunu, değerlerini belirlemekten sorumludur. Tüm bunlar örgüt içinde ortak bir anlayış ve anlam yaratır. İşletmenin; kim olduğunu, müşterileri ve çalışanları ile ilişkilerini açığa vuran, kültür ve değerler tarafından desteklenmiş net bir misyonu bulunur. Güçlü değerler, hem performans yönetimi hem de değişim yönetimi için esasları belirler. Bu değerler “yerleşik, bağlantılı, dayanıklı, kollektif” olmalı, ölçülebilmeli ve yönetilebilmelidir.

İnsan kaynakları bölümlerinin performans iyileştirmede kilit rol oynayabilmeleri için performans problemlerinin teşhisi ve performansı iyileştirme girişimlerinin tasarlanması ve uygulanması konusunda yöntem bilgisine sahip olmaları gerekir. Bu çözümlerin eğitim ve disiplin çemberinden çıkmasını sağlar. İkinci kritik nokta ise bölüm yöneticileri, ekip liderleri veya kendi kendini yöneten takımlarla işbirliği içinde hareket etmektir.

İnsan kaynakları bölümleri, bireyin performans sorunlarının çözümünde, uygun bir iş çevresi yaratmada üst yönetimle, performansın iyileştirilmesinde hem yöneticilerle hem de çalışanlarla birlikte çalışırlar. Performans konularında tavsiyede bulunur, danışmanlık yapar, üretilen çözümlerin yerine getirilmesinde hizmet eder, sürecin etkin, etik ve yasalara uygun gerçekleşmesinde yöneticilere destek olurlar.

Performansı izleme ve değerlendirme, geribildirim verme ve iyileştirme, bütün yöneticilerin sorumluluğudur. Yöneticiler, performans iyileştirmede hedefleri belirler, kaynak ayırır, iletişim kurar, bilgi sağlar, motive eder ve çalışanı düzeltici eylemler konusunda cesaretlendirir. Tüm bunları yaparken insan kaynakları bölümünden yararlanır, gerektiğinde birlikte çalışırlar. Yöneticiler, özellikle çetin performans sorunlarında işletme politikalarına ve yasalara uygun davranabilmek için insan kaynakları bölümünden danışmanlık alırlar.

Performans düşüklüğünün nedenlerini araştırırken, yönetici kaba bir şekilde çalışanı suçlamaya çalışmamalı, suçlayıcı ifadelere yer vermemelidir. Amaç, çalışanla birlikte gerçekleri tespit etmek ve probleme yönelik katkı sağlayacak fikirler bulmak olmalıdır. Sorunun ne olduğu derinlemesine anlaşıldıktan sonra, sorunla ilgili olarak bireyin, yöneticinin veya her ikisinin de birlikte ne yapabileceğine karar verilir. Sorunun analiz edilmesinde birey ya da yöneticinin kontrolü dışında ve iş dışındaki dışsal nedenlerin ayıklanması gerekir. Sadece bireyin ve/veya yöneticinin kontrol edebildiği faktörler göz önüne alınmalıdır. Belirlenmek istenilen, problemin nedenini ortaya çıkarmak olmalıdır.

Performans iyileştirme planı (PİP), çalışanın performansını iyileştirmek amacıyla hazırlanmış; içinde performans probleminin tanımı, düzeltici eylemler ve izleme esaslarının bulunduğu bir plan türüdür. Performans iyileştirme planı, iş performansında iyileştirilecek alanları netleştirmeye yarar. Bu tür planların iş yerinde var olması, çalışanlar açısından güçlü ve destekleyici bir iş ortamının var olduğu anlamına gelebilir. Performans iyileştirme planı, çalışanı doğrudan işten ayırma seçeneği ile karşılaştırıldığında pozitif bir adımdır ve çalışana değer ve fırsat verildiğini gösterir. Performans iyileştirme planı, detayların niteliği ve niceliği açısından performans gelişme planından farklıdır. PİP hazırlama süreci, yönetici ile astı arasında spesifik beklentilerin olabildiğinde yüksek düzeyde netleştirilmesini sağlayacak iletişim temelinde yürütülmelidir.

Performans ölçülerinin kullanılacağının bilinmesi ile

A seçeneğinde yer alan "Olabildiğince yüksek performansın sürekli peşinde koşulmalıdır." bu hususlar arasında yer almaz.

Bazen yöneticiler bir performans problemine hızlı bir şekilde müdahale etme konusunda başarısız olurlar. Bunun olası sebepleri arasında şunlar sıralanabilir:

Doğru cevap C seçeneğidir. Diğer seçenekler ise performans sorunu daha başlangıçta farkına varılmaz ve hızlı bir şekilde çaresine bakılmazsa ortaya çıkabilecek sonuçlardır.

Doğru cevap B seçeneğinde yer alan "Sorunun kendi haline bırakıldığı süre uzadıkça düzeltilmesi daha da güçleşebilir." ifadesidir.

Doğru cevap D seçeneğinde yer alan "Yöneticinin sürekli kontrolüne ihtiyaç duyulmaz." ifadesi bu kriterlerden değildir.

İhtiyacı olan fırsat, kaynak ve desteklere sahip olmamak

Performans düşüklüğünün nedeni, onun kontrolünün dışındaki faktörlere bağlı olabilir.

Doğru yanıt B seçeneğindeki yer alan "Disipline edici eylemlere" dir. Diğer seçeneklerdekiler ise; Disipline edici eylemlere başvurulmadan önce yöneticinin izlemesi gereken maddelerdir.

Performansın iyileştirilmesi amacıyla yapılan eğitim programlarında; A, B, C ve D seçeneklerinde açıklanan maddelere özen gösterilmelidir . Ancak E seçeneğindeki yer alan değerlendirmenin muhakkak yapılması söz konusu değildir. Eğitim sonrası değerlendirmeler, öğrenme sürecindeki birey üzerinde bir baskı yaratabilir. Çalışanın hata yapmaktan korkmasına ve bu nedenle öğrenme sürecinin yavaşlamasına neden olabilir.

Frederick Herzberg