PERFORMANS YÖNETİMİ

Etkili bir performans yönetimi sürecince örgütün uzun vadeli amaçları ve planları doğrultusunda, performans amaç ve hedeflerinin belirlenmesine, yönetimin beklentilerinin personele iletilmesine, performansın izlenmesine, ölçülmesine ve değerlenmesine, personelin bilgi ve becerilerinin geliştirilmesine, gerekirse düzeltici önlemlerin alınmasına çalışılmaktadır. Verilen maddelerin hepsi doğrudur. Doğru cevap E'dir.

Problemin nedenini bulmak için, problemin hangi zamanlarda ortaya çıktığını (sadece hafta sonları ya da yoğun sezonlarda vb.), daha çok kim ya da kimlerle ilgili olduğunu (problemle ilgili olan sadece yeni işe giren personel, eski personel, büyük bir personel grubu ya da sadece yöneticiler mi?), çoğunlukla nerelerde karşılaşıldığını (bir bölümle mi sınırlı, yaygın mı?), önem derecesinin ne olduğunu (bütçeyi aşan harcamalar ilgilenmeye değecek büyüklükte mi ya da problem örgütsel etkililiği ciddi derecede bozacak düzeyde mi?) belirlemek gerekmektedir. Doğru cevap B'dir.

Olumsuz sonuçlar konusunda kendilerinin bilgi ve belgelerle ikna edilmesi sendikaların beklentilerindendir. Doğru cevap D'dir.

Açık olarak kendilerinden ne beklendiğinin tanımlanması ve bu aşamada onların görüşlerinin alınması yönetici olmayan personelin beklentilerindendir.Doğru cevap A'dır.

Performans yönetimiyle ilgili yönetimin temel görev ve sorumlulukları genel olarak üç ana başlık altında toplanmaktadır. Bu görev ve sorumluluklar şunlardır:

• Örgütün temel amaçlarını örgütü oluşturan en alt sistemlere kadar, bu sistemlerin özel amaçlarını da içerecek şekilde tüm örgüte yaymak ve benimsetmek.

• Örgüt içinde yukarıdan aşağıya ve aşağıdan yukarıya doğru karşılıklı bilgi akışını sağlayacak bir iletişim sistemini geliştirmek.

• Yönetilen birimlerin performanslarını sürekli geliştirmek, bu amaçla işletmenin tümü ya da istenen bölümleri için performans ölçme ve değerleme sistemi kurmak ve uygulamaktır. Doğru cevap E'dir.

Belediye görevleri bu süreçte beklentisi olan grupta değildir. Doğru cevap C'dir.

Personel şikâyetlerine gereken önemin verilmesini sağlamak üst yönetimin performans yönetim sistemiyle ilgili üstlenmesi gereken diğer görev ve sorumluluklardandır.Doğru cevap B'dir.

Stratejik planlar uzun vadelidir ve üst yönetim tarafından yapılır. Taktik planlar orta vadelidir, fonksiyonel yöneticiler tarafından hazırlanır. Operasyonel planlar ise, alt yönetim düzeyinde kısa vadeli olarak hazırlanan planlardır. Doğru cevap D'dir.

Ölçme, bir tanımlama işlemidir. Performans ölçme işleminin sağlıklı bir tanımlama yapabilmesi için üç temel faktörü çok iyi kontrol etmesi gerekir. Bu faktörler: 1) Ölçülen özellik, 2) Ölçen kişi ve 3) Kullanılan ölçme aracıdır. Doğru cevap E'dir.

Bu süreç dinamik bir süreçtir. Diğer maddeler doğrudur. Doğru cevap C'dir.

Performans yönetimi sürecinin yürütülmesinde; yöneticiler, işletme çalışanları, sendika temsilcileri ve insan kaynakları uzmanlarından oluşan bir proje takımı görev almaktadır.

Performans yönetim sürecinin tasarlanmasının aşamaları:

Mevcut sistemin analizi

Beklentilerin saptanması

Görev yetki ve sorumlulukların belirlenmesi

Performans yönetim sürecinin yürütülmesinin aşamaları:

Performansın planlanması

Performansın ölçülmesi

Performansın değerlendirilmesi

Mevcut sistemde analiz edilmesi gereken noktalar şunlardır:
• Geçmiş yıllarda uzun, orta ve kısa dönemli planların yapılıp yapılmadığı; hangi alanlarda planlardan sapmalar olduğu ve bunların giderilmesi yönünde ne tür çalışmaların yapıldığı; örgütün ve bölümlerin amaçları, hedefleri ve bunların ekonomik, politik ve kültürel gerçeklerle uyumu; örgütün, bölümün ya da iş biriminin amaçlarının bireysel amaçlara uygunluğu; örgütün amaçlarının herkesce bilinmesi ve benimsenmesi durumu.
• Yönetimin ve personelin benimsedikleri değerler ve tutumlar ile bunlar arasındaki farklar; insanların başarı, örgütsel bağlılık, uzmanlık, güç ve iş ahlakı açısından davranışları ve birbirleriyle ilişkileri; örgüt kültürünün yüksek performansı destekleyip desteklemediği; risk alma, ödül ve ceza yaklaşımları; temel kaynak olarak insana gösterilen saygı ve bu saygının insanın gelişimine sağladığı katkının sonuçları.
• Örgütsel çalışma ortamının yapısındaki risk, sıcaklık, yakınlık, destek, standartlar, çatışma ve kimlik gibi temel belirleyicilerin durumu; motivasyon faktörleri, iletişim, etkileşim, etkileme süreci, karar verme, hedef oluşturma ve denetim gibi liderlik süreçleri; bu süreçlerin örgüt üzerinde ne derecede etkili olduğu; toplu pazarlıklar, şikayet sistemleri ve sendikal ilişkiler sonucu ortaya çıkan davranışsal sorunlar.
• Sürecin örgütsel ve bireysel amaçlara ulaşmayı sağlayıp sağlamadığı; iş akışında ortaya çıkan sorunlar; hem insanlara hemde örgütsel performansa etkisi açısından işlerin içerikleri ve birbirleriyle ilişkileri, insanlara uyumu, bireysel gelişmeyi teşvik edip etmediği; yetki devretme ve grup çalışmalarının etkililiği.
• Örgütün amaçlarına ulaşmasını sağlayacak, liderlerin, personelin ve diğer kaynakların mevcudiyeti; bireylerin istenen düzeyde faaliyet gösterecek, zihinsel, fiziksel ve duygusal kapasiteyle; işlerini yapacak bilgi, beceri ve uzmanlığa sahip olup olmadıkları.
• Örgütün personel seçme, işe alma, yerleştirme, oryantasyon, performans değerleme, yükseltme, ücretlendirme, discipline etme, işten çıkartma, eğitim ve geliştirme politikalarının, programlarının ve uygulamalarının ve bu amaçla tahsis edilen kaynakların durumu; personelin yeterliliğini geliştirme sürecinin çevresel değişikliklerin gereklerini karşılayıp karşılamadığı.

• İşgücü devri, devamsızlık ve işe gelmeme oranları, verimlilik ölçüm sonuçları, personel şikayetleri, kaza raporları, personelin sağlık kayıtları, personelin önerileri; müşteri şikayetleri, pazar payı oranları, satış oranları, rekabet gücü.
• Mevcut performans değerleme sisteminin uygulanması sırasında karşılaşılan sorunlar, sistemin güçlü ve zayıf yönleri.

Üst yönetimin beklentileri:

• Personele adil ve eşit davranılması
• Personelin işletmenin amaçları ve beklentileri doğrultusunda çalışması
• Personelin kariyer gelişimini etkileyecek her türlü bilgi ve beceri yetersizliğinin
zamanında belirlenmesi ve giderilmesi
• Personelin performans düzeyi ile doğru orantılı ödüllendirilmesi

Orta ve alt düzey yöneticilerin beklentileri:

• İnsanlar arasındaki çatışmaların önlenmesi; iyi insan ve çalışma ilişkisinin
kurulması ve sürdürülmesi
• Örgüt içindeki statülerinin yükselmesi
• Performans değerleme sistemin kullanımının kolay olması
• Personelden beklenen performansın açıkça tanımlanması, kendilerine iletilmesi ve kabullerinin sağlanması
• Personelin kendilerine olan saygı ve öz güvenlerinin olumlu yönde değişmesi
• Sorumluluk alanlarındaki personelin performansının iyileşmesi ve artması

Üst yönetimin performans yönetim sistemiyle ilgili üstlenmesi gereken diğer görev ve sorumluluklardan bazıları şunlardır:

• Performans yönetimi sisteminde uygulanacak çalışma ilkelerinin tüm örgüt üyelerine duyurulması ve benimsetilmesi için düzenlenecek etkinliklere liderlik yapmak.
• Performans yönetimiyle ilgili çalışmaları baştan sona desteklemek, ortaya çıkan problemlerin çözümüne yardımcı olmak. Bu yardım yapılmadığı takdirde personelin sisteme bağlı kalması konusunda sorunlar yaşanacaktır.
• Örgütsel amaçları, vizyonu, misyonu, değerleri, örgütsel hedefleri ve stratejileri saptayarak, örgütü bunlara yönlendirmek ve ulaşılabilmesini sağlamak için tüm bölümlerin ve fonksiyonların eşgüdümünü sağlamak.
• Etkili bir işletme sistemi kurmak ve işletmek.
• Aynı işi yapan personel arasında ortaklaşa belirlenmiş, amaçlarla ve stratejilerle uyumlu ve performans beklentilerini doğru bir şekilde yansıtan standartların oluşturulmasını sağlamak.
• Performans ölçümlerinin ve değerlemelerinin geçerli, güvenilir ve belirlenen zaman süreleri içinde başlatılmasını, bitirilmesini ve belgelendirilmesini güvence altına almak.
• Yönetim görevlerini üstlenen personelin performanslarını izlemek, ölçmek ve değerlemek. Performans değerlemelerinden elde edilen bilgiler doğrultusunda yöneticilerin terfi ettirilmeleri, geliştirilmeleri, eğitilmeleri ve ücretlendirilmeleriyle ilgili kararları vermek.
• Personel şikâyetlerine gereken önemin verilmesini sağlamak.

Orta düzey yönetimin görev, yetki ve sorumlulukları: Performans yönetim sistemiyle ilgili orta düzey (fonksiyonel) yönetimin görev, yetki ve sorumluluklarından bazıları şu şekilde sıralanabilir:
• Üst yönetimin uygulanmasına karar verdiği ve desteklediği performans yönetim sistemini öğrenmek, benimsemek, alt kademelere yaymak ve benimsemek.
• Alt düzey yöneticilerin çalışmaları hakkında üst yönetimi bilgilendirmek, bir anlamda üst yönetim ile alt yönetim arasında köprü görevini üstlenmek.
• Bölümlerini ilgilendiren amaçları, misyonu, fonksiyonel stratejileri belirlemek, faaliyet planlarını yapmak ve standartları saptamak. Bu çalışmalar sırasında personeli bilgilendirmek, onların katılımını ve desteğini sağlamak.
• Tüm çalışanların amaçlar ve hedefler doğrultusunda uygun ve doğru bir şekilde yapılmasını sağlamak. Herhangi bir problem olduğunda personelle birlikte problemin nedenlerini ve çözüm yollarını bulmak ve uygulamak.
• Personele gerektiği kadar yetki ve sorumluluk devretmek, onlara yol göstermek, öneriler sunmak, eğitim ihtiyaçlarını belirlemek ve karşılanması için gerekenleri yapmak. Bir başka deyişle bir koç ya da işleri kolaylaştıran bir kişi gibi davranmak.
• Personel ile yakın insani ilişkiler kurmak. Onların ihtiyaçları hakkında her zaman bilgi sahibi olmak.

• Etkili bir iletişim sistemi kurmak ve devamlılığını sağlamak.
• Olumlu ve verimli uygulamaları teşvik etmek.
• İnsan kaynakları bölümüyle iyi ilişkiler içinde olmak, birlikte çalışmak. Özellikle performans ölçme ve değerleme sistemlerinin tasarlanması ve uygulanması aşamalarında bu işbirliği çok büyük önem taşımaktadır.
• Sorumluluk alanlarına giren personelin performanslarını izlemek, doğru ve objektif bir biçimde ölçmek ve değerlemek.

Performans planlamasının örgütlere sağlayacağı yararlardan bazıları şunlardır:
• Örgütsel kültürle, değerlerle ve inançlarla uyumlaştırılmış ihtiyaçların tüm sisteme uyarlanmasını sağlamak.
• Örgütün misyon, vizyon, stratejik amaç ve hedeflerinin belirlenerek, tüm örgüte iletilmesini sağlamak.
• Örgütün tüm bölümlerinin aynı yönde işbirliği ve koordinasyon içinde çalışmalarını gerçekleştirmek.
• Personelin gösterecekleri performans konusunda kendilerinden ne beklendiğini açıkça tanımlayarak, bu beklentilerin örgütsel amaçlara yapacağı katkıyı anlamalarını ve kabul etmelerini sağlamak.
• Yönetimin, örgütün amaçları doğrultusunda planlanan performansı gerçekleşip
gerçekleştiremediğini izlemelerine ve kontrol altında tutmalarına olanak vermek.
• Sistemdeki ya da çevresel koşullardaki değişmeler sonucu planlarda ortaya çıkan sapmalara ya da yapılması gereken değişikliklere yönetimin dikkatini çekmek.

Değerlemede temel amaçlar; 1) yönetimin ve personelin performans yönetimi sürecinden beklentilerini saptamak, 2) mevcut sisteme yönelik tutumları değerlemek, 3)performans yönetimi sürecinde kullanılan yaklaşımların personel tarafından kabul edilme eğilimini test etmek ve 4) beklentiler ile mevcut sistemin bu beklentileri karşılama yeterliliği arasındaki farkları kesin olarak belirlemek olmalıdır.