PERFORMANS YÖNETİMİ SÜRECİ

Performans yönetimi süreci, insan kaynağının bireysel katkılarını ya da grup içindeki becerilerini geliştirerek ve performanslarını artırarak, işletme verimliliğini yükseltmeyi amaçlayan stratejik bir yönetim sürecidir.

Performans yönetim sisteminin tasarlanması, performans yönetim sisteminin yürütülmesi ve performans yönetim sisteminin değerlendirilmesi.

Mevcut sistemde analiz edilmesi gereken noktalar şunlardır:

• Geçmiş yıllarda uzun, orta ve kısa dönemli planların yapılıp yapılmadığı; hangi alanlarda planlardan sapmalar olduğu ve bunların giderilmesi yönünde ne tür çalışmaların yapıldığı; örgütün ve bölümlerin amaçları, hedefleri ve bunların ekonomik, politik ve kültürel gerçeklerle uyumu; örgütün, bölümün ya da iş biriminin amaçlarının bireysel amaçlara uygunluğu; örgütün amaçlarının herkesce bilinmesi ve benimsenmesi durumu.

• Yönetimin ve personelin benimsedikleri değerler ve tutumlar ile bunlar arasındaki farklar; insanların başarı, örgütsel bağlılık, uzmanlık, güç ve iş ahlakı açısından davranışları ve birbirleriyle ilişkileri; örgüt kültürünün yüksek performansı destekleyip desteklemediği; risk alma, ödül ve ceza yaklaşımları; temel kaynak olarak insana gösterilen saygı ve bu saygının insanın gelişimine sağladığı katkının sonuçları.

• Örgütsel çalışma ortamının yapısındaki risk, sıcaklık, yakınlık, destek, standartlar, çatışma ve kimlik gibi temel belirleyicilerin durumu; motivasyon faktörleri, iletişim, etkileşim, etkileme süreci, karar verme, hedef oluşturma ve denetim gibi liderlik süreçleri; bu süreçlerin örgüt üzerinde ne derecede etkili olduğu; toplu pazarlıklar, şikayet sistemleri ve sendikal ilişkiler sonucu ortaya çıkan davranışsal sorunlar.

• Sürecin örgütsel ve bireysel amaçlara ulaşmayı sağlayıp sağlamadığı; iş akışında ortaya çıkan sorunlar; hem insanlara hemde örgütsel performansa etkisi açısından işlerin içerikleri ve birbirleriyle ilişkileri, insanlara uyumu, bireysel gelişmeyi teşvik edip etmediği; yetki devretme ve grup çalışmalarının etkililiği. • Örgütün amaçlarına ulaşmasını sağlayacak, liderlerin, personelin ve diğer kaynakların mevcudiyeti; bireylerin istenen düzeyde faaliyet gösterecek, zihinsel, fiziksel ve duygusal kapasiteyle; işlerini yapacak bilgi, beceri ve uzmanlığa sahip olup olmadıkları.

• Örgütün personel seçme, işe alma, yerleştirme, oryantasyon, performans değerleme, yükseltme, ücretlendirme, discipline etme, işten çıkartma, eğitim ve geliştirme politikalarının, programlarının ve uygulamalarının ve bu amaçla tahsis edilen kaynakların durumu; personelin yeterliliğini geliştirme sürecinin çevresel değişikliklerin gereklerini karşılayıp karşılamadığı.

• İşgücü devri, devamsızlık ve işe gelmeme oranları, verimlilik ölçüm sonuçları, personel şikayetleri, kaza raporları, personelin sağlık kayıtları, personelin önerileri; müşteri şikayetleri, pazar payı oranları, satış oranları, rekabet gücü.

• Mevcut performans değerleme sisteminin uygulanması sırasında karşılaşılan sorunlar, sistemin güçlü ve zayıf yönleri.

• Personele adil ve eşit davranılması

• Personelin işletmenin amaçları ve beklentileri doğrultusunda çalışması

• Personelin kariyer gelişimini etkileyecek her türlü bilgi ve beceri yetersizliğinin zamanında belirlenmesi ve giderilmesi

• Personelin performans düzeyi ile doğru orantılı ödüllendirilmesi

• Açık olarak kendilerinden ne beklendiğinin tanımlanması ve bu aşamada onların görüşlerinin alınması

• Çalışma koşullarının iyileştirilmesi; olumlu çalışma ilişkilerinin kurulması

• Değerleme sonuçları ile örgütün ödül sistemi arasındaki ilişkinin net bir şekilde görülebilmesi

• Doğru, zamanlı ve yapıcı geri bildirim verilmesi; yetersiz oldukları yönler konusunda anlayış gösterilmesi • Gelişmeleri için gerçek eğitim ihtiyaçlarının dikkate alınması

• Haksız ilişkilere karşı savunma mekanizması sağlanması

• Herkese adil ve eşit davranılması • İnsanlar arası çatışmalardan kaçınılması

• İyi insan ilişkilerinin geliştirilmesi • Kariyer planlamasının yapılması

• Kendilerine olan saygılarının, öz güvenlerinin ve diğer yönlerinin olumlu bir şekilde gelişmesi

• Kendileriyle birebir iletişime geçilerek açık açık konuşulması

• Performans değerlemelerinin sadece üstler tarafından yapılmaması

• Yaptıkları çalışmanın ilginç ve tatmin edici olması

• Olumsuz sonuçlar konusunda kendilerinin bilgi ve belgelerle ikna edilmesi

• Performans kriterlerinin ve standartlarının objektif ve adil olması

• Performans ölçme ve değerlemede geçerli ve güvenilir yöntemlerin kullanılması

• Üyelerinin maddi ve manevi çıkarlarının korunması

• Yönetim tarafından kendilerine süreçle ilgili açıklamaların yapılması

Performans yönetimiyle ilgili yönetimin temel görev ve sorumlulukları genel olarak üç ana başlık altında toplanmaktadır. Bu görev ve sorumluluklar şunlardır:

• Örgütün temel amaçlarını örgütü oluşturan en alt sistemlere kadar, bu sistemlerin özel amaçlarını da içerecek şekilde tüm örgüte yaymak ve benimsetmek.

• Örgüt içinde yukarıdan aşağıya ve aşağıdan yukarıya doğru karşılıklı bilgi akışını sağlayacak bir iletişim sistemini geliştirmek.

• Yönetilen birimlerin performanslarını sürekli geliştirmek, bu amaçla işletmenin tümü ya da istenen bölümleri için performans ölçme ve değerleme sistemi kurmak ve uygulamaktır.

• Örgütsel amaçları, vizyonu, misyonu, değerleri, örgütsel hedefleri ve stratejileri saptayarak, örgütü bunlara yönlendirme ve ulaşılabilmesini sağlamak için tüm bölümlerin ve fonksiyonların eşgüdümünü sağlama

• Örgütün performansını artırmayı ve geliştirmeyi sağlayacak sistemleri kurma, geliştirme ve belirlenen amaçlar doğrultusunda işletilmesini sağlama

• Performans yönetimiyle ilgili düzenlenecek etkinliklere liderlik yapma, destekleme, taraflar arasındaki problemlerin çözümüne yardımcı olma

• Yöneticilerle üzerinde anlaşmaya varabilecekleri yeni görüş ve önerileriyle sürece katılma

• Kendisine iletilen misyon, amaçlar, hedefler, politikalar, prosedürler, talimatlar, standartlar/hedefler vb. ilgili tüm bilgileri alma ve uyma

• Toplantılarda düzenli olarak yer alma, düşüncelerini çekinmeden açıkça söyleme

• Grup içindeki diğer üyelerle iyi ilişkiler ve işbirliği içinde olma

• Ara ara nezaretçisi ve diğer kişilerden aldığı geribildirimleri doğru değerleme

• Kendi kendisine performans değerlemesi yapma

• En yakın yöneticisiyle birlikte performans değerleme görüşmesi yapma ve gelişme planını hazırlama

• Kendisini geliştirme için çaba sarfetme

Performans planlamasının örgütlere sağlayacağı yararlar şunlardır:

• Örgütsel kültürle, değerlerle ve inançlarla uyumlaştırılmış ihtiyaçların tüm sisteme uyarlanmasını sağlamak.

• Örgütün misyon, vizyon, stratejik amaç ve hedeflerinin belirlenerek, tüm örgüte iletilmesini sağlamak.

• Örgütün tüm bölümlerinin aynı yönde işbirliği ve koordinasyon içinde çalışmalarını gerçekleştirmek.

• Personelin gösterecekleri performans konusunda kendilerinden ne beklendiğini açıkça tanımlayarak, bu beklentilerin örgütsel amaçlara yapacağı katkıyı anlamalarını ve kabul etmelerini sağlamak.

• Yönetimin, örgütün amaçları doğrultusunda planlanan performansı gerçekleşip gerçekleştiremediğini izlemelerine ve kontrol altında tutmalarına olanak vermek.

• Sistemdeki ya da çevresel koşullardaki değişmeler sonucu planlarda ortaya çıkan sapmalara ya da yapılması gereken değişikliklere yönetimin dikkatini çekmek.

Stratejik planlama örgütün amaçlarına ulaşması için belirlenen stratejilerin formüle edilmesi ve kontrolüyle sonuçlanan kararlar ve faaliyetler bütünü olarak tanımlanabilir. Stratejik planlama, işletme üst yönetiminin örgütü bir bütün olarak değerlendirerek, örgütün ulaşmayı düşündüğü ana amaçları, pazar, ürün ve hizmet hedeflerini ve bu hedeflere ulaştıracak gerekli kaynakları elde etme ve geliştirme sürecidir. Örgütlerde stratejik planlama yapılmasının öncelikli amacı, örgütün tüm çabalarının müşteri tatminini ve bunu sağlayacak ürün ve hizmet kalitesini yaratmak ve belirlenen performans hedeflerine ulaşmaya doğru yönlendirmektir.

Planlama süreci, örgütün amaçlarını ve politikalarını belirleyen ve bunlara ilişkin stratejilerin ve taktiklerin neler olacağını kararlaştırmaya yardım eden bilgilerin toplanmasıyla başlar. Yapılan araştırmalardan ve toplanan bilgilerden yararlanılarak geleceğe yönelik tahminlerde bulunulabilir. Daha sonra amaçlar ve hedefler belirlenir ve bunlara ulaşılması için gerekli faaliyetler ve bu faaliyetlerden hangi sonuçların beklendiği ortaya konulur. Performans planlaması, performans ölçme ve değerleme sistemi geliştirmek için, yöneticilerin ve personelin “nereye gitmek istiyoruz?”, “oraya nasıl ulaşabiliriz?” ve “başarılarımızı nasıl ölçüp değerlendireceğiz?” sorularının cevapları üzerinde çalışıp görüş birliği sağlamalarını gerektirir. İyi tasarlanmış bir performans planlama süreci yönetimin performans geliştirme amacına hizmet eden; ölçme ve değerleme sistemleriyle uyumlu; ve personel hakkında sorgulanmayacak farklı görüşlerin ortaya çıkmasını sağlayacaktır.

Performans ölçme işleminin sağlıklı bir tanımlama yapabilmesi için üç temel faktörü çok iyi kontrol etmesi gerekir. Bu faktörler: 1) Ölçülen özellik, 2) Ölçen kişi ve 3) Kullanılan ölçme aracıdır.

Kurulan ölçme sistemleri genellikle örgütün ve bireylerin ihtiyaçlarını ve beklentilerini karşılayamamış, uygulanmalarında sahip oldukları karmaşık süreçler nedeniyle büyük zorluklar yaşanmış ya da hatalı ve yetersiz uygulamalara neden olmuştur. Bu hatalardan bazıları; performans ölçme ve değerleme sistemleriyle, ödüllendirme sistemlerinin eşgüdümünün sağlanamaması, işin bu konuda uzmanlığı olmayan, otoriter ve yetersiz yöneticiler tarafından yürütülmesi, üst yönetimin katılımı ve desteğinin yeterince sağlanamamasıdır. Belki de en büyük başarısızlık nedeni, örgütsel amaçlar ve stratejiler ile performans ölçme ve değerleme sistemleri arasında bir bağlantının kurulamamasıdır.

Performans yönetimi sisteminde değerlemeye “Niçin bir performans yönetimi sistemi olmalıdır?”, “Sistemin etkililiğini sağlayacak şey nedir?”, “ Yöneticiler hangi rolü oynamalıdır?” gibi soruların cevapları aranarak başlanmalıdır. Değerlemede temel amaçlar; 1) yönetimin ve personelin performans yönetimi sürecinden beklentilerini saptamak, 2) mevcut sisteme yönelik tutumları değerlemek, 3) performans yönetimi sürecinde kullanılan yaklaşımların personel tarafından kabul edilme eğilimini test etmek ve 4) beklentiler ile mevcut sistemin bu beklentileri karşılama yeterliliği arasındaki farkları kesin olarak belirlemek olmalıdır.

Performans yönetim sürecinin tasarlanması; mevcut sistemin analizi, beklentilerin saptanması, görev, yetki ve sorumlulukların belirlenmesi aşamaları gerçekleştirilmelidir.

Performans yönetim sisteminin yürütülmesinde yapılması gereken aşamalar; performans planlanması, performans ölçülmesi ve performansın değerlendirilmesi gerekir.

• İnsanlar arasındaki çatışmaların önlenmesi; iyi insan ve çalışma ilişkisinin kurulması ve sürdürülmesi

• Örgüt içindeki statülerinin yükselmesi

• Performans değerleme istemin kullanımının kolay olması

• Personelden beklenen performansın açıkça tanımlanması, kendilerine iletilmesi ve kabullerinin sağlanması

• Personelin kendilerine olan saygı ve öz güvenlerinin olumlu yönde değişmesi

• Sorumluluk alanlarındaki personelin performansının iyileşmesi ve artması

• Fonksiyonel yöneticilerin performans değerleme sürecini ciddiye almaları; performans değerleme prosedürlerini izlemeleri; formları eksiksiz doldurmaları; olumsuz tutum ve çatışmalar içine girmemeleri

• Hatalı ölçme ve değerlemelerden dolayı personelin gözünde insan kaynakları bölümünün inandırıcılığını kaybetmesinden kaçınılması

• Performans değerleme sonuçlarının insan kaynaklarının çeşitli işlevlerinde kullanılması

• Performans yönetim süreci ile insan kaynakları bilgi sistemi arasında bağlantı kurulması

• Performans ölçme ve değerleme sürecinin tasarlanmasına ve uygulanmasına katılma ve uzmanlık desteği verme

• Performans değerleme uygulamaları konusunda sendikalarla görüş birliğine varma

• Performans ölçme ve değerleme formlarını hazırlama ve ilgili kişilere dağıtma

• İzlenecek prosedürleri belirleme ve bunları yazılı talimatlar haline getirme

• Performans değerleme tarihlerini kararlaştırma ve bu tarihleri yöneticilere hatırlatma

• Performans değerleme görüşmelerini planlama, organize etme ve bunları yazılı talimatlar haline getirme • Performans ölçme ve değerleme süreci boyunca sistemi biçimsel olarak kontrol altında tutma

• Tamamlanan formları gözden geçirme ve ilgili personelin dosyalarına koyma

• Yöneticiler tarafından önerilen ücret artışlarını, terfileri onaylama, gereken eğitim ve geliştirme programlarını hazırlama