Planlama ile ilgili olarak yapılan açıklamalardan hareketle, planlamanın özellikleri ise aşağıdaki gibi özetlenebilir:
• Otel işletmelerinde planlama bir seçim ve karar verme sürecidir: Planlamada işletmenin gelecekte ulaşmak istediği amaçlar ile ilgili olarak bir dizi seçe- nek arasından bir seçim yapma zorunluluğu vardır. Bu nedenle, alınacak bir dizi karar ve bunların en uygun bileşimini sağlama, planlamayı bir karar süreci durumuna getirir (Alpugan ve diğerleri 1995). Planlama sürecinde seçim, amaçlarla ilgili olduğu kadar; araçlar, kişiler, zaman, yer, yöntemler vb. ile de yakından ilgilidir. Planlama faaliyetinde işletme için en uygun seçeneğe karar vermek esas olduğundan, mevcut tüm olanak ve araçları bilmek, tanımak ve değerlendirmek başarı için önemli olmaktadır. Plan- lamanın bir karar verme süreci olması, otel işletmesi için yararlı olabilecek çeşitli seçenekler arasından tercih yapılması anlamına gelmektedir (Akat ve diğerleri 2002).
• Otel işletmelerinde planlama geleceğe dönük bir süreçtir: Planlama, geleceğe dönük bir düşünme, değerleme, araştırma ve inceleme faaliyetidir. Hem planın yapılması sırasında geçecek olan zaman hem de planın uygulama süresi, gelecekle ilgilidir. Bu sürelerin en uygun biçimde saptanması, planlama işlevinin başarısında etkili olur (Alpugan ve diğerleri 1995). Planlamanın gelecekle ilgili olması, otel yöneticilerinin planlama yaparken geçmişte elde edilen sonuçları da dikkate almasını gerektirir. Yöneticiler çeşitli tahminler yaparken gerekli bilgileri toplar, bunları çeşitli istatistiksel yöntemlerle analiz eder ve deneyimlerine de dayanarak kesin kararlar verirler. Bu nedenle planlama, bir otel işletmesi için geleceğe yönelik araştırma, inceleme ve tahminleme sürecidir (Dalay 2001).
Planlamanın geleceğe bakmakla özdeş olması, bu faaliyeti aynı zamanda, belirsizlik ile ilişkili bir kavram haline getirmektedir. Planlama, gelecekte ulaşılmak istenen bir nokta veya durumu ifade ettiğinden söz konusu nokta veya duruma ulaşma sürecinde işletme içi ve dışı koşulların nasıl gelişeceğini tam olarak bilmek mümkün olmamaktadır. Gelecekte karşılaşılabilecek koşulların ne olacağının önceden bilinememesi, planlamayı otel işletmeleri için bir çeşit “geleceği tahmin” işi haline getirmektedir (Koçel 2005).
• Otel işletmelerinde planlama; risk, amaç ve varsayımlar ile ilişkili bir kavramdır: Bir otel yöneticisinin karar ve uygulamalarında, amaçlar, riskler ve varsayımlar daima vardır. Dolayısıyla yöneticinin aldığı kararlar ve yaptığı uygulamalar belirli amaçlara yönelik olacak, belirli varsayımlara dayanacak ve belirli bir riskin göze alınmasını gerektirecektir. Bu açıdan planlama, bir otel işletmesi için bu ilişkilerin açık ve net bir biçimde ortaya konması, tartışılması, bilimsel yöntemlerle değerlendirilmesi ve sonunda akılcı bir seçimin yapılması sürecidir (Koçel 2005).
• Otel işletmelerinde planlama esnek ve dinamik bir süreçtir: En kapsamlı planlar dahi, uygulamaya konulduğunda, kaçınılmaz olarak kontrol edilemeyen etmenlerin etkisinde kalabilmektedir. Örneğin, iklim koşullarındaki beklenmedik değişiklikler, ekonomik istikrarsızlık ya da uluslararası krizler turizm sektörünü ve dolayısıyla otel işletmelerini olumlu ya da olumsuz bir şekilde etkileyebilir. Bu nedenle planlama süreci, gerektiğinde değişen koşullara kolaylıkla uyarlanabilecek bir esnekliğe sahip olmalıdır (Alpugan ve diğerleri 1995; Genç 2004).
