OTEL YÖNETİMİ

Planlama, otel işletmesinin amaçlarını ortaya koyarak, bu amaçlara nasıl ulaşacağını belirleme sürecidir.

Plan, bir otel işletmesinde amaçlara ulaşabilmek için ne gibi işlerin yapılacağını; bunların nasıl, ne zaman ve kimler aracılığıyla yapılması gerektiğini gösteren kararlar bütünüdür.

Program bir planın gerçekleştirilmesi ile ilgili aşama ve adımları ve her birinden sorumlu olan kişileri belirleyen ve bunların zaman boyutunda ayrıntılandırılması çalışmalarını içeren planlardır.

Stratejik plan, tüm örgütü kapsayan ve örgütün temel amaçlarını ortaya koyan planlardır.

Amaç, genel olarak bir otel işletmesinin gelecekte ulaşmak veya gerçekleştirmek istediği durumdur.

Misyon, bir otel işletmesinin ne yapmak ve hangi amaçla yapmak üzere kurulduğunu, kendisini nasıl görmek istediğini ve örgütün varlık nedenini ifade eder.

Katılımcı planlama yaklaşımı, işletme içindeki herkesin, hatta kimi zaman işletme dışı paydaşların da planlama sürecine katkı sağladığı planlama yaklaşımıdır.

Karar verme, belirli bir başlangıç noktası olan ve buradan itibaren değişik faaliyetlerin birbirini izlediği ve sonunda bir tercihin (seçimin) yapılması ile sonuçlanan bir işler topluluğudur.

Karar verme süreci, karar verme ihtiyacının ortaya çıkması, sorunun tanımlanması, çözüm seçeneklerinin bulunması ve geliştirilmesi, seçeneklerin karşılaştırılması ve değerlendirilmesi, en uygun seçeneğin tercih edilmesi, seçeneğin uygulanması ve kararın etkinliğinin değerlendirilmesi adımlarından oluşur.

Amaçlara göre yönetim, bir otel işletmesinde üst ve astların amaçlarını, sorumluluk alanlarını ve ulaşmayı hedefledikleri sonuçları birlikte belirledikleri ve belirli dönemlerde bu amaçlar ve sonuçların gerçekleşip gerçekleşmediğini birlikte inceledikleri bir süreçtir.

Otel işletmelerinde, bir süreç olarak yönetimin ilk ve en temel işlevi şüphesiz
planlamadır. Otel yöneticilerinin en önemli sorumluluklarından biri, işletmelerinin gelecekte nerede olacağına ve buraya nasıl ulaşılacağına karar vermektir.
Öte yandan otel endüstrisi gibi belirsizliğin ve değişim hızının yüksek olduğu bir
çevrede, bu yönetim işlevini etkin bir biçimde gerçekleştirmek güç ve çaba sarf
etmeyi gerektirecektir (Daft 2008). Bu durumda, niçin otel yöneticilerinin planlama gibi zor bir yönetim işlevini yerine getirmeleri gerektiği sorusu akla gelebilir.
Öncelikle planlama, yöneticiler de dahil tüm işletmeye yön verir

Plan, bir otel işletmesinde
amaçlara ulaşabilmek için
ne gibi işlerin yapılacağını;
bunların nasıl, ne zaman ve
kimler aracılığıyla yapılması
gerektiğini gösteren kararlar
bütünüdür.

Planlama ile ilgili olarak yapılan açıklamalardan hareketle, planlamanın özellikleri ise aşağıdaki gibi özetlenebilir:
• Otel işletmelerinde planlama bir seçim ve karar verme sürecidir: Planlamada
işletmenin gelecekte ulaşmak istediği amaçlar ile ilgili olarak bir dizi seçenek arasından bir seçim yapma zorunluluğu vardır. Bu nedenle, alınacak
bir dizi karar ve bunların en uygun bileşimini sağlama, planlamayı bir karar
süreci durumuna getirir (Alpugan ve diğerleri 1995). Planlama sürecinde
seçim, amaçlarla ilgili olduğu kadar; araçlar, kişiler, zaman, yer, yöntemler
vb. ile de yakından ilgilidir. Planlama faaliyetinde işletme için en uygun
seçeneğe karar vermek esas olduğundan, mevcut tüm olanak ve araçları
bilmek, tanımak ve değerlendirmek başarı için önemli olmaktadır. Planlamanın bir karar verme süreci olması, otel işletmesi için yararlı olabilecek
çeşitli seçenekler arasında

Tek Kullanımlık Planlar: Bu tür planlar, otel işletmelerinde tek bir amacın
gerçekleştirilmesi için kullanılan ve gelecekte tekrarlanmayacak olan planlardır. Tek kullanımlık planlara örnek olarak; programlar, projeler ve bütçeler verilebilir (Barutçugil 1989)

Tekrarlanan/Sürekli Planlar: Otel işletmelerinde, her faaliyet dönem sonunda gözden geçirilerek yeniden uygulanan ve sürekliliğe kavuşturulmuş
planlardır. Bu planlar birbirine benzer durumlarda izlenecek davranış biçimlerini gösterir. Politikalar, prosedürler, talimatlar ve kurallar bunlara
örnek gösterilebilir

Orta Dönemli Planlar: Otel işletmelerinde orta dönemli planlar 1-5 yıllık
bir süreyi kapsamakta olup; işletme yatırımları, gelir-gider analizi gibi konular için düzenlenmektedir. Örneğin, 2 yıl sonunda otel odalarının tüm
mobilya ve tefrişatının yenilenmesi, 3 yıl sonunda otelin tüm birimlerinde
otomasyon sistemine geçilmesi gibi

Stratejik Planlar: Otel işletmelerinde stratejik planlar tüm işletmeyi kapsayan ve işletmenin temel amaçlarını ortaya koyan planlardır (Robbins ve
Coulter 2012). Bu tür planlar, otel üst yönetimi tarafından hazırlanan ve
işletmenin genellikle kontrolü dışındaki çevresel gelişmeleri göz önünde
bulunduran planlardır. Bir otelin büyüme, yeni pazarlara açılma ve başka
otellerle birleşmesine dönük planlar, bunlara örnek gösterilebilir

Otel işletmesinin ürettiği mal ve hizmetlerin neler olduğu,
• Otel işletmesinin hangi müşteri kitlesi veya pazara hizmet sunduğu,
• Otel işletmesinin kullandığı temel teknolojilerin neler olduğu,
• Otel işletmesinin büyüme ve kârlılık konusundaki temel amaçları,
• Otel işletmesinin genel felsefesi,
• Otel işletmesinin ayırt edici özellikleri veya önemli rekabetçi üstünlükleri,
• Otel işletmesinin kendini nasıl gördüğü,
• Otel işletmesinin kamuoyuna genel olarak vermek istediği mesaj

Amaçlar açık ve anlaşılabilir olmalıdır: Amaçlar tam olarak neyin, kim tarafından, ne kadar sürede yapılması gerektiğini ortaya koymalıdır. Amaçların açık ve anlaşılabilir özelliklere sahip olması, çalışanlar arasında yanlış
yorumları ve karışıklığı önlemeye ve bütün örgüt üyelerinin onlardan ne
beklendiğini bilip, öğrenmelerine yardımcı olur.
• Amaçlar ölçülebilir olmalıdır: Amaçların ölçülebilir olması, somut ve sayılarla ifade edilebilmesi anlamına gelir. Bu özellik aynı zamanda yöneticilere
ulaşması istenen sonuçları daha belirgin bir şekilde gösterecektir. Burada
kullanılan ölçütler, para, zaman, miktar (oda satışlarında % 20 artış, 15 dakika içinde müşteri sorunlarını çözme, telefonlara en geç üç çalışta yanıt
verme vb.) şeklinde olabilir.
• Amaçlar aynı zamanda önemli sonuçlar üzerinde odaklanmalıdır: Otel yöneticileri ne tür sonuçların önemli olduğunu bilmelidir; amaçlar da bu sonuçları açıkça tanımlamalıdır. Örneğin, bir otelde yiyecek-içecek hizmetleri ile ilgili müşteri tatmini önemli bir sonuç olarak değerlendiriliyorsa buna
ilişkin amaçlar, beğenilmeyip geri dönen yemek sayısı ya da tabaklarda kalan artık yemek miktarları gibi ölçütleri temel alabilir.
• Amaçlar, iddialı ancak aynı zamanda gerçekçi olmalıdır: İddialı amaçlar
otel çalışanlarını sıkı çalışmaya teşvik eder; bununla beraber çalışanlar, bu
amaçları ulaşılabilir buldukları ölçüde sıkı çalışmaya güdülenebilir. Amaçlara ulaşılmasının zor olması, işletme kaynaklarının israf olmasına ve çalışanların hayal kırıklığına uğrayıp bunları önemsememelerine neden olabilir (Şener 2001). Dolayısıyla belirlenen amaçlar, ne ulaşılması olanaksız ne
de neredeyse hiç çaba göstermeden ulaşılabilir bir nitelikte olmalıdır.
• Amaçlar belirli bir zaman boyutunu kapsamalıdır: Örneğin, otel işletmesi
kendisine beş yıllık bir büyüme hedefi ortaya koyabilir; yıl sonu itibariyle
ulaşılması istenen bir satış seviyesi belirleyebilir veya bir sonraki sezon için
yeni bir ürünün sunumunu programlayabilir. Zaman boyutunun olmaması
durumunda amaçlar belirsiz kalacaktır.
• Amaçlar ödüllerle ilişkilendirilmelidir:

Vizyon en yalın şekliyle gelecekte arzu edilen bir yaşam biçimine ilişkin bir
resmin çizilmesi anlamına gelir.
• Daha geniş bir tanımlamayla vizyon; mevcut gerçekler, umutlar, hayaller,
tehlike ve fırsatların bir araya gelmesi ile oluşan geleceğin tanımlanması
için bilinmeyene doğru bir bakış olarak ifade edilmektedir.
• Vizyon geliştirmek; ileriyi görmek, geleceğe ait tahminler yapmak ve bu
tahminlere göre de örgütün ana hedef ve stratejilerini belirlemek şeklinde
tanımlanabilir.
• Vizyon geliştirme, işletmenin ne olmak istediğini, yani gelecekteki konumunu açıkça ortaya koyan ve müşteri gereksinimlerini karşılamada stratejik bir yön çizmeye yardımcı olan bir eylemdir.
• Vizyon geliştirme, müşteriye sunulan değerin en üst düzeye çıkarılması
için yeniliklerin teşviki ve yönetimin bu konudaki liderliği yardımıyla üç
beş yıllık süre zarfında, işletmenin nereye yöneleceğinin, yaratıcı, varsayımsal ve geniş ufuklu bir tanımlamasının yapılmasıdır.