OTEL YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 14

Plan ise bu sürecin sonunda sözü edilen amaçlara ulaşabilmek için ne gibi işlerin yapılacağını; bunların nasıl, ne zaman ve kimler aracılığıyla yapılması gerektiğini gösteren kararlar bütününü ifade eder

Planlama ile ilgili olarak yapılan açıklamalardan hareketle, planlamanın özellikleri ise aşağıdaki gibi özetlenebilir:
• Otel işletmelerinde planlama bir seçim ve karar verme sürecidir: Planlamada
işletmenin gelecekte ulaşmak istediği amaçlar ile ilgili olarak bir dizi seçenek arasından bir seçim yapma zorunluluğu vardır. Bu nedenle, alınacak
bir dizi karar ve bunların en uygun bileşimini sağlama, planlamayı bir karar
süreci durumuna getirir (Alpugan ve diğerleri 1995). Planlama sürecinde
seçim, amaçlarla ilgili olduğu kadar; araçlar, kişiler, zaman, yer, yöntemler
vb. ile de yakından ilgilidir. Planlama faaliyetinde işletme için en uygun
seçeneğe karar vermek esas olduğundan, mevcut tüm olanak ve araçları
bilmek, tanımak ve değerlendirmek başarı için önemli olmaktadır. Planlamanın bir karar verme süreci olması, otel işletmesi için yararlı olabilecek
çeşitli seçenekler arasından tercih yapılması anlamına gelmektedir (Akat ve
diğerleri 2002).
• Otel işletmelerinde planlama geleceğe dönük bir süreçtir: Planlama, geleceğe
dönük bir düşünme, değerleme, araştırma ve inceleme faaliyetidir. Hem
planın yapılması sırasında geçecek olan zaman hem de planın uygulama
süresi, gelecekle ilgilidir. Bu sürelerin en uygun biçimde saptanması, planlama işlevinin başarısında etkili olur (Alpugan ve diğerleri 1995). Planlamanın gelecekle ilgili olması, otel yöneticilerinin planlama yaparken geçmişte elde edilen sonuçları da dikkate almasını gerektirir. Yöneticiler çeşitli tahminler yaparken gerekli bilgileri toplar, bunları çeşitli istatistiksel yöntemlerle analiz eder ve deneyimlerine de dayanarak kesin kararlar verirler. Bu nedenle planlama, bir otel işletmesi için geleceğe yönelik araştırma, inceleme ve tahminleme sürecidir.

Otel işletmelerinde planlama; risk, amaç ve varsayımlar ile ilişkili bir kavramdır: Bir otel yöneticisinin karar ve uygulamalarında, amaçlar, riskler ve
varsayımlar daima vardır. Dolayısıyla yöneticinin aldığı kararlar ve yaptığı
uygulamalar belirli amaçlara yönelik olacak, belirli varsayımlara dayanacak ve belirli bir riskin göze alınmasını gerektirecektir. Bu açıdan planlama,
bir otel işletmesi için bu ilişkilerin açık ve net bir biçimde ortaya konması,
tartışılması, bilimsel yöntemlerle değerlendirilmesi ve sonunda akılcı bir
seçimin yapılması sürecidir (Koçel 2005).
• Otel işletmelerinde planlama esnek ve dinamik bir süreçtir: En kapsamlı
planlar dahi, uygulamaya konulduğunda, kaçınılmaz olarak kontrol edilemeyen etmenlerin etkisinde kalabilmektedir. Örneğin, iklim koşullarındaki beklenmedik değişiklikler, ekonomik istikrarsızlık ya da uluslararası krizler turizm sektörünü ve dolayısıyla otel işletmelerini olumlu ya da
olumsuz bir şekilde etkileyebilir. Bu nedenle planlama süreci, gerektiğinde
değişen koşullara kolaylıkla uyarlanabilecek bir esnekliğe sahip olmalıdır
(Alpugan ve diğerleri 1995; Genç 2004).

Tek Kullanımlık Planlar: Bu tür planlar, otel işletmelerinde tek bir amacın
gerçekleştirilmesi için kullanılan ve gelecekte tekrarlanmayacak olan planlardır. Tek kullanımlık planlara örnek olarak; programlar, projeler ve bütçeler verilebilir

Program
- Bir defaya mahsus bir örgütsel amacı
gerçekleştirmeye dönük planlardır.
- Bir planın gerçekleştirilmesi ile ilgili aşama ve
adımları, her birinden sorumlu olan kişileri ve her
birinin zamanını belirler.
- Planların zaman boyutunda ayrıntılandırılması
çalışmalarını içerir.
- Kısa sürede tamamlanabileceği gibi bir kaç yılda
da tamamlanabilir.
- Geniş kapsamlıdır; birden fazla projeyle
ilişkilendirilebilir.
Örnekler: - Bir oteldeki odalar bölümünün
(önbüro ve kat hizmetleri birimleri)
otomasyon sistemine geçirilmesi
- Tüm otel çalışanlarının hijyen ve
sanitasyon eğitiminden geçirilmesi

Talimat: Operasyonel düzeydeki bir işin nasıl yapılacağını aşama aşama gösteren
planlardır.

Otel işletmelerinde karar verme süreci aşağıdaki yedi ana adımdan oluşmaktadır:
Adım 1: Karar Verme Gereksiniminin Ortaya Çıkması

Adım 2: Sorunun Tanımlanması

Adım 3: Çözüm Seçeneklerinin Bulunması ve Geliştirilmesi

Adım 4: Seçeneklerin Karşılaştırılması ve Değerlendirilmesi

Adım 5: En Uygun Seçeneğin Tercih Edilmesi

Adım 6: Seçeneğin Uygulanması

Adım 7: Kararın Etkinliğinin Değerlendirilmesi

Otel işletmelerinde vizyon geliştirilirken dikkate alınması gereken unsurlar
aşağıdaki gibi özetlenebilir (Eren 2002):
• Her işletmenin vizyonu kendine özgü olmalıdır,
• Vizyon geliştirilirken geleceğe yönelik olarak işletmenin iç ve dış çevresinde yapılması düşünülen tüm faaliyetler göz önünde bulundurulup değerlendirilmelidir,
• Vizyonun, işletmenin tüm paydaşları tarafından anlaşılması ve paylaşılması sağlanmalıdır,
• Vizyon, işletmenin geleceğe ilişkin faaliyetleri ile ilgili olup bu yönüyle örgütsel amaçlar için önemli bir kaynak niteliğini taşır. Bu nedenle vizyon,
amaçların şekillenmesine ve bunları gerçekleştirmek için hangi faaliyetlerin yapılacağının belirlenmesine katkı sağlamalıdır,
• Vizyon, otel yöneticilerinin yaratıcılık, yenilikçilik, riski göze alma, katılımcı ve paylaşımcı olma vb. özellikleri ile ilgili bilgi vererek kamuoyunda
örgütün kültürü hakkında bir fikir oluşmasına yardımcı olmalıdır.

Orta Dönemli Planlar: Otel işletmelerinde orta dönemli planlar 1-5 yıllık
bir süreyi kapsamakta olup; işletme yatırımları, gelir-gider analizi gibi konular için düzenlenmektedir. Örneğin, 2 yıl sonunda otel odalarının tüm mobilya ve tefrişatının yenilenmesi, 3 yıl sonunda otelin tüm birimlerinde otomasyon sistemine geçilmesi gibi.

Spesifik Planlar: Bu planlar, açıkça tanımlanmış ve hiçbir yoruma yer vermeyen planlardır.

Stratejik Planlar

Otel işletmelerinde tüm işletmeyi kapsayan ve işletmenin temel amaçlarını ortaya koyan planlardır. Bu tür planlar, otel üst yönetimi tarafından hazırlanan ve işletmenin genellikle kontrolü dışındaki çevresel gelişmeleri dikkate alır. 

Otelin büyüme, yeni pazarlara açılma ve başka otellerle birleşmesine dönük planlar, bunlara örnek gösterilebilir.

Kural

Uzun dönemli planlar, en az beş yıllık bir süreyi kapsayan planlardır.

Spesifik Planlar, açıkça tanımlanmış ve hiçbir yoruma yer vermeyen planlardır. Spesifik planlarda amaçlar, belirsizliği ve yanlış anlamaları giderecek bir şekilde ortaya konulur.

Amaçlar  önemli sonuçlar üzerinde odaklanmalıdır.

Otel yöneticileri ne tür sonuçların önemli olduğunu bilmelidir; amaçlar da bu sonuçları açıkça tanımlamalıdır.

Vizyon

Vizyon kavramıyla ilgili olarak yapılan tanımlardaki ortak nokta “gelecekle” ilgili olmasıdır.

Amaçlara göre yönetim

Çözüm seçeneklerinin bulunması ve geliştirilmesi

Kapsamına göre planlar; stratejik planlar, taktik planlar ve operasyonel planlardır.

Planlama, otel işletmesinin amaçlarını ortaya koyarak, bu amaçlara nasıl ulaşacağını belirleme sürecidir.