BÜTÇELEME

Bütçe önceden planlanmış bir zaman süresi için faaliyetlerle ilgili ihtiyaç ile sonuçların tahminidir

• Bütçeleme ile işletmenin genel amaçları saptanır. Bu saptanan amaçlara ulaşma yolları belirlenir.

• Bütçeleme, otel işletmelerine bir kıyaslama standardı sağlamaktadır. Bütçelenen ile gerçekleşen sonuçlar karşılaştırılarak sapmalar ve dolayısıyla sapmaların nedenleri bulunmaya çalışılır.

• Bütçe, yönetimin ileriye dönük tahmin yapılmasına olanak sağlar.

• Katılımcı bir bütçeleme anlayışı benimsenerek, bütün yönetim kademelerindeki yöneticilerin bütçe sürecine katılımı sağlanabilir.

• Bütçeleme süreci, otel işletmesinin hedeflerinin alt kademe yöneticilerine iletildiği bir iletişim kanalının oluşturulmasını sağlar.

• Bütçeleme gelecekte gerçekleşecek giderlerin tahmin edilmesini sağlayarak, yöneticilerin mal ve hizmet fiyatlarını ilgili giderlerle ilişki kurarak belirleyebilmelerine yardımcı olur.

• Uzun dönemli bütçe: Bir ile beş yıl arasındaki sürede stratejik hedeflerin ortaya konulduğu plandır. Uzun dönemli planlar büyüme, yeni pazarlara girme, finansman, yenilenme için mobilya veya demirbaş alımları vb. konulardaki stratejik kararları içerir.
• Kısa dönemli bütçe: Uzun dönemli bütçenin ayrıntılı uygulama programlarının yer aldığı bütçedir. İşletmenin uzun vadeli hedeflerine ulaşacak şekilde günlük, haftalık, aylık ve en çok bir yıllık hedeflerinin yer aldığı bütçedir.

• Departman bütçeleri; otel işletmesini her bir departmanın kendi gelir ve giderlerini gösteren bütçelerdir.
• Genel bütçe; departman bütçeleri, yatırım bütçesi, nakit bütçesi, tahmini bilanço, tahmini gelir tablosu vb. tüm otel işletmesi ile ilgili bütçelerin toplamından oluşur.

• Statik bütçe; belirli bir hacim düzeyi için düzenlenir.
• Esnek bütçe; değişik hacim düzeyleri için birden çok statik bütçeden oluşur. Örneğin esnek bütçede, %60, %70 ve %90 doluluk düzeyleri için satış gelir ve giderleri ayrı ayrı bütçelenir.

• Gelir bütçesi; gelir getiren departmanlardaki beklenen satış hacimlerinin düşünülen ürün fiyatları ile çarpılarak otel işletmesinin tahmini gelirlerinin belirlendiği bütçedir.
• Gider bütçesi; belirlenen satış hacimleri için gerekli girdilerin belirlenerek, bu girdilerin tahmini fiyatları ile çarpılması sonucu bulunan toplam giderleri yansıtan bütçedir.

Küçük otel işletmelerinde bütçeyi hazırlama işini ilgili yönetici ya da muhasebeci yapabilir. Bütçeleme işinin muhasebeciden istenmesinin nedenlerinden biride genel müdürden sonra işletmedeki bütün fonksiyonlardan sorumlu kişi olmasıdır.

Bütçenin kontrol aracı olarak kullanılabilmesi için hazırlanan yıllık faaliyet bütçelerinin üç aylık, aylık ve hatta haftalık alt dönemlere bölünmesi gerekmektedir. Aksi takdirde gerçekleşen sonuçlarla bütçelenen değerlerin karşılaştırılması için yıl sonunu beklemek gerekecektir.

Bütçe ister otel işletmesi sahibi, ister muhasebeci, ister bütçe komitesi tarafından hazırlansın, aşağıdaki aşamaların faaliyet bütçesi hazırlanırken takip edilmesi yerinde olacaktır:

• Bütçe ile ulaşılmak istenen amaçların belirlenmesi
• Belirlenen amaçlara ulaştıracak bütçenin yapılması
• Bütçe tasarısının düzeltilmesi
• Bütçe tasarısının yönetime sunulması, onaylanması ve uygulanması

Faaliyet bütçelerinin amacı, faaliyet giderlerinin ilgili yılın beklenen satış gelirleriyle ilişkilendirilmesidir.

Her departmanın gelir bütçesi ve gider bütçesi arasındaki farkların toplamı otel işletmesinin tahminini net faaliyet gelirini verecektir.

Otel işletmelerinin önemli ikinci gelir merkezi yiyecek ve içecek departmanıdır. Tahmini oda satış miktarı ve pansiyon durumu yiyecek ve içecek bütçesinin hazırlanmasında dikkate alınır.

Tüm departman gelir bütçeleri birleştirilerek ana faaliyet gelirleri bütçesine ulaşılır.

Yiyecek ve içecek malzeme giderleri genelde yiyecek ve içecek gelirlerinin belirli bir yüzdesi alınarak hesaplanır. Yiyecek ve içecek gelirlerine uygulanacak yüzde muhasebe departmanından elde edilir.

Genel bütçenin diğer bölümünü oluşturan mali bütçeler yatırım harcamaları bütçesi, tahmini (bütçelenmiş) nakit akım tablosu, tahmini gelir tablosu ve tahmini bilançodan oluşur.

Tahmini nakit akım tablosu otel işletmesinin bütçe dönemindeki nakit giriş ve nakit çıkışlarını gösteren bir tablodur.

Bu tablo aracılığı ile otel işletmesinin günlük faaliyetleri sırasında gelir, gider ve yatırım harcamaları nedeniyle ortaya çıkabilecek nakit eksikliklerinin nasıl giderileceği veya nakit fazlalıklarının nasıl değerlendirileceği belirlenmeye çalışılır.

Tahmini gelir tablosu bütün gelir ve gider bütçelerinin birleştirildiği ve tekdüzen hesap planına uygun bir şekilde düzenlendiği bir tablodur. 

Tüm faaliyet gelirleri, faaliyet giderleri, yatırım harcamaları bütçeleri ile tahmini nakit akım tablosu ve tahmini gelir tablosundan elde edilen verilerden yararlanılarak işletmenin dönem sonundaki varlıklarının, borçlarının ve öz kaynaklarının değerlerini gösteren tahmini bilanço hazırlanır. 

Faaliyet bütçeleri ve mali bütçelerin bir araya getirilmesi ile genel bütçe hazırlanmış olur.

Bütçe kontrolünde gerçekleşen sonuçlar bütçede öngörülen değerlerle karşılaştırıldığında üç durum ortaya çıkacaktır: Birinci durum bütçelenen ve gerçekleşen rakamların eşit veya birbirine çok yakın olma durumudur ve bütçelemenin başarısını gösterir. İkinci durum bütçelenen rakam gerçekleşenin altında kalmış ise bütçeleme açısından olumsuz bir sapma gerçekleşmiş demektir. Ancak incelenen gelir unsuru ise daha az gelir elde edilmesi nedeniyle bu sapma olumsuz, incelenen gider unsuru ise bu sapma daha az gider gerçekleştiği için olumlu olarak yorumlanacaktır. Üçüncü durum ise bütçelenmiş rakamın gerçekleşenin üstünde olmasıdır. Bu durumda da bütçe ile gerçekleşen durum arasında bir sapma olduğundan bütçeleme açısından olumsuzdur.

Bütçelenen ve gerçekleşen durumlar arasındaki sapmaların olumlu ve olumsuz olmalarına bakılmaksızın bu sapmaların neden ortaya çıktığının araştırılması ve düzeltici önlemlerin alınması gerekir. Sapma analiz olarak isimlendirilen bu çalışmada hangi nedenle kaç liralık olumlu veya olumsuz sapmanın ortaya çıktığı belirlenir.