DESTEK HİZMETLER KAVRAMI

Günümüz yönetim anlayış ında organizasyonların hem fiziksel hem de insani boyutları vardır.

Bilindiği gibi otel işletmelerinde hizmet üretimi esastır.

Bilindiği gibi otel işletmelerinde hizmet üretimi esastır. Dolayısıyla, diğer işletmelerden üretim yönüyle ayrılan otel işletmelerinin işlevleri aynı zamanda, departmanları, departmanlar arası ilişkileri, yaşanan müşteri-yoğun ilişkileri ve çalış anları yönüyle önemli farklılaşmalar gösterir.

Ancak başlangıç dönemlerinde otel işletmeleri, genel müdüre bağlı olarak çalışan konaklama ve yiyecek-içecek departmanları ve bu departmanlarda toplanmış  çok sayıda personelden oluşan bir organizasyon yapısına sahipti.

Otel müdürleri, yönetimle ilgili çeşitli işlevleri yerine getirmeye çalışırken, farklı departmanlardaki teknik düzeydeki işler hakkında da bilgi alır hatta teknik işleri kontrol ederlerdi. Dolayısıyla, teknik konularla uğraşan otel müdürlerinin personel ve müşteri ilişkilerine pek zaman ayırmaları söz konusu olmazdı (1).

Bilindiği gibi otel işletmeleri temelde konaklama ve yiyecek içecek gereksinimlerini karşılayan birimlerdir. Bu anlamda otel işletmeleri, seyahat eden insanların başta konaklama ve yeme-içme olmak üzere eğlenme ihtiyaçlarını yerine getirebilmeye dönük yapılandırılmış , personeli, mimarisi, uygulamaları ve müşteriyle olan bütün ilişkileri belli kurallara ve standartlara bağlanmış  işletmeler (4) olarak tanımlanmaktadır.

Bir başka ifadeyle, otel işletmelerini diğer işletmelerden ayıran esas işlevin konaklama ve yeme-içme hizmeti olduğu söylenebilir.

Müşterilere hoşça vakit geçirmek ve diğer otel hizmetlerinin amacına uygun olarak yerine getirilmesini sağlayan hizmetler ise yardımcı ya da destek hizmetler olarak tanımlanmaktadır.

Destek kelimesi; TDK tarafından, dayanak, üzerine bir şey oturmaya, tutturmaya yarayan araç, yardımcı, bir birlik için sağlanan yardım ve koruma olarak tanımlanmış tır (5). Destek birimler (Support, Secondary ), başlangıç dönemlerinde, gelir getirmeyen hizmet faaliyetleri olarak kabul görürken, günümüzde, işletme işlevlerini kolaylaştıran, esas işlevlere yardımcılık görevi yapan ek birimlerin ortak adı olarak tanımlanmaktadır (6). Bu tanıma benzer bir başka tanımda ise destek hizmetler; otelin müşteri servisi, üretimi ve gelirleri ile doğrudan sorumlu olmayan hizmetler olarak tanımlanmaktadır.  Bu tür hizmetler asıl hizmetin yürütülmesinde yardımcı rollere sahiptir (7). Örneğin, bir otelin restoranında çok sayıda yemek çeşidi sunulmasını sağlayan satın alma, depolama, maliyet kontrolü, halkla ilişkiler birer destek hizmetlerdir.

Asıl otel işlevlerinin kolaylaştırılması ve yerine getirilmesi ile ilgili hizmetleri yürüten destek hizmetlerinin otel işletmeleri için birçok açıdan önemli olduğu görülmektedir. Destek hizmetler otel işletmeleri için şu nedenlerden dolayı önemlidir (9):

•  Asıl işlerin daha kaliteli üretilmesi,

•  Otel hizmetlerinin çeşitlendirilmesi,

•  Esas fonksiyonların tamamlanması,

•  Esas fonksiyonların standartlara uygun yapılması,

• İşletme verimliliğinin artması,

•  Müşteri tatminin artması,

• İşletmesi imajının geliştirilmesi,

• Personel memnuniyeti,

• İşlerin daha kolay denetlenmesi,

• Yatırımın korunması,

• Müşterinin otel içerisinde hoşça vakit geçirmesi,

• Kaza, hasar, hırsızlık, yangın, sabotaj gibi istenmeyen olayların önlenmesi.

Destek hizmetlerin kapsamı ve otel organizasyonu içerisindeki yeri, otelin büyüklüğüne ve yönetim yaklaşımına göre farklılık gösterir. Destek hizmetler içerisinde hangi hizmetlerin yer alacağı, bu hizmetlerin hangi yönetim basamağına ve kime bağlanacağı otelden otele farklı uygulamalar göstermektedir.

Destek hizmetlerin yürütülmesi ile ilgili olarak uygulamada şu yöntemlere rastlanmaktadır:

•  Her bir destek hizmet ayrı ayrı otel yönetimine bağlanır,

•  Tüm destek hizmetler bir b.lüm altında toplanır ve yönetici yardımcılarından birinin sorumluluğuna verilir,

•  Kendi yöneticisi veya şefi olan ayrı bir departman kurulur.

Otel işletmelerinde destek hizmetlerin kapsamı içerisinde yer alan bazı birimlere aşağıda yer verilmektedir.

•  Ziyafet (banket) Yönetimi

•  Müşteri ilişkileri,

•  Halkla ilişkiler,

•  Güvenlik,

•  Animasyon,

•  Bütçeleme,

•  Çamaşırhane.

Otel organizasyonu için gerekli insan kaynağının sağlanması ve bu kaynaktan etkin ve verimli bir şekilde yararlanmanın yol ve yönteminin belirlenmesi ile ilgili bir çalışma alanıdır.

Bu amaçla, işgücü planlaması, işe alma, oryantasyon, eğitim, personel değerlendirme, iş değerlendirme, ücretlendirme, sosyal haklar ve personel özlük işleri gibi fonksiyonlar yerine getirilir. Küçük otel işletmelerinde personel yönetimi olarak verilen bu hizmet ayrı bir bölüm olmaktan çok muhasebe departmanı ya da destek hizmetler içerisinde yer almaktadır.

Otelin mevcut müşterileri, geçmişteki müşterileri ya da potansiyel müşterileri olan ilişkilerini kapsayan bir hizmet türüdür.

Müşteri ilişkileri yönetimi olarak sunulan bu hizmet kapsamında, mevcut müşterinin tatmin edilmesi, şikayetlerinin azaltılması, tekrar işletmeyi tercih etmelerinin sağlanması yanında, gelecekteki müşteri gruplarıyla bugünden iliş ki kurulması, geçmiş  müşterilerle ilişkilerin devam ettirilmesi, yeni hizmet türlerinin ve bölgedeki gelişmeler hakkında potansiyel ve geçmiş  müşteri gruplarına bilgi verilmesi gibi faaliyetlere yer verilir. Son yıllarda teknoloji kullanımı ağırlıklı olarak yürütülen e-müşteri ilişkiler de bu grupta yer alır. Genellikle, pazarlama bölümü altında ya da bağımsız bir birim olarak düzenlenebilir. Gelir getirmeyen, ancak müşteri ile çeşitli yöntemlerle yoğun bir bilgi akışı ile gerçekleştirilen bir hizmet çeşididir.

Otel işletmelerinde sunulan resmi ve özel yemekli organizasyonlar olarak tanımlanan ziyafet, uygulama da banket yönetimi (banquet ) olarak da adlandırılmaktadır. Geçmiş te en az 10 sıra yemekler şeklinde düzenlenen ziyafetler, günümüzde en az üç en fazla altı sıradan oluşan yiyecek ve içecek organizasyonları şeklinde yürütülmektedir. Bu kapsamda, kongre ve seminer yemekleri, kokteyl partileri, düğün, nişan ve sünnet gibi tören yemekleri, balolar, galalar, defile gösterileri, sergiler, açılış  ve ürün tanıtımları ile ilgili faaliyetler yanında, bir çok toplumsal etkinlikle ilgili yiyecek-içecek hizmetlerinin sunulması yer almaktadır.

Otel işletmesinin yürütmekte olduğu faaliyetler hakkında hedef kitleye bilgi verme olarak tanımlanan halkla ilişkiler, müşterilerden gelen tepkilerle faaliyetlerin yeniden düzenlenmesini de kapsar. Halkla ilişkiler faaliyetleri; planlanma, hedef kitleyi belirleme, hedef kitleye ulaşılacak yöntemlere karar verme, bilgi toplanma ve bilgileri değerlendirme gibi çeşitli farklı fonksiyonların bir araya getirilmesi ile yürütülür. Bu aşamada, özellikle, müşteri ile iletişim ve hedef kitlenin ilgisini, güvenini ve desteğini sağlamak öncelikli hedefler arasında yer alır (14).

Bu hizmet, otel mülkünün korunması yanında, otel içerisinde konaklayan müşterilerin ve personelin mal ve can güvenliğini tehdit eden konularla ilgili olarak önlem alma hizmetini yerine getirir. Bu amaçla, otel mülkünün, personelin ve müşterilerinin sabotaj, hırsızlık, yangın, terör, saldırı vb. olaylara karşı korunması, bu tür olaylar karşısında otel yönetiminin alacağı önlemler, izleyeceği prosedürler ve acil işlemler hakkında personele ve müşterilere bilgi verir.

Otel işletmelerinde destek hizmet niteliği taşıyan animasyon hizmetleri, cazibe, faydalılık, hoşça vakit geçirtme ve kolay elde edilebilirlik özelliklerine sahiptir. Animasyon, turistlerin günlük yaşantılarında fizyolojik, sosyolojik kültürel baskıların sonuçlarından kurtulmak amacıyla turistik seyahatleri esnasında katıldıkları boş  zaman değerlendirme etkinliklerini kapsamaktadır.