OTEL İŞLETMELERİNDE DESTEK HİZMETLERİ - Deneme Sınavı - 16

Organizasyon faaliyetleri şunlardır: Açılış törenleri, festival ve yarışmalar, ödül verilmesi ve fuarlara katılma. Doğru cevap D'dir.

Otel işletmelerinde faaliyet gelirleri, faaliyet giderleri ve yatırım harcamaları nedeniyle sürekli nakit giriş ve çıkışları olur. Tahmini nakit akım tablosu otel işletmesinin bütçe dönemindeki nakit giriş ve nakit çıkışlarını gösteren bir tablodur. Doğru cevap E'dir.

Bütçelenen hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığının tespit edilmesi sürecine bütçe kontrolü denir. Bütçe kontrolünde performans raporları kullanılır. Bütçelenen ve gerçekleşen durumlar arasındaki sapmaların olumlu ve olumsuz olmalarına bakılmaksızın bu sapmaların neden ortaya çıktığının araştırılması ve düzeltici önlemlerin alınması gerekir. Sapma analiz olarak isimlendirilen bu çalışmada hangi nedenle kaç liralık olumlu veya olumsuz sapmanın ortaya çıktığı belirlenir.  Doğru cevap D'dir.

Destek hizmetler otel işletmesinin ana faaliyet alanı dışında kalan hizmetleri kapsar ve ana faaliyetlerin yürütülmesine yardımcı olur. Bir otel işletmesinin ana faaliyet alanının yürütülebilmesi için destek hizmetlerden faydalanması mümkün değildir.

Lobicilik: İşletmenin faaliyet alanları ile ilgili olarak çıkartılacak yasa ve yönetmelikleri düzenleyen kişi ve kuruluşlarla olan ilişkileri kapsamaktadır.

BAkınız Tablo 4.1

İnandırıcılık: Bir çok halkla ilişkiler şeklindeki haberlerin ticari bir kaynaktan gelmemesi ve reklam niteliği taşımaması nedeniyle daha inandırıcı olarak algılanmaktadır.

Eylem ve İletişim: Faaliyetleri gerçekleştirmek üzere çalışacak kişi ve sorumluları belirlemek bu aşamada yapılmaktadır. Neyin, ne zaman ve nasıl yapılacağına ilişkin kararlar verilir. Yaplacak çalışmalara ilişkin bütçenin hazırlanması bu aşamada gerçekleştirilir

Planlama ve Programlama: Sorunun nasıl çözüleceğine ilişkin kararlar bu aşamada verilmektedir. Amaçlar ve hedef kitleyi belirlemek sorunun çözümlenmesinde çok önemlidir. Faaliyet ve iletişim rogramları belirlenmeli ve yapılacak çalışmaların ön değerlendirmesi yapılmalıdır.

Otel işletmelerinde, Halkla ilişkiler biriminin oluşturulmasının bir takım avantajları bulunmaktadır.
Aşağıda bu avantajlar sırlanmakatadır (Maviş, 2009, s:115);
• Halkla ilişkiler sorumlusu ve yönetim kademesi birbirini tanır,
• Halkla ilişkiler sorumlusu otelin çalışma alanı ve konusu hakkında ayrıntılı bilgiye sahiptir.
• Halkla ilişkiler sorumlusu, otel içinde iletişim ağını kolaylıkla oluşturmalı ve bilgiye en kısa
sürede ulaşabilir düzeyde olmalıdır.
• Halkla ilişkiler sorumlusu, acil durumlar karşısında hızlı ve süratli bir biçimde kararlar verebilir.
• Halkla ilişkiler sorumlusu, yönetime günlük önerilerde bulunabilecek güçlü bir konumdadır.

Sponsorluk faaliyetleri birçok büyük işletme tarafından kullanılan bir halkla ilişkiler aracıdır ve F.Buttle (1992, s:384) tarafından “İşletmelerin genellikle kendi faaliyet alanları dışında olan sportif ve sanatsal etkinliklerin finansal ve maddi olarak desteklenmesi” şeklinde tanımlamaktadır. S.Türk ve A.Güven
(2007, s:150) ise Sponsorluk kavramını, “kurumsal amaçlara ulaşabilmek için spor, sanat/kültür veya sosyal alanlarda, kişi ve ya kuruluşların maddi olarak, araç-gereç yada hizmet ile desteklenmesi ile tüm faaliyetlerin planlanması, yürütülmesi ve kontrolü” olarak tanımlamaktadır.

Sponsorluğun Pazarlama Amaçları:
• Pazarlama politikasında değişiklik oluşturmak,
• Yeni bir ürün tanıtmak,
• Ürün kullanımını desteklemek,
• Satıcıları desteklemek,
• Uluslararası pazarlama faaliyetlerine katkı sağlamak

Organizasyon Faaliyetleri
Açılış törenleri: Halkla ilişkiler sürecinde kamuoyunda iyi bir imaj yaratma üzere kullanılan yöntemlerden bir tanesi de açılış törenleridir. Ulusal ve uluslararası alanda faaliyet gösteren işletmeler tarafından yaptırılacak olan yeni projelerin ilanı basın yoluyla gerçekleştirilir. Yapılan projelerle ilgili olarak haberlerin basında yer almasından sonra, temel atma töreni gibi bilgiler sürekli olarak kamuoyu ile paylaşılır. Temel atma törenlerine hükümet yetkilileri, işadamları, basın, radyo ve televizyon kuruluşlarının yetkilileri davet edilir. Temel atma töreni sırasında açılışa katılan kişilere basın aracılığıyla teşekkür edilir bu sayede hem işletme açısından hem de halkla ilişkiler açısından önemli bir faaliyet
yerine getirilmiş olunur.

Festival ve Yarışmalar: İşletmeler günümüzde müzik, tiyatro, floklör, ses ve güzellik alanlarında yapılan yarışmalara katılırlar. İşletmelerin bulundukları bölgeye yada yöreye ait festivallere katılması Halkla ilişkiler faaliyetleri arasında yer almaktadır. İşletmeler bu tür festival ve yarışmaları kendileri
düzenleyebileceği gibi, finansmanına katkıda bulunabilirler yada organizasyon sorumluluğunu üstlenebilirler.

Ödül verilmesi: Planlı bir haber niteliği taşıyan bir başka olay yada ödül dağıtılmasıdır. Örnek vermek gerekirse; Otel işletmeleri, turizme katkı sağlayan kişi yada kuruluşlara katkılarından dolayı ödül verebilirler. Bir başka örnek vermek gerekirse, otel işletmesine müşteri getiren turizm şirketlerine ödül
verebilirler. Böyle bir ödül verme töreninin düzenlenmesi özellikle otel isminin kamuoyunda duyurulmasında çok etkilidir.

Fuarlara katılma: Planlı haber olarak nitelendirilecek bir başka faaliyette işletmelerin yurt içinde yada yurt dışındaki fuarlara katılmasıdır. Bu tür katılım haberlerinin basında yer alması halkla ilişkilerde önemli bir faaliyet olarak görülmektedir.

Tanıtım, “bir kişi, topluluk veya kurum tarafından belirlenmiş olan yöntem, teknik ve iletişim
araçlarından yararlanılarak hedef gruplar üzerinde durum veya olayın aydınlatılması süreci yada bir tutum
yada davranışa yöneltmek amacıyla yapılmış olan bilinçli bir etkinlik” şeklinde tanımlanmaktadır.
Tanıtımın etkili olabilmesi için aşağıda açıklanan ilkelere uygun olmalıdır (Maviş, 2009,s:111).

Konaklama hizmeti bir otel işletmesinin ana faaliyet alanıdır. Otel işletmelerinde destek hizmetlerin kapsamı içerisinde yer alan bazı birimlere aşağıda yer verilmektedir.

Personel yönetimi otel organizasyonu için gerekli insan kaynağının sağlanması ve bu kaynaktan etkin ve verimli bir şekilde yararlanmanın yol ve yönteminin belirlenmesi ile ilgili bir çalışma alanıdır. Bu amaçla, işgücü planlaması, işe alma, oryantasyon, eğitim, iş değerlendirme, ücretlendirme, sosyal haklar ve personel özlük işleri gibi fonksiyonlar yerine getirilir.

Banket yönetimi kapsamında otel işletmelerinde kongre ve seminer yemekleri, kokteyl partileri, düğün, nişan ve sünnet gibi tören yemekleri, balolar, galalar, defile gösterileri, sergiler, açılış ve ürün tanıtımları ile ilgili faaliyetler yanında, birçok toplumsal etkinlikle ilgili yiyecek-içecek hizmetleri yer almaktadır.

Otel işletmelerinde destek hizmet niteliği taşıyan animasyon hizmetleri, cazibe, faydalılık, hoşça vakit geçirtme ve kolay elde edilebilirlik özelliklerine sahiptir. Animasyon, turistlerin günlük yaşantılarında fizyolojik, sosyolojik kültürel baskıların sonuçlarından kurtulmak amacıyla turistik seyahatleri esnasında katıldıkları boş zaman değerlendirme etkinliklerini kapsamaktadır.

Otel işletmesinin yürütmekte olduğu faaliyetler hakkında hedef kitleye bilgi verme olarak tanımlanan halkla ilişkiler, müşterilerden gelen tepkilerle faaliyetlerin yeniden düzenlenmesini de kapsar. Halkla ilişkiler faaliyetleri; planlanma, hedef kitleyi belirleme, hedef kitleye ulaşılacak yöntemlere karar verme, bilgi toplanma ve bilgileri değerlendirme gibi çeşitli farklı fonksiyonların bir araya getirilmesi ile yürütülür. Bu aşamada, özellikle, müşteri ile iletişim ve hedef kitlenin ilgisini, güvenini ve desteğini sağlamak öncelikli hedefler arasında yer alır.

Güvenlik, otel işletmelerindeki diğer departmanlarında görevli personelin konu ile bilgilendirilmesi yanında, genellikle ayrı bir güvenlik biriminin oluşturulması ya da destek hizmetler bölümü içerinde şekillendirilmesi yoluna gidilmektedir. Yoğun teknoloji ve diğer birimlerle işbirliğine ihtiyaç olana bu çalışma alanında güvenlik sertifikası olana elemanlar çalıştırmak esastır. Güvenlik bölümü, gelir getirmeyen ancak, müşteri ilişkileri yoğun olan bir hizmet alanıdır.