ÖRGÜTLERDE İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ

Bilgi ise verinin karar vermede faydalı olacak şekilde dönüştürülmesi ve analiz edilmesiyle anlamlı hale getirilmesidir.

Bir İşletme bilgi sistemi uygulaması olarak insan kaynakları planlamasının genel amacı, ihtiyaç duyulduklarında işe alınanlar ve özellikle işletme için çalışan insan kaynağını kapsayan, ihtiyaç duyulduğu zaman doğru işlerde çalışan işgören tiplerini ve doğru sayıyı kaydetmektir. İşgücü talebiyle işgücü arzının tahmin edilmesi, İKBS sayesinde daha doğru ve daha hızlı bir şekilde yapılabilmektedir. Bununla birlikte, oldukça karmaşık olan işletme içindeki işgücü arzı tahmin tekniği olan örgütsel yedeklemenin yapılmasında İKBS’den yararlanılmaktadır.

Bilgi, İKBS tarafından sağlanıyorsa kullanıcıları tarafından değerli olan beş kritik faktör göz önüne alınmalıdır: Doğruluğu, önemliliği ve ilgililiği, kapsamlılılığı, anlaşılabilirliği ve görsel etkisi, biçiminin tutarlılığı.

Sistem genel olarak; bir sınır içerisinde, birbirleriyle etkileşim içinde bulunan ve ortak bir amaca yönelmiş olan öğeler topluluğudur. Sistem, girdileri çıktılara dönüştüren, birbirleriyle ilişkili faaliyetler ve öğelerden oluşmaktadır. Çok sayıda girdisi ya da çıktısı olabilen sistemin temel öğeleri; sistemin sınırı, çevresi, girdileri, çıktıları, arayüzü, ve geri beslemesi şeklinde sıralanabilir

Veri, olgular üzerinde yapılan gözlemler sonucunda ve bu anlamda bilginin üretildiği hammaddedir. Kullanıcılar için herhangi bir anlam ifade etmeyen olgular ve şekillerdir.

İKBS kayıtlarının güvenliğini sağlamak için işletmelerin aşağıdaki önlemleri almaları gerekmektedir ; • Bilgisayara ve veri dosyalarına girişler kontrol edilerek, İKBS’ne erişim sınırlandırılmalıdır. Veritabanlarının bulunduğu bilgisayarların yerleştirildiği binanın odaları kilitlenmelidir. • Kullanıcı kodu ve şifre kullanımı ile veritabanının farklı bölümlerine erişim izni verilmelidir. Örneğin bir yöneticinin, beceri envanterinden yararlanma yetkisi varsa şifre ve kullanıcı kodu ile ilgili bölüme erişebilir. Bunun yanında sosyal haklar veritabanındaki sağlık bilgisine erişim izni verilmeyebilir. • Kullanıcının sadece yetkisi dâhilinde kullanması gereken bilgiye erişmesine izin verilebilir. • İşletmede personel bilgisinden yararlanmanın nasıl gerçekleştiği, kimlerin yararlanabileceği gibi konularda bilgilendirici ve yönlendirici rol oynayan politika ve kurallar geliştirilebilir. • Doğruluğunu onaylamak ve gerekli olduğu takdirde düzeltmeleri yapmak için çalışanlara, personel kayıtlarını inceleme imkânı verilebilir. • Yetkisiz girişleri, sistemi bozan, çalışmasını güçleştiren hatta etkisiz bırakan virüsleri denetleyen ve engelleyen yazılımlar kullanılmalıdır.

Prosedürler, bilgi sistemini çalıştırmak için insanların kullandığı stratejiler, politikalar, metotlar, ve kurallardır.

İKBS’nin ilk özelliklerinden biri personel ve insan ihtiyaçlarını belirlemektir. Bir İşletme bilgi sistemi uygulaması olarak insan kaynakları planlamasının genel amacı, ihtiyaç duyulduklarında işe alınanlar ve özellikle işletme için çalışan insan kaynağını kapsayan, ihtiyaç duyulduğu zaman doğru işlerde çalışan işgören tiplerini ve doğru sayıyı kaydetmektir. İşgücü talebiyle işgücü arzının tahmin edilmesi, İKBS sayesinde daha doğru ve daha hızlı bir şekilde yapılabilmektedir. Bununla birlikte, oldukça karmaşık olan işletme içindeki işgücü arzı tahmin tekniği olan örgütsel yedeklemenin yapılmasında İKBS’den yararlanılmaktadır.

Özlük bilgileri: Adı, soyadı, doğum tarihi ve yeri, sicil numarasa vb.

İşletme ve çevresiyle ilgili aşağıdaki bilgilere de ihtiyaç duyulmaktadır. • İşgücü piyasasına ilişkin bilgiler: İşgücü piyasasındaki işgücüne katılım oranı, işgücünün yaş, cinsiyet, ırk, dil, din, milliyet, eğitim ve öğretim, yetenek, meslek itibariyle dağılımı ile geleceğe yönelik değişim eğilimlerine yapılan analiz sonuçları vb. • Yasal düzenlemeler: Özellikle insan kaynakları alanında karar vericileri sınırlandıran yasal zorunluluklara ilişkin bilgiler. • Rakiplerle ilgili bilgiler: Rakiplerin nicel ve nitel olarak işgücüne ilişkin bilgileri. • İş analizine ilişkin bilgiler: Özellikle iş ve işgören arasında uyumun sağlanması, bu çerçevede doğru seçim kararlarının verilebilmesi, eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi gibi amaçlarla yapılan iş analizi sonuçları • Açık pozisyon bilgileri: İş ünvanı, iş gerekleri, ücret düzeyine ilişkin bilgiler vb. • İşletme çapında devamsızlık ve personel devir oranlarına ilişkin istatistiksel bilgiler

Veri, olgular üzerinde yapılan gözlemler sonucunda ve bu anlamda bilginin üretildiği hammaddedir. Kullanıcılar için herhangi bir anlam ifade etmeyen olgular ve şekillerdir. Nesneleri, olayları ve onların özelliklerini gösteren sembollerden oluşmaktadır.

Üstbilgiye ulaşma süreci, işaretlerden başlar ve üstbilgide son bulur. Ancak unutulmamalıdır ki aslında elde edilen bu üstbilgi daha sonra başka yerlerde ve bir bütün olarak başka üstbilgilere de ışık tutacak şekilde yeniden sürece dâhil edilebilir. Bilgi ve üstbilgi arasındaki fark, üstbilgi, bilginin yorum, analiz ve olaylar, durumlar arasındaki bağlantı ile zenginleştirilmiş halidir. Üstbilgi ve bilgiyi karşılaştırdığımızda, üstbilginin kişi için öznel olduğu ve bunu içselleştirmeye eğilim gösterdiği, bilgi ve veri kavramlarının da genel kaldığı söylenebilir.

Araştırma geliştirmeyi desteklemez

İKBS kayıtlarının güvenliğini sağlamak için işletmelerin aşağıdaki önlemleri almaları gerekmektedir • Bilgisayara ve veri dosyalarına girişler kontrol edilerek, İKBS’ne erişim sınırlandırılmalıdır. Veritabanlarının bulunduğu bilgisayarların yerleştirildiği binanın odaları kilitlenmelidir. • Kullanıcı kodu ve şifre kullanımı ile veritabanının farklı bölümlerine erişim izni verilmelidir. Örneğin bir yöneticinin, beceri envanterinden yararlanma yetkisi varsa şifre ve kullanıcı kodu ile ilgili bölüme erişebilir. Bunun yanında sosyal haklar veritabanındaki sağlık bilgisine erişim izni verilmeyebilir. • Kullanıcının sadece yetkisi dâhilinde kullanması gereken bilgiye erişmesine izin verilebilir. • İşletmede personel bilgisinden yararlanmanın nasıl gerçekleştiği, kimlerin yararlanabileceği gibi konularda bilgilendirici ve yönlendirici rol oynayan politika ve kurallar geliştirilebilir. • Doğruluğunu onaylamak ve gerekli olduğu takdirde düzeltmeleri yapmak için çalışanlara, personel kayıtlarını inceleme imkânı verilebilir. • Yetkisiz girişleri, sistemi bozan, çalışmasını güçleştiren hatta etkisiz bırakan virüsleri denetleyen ve engelleyen yazılımlar kullanılmalıdır.

İKBS tarafından sağlanıyorsa kullanıcıları tarafından değerli olan beş kritik faktör göz önüne alınmalıdır: Doğruluğu, önemliliği ve ilgililiği, kapsamlılılığı, anlaşılabilirliği ve görsel etkisi, biçiminin tutarlılığı.

KBS’nin amaçları şöyle sıralanabilir (Sabuncuoğlu, 2011, s.344). • Çalışanın yeteneklerini yöneticinin ihtiyaçlarıyla uyumlu hale getirerek örgütsel esnekliği sağlamak, • İşletmenin tüm prosedür ve yapılarını kaydetmek üzere bunlardan herkesin haberdar olmasını sağlamak, • Toplam kalite felsefesi çerçevesinde çalışanların karar süreçlerine daha çok katkıda bulunmalarını sağlamak, • Çalışanlar ait bilgilerin güncel tutulması sağlanarak, kişilerin kendi bilgilerinde gerçekleşen değişiklikler sonucunda sahip olabilecekleri hakların zamanında uygulamaya geçirilmesine imkân vermek, • Dünyanın farklı yerlerinde faaliyet gösteren çok uluslu işletmelerin aynı sistemi kullanarak, farklı kültür ve becerilere sahip çalışanları arasında karşılaştırma yapmak ve evrensel bir tarzda yönetmek, • Boş pozisyon tanımlarıyla başlayan ve seçilen kişinin işe yerleştirilmesine kadar devam eden süreçleri etkin bir biçimde yönetmek, • Personelin sağlık durumunu izleyerek bunlara ilişkin yönetim kararlarını hızlı bir şekilde almak, • Personel eğitimlerini, iş tanımlarına ve personelin yetkinlik/beceri gereksinimlerine göre planlamak ve bütçelemek