ÖRGÜTLERDE İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ

İş analizlerinin rutin bir işlev olması ise analiz edilen verilerin sürekli güncellenmesi gereğinden kaynaklanır. İş analizleri bir kez yapılıp sistemde ya da dosyalarda unutulacak çalışmalar değildir. Zaman içinde yapılan işlerin nitelikleri, görev tanımları, gerekleri ve çevresel koşulları değişir. Hatta kimi işler kalkar yerine başka işler gelir. Yönetici olarak alacağınız her kararda yararlandığınız verinin sağlıklı olduğundan emin olmanız gerekir. Aksi halde hata yapma olasalığınız artacaktır. Bu nedenle iş analizlerinin belirli dönemlerde ya da işlerde değişmeler gözlendikçe güncellenmesi gerekir.

İş analizi kavramındaki “iş” sözcüğünü, mal veya hizmet üretmek amacıyla ortaya konan bedensel ve düşünsel çabalar olarak tanımlayabiliriz. “Görev” ise önceden tanımlanmış, sıralanmış, birbirini tamamlayan, tekrarlı, bedensel ve düşünsel çabalardır. İş, görevlerin bir araya gelmesi ile oluşur. Kısaca İş’i bir görevler bütünü olarak ifade etmek mümkündür. “Pozisyon” sözcüğü işin organizasyon şemasındaki yerini; yani bulunduğu hiyerarşik düzeyi; o düzeyin gerektirdiği sorumlulukları ve işi yapana getirdiği ayrıcalıkları vurgular. Pozisyon kavramı içinde hem iş hem de o işi yapacak kişi veya kişilerin üstlendikleri sorumluluklar ve ayrıcalıklar yer alır. İş bir veya birden fazla çalışan tarafından yapılabilir. Aynı iş birden fazla çalışan tarafından yapılıyorsa, bu kişiler aynı pozisyonda demektir.

İnsan kaynakları birimi işlevlerin tümünde (işe alma, performans değerleme, ücretlendirme, kariyer yönetimi vb.) iş analizi verilerden önemli ölçüde yararlanır. İşletmelerde iş analizi verilerinden yararlanan diğer kişi ve gruplar ise şöyle sıralanabilir:

• Birim yöneticileri

• Nezaretçiler (İlk amirler)

• Yetkili sendika temsilcileri

• İşi yapan personel

İş analizi verilerinin başlıca kullanım alanları şunlardır:

• Gelecekteki işgücünün sayı ve nitelik olarak planlanmasında

• İşe alınacak personelde aranması gerekli olan niteliklerin belirlenmesinde

• Yeni alınan personelin bilgi, beceri ve yeteneklerine uygun işlere yerleştirilmesinde

• Personel yükseltimlerinde, rotasyon ve atama kararlarında

• Personelin eğitim ihtiyacını belirlenmesinde

• Eğitim ve geliştirme programlarının hazırlanmasında

• Kariyer planlarının oluşturulmasında

• Performans değerleme standartlarının belirlenmesinde

• İş değerlendirmesi ve ücret sisteminin oluşturulmasında

• Teşvik ve ödül sisteminin kurulmasında

• Üretim hattında peronelin verimini artıracak düzenlemelerin yapılmasında

• Disiplin kurallarının hazırlanmasında

• İşçi sağlığı ve iş güvenliği konusunda gerekli tedbirlerin alınmasında

• İşçi-işveren anlaşmazlıklarının çözümünde

İş analizinin teknik bir konu olması, sağlıklı ve güncel bilgiler içermesi zorunluluğu bu çalışmayı gerçekleştirecek kişilerin özenle seçilmesini gerektirir. İş analizleri geniş kapsamlı ve zaman alıcı çalışmalardır. Tek bir kişi tarafından gerçekleştirilmesi oldukça zordur. Bu nedenle bir çalışma grubu oluşturmak gerekir.İş analizlerini yapan kişilere “iş analisti” denir. İş analistlerinin konuyla ilgili belli bir bilgi birikimine, deneyime, analiz yeteneğine ve iletişim kurabilme becerisine sahip olması gerekir. İşletme içinde gerekli niteliklere sahip personel varsa grup işletme içinden oluşturulmalıdır. Bu durum iş analizinin daha az maliyetle, kurum kültürüne sahip, çevreyi ve iş arkadaşlarını tanıyan, yapılan işler hakkında bilgi sahibi olan kişiler tarafından gerçekleştirilmesini sağlar. İşletme içinde iş analizi çalışmalarını yürütecek niteliklere sahip yeterli sayıda kişi yoksa, iş analizi işletme dışından eğitim ve danışmanlık firmalarına yaptırılabilir. Ancak bu durumda işletme yetiştirme amaçlı olarak kendi personelinin de grup içinde yer almasını sağlamalıdır.

Bu grupta analiz edilen işin en iyi biçimde yerine getirilebilmesi için, işi yapacak personelde bulunması gerekli olan nitelikler araştırılır. Genelde şu sorulara yanıt aranır:

• İş ne tür fiziksel çaba (yürüme, koşma, tırmanma, zıplama, oturma, kalkma, taşıma vb) gerektiyor?

• İş ne tür düşünsel çaba (Okuma, yazma, hesap yapma, anlatma, ifade etme, karar verme vb) gerektiyor?

• İşi yapabilmek için gerekli eğitim düzeyi ve deneyim ne olmalıdır? • İş hangi konularda hizmet içi eğitim almış olmayı gerektiriyor?

• Yabancı dil bilgisi gerekli midir?

• Gerekli ise düzeyi ne olmalıdır?

Analiz edilecek işlerin belirlenmesini zorlaştıracak temel faktörler şöyle sıraralanabilir:

• Teknoloji değişimi: İşletmelerde teknoloji değişimi büyük ölçüde yeni işlerin ortaya çıkmasına, eski işlerin kaldırılmasına ya da değişimine yol açar. Bu durum işletme genelinde tüm işlerin yeniden tanımlanması gereğini doğurur.

• İş analizlerinin ilk kez yapılıyor olması: İşletmede önceden yapılmış iş analizleri varsa bu analizlerden elde edilecek bilgiler güncel olmasa bile analiz edilecek işlerin belirlenmesinde yol gösterici olacaktır.

• Büyüme sürecinde reorganizasyon (yeniden örgütlenme) çalışmalarının yapılmaması: İşletmelerin yeni pazarlara açılması, yeni ürünlere yönelmesi, yeni yatırımlara kalkışması gibi kararları büyüme göstergeleridir. Büyüme, yeniden örgütlenme gereksinimi doğurur. Çünkü büyüme yeni işler, pozisyonlar, görevler ve sorumluluklar anlamına gelir. İşletme büyüme sürecinde bilimsel anlamda yeniden yapılanmamış ise iş analizi çalışmaları zora girecektir.

• Kurumsallaşmada yetersiz kalınması: Kurumsallaşma; işletmenin faaliyetlerini kişilerin varlığına bağımlı olmadan sürdürebilmesini ve geliştirebilmesini sağlayan bir yapı oluşturması olarak tanımlanabilir. Kurumsal bir işletmede paydaşlarla iletişim bireysellikten uzak, önceden tanımlanmış politika, prosedür, kural ve düzenlemeler çerçevesinde yürütülür. Kurumsallaşma sürecini tamamlayamamış işetmelerde analiz edilecek işlerin belirlenmesinde standartlaştırılmış verilere ulaşmakta zorluk yaşanacaktır.

Analiz edilecek işlerle ilgili verilerin toplanmasında izlenecek yöntemin seçiminde üç temel kriterin dikkate alınması gerekir. Bunlar; sağlıklı veri, en az zaman ve en düşük maliyettir. Ancak öncelikli kriter “sağlıklı veri” elde etmek olmalıdır. Aksi halde yapılan çalışma bir fayda sağlamayacaktır.

İşin kimliği: İş tanımının ilk bölümünden işin kimliği ve tüm örgüt yapısı içerisindeki yeri ortaya konur. Bu bölümde başlıca şu bilgilere yer verilir:

• Tarih: Tanımı kullanan kişiye iş tanımının yaşını gösterir. İş tanımı eskidikçe verilerin güncelliği sorun olabilir.

• İşin kod’u: Tanımı yapılan her iş; numara, harf veya her ikisi de kullanılarak kodlanır. Kod’lar işlerin tanımlanmasını, sınıflandırılmasını ve karşılaştırılmasını kolaylaştırırlar.

• Tanımı yapan kişi: İş tanımını hazırlayan kişinin kimliğinin verilmesindeki amaç tanımın sorumlusunu belirlemektir.

• İşin bağlı olduğu birim ve yönetici: İşin yapıldığı yerin belirlenmesine ve işin örgüt yapısı içerisindeki konumun saptanmasına yardımcı olur.

• İşin Düzeyi: işin diğer işlere kıyasla önem derecesini vurgular.

• İşin özeti: Özet, metin biçiminde kaleme alınır. İşin amacı ve kapsamı bir kaç cümle ile açıklanır. İşi oluşturan temel nitelikteki görevler özet içinde yer alabilir

İşin Kimliği: Tıpkı iş tanım formlarında olduğu gibi iş gerekleri formunda da bu bölümde işin kimliğini ve işin örgüt yapısı içerisindeki yerini ortaya koyan bilgiler yer alır.

Yetenek Gerekleri: Yetenek, kendisinden bekleneni en iyi biçimde yerine getirme becerisi olarak tanımlanabilir. Formun bu bölümünde işin başarılı bir biçimde yerine getirilebilmesi için personelde bulunması gereken yetenek ve kazanımlar ifade edilir. Eğitim düzeyi, deneyim, yabancı dil, mesleki bilgi, Pratiklik, girişkenlik, kolay iletişim kurma, mekanik algılama, el-göz uyumu vb.

Çaba Gerekleri: Çaba, bir işin başarılı bir biçimde yerine getirilebilmesi için ortaya konan güç olarak ifade edilebilir. Harcanan güç fiziksel veya düşünsel nitelikte olabilir. Bir iş sadece kas gücüyle ya da sadece düşünsel güçle yerine getirilmez. Her ikisine de gereksinim duyulur. Ancak kullanım oranları değişir. Fiziksel çaba kas gücüne dayanır. İşi oluşturan görevlerin yapılış biçimi (ağır yük kaldırma, taşıma, yükleme, itme, kazma, koşma, tırmanma, çekme vb) bu gücün kullanım yoğunluğunu ortaya koyar. Düşünsel çaba beyin gücüne dayanır. İşi oluşturan görevlerin yapılış biçimi (hesap yapma, yazma, çizme, okuma, sunma, açıklama, planlama, örgütleme, denetleme, yönlendirme, birleştirme, ayrıştırma vb) düşünsel çabanın kullanım yoğunluğunu ortaya koyar.

Çalışma Koşulları: İşin çalışma koşullarının incelenmesi, işin yapılması sırasında doğabilecek tehlikelerin ve işgören sağlığını tehdit edici unsurların belirlenmesi, işin zorluk düzeyinin saptanması, iş için gerekli olan özel yeteneklerin ortaya konması amacıyla yapılır.