ÖRGÜTLERDE İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ

İşi oluşturan unsurlar: İşin kimliği, ne tür görevlerlerden oluştuğu, iş yapılırken kullanılan materyal, işi yapanda bulunması gerekli nitelikler, işin yapıldığı fiziksel ortamın özellikleri, işin taşıdığı sağlık ve güvenlik riskleri vb.

İşletmelerde mevcut iş analizi verilerinin güncellenmesini tetikleyen temel faktörler şöyle sıralanabilir:

• Ekonomik değişiklikler

• Yasal değişiklikler

• Çevresel değişiklikler

• Yeniden örgütlenme

• Teknolojik değişiklikler

• Ürün değişiklikleri

• Yeni pazarlar

• Birleşmeler ve ayrılmalar.

İş gerekleri kapsamında yer alan bölümler ş öyle sıralanabilir: İşin Kimliği, Yetenek Gerekleri, Çaba Gerekleri ve Çalışma Koşulları.

İş analizlerinin etkinlik ve verimliliğini artıran unsurlar:

• İş analizi yapacak kişiler eğitimli ve deneyimli olmalıdır

• Bilgisine başvurulacak personel özenle seçilmeli ve bilinçlendirilmelidir

• Personel için uygun olan bir zamanda veri toplanmalıdır

• Personele yeterli bir süre tanınmalıdır

• Çalışanlar analiz sürecinin tüm aşamalarına katkı vermelidir

İşletmelerde mevcut iş analizi verilerinin güncellenmesini tetikleyen temel faktörler:

• Ekonomik değişiklikler

• Yasal değişiklikler

• Çevresel değişiklikler

• Yeniden örgütlenme

• Teknolojik değişiklikler

• Ürün değişiklikleri

• Yeni pazarlar

• Birleşmeler ve ayrılmalar

İşin kimliği bölümünde başlıca şu bilgilere yer verilir:

• Tarih

• İşin kodu

• Tanımı yapan kişi

• İşin bağlı olduğu birim ve yönetici

• İşin Düzeyi

İş analizi; işletmede yapılan işlerle ilgili ayrıntılı bilgilerin toplanması, değerlendirilmesi ve belirli amaçlara hizmet edecek şekilde biçimlendirilmesi çalışmalarını içerir.

İş analizlerinin etkinlik ve verimliliğini artıran unsurlar:

• İş analizi yapacak kişiler eğitimli ve deneyimli olmalıdır

• Bilgisine başvurulacak personel özenle seçilmeli ve bilinçlendirilmelidir

• Personel için uygun olan bir zamanda veri toplanmalıdır

• Personele yeterli bir süre tanınmalıdır

• Çalışanlar analiz sürecinin tüm aşamalarına katkı vermelidir

İşin kimliği bölümünde başlıca şu bilgilere yer verilir:

• Tarih

• İşin kodu

• Tanımı yapan kişi

• İşin bağlı olduğu birim ve yönetici

• İşin Düzeyi

Görev; önceden tanımlanmış, sıralanmış, birbirini tamamlayan, tekrarlı, bedensel ve düşünsel çabalardır.

Bu nedenle işi analiz eden kişi (iş analisti) iş hakkında bilgi toplarken kendisine şu
soruları sorar:
• Nasıl yapılıyor?
• Ne tür yardımcı araçlar kullanılıyor?
• Hangi çıktılar sağlanıyor?
• Ne tür bilgi, yetenek ve deneyim gerekiyor?
• Hangi koşullarda yapılıyor?

Doğru cevap C şıkkıdır.

İş analizi verilerinin başlıca kullanım alanları şunlardır:
• Gelecekteki işgücünün sayı ve nitelik olarak planlanmasında
• İşe alınacak personelde aranması gerekli olan niteliklerin belirlenmesinde
• Yeni alınan personelin bilgi, beceri ve yeteneklerine uygun işlere yerleştirilmesinde
• Personel yükseltimlerinde, rotasyon ve atama kararlarında
• Personelin eğitim ihtiyacını belirlenmesinde
• Eğitim ve geliştirme programlarının hazırlanmasında
• Kariyer planlarının oluşturulmasında
• Performans değerleme standartlarının belirlenmesinde
• İş değerlendirmesi ve ücret sisteminin oluşturulmasında
• Teşvik ve ödül sisteminin kurulmasında
• Üretim hattında peronelin verimini artıracak düzenlemelerin yapılmasında
• Disiplin kurallarının hazırlanmasında
• İşçi sağlığı ve iş güvenliği konusunda gerekli tedbirlerin alınmasında
• İşçi-işveren anlaşmazlıklarının çözümünde

Doğru cevap E şıkkıdır.

Görev ve Sorumluluklar
İşi oluşturan görevler ve sorumluluklar belirlenirken genelde şu sorulara yanıt aranır:
• Analiz edilen iş nereden aktarılıyor?
• İş ne tür görevlerden oluşuyor?
• Temel nitelikte görevler hangileridir?
• Hangi görevler sürekli, peryodik ve yılda bir defa yerine getiriliyor?
• Bu görevler yapılırken hangi yöntem kullanılıyor?
• Ne tür araç, gereç, makina, donanım ve malzeme kullanılıyor?
• Görevler ne tür sorumluluklar içeriyor?
• Hangi görev, personelin zamanının yaklaşık yüzde kaçını alıyor?
• Sonuçta nasıl bir ürün oluşuyor?
• Biten iş nereye aktarılıyor?

Doğru cevap A şıkkıdır.

Analiz edilecek işlerin belirlenmesinde ve sınıflandırılmasında işletme içinden bazı
kişilerden ve yazılı materyalden yararlanılabilir. Bunlar şöyle sıralanabilir.

• Daha önceden yapılmış iş analizi verileri
• Mevcut organizasyon şemaları
• Çalışma defterleri
• Üretim kayıtları
• Nezaretçilerin (ilk amirlerin) görüşleri
• Birim yöneticilerinin görüşleri
• Çalışanların görüşleri

Doğru cevap E şıkkıdır.

VERİ TOPLAMA YÖNTEMİNİN BELİRLENMESİ
Analiz edilecek işlerle ilgili verilerin toplanmasında izlenecek yöntemin seçiminde üç
temel kriterin dikkate alınması gerekir. Bunlar; sağlıklı veri, en az zaman ve en düşük
maliyettir. Ancak öncelikli kriter “sağlıklı veri” elde etmek olmalıdır. Aksi halde yapılan
çalışma bir fayda sağlamayacaktır. İş analizi çalışmalarında kullanılan başlıca veri toplama
yöntemleri şöyle açıklanabilir:

Görüşme
İş hakkında veri almak için işi yapan personel ve personelin bağlı olduğu ilk yönetici ile
yüz yüze görüşmeler yapmak doğru ve güncel veri toplamanın en kesin yoludur. Ancak,
bu yöntemin oldukça yavaş ve maliyetli olduğu dikkatlerden kaçmamalıdır. Zaman kaybını azaltmak amacıyla çok sayıda görüşmeci ile çalışmak maliyeti artırıcı bir unsurdur.
Görüşme yönteminde analist görüşmeyi doğaçlama ya da önceden hazırlanmış temel
nitelikte sorulardan oluşan bir kontrol listesi yardımıyla yapar. Doğaçlama görüşme; görüşmenin zaman zaman amaç dışına çıkması, gereksiz süre kaybına neden olması ve elde
edilen verilerin diğer iş verileriyle karşılaştırılmasnda yaşanan güçlükler nedeniyle genelde önerilmez.
Kontrol listesi yardımıyla görüşme, uygulamada sıkça kullanılan bir yöntemdir. Görüşme sırasında analist, kontrol listesinde yer alan tüm soruları personele sorar. Gerektiğinde
ilave sorularla iş hakkında kesin ve doğru veriler elde etmeye çalışır. Yöntemin en avantajlı
yanı taraflara yeterince anlaşılamayan sorulara yönelik açıklama olanağı vermesidir.
Gözlem
Gözlem, analiz edilen işi yapan personeli, belirli mesafeden, yaptığı işe karışmadan ve
kendisine soru sormadan izlemektir. Gözlem öncesinde personel konu hakkında bilgilendirilmelidir. Gözlem dijital kameralar yardımıyla da yapılabilir. Tıpkı görüşme gibi gözlem de zaman alıcı ve yüksek maliyetli bir yöntemdir. Bilindiği gibi işi oluşturan görevler
arasında temel ve yardımcı nitelikte görevler, sürekli yapılan, arada bir yapılan veya yılda
bir defa yapılan görevler olabilir. Gözlem sırasında o işi oluşturan tüm görevlerin yerine
getirilmemesi durumunda elde edilen veriler sağlıklı olmayacaktır. Ancak işin yapıldığı
fiziksel koşulların belirlenmesinde gözlem yöntemi daha sağlıklı sonuçlar verecektir.

Anket
Bu yöntemde personelden yaptığı işin özelliklerini belirlemeye yarıyan sorulardan oluşmuş bir anket formunu (Şekil 2.1) cevaplaması istenir. Anketin doldurulması için personele yapılan işin yoğunluğu dikkate alınarak makul bir süre tanınır. Gerektiğinde ya
da zaman sorunu olmadığında analist formun doldurulmasında personele yardımcı olabilir. Personelin doldurduğu formun bağlı olduğu ilk amir tarafından kontrol edilmesi
ve onaylanması istenir. Analiz edilecek çok sayıda işin olduğu ya da coğrafi temele göre
örgütlenmiş işletmelerde anket yöntemi hızlı, pratik ve düşük maliyetli olması nedeniyle
önerilir. Ancak formda yer alan soruların tam olarak anlaşılamaması, sorulara yetersiz
veya abartılı yanıtlar verilmesi yöntemin sakıncalı yanlarını oluşturur.
Analiz edilecek işler hakkında kıyaslama yapabilmek ve sistematik çalışabilmek amacıyla hazırlanan anket formunun analiz edilecek tüm işlere uygulanması gerekir. Bu gereklilik analizlerde tek bir soru formu kullanılacağı anlamına gelmez. İşletmede yapılan
işleri gruplandırmak ve her grup için ayrı bir soru formu hazırlamak sağlıklı verilere ulaşılmasını kolaylaştıracaktır. Örneğin analiz edilecek işler yönetsel, teknik ve büro olarak
gruplandırılıp, her bir grup için, işin genel özellikleri dikkate alınarak, farklı anket formları düzenlenebilir.
Çalışma Kayıtlarını İnceleme
İşletmelerde yapılan işler denetim amacıyla günlük olarak kayıt altına alınır. Bu kayıtlar
düzenli olarak tutulmuşsa analistler açısından önemli bir veri kaynağı olabilir. Özellikle
analiz edilecek işleri belirleme, işlerin akış yönünü saptama ve işi oluşturan görevleri kendi içinde yorumlamada yararlı olur.
Yöntemlerin Birlikte Kullanımı
“Doğru ve güncel iş verileri elde edebilmek için hangi yöntemi kullanmalıyız?” Sorusunun net bir yanıtı yoktur. İşletmenin kültürü, kurumsallaşma düzeyi, insan kaynakları
profili, örgüt yapısı, analiz edilecek iş sayısı ve özellikleri, iş yoğunluğu gibi faktörler yöntem seçimini doğrudan etkiler. Genelde tek bir yöntem yerine bir kaç yöntem birlikte
uygulanır. Örneğin gözlem-görüşme, anket–görüşme ya da anket-gözlem yöntemleri çoğunlukla birlikte kullanılır.

Doğru cevap B şıkkıdır.

Verilerin Güncellenmesi
Daha önce de kısmen değinildiği gibi iş analizleri bir kez yapılan ve yıllarca kullanılan
çalışmalar değildir. İş analizi verilerinin belirli dönemlerde ya da değişiklik gözlendikçe
güncellenmesi gerekir. Çünkü, işler değişir. İşler nasıl değişir? Bu soruya yanıt verebilmek
için işi oluşturan temel grupları hatırlamak gerekir. Bunlar işin kimliği, işi oluşturan görev ve sorumluluklar, işi yapacak personelde bulunması gerekli olan nitelikler (bireysel
gerekler) ve çalışma koşullarıdır. Bir işin değişmesi için bu grupların tümünde değişiklik
olması gerekmez. Örneğin, sadece çalışma koşullarında yaşanan küçük bir değişim bile
ilgili verinin değiştirilmesi gereğini doğurur. Güncelleme zamanında yapılmaz ise bir süre
sonra deyim yerinde ise ipin ucu kaçar ve iş analizi verileri kullanılamaz hale gelir. İş analizi verilerinin güncellenmesi konusunda işletmede bir bilgi akış sistemi oluşturulmalı ve
İnsan Kaynakları Birimi güncelleme çalışmalarını üstlenmelidir.
İşletmelerde mevcut iş analizi verilerinin güncellenmesini tetikleyen temel faktörler
şöyle sıralanabilir:
• Ekonomik değişiklikler
• Yasal değişiklikler
• Çevresel değişiklikler
• Yeniden örgütlenme
• Teknolojik değişiklikler
• Ürün değişiklikleri
• Yeni pazarlar
• Birleşmeler ve ayrılmalar

Doğru cevap A şıkkıdır.

İş Tanımları
İş tanımları iş analizi çalışmalarının bir uzantısıdır. İş tanımlarının veri kaynağı iş analizleridir. İş analizi yapmadan iş tanımı hazırlamak olanaksızdır. İş analizi işlerle ilgili verileri
toplayan bir mekanizma, iş tanımı ise toplanan verileri sistematik ve bilinçli bir biçimde
sunan bir tekniktir.
İş tanımlarının amacı, işletme içinde yapılan her işi bir tablo gibi kısa, öz, doğru ve
güncel olarak yansıtmaktır. İş tanımları analiz edilen işin profilini çıkarır. İş tanımları olmasaydı iş hakkında bilgilere ihtiyaç duyan kişiler iş analizinin ortaya koyduğu kapsamlı
veri birikimi içinden işlerine yarayanları ayıklamak zorunda kalacaklardı. İş tanımları işletme içinde yapılan işlerin belirli bir format altında ve sistematik bir biçimde sunulmasını
sağlar. İş tanımları genelde tek sayfalık formlar biçiminde hazırlanır. Her işletmenin iş
tanım formu bir diğerinden biçim ve içerik açısından farklı olabilir. Ancak, kendi içerisinde tutarlıdırlar.

Doğru cevap C şıkkıdır.

İş gerekleri ile iş tanımlarının benzer yönleri, her ikisinin de iş analizi bilgilerinden
düzenlenmesi ve formlar halinde biçimlendirilmesidir. Farklı yönleri ise işe bakış açılarıdır. İş tanımları, işi bir bütün olarak ele alır ve işin nasıl yapıldığını ortaya koyar.

Doğru cevap D şıkkıdır.

İş gerekleri, ele alınan
işin, normal düzeyde yerine getirilebilmesi için, o işi yapacak personelde bulunması
gerekli nitelikleri araştırır. Bu araştırma sonucunda ortaya çıkan veriler iş gereklerini
oluşturur. Eğitim, öğretim, deneyim, fiziksel nitelikler ve düşünsel nitelikler işin temel
gereklerini oluştururlar. İş gerekleri formunda da iş tanımlarında olduğu gibi işin kimliği
ve çalışma koşulları yer alır, ancak işi oluşturan görevler bölümü yer almaz. İş tanımları
işi oluşturan görevler üzerinde yoğunlaşırken, iş gerekleri çalışma koşulları ve nitelikler
üzerinde yoğunlaşır.

Doğru cevap B şıkkıdır.

İş Tanımları ve İş Gereklerinin Kullanım Alanları
Bilindiği gibi iş tanımlarının ve iş gereklerinin veri kaynağı iş analizleridir. Bu nedenle
yukarıda açıklanan iş analizlerinin kullanım alanları iş tanımları ve iş gerekleri için de
geçerlidir. İş tanımlarının ve iş gereklerinin diğer kullanım alanları ise şunlardır:
• Personeli iş hakkında bilinçlendirmek. İş tanımlarından, daha tanımların hazırlık aşamasında yararlanmak mümkündür. İş tanımları hazırlanırken tüm personelin iş tanımlarına ilişkin görüş ve önerilerini almak onların yaptığı işin bilincine
varmalarını sağlayacaktır. Personelin iş tanımlarına katkısı yalnız hazırlık aşamasında olmamalı tanımların güncelleştirilmesi çalışmalarında da destek vermesi
sağlanmalıdır. Böylece personel yaptığı işin tüm örgüte katkısını ve kendisinin bu
katkıdaki rolünü algılamış olacaktır.
• Örgüt bilinci oluşturmak. Genelde çalışanların işletme algıları çalıştıkları birim
ve yaptıkları iş boyutundadır. Deyim yerindeyse ormanın tümü görünmez sadece
ağaçlar algılanır. Diğer iş tanımları çalışanın işletme genelinde yapılan işlerin önemini ve bu işi yapan arkadaşlarının rolünü anlamasını sağlar.
• Verimlilik açısından yeniden ele alınması gereken noktaları saptamak. Rekabette üstün olmanın yolu verimlilikten geçer. İşletmelerde daha verimli olabilme
arayışını sürekli kılmak gerekir. Verimliliği artırma çabalarında iş tanımları önemli
bir veri kaynağıdır. Örneğin, iş tanımlarda, işi oluşturan temel nitelilikteki görevler
ve yaklaşık yapılış süreleri belirlenmişse, verimlilik çabalarının öncelikle bu görevler üzerinde yoğunlaştırılması gereği ortaya çıkacaktır.
• Personele sağlanacak ücret dışı hakları belirlemek. İşin yapısına uygun hak ve
ödemelerde bulunmak verimliliği arttırıcı bir unsurdur. İşletme içi ücret adaleti
sağlamak için yapılan işlerin zorluk sırasını dikkate alan bir ödeme sistemi oluşturmak gerekir. Personele verilecek ücret dışı hakların belirlenmesi konusunda iş
gerekleri önemli bir veri kaynağıdır. İşletme içinde öyle işler vardır ki bu işleri yapan personele bir takım haklar vermek gerekir. Örneğin, iş sağlıksız bir çevrede,
sosyal açıdan olumsuz bir ortamda ve veya aşırı stres altında yapılıyor olabilir. Bu
durumda işi yapana, daha uzun tatil imkanı sağlamak ya da daha kısa çalışma süreleri belirlemek gibi ayrıcalıklar tanınabilir.
• Disiplin kararlarına dayanak oluşturmak. İş tanımları ve iş gerekleri insan kaynakları birimi ve sendika temsilcileri için neredeyse bir rehber niteliğindedir. Özellikle personel disiplinine yönelik anlaşmazlıklarda iki taraf için temel bir dayanak
noktası oluşturur.
• Referanslara dayanak oluşturmak. İş tanımları ve iş gerekleri işten ayrılan personele yazılı veya sözlü referans sağlamada, personelin yetenek ve becerilerini tanımlamada ve özgeçmiş bilgilerini oluşturmada somut bir göstergedir.

Doğru cevap D şıkkıdır.