ÖRGÜTLERDE İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 9

Planlamanın özellikleri: • Planlama bir seçim ve tercih sürecidir. Bu seçim ve tercihi en uygun şekilde gerçekleştirmek için gerekli bilgileri araştırma yoluyla toplamamız gerekir. • Planlama bir karar sürecidir. Planlama ile elde edilen verilerin değerlendirilmesi ile çıkan alternatifler hakkında en uygununun seçileceği yönde karar vermek gerekir. • Planlama geleceğe dönüktür. Belirli bir zamanı gerekli kılan planlama geleceğin kestirilmesi çabasını gerektirdiğinden, bu tahminin isabetli olması büyük önem taşır. Önemli olan yarın ne yapılacağı değil, belirsizliklerle dolu olan yarında istenilen şeyin olmasını sağlamak için bugün ne yapılması gerektiğidir. • Planlama kapsamlı ve devamlı bir faaliyettir. Planlama tüm yönetim basamaklarını ve yöneticileri kapsar. Üst yönetim stratejik planı yaparken, orta ve alt yönetim kademeleri taktik ve operasyonel planlarıyla ilgilenirler. Ayrıca planlama devalı olarak yapılan ve sona ermeyen bir faaliyettir. Ancak gerektiği zaman değişiklikler yapmak gerekebilir. • Planlama faaliyeti üç alan üzerinde odaklanılmaktadır: • İşletmenin sahip olduğu kaynaklar (fiziksel kaynaklar, finansal kaynaklar, insan kaynağı, bilgi kaynakları) • İş sürecinin yapısı ve önemi • Kısmen teknolojik, ticari, finansal ve diğer koşullara bağlı olan geleceğe ilişkin eğilimler.

Bir örgüt insan kaynakları planlamasını tam anlamıyla yapmaya yeni başlıyorlarsa öncelikle kısa dönemli planlar yapabilirler.

Geleneksel insan kaynakları planları insan kaynakları bölümleri tarafından başlatılır ve yönetilir. Oysa ki insan kaynakları planlama için tüm bölümlerden bilgiye ihtiyaç vardır. İleride göreceğimiz bazı planlama yöntemleri, bölüm yöneticilerinin katılımına göreceli olarak daha fazla ihtiyaç duymaktadır. Açıktır ki insan kaynakları planlamanın her adımı insan kaynakları personelinin ve örgütdaki diğer bölüm yöneticilerinin ortak çabasıyla gerçekleşecektir. İnsan kaynakları personelinin öncelikli rolü süreci koordine etme, gözlemleme ve sentezlemedir.

İnsan kaynakları planlamasının temel amacı, gereken sayıda ve nitelikte insan kaynağını, istenen zamanda ve yerde hazır bulundurma uğraşına veri sağlamaktır.

İnsan kaynakları planlaması çalışmalarını üç temel aşamada açıklamak mümkündür. Bu aşamalar insan kaynağı arzının tahmini, insan kaynağı ihtiyacının saptanması ve arz ve ihtiyacın karşılaştırılarak planın hazırlanmasıdır. İnsan kaynakları planlaması süreci temelde 3 adımda gerçekleşir: • İnsan kaynağı arzını belirlemek • İnsan kaynağı ihtiyacını belirlemek • İnsan kaynağı arzını ve talebini karşılaştırıp planı hazırlamak.

İşletme dışı faktörlerden ilki olan ekonomik değişiklikler insan kaynağı talebini yakından ilgilendiren, işletmenin kontrolü dışında gelişen ve tahmini zor olan işletme dışı faktörlerden biridir. Sosyal, politik ve yasal değişiklikleri önceden tahmin etmek ekonomik değişikliklere kıyasla daha kolaydır. Ancak, bu değişikliklerin insan kaynağı talebini nasıl etkileyeceğini çoğu zaman kestirmek zor olur. Toplumların sosyal yönden gelişmeleri bir takım sosyal güçlerin doğmasına ve etkinlik kazanmasına yol açar. Bu nedenle sosyal yapıda meydana gelecek değişikliklerde işletmelerin gelecekteki İnsan kaynağı talebini etkileyici bir faktör olacaktır. İnsan kaynağı talebini etkileyen işletme dışı faktörlerden üçüncüsü, teknolojik gelişmelerdir. Yeni teknolojilerin kullanılması bir bölümde insan kaynağı talebini azaltırken (muhasebeci gibi), bir başka bölüme insan kaynağı talebini artırır (bilgisayar programcısı gibi). Rekabet koşullarındaki değişiklik de insan kaynağı talebini etkiler. Pazara yeni rakiplerin girmesi ve tam rekabet koşullarının oluşması üretimin artmasına, fiyatların düşmesine bu da insan kaynağı talebine yol açar.

Belli bir dönemde çeşitli nedenlerle (ölüm, iş kazası, emeklilik, işten ayrılma, işten atılma vb.) işletmeden ayrılan personelin sayısını yüzde olarak gösterir.

Devamsızlık izin ve yıllık tatiller dışında işe gelmesi programlanmış olan personelin işe gelmeme durumudur. Hastalık nedeni ile rapor alma, işe gelmeme, işe geç gelme, işten erken ayrılma, molalarda işi erken bırakıp işe geç başlama, çeşitli nedenlerle izin alma, işletme içinde olup görevinin başında bulunmama gibi faktörler devamsızlık kapsamı içinde yer alır. Devamsızlık işletmeler açısından önemli iş kayıplarına yol açar. Bu durum daha fazla personel ile çalışma zorunluluğu yaratır. İşletmelerin insan kaynağı kayıpları hesaplanan devamsızlık oranları ile bulunur. Planlamacı bu orana bakarak planlanan dönemde ne kadar insan kaynağı kaybı olacağını hesaplar. Kaybedilen insan kaynağı saati açısından devamsızlık oranı şöyle hesaplanır.

Kaybedilen insan kaynağı saati toplamını Planlanan insan kaynağı saati toplamanı bölüp 100 ile çarparak elde edilen oran devamsızlık oranıdır.

İş analizi teknik ve rutin bir çalışmadır. Aynı zamanda iş analizi, analiz edilen işin nasıl yapılması gerektiğini ortaya koymaz. İşin nasıl yapıldığını belirler. Yani işi yapan kişiyi değil, işi analiz eder. Bir başka deyişle çalışanın performansı ile ilgilenmez. Çalışan üzerinden yapılan işi tanımlamaya çalışır. Doğru cevap C’dir.

İş analizi verilerinin başlıca kullanım alanları şunlardır:

Doğru cevap C’dir.

İş analizinin teknik bir konu olması, sağlıklı ve güncel bilgiler içermesi zorunluluğu bu çalışmayı gerçekleştirecek kişilerin özenle seçilmesini gerektirir. İş analizleri geniş kapsamlı ve zaman alıcı çalışmalardır. Tek bir kişi tarafından gerçekleştirilmesi oldukça zordur. Bu nedenle bir çalışma grubu oluşturmak gerekir. İş analistlerinin konuyla ilgili belli bir bilgi birikimine, deneyime, analiz yeteneğine ve iletişim kurabilme becerisine sahip olması gerekir. İşletme içinde gerekli niteliklere sahip personel varsa grup işletme içinden oluşturulmalıdır. İşletme içinde iş analizi çalışmalarını yürütecek niteliklere sahip yeterli sayıda kişi yoksa iş analizi işletme dışından eğitim ve danışmanlık firmalarına yaptırılabilir. Doğru cevap E’dir.

İş analizi sırasında toplanması gereken veriler şu şekilde gruplandırılabilir:

Doğru cevap D’dir.

Kurumsallaşma; işletmenin faaliyetlerini kişilerin varlığına bağımlı olmadan sürdürebilmesini ve geliştirebilmesini sağlayan bir yapı oluşturması olarak tanımlanabilir. Kurumsal bir işletmede paydaşlarla iletişim bireysellikten uzak, önceden tanımlanmış politika, prosedür, kural ve düzenlemeler çerçevesinde yürütülür. Kurumsallaşma sürecini tamamlayamamış işletmelerde analiz edilecek işlerin belirlenmesinde standartlaştırılmış verilere ulaşmakta zorluk yaşanacaktır. Doğru cevap A’dır.

Analiz edilecek işlerle ilgili verilerin toplanmasında izlenecek yöntemin seçiminde üç temel kriterin dikkate alınması gerekir. Bunlar; sağlıklı veri, en az zaman ve en düşük maliyettir. Ancak öncelikli kriter “sağlıklı veri” elde etmek olmalıdır. Aksi halde yapılan çalışma bir fayda sağlamayacaktır. Doğru cevap C’dir.

İş hakkında veri almak için işi yapan personel ve personelin bağlı olduğu ilk yönetici ile yüz yüze görüşmeler yapılabilir. Diğer taraftan gözlem, analiz edilen işi yapan personeli, belirli mesafeden, yaptığı işe karışmadan ve kendisine soru sormadan izlemektir. Gözlem öncesinde personel konu hakkında bilgilendirilmelidir. Gözlem dijital kameralar yardımıyla da yapılabilir. Anket yönteminde ise personelden yaptığı işin özelliklerini belirlemeye yarayan sorulardan oluşmuş bir anket formunu cevaplaması istenir. Anketin doldurulması için personele yapılan işin yoğunluğu dikkate alınarak makul bir süre tanınır. Dolayısıyla görüşme yönteminde çalışanın ve iş analistinin bir araya gelmesine gerek varken; anket ve gözlem yöntemlerinde gerek yoktur. Doğru cevap B’dir.

İşletmelerde yapılan işler denetim amacıyla günlük olarak kayıt altına alınır. Bu kayıtlar düzenli olarak tutulmuşsa analistler açısından önemli bir veri kaynağı olabilir. Özellikle analiz edilecek işleri belirleme, işlerin akış yönünü saptama ve işi oluşturan görevleri kendi içinde yorumlamada yararlı olur. Doğru cevap D’dir.

İş analizlerinin etkinlik ve verimliliğini artırmak için şu noktalara dikkat edilmesi gerekmektedir:

Doğru cevap D’dir.

İş tanımları, işin profilini çıkarır. Oysa iş gerekleri işin değil, o işi normal düzeyde yerine getirebilecek personelin profilini çıkarır. İş gerekleri de tıpkı iş analizi ve iş tanımı gibi işi inceler. Ancak iş gerekleri işin bütününü değil sadece belirli bir yönünü ele alır. İş gerekleri, ele alınan işin, normal düzeyde yerine getirilebilmesi için, o işi yapacak personelde bulunması gerekli nitelikleri araştırır. Bu araştırma sonucunda ortaya çıkan veriler iş gereklerini oluşturur. Doğru cevap E’dir.

Hangi koşulda yapılacak?