ÖN MUHASEBE YAZILIMLARI VE KULLANIMI

Hasılat döngüsünde; mal/hizmet satış talebi (müşteri siparişi) alınır, dağıtım gerçekleştirilir, mal teslim edilir/hizmet ifa edilir, satış faturası düzenlenir, alacak hakkı doğar, tahsilat gerçekleştirilir.

Satış yapılmak suretiyle işletmenin gelirlerinde artış olurken stoklarında (mal verilmesi ya da üretim yapılması gibi) azalış olur. Aynı zamanda kasa, banka, cari hesap, çek ve senet şeklindeki diğer varlık unsurlarında artış söz konusudur.

Alacak, belli bir tutarı belli bir süre sonra karşı taraftan isteme hakkı olarak tanımlanabilir. Alacağın isteneceği/tahsil edileceği zaman açıkça belirlenmiş olabileceği gibi, teamül çerçevesinde yaklaşık bir zaman olarak da algılanabilir. Her halükârda alacak hemen değil bir süre sonra nakde dönüşmesi beklenen bir değerdir.

Müşteriden alacak doğduğunda bu hesaplara borç kaydı; alacak tahsil edildiğinde, devredildiğinde (ciro) ya da iptal edildiğinde (vazgeçildiğinde) aynı hesaba alacak kaydı yapılarak izlenir.

TTK’nın 776’inci maddesine göre senedin üzerinde aşağıda belirtilen unsurların bulunması gerekir. • Senet metninde “bono” veya “emre yazılı senet” kelimesini ve senet Türkçeden başka bir dilde yazılmış ise o dilde bono karşılığı olarak kullanılan kelime, • Kayıtsız ve şartsız belirli meblağı ödemek vaadi, • Vade, • Ödeme yeri, • Kime ve kimin emrine ödenecek ise onun adı ve soyadı, • Düzenlenme tarihi ve yeri, • Düzenleyenin imzası.

Uygulama yazılımında çek ve senet işlemleri “Finans Yönetimi” modülünden yö­netilmektedir.

Luca Yazılımında alacak senetleri üzerinde yapı­lan işlemler şöyle sıralanabilir;

İşlem Bordrosu Cirodan İade Alındı: Müşteri senetleri kullanılarak baş­kalarına ödeme amacıyla devrettikten sonra karşılıksız çıkması durumun­da, senedin işletmeye iade edilmesi işlemi içindir.

Portföyünde alacak senetleri olan işletmeler banka aracılığıyla tahsilât yapacak­sa, öncelikle tahsil edilecek senedi bankaya vermesi gerekir.

Ticari işletmeler, satın aldıkları mal veya hizmetlerin karşılığında satıcılara borç­lanırlar. Bu gibi durumlarda bazen müşterilerinden alacaklarını devretmek sure­tiyle satıcılara olan borçlarını takas edebilirler. Alacakların devredilebileceği iki finansal varlık vardır. Bunlar çek ve senettir. Her iki finansal varlık için de bu işleme ciro denir.

Müşteriden alacak doğduğunda bu hesaplara borç kaydı; alacak tahsil edildiğinde, devredildiğinde (ciro) ya da iptal edildiğinde (vazgeçildiğinde) aynı hesaba alacak kaydı yapılarak izlenir. Ana hesap şeklinde çalıştırılan bu hesaplara bağlı olarak gerekli ayrıntıda yardımcı (alt) hesaplar eklenebilir. Uzun vadeli alacak hesaplarında yalnızca hesap kodları değişmektedir.

Alacak senetleri, işletmenin alıcılarından (müşterilerden) aldığı senetlerdir. Alacak senetleri, kimlerden hangi tarihte alındığı, vadeleri ve maddi değerleri ile kayıt edilmelidir. Alacak senetleri işlemi, senetlerin işletmeye girişi ile başlar. Alacak senetleri vadelerine kadar işletmede bekletilebilir. İşletmede bekleyen senetler işletme cüzdanındadır (portföy). Vadesi gelen senet tahsil edilir ve işletmeden çıkar. Vadesi yaklaşan senetler ayrılarak bankaya tahsile verilebilir. Senetlerin teminata verilmesi de sık karşılaşılan bir durumdur. Alacak senetleri vadesinin gelmesi beklenmeden, başkalarına ciro edilebilir. Senet portföyünde alacaklının isteğine uygun senet araması gerekebilir. Ciro edilen senet, senedin verildiği kişi tarafından tahsil edilemezse, işletmeye geri alınır. İşletme de senedi aldığı kişiye iade eder. Senetler vadesinden önce tahsil edilebilir (senet iskontosu), vadesinde tahsil edilemeyen senetler şüpheli alacak durumuna düşer ve önce protesto işlemine daha sonra da kanuni takibe konu olur. Bütün bu işlemler senet işlem döngüsünü oluşturur.

Basit senet olan bononun tarafları şunlardır:
1) Borçlu taraf (Muhatap), senet bedelini ödeyecek olan kişi/kurum.
2) Alacaklı taraf (Lehtar), senet bedelini tahsil edecek kişi/kurum.

"Alacak Senetleri”nin tanımlanması ile ilgili ekrana, “Finansal Yönetim Çek-Senet Kasa Kart Tanımları/Çek-Senet Kasa Kart Kategori Tanımları/ Çek-Senet Kasa Kart Kategori” adresinden ulaşmak mümkündür.

Satış tutarının tümü tek seferde tahsil edilebileceği gibi, satış koşullarına bağlı olarak taksitler şeklinde de tahsilat yapılabilir.

Uygulamadaki hesap planında alacakların izleneceği ana hesaplar, önce bir yıla kadar tahsili beklenen (kısa vadeli) ve bir yıldan sonra tahsil edilecek (uzun vadeli) alacaklar şeklinde, sonra da her iki grupta “ticari alacaklar” ve “diğer alacaklar” şeklinde sınıflandırılmıştır. Buna göre, bu bölümde ele alınan ticari alacaklar şöyle belirlenmiştir;
120 ALICILAR
121 ALACAK SENETLERİ
126 VERİLEN DEPOZİTO VE TEMİNATLAR
127 DİĞER TİCARİ ALACAKLAR

Ekranda veri girişi için birçok satır mevcuttur. Bu tür ekranlarda kırmızı başlıklı satırlar, veri girilmesi zorunlu alanlardır. Bu satırlara veri girişi yapılmadan yazılım senedin girişini onaylamaz. Senedin alınış tarihi önceki ekranda girilmesinden dolayı otomatik olarak gelir. Senet tutarı, senet türü, vade, ödeme tarihi, hesap sahibinin vergi dairesi, vergi numarası, T.C. Kimlik No gibi bilgiler önemli bilgilerdir.

Borçlu için şöyle bir yaptırım söz konusudur. Vade bitiminden en fazla 3 iş günü sonra borcunu ödemeyen işletmeler, kara liste tabir edilen bir sınıflandırmada değerlendirilir. Böylece bu tür işletmelerin kredi olanakları azalır. Çünkü piyasaya karşı güven vermeyen bir durumda kalırlar.

TTK’nın 776’inci maddesine göre senedin üzerinde aşağıda belirtilen unsurların bulunması gerekir.

Ticari anlamda senet; satılan mal/hizmet tutarını peşin ödemeyip gelecekte ödemek için düzenlenen bir belgedir.