ÖN MUHASEBE YAZILIMLARI VE KULLANIMI

Stokların izlenmesi ile ilgili işlemler üç aşamada ele alınabilir; 1) Sipariş verme ve satın alma, 2) Teslim alma ve depolama, 3) Satış ve dağıtım.

Stoklar, işletmenin satmak, üretmek veya diğer işletme ihtiyaçlarında kullanmak üzere elinde bulundurduğu varlıklardır. Stoklar çok çeşitli yerlerde ve değişik şekillerde karşımıza çıkmaktadır.

Stok unsurları üretimde kullanılacak hammadde (ilk madde) ve malzemeler olabileceği gibi, üretimi devam eden yarı mamul veya üretimi tamamlanmış mamuller şeklinde de olabilir. Üretim (dönüştürme) süreçlerine yer vermeyen, yalnızca alıp satan ticaret işletmelerinde ise, alım satıma konu olan ticari mallar ana stok kalemini oluşturur.

İşletmeleri, faaliyet konularına (üretim/operasyon süreçlerine) göre üç başlık altında sınıflandırmak mümkündür. Bunlar; - Mamul üreten işletmeler, - Hizmet üreten işletmeler ve - Ticaret işletmeleridir.

İşletmelerin satış, satın alma ve üretim departmanlarında sağlıklı bir stok yönetimiyle verimliliğin artırılması ve işletme kârlılığının yükseltilmesi mümkündür. Stok yönetimi modülünün sağladığı olanaklar ile bu modülde yapılabilen işlemlerden bazıları aşağıda sıralanmıştır:

İşletmelerin satın alma sürecinde ihtiyaçlarını tespit etme, farklı merkezlerden gelen talepleri değerlendirme, planlama, kaynaklarını verimli kullanma ve diğer aşamalarında etkin rol oynayan satın alma yönetimi modülündeki bazı özellikler aşağıda sıralanmaktadır:

Satın alma işlemlerini başlatan sipariş verme işlemi, stok hareketlerinin, diğer bir ifade ile mal döngüsünün de başlangıcı olmaktadır. Satın alma süreci, malların/malzemelerin teslim alınması ile devam etmektedir. Bu arada bir yandan satın alma koşullarına göre borçlanma ve/veya ödeme süreci başlamakta, öte yandan da depolama işlemleri yürütülmektedir. Satış koşullarına göre, malların hazırlanması, paketlenmesi, gönderilmesi şeklinde işletmeden dışarıya doğru bir fiziki akış gerçekleşirken, bunun karşılığında alacakların doğması ve/veya tahsilât işlemleri ile süreç sona ermektedir.

Sipariş verme aşaması satın alma işleminin öncesinde olup, işletmenin satın alma politikasının ve satın alma zamanlamasının belirlendiği aşamadır. Süreci başlatmadan önce stratejik kararların verilebildiği ilk adımdır denilebilir. İşletmenin üretim veya satış hacmine göre dönemsel ihtiyacı olan malların/malzemelerin tedarik edilmesi için sorumlu kişilerce alınan satın alma kararı aşamasıdır. Satın alma sorumluları, bu kararları alırken işletmenin bazı verilerini kullanır ve kontrol ederler. İster bir üreticinin hammadde alımı, isterse bir perakendecinin mal (mamul) alımı söz konusu olsun, uygunluk kontrolünün gerçekleştirilmesi her ikisi için de esastır. Bu aşama, sipariş verme noktasıdır ve bu aşamada dikkat edilecek konular şunlardır;

• Siparişin hazırlanma süresi,
• Siparişin teslimine kadar yolda geçecek süre,
• Sipariş işletmeye ulaşıncaya kadar işletmenin mal/malzeme ihtiyacı.

Ürünlere ilişkin hem stok bulundurma hem de stok bulundurmamadan dolayı maliyetler oluşur. Toplam stok maliyeti, stok bulundurma ve stok bulundurmama maliyetlerinin toplamı olarak karşımıza çıkmaktadır. En uygun (optimal) stok miktarı, iki eğrinin kesiştiği noktada (a noktası) oluşmaktadır. Dikkat edilirse bu nokta, en düşük toplam stok maliyetini vermez. Bu en aza yakın stok maliyetini gösteren nokta olup, fayda maliyet analizi açısından en uygun stok miktarını gösteren nokta olduğu söylenebilir. Stok bulundurma maliyetleri şunlardır:

• Sermaye maliyeti,
• Depolama giderleri; kira, amortisman, bakım, ısıtma, soğutma, vb.
• Stok hizmet giderleri; istifleme, paketleme, yükleme, boşaltma, vb.
• Sigorta giderleri,
• Stok tutma riski; bozulma, modanın değişmesi, fiyat düşmesi, vb.
• Çalınma ve kaza nedeniyle uğranılan kayıp ve zararlar

Ürünlere ilişkin hem stok bulundurma hem de stok bulundurmamadan dolayı maliyetler oluşur. Toplam stok maliyeti, stok bulundurma ve stok bulundurmama maliyetlerinin toplamı olarak karşımıza çıkmaktadır. En uygun (optimal) stok miktarı, iki eğrinin kesiştiği noktada (a noktası) oluşmaktadır. Dikkat edilirse bu nokta, en düşük toplam stok maliyetini vermez. Bu en aza yakın stok maliyetini gösteren nokta olup, fayda maliyet analizi açısından en uygun stok miktarını gösteren nokta olduğu söylenebilir. Stok bulundurmama maliyetleri şunlardır:

• Yeterli mal/malzeme/mamul stoku bulunmaması nedeniyle kârlı satış fırsatlarının kaçırılması,
• Hammadde yetersizliği sebebiyle üretimin kesintiye uğramasından kaynaklanan zararlar,
• Müşteri siparişinin zamanında yerine getirilememesi nedeniyle karşılaşılan tazminat ve zararlar,
• Müşterilerin güveninin yitirilmesidir.