ÖN MUHASEBE YAZILIMLARI VE KULLANIMI

Veri bir olayın, bir faaliyetin, bir işlemin harfler, rakamlar, şekiller ve sesler gibi
unsurlarla ifade edilmesidir.

Bilgi nesnel olmalıdır: Bilginin tarafsız, yansız ve ön yargıdan uzak olması
gerekmektedir.

Bir yapının sistem olarak adlandırılabilmesinin koşullarından birisi sistemin en az bir amacının olmasıdır. Bir bütün olan sistem, kendisinden daha küçük alt sistemlerin biraraya gelmesiyle oluşmuştur. Her sistem kendisine tanınmış olan hareket alanı
içinde faaliyet göstermektedir. İşletmelerde bu alanlar yetki ve sorumlulukların başlangıç ve bitiş noktalarıyla belirlenmiştir. Sistem, girdi-süreçleme-çıktı akışına sahiptir.

Bilgi sistemi bileşenleri;
• Veri,
• Donanım,
• Yazılım,
• İnsan kaynakları,
• Yönergeler,
• İletişimdir.

Girdi Birimleri:
• Klavye
• Fare (mouse)
• Touchpad
• Barkod okuyucular
• Optik form okuyucular
• Tarayıcılar
• Biyometrik tarayıcılar (parmak izi, retina tarayıcılar vb.)
• Web kameraları
• Dijital kameralar
• Mikrofonlar, vb.
• Çıktı Birimleri:
• Ekran
• Yazıcılar
• Hoparlör, vb.
• Merkezi İşlem Birimi
• Depolama Birimleri:
• Hard Disk
• DVD/CD
• Flash disk, vb.
• İletişim Birimleri:
• Modem
• Server
• Router
• Optik kablolar, vb.

Muhasebe, bir işletmede meydana gelen finansal nitelikli olayları genel kabul görmüş muhasebe kavram ve ilkelerine göre kaydeden, sınıflayan, özetleyen, analiz etmek ve yorumlamak suretiyle ilgili kullanıcılara ileten bir bilgi sistemidir.

Finansal tablolar muhasebe bilgi sisteminin çıktılarını oluşturmaktadır. Temel finansal tablolar olarak nitelendirilen bilanço ve gelir tablosunun yanısıra ek mali tablolar olarak adlandırılan fon akım tablosu, üretilen mamüllerin maliyeti tablosu, öz sermaye değişim tablosu, vb. tablolar ile bilgi kullanıcılarının talep ettiği diğer finansal bilgiler de muhasebe bilgi sisteminden elde edilebilmektedir.

Sistem yazılımları, bilgisayarın ve bilgisayar çevre birimlerinin koordineli olarak çalışmasını sağlayan ve donanım ile uygulama yazılımları arasında köprü görevi
gören yazılımlardır. Bu yüzden bilgisayarın donanım parçalarının çalışabilmesi,
bu parçaların herbirinin sistem yazılımı tarafından tanınmasına bağlıdır. Örneğin bir yazıcının, bir usb belleğin sürücüleri, işletim sistemleri (Windows, MacOs, Linux) sistem yazılımlarına örnek olarak gösterilebilir.

Kurumsal Kaynak Planlaması sistemleri kurulması ve işletilmesi oldukça maliyetli olan sistemlerdir. Bu yüzden işletmeler kendi ihtiyaçları, maliyet yapıları, büyüklükleri, faaliyetlerinin karmaşıklığı ve yaygınlığı gibi etkenler doğrultusunda yazılım ve sistem yatırımı yapmaktadırlar.

Micro işletmeler için olan yazılımlarda cari hesapların alacak-borç durumları, stok hareketleri, satın alma ve satışlarına ilişkin irsaliye hareketleri, banka hesaplarına ilişkin hareketler, kasa işlemlerine ilişkin hareketler, müşteri çekleri ve senetlerine ilişkin hareketler kaydedilip raporlanabilmektedir. KOBİ’ler için hazırlanan muhasebe yazılımlarında mikro işletmeler için mevcut olan yazılımların özelliklerine ek olarak ihracat ve ithalat işlemlerini desteklemek üzere çoklu kur üzerinden işlem yapabilme, satış performans ölçümleri yapabilme, kredi ödeme planlarını takip edebilme gibi özellikler bulunmaktadır.

Bilginin yalın olması bilginin gereksiz detaylardan arınmış olmasını ifade etmektedir.

Bilgi sistemini oluşturan bileşenleri altı başlık altında incelemek mümkündür.
Bilgi sistemi bileşenleri;
• Veri,
• Donanım,
• Yazılım,
• İnsan kaynakları,
• Yönergeler,
• İletişimdir.

Günümüzde işletmelerin üzerinde durduğu en önemli konulardan birisi de verilerinin güvenliği konusudur. Faaliyetler için hayati öneme sahip olan verilerin kaybolması, bozulması, verilere erişim yetkisi olmayan kişilerin verilere erişmesi gibi konular işletmeleri verilerinin üzerinde önemle durmasını sağlamaktadır. Veri tabanlarının güvenliğinin sağlanması, yedeklerinin alınması, veri tabanı erişim yetkilerinin yeniden yapılandırılması, veri tabanı yazılımlarının güncellenerek olası sorunların önüne geçilmeye çalışılmaktadır. Veritabanları yalnızca verileri depolamakla görevli değildir. Verilerin düzenlenmesi, veriler arasında ilişkilerin kurulması, sorgulamaların yapılması veritabanlarının temel görevleri arasında yer almaktadır.

• Girdi Birimleri:
• Klavye
• Fare (mouse)
• Touchpad
• Barkod okuyucular
• Optik form okuyucular
• Tarayıcılar
• Biyometrik tarayıcılar (parmak izi, retina tarayıcılar vb.)
• Web kameraları
• Dijital kameralar
• Mikrofonlar, vb.
• Çıktı Birimleri:
• Ekran
• Yazıcılar
• Hoparlör, vb.
• Merkezi İşlem Birimi
• Depolama Birimleri:
• Hard Disk
• DVD/CD
• Flash disk, vb.
• İletişim Birimleri:
• Modem
• Server
• Router
• Optik kablolar, vb.

Sistem yazılımları, bilgisayarın ve bilgisayar çevre birimlerinin koordineli olarak çalışmasını sağlayan ve donanım ile uygulama yazılımları arasında köprü görevi gören yazılımlardır. Bu yüzden bilgisayarın donanım parçalarının çalışabilmesi, bu parçaların herbirinin sistem yazılımı tarafından tanınmasına bağlıdır. Örneğin bir yazıcının, bir usb belleğin sürücüleri, işletim sistemleri (Windows, MacOs, Linux) sistem yazılımlarına örnek olarak gösterilebilir.

Doğru yazılım kararında etkili faktörler;
• İşletme yönetiminin hedefleri/talepleri,
• Takım çalışması/personel yeterliliği,
• Maliyet etkinliği/finansal olanaklar/bütçe,
• Teknik kapasite (hız, güvenilirlik, güncelleme, raporlama ayrıntısı, vb.),
• Esneklik (bilgi ihtiyaçlarına, faaliyet hacmindeki gelişmelere ve yasal düzenlemelere uyum),
• Üretici/Tedarikçi desteği (eğitim, danışmanlık, bakım, vb.)

Bilanço, bir işletmenin belirli bir tarihteki varlıklarını ve bu varlıkların kaynaklarını gösteren finansal tablodur. Dolayısıyla bilanço, hazırlandığı tarihte işletmenin finansal durumunu göstermektedir.

Yönergeler, sistemin nasıl çalışacağını açıklayan, strateji, politika, yöntem ve kural tanımlarıdır. Hangi faaliyetlerin yapılacağı, bu faaliyetleri kimlerin yapacağı, faaliyetlerin ne zaman yapılacağı, hangi araçlar kullanılarak yapılacağı, ne şekilde yapılacağı gibi soruların cevaplandığı görev tanımlarıdır. Örneğin, sistemdeki bilgisayarların bakımlarının ne şekilde yapılacağı, güncellemelerin ne sıklıkla yapılacağı ve kimler tarafından yapılacağı, doğal afetler sırasında veya olağanüstü durumlarda veritabanlarına erişime kimlerin yetkili olduğu ve hangi faaliyetleri yapacakları gibi konulara ilişkin açıklamalar yönergelerde yer almaktadır.

Girdi-süreçleme-çıktı akışında yer alan önemli bir unsur geribildirimdir. Geribildirim, kontrol standartları, planlar ile gerçek çıktılar arasındaki durumu görebilmek için gerekli bilgileri sağlama ve bu bilgilere göre düzeltme, geliştirme, yönlendirme ve devam ettirme amacıyla sisteme tekrar girdiler verme işlemidir.

• Girdi Birimleri:
• Klavye
• Fare (mouse)
• Touchpad
• Barkod okuyucular
• Optik form okuyucular
• Tarayıcılar
• Biyometrik tarayıcılar (parmak izi, retina tarayıcılar vb.)
• Web kameraları
• Dijital kameralar
• Mikrofonlar, vb.